Quels justificatifs doit présenter le bailleur lors d'une régularisation des charges locatives ?

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que les charges récupérables doivent toujours être justifiées. Le locataire est en droit de contester les charges locatives réclamées. Les justificatifs permettent de vérifier leur conformité avec la règlementation en vigueur et évitent tout litige. 

Dans quels cas le locataire peut-il demander des justificatifs ?

Le locataire peut demander au bailleur des justificatifs pour vérifier si les charges locatives réclamées sont listées par la loi n°87-713 du 26 août 1987. Ces pièces justificatives peuvent aussi bien être des factures, des contrats de fourniture et d'exploitation ou encore les décomptes de dépenses pour chaque catégorie de charges. 

Quand fournir les justificatifs liés aux charges récupérables ?

Une fois par an, le syndic de copropriété ou le bailleur dans le cadre d'une monopropriété, étudie les dépenses liées au logement loué. Grâce à l'arrêté des comptes, ils peuvent comparer la provision sur charges versée et les charges réelles à régler. Une fois que le décompte de l'année en cours est transmis, le bailleur peut envoyer une copie à son locataire afin de justifier la régularisation en cours, qu'elle soit à son avantage ou qu'un complément de paiement soit nécessaire. 

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire-bailleur transmet les justificatifs concernant les charges récupérables : 

• Le décompte des charges récupérables selon leur nature ; 
• Le mode de calcul des dépenses liées à la production d'eau chaude et de chauffage ;
• Le mode de répartition des frais entre les locataires dans le cas d'un immeuble collectif ; 
• Les frais relatifs à la consommation d'eau lorsque le contrat est au nom du propriétaire ; 
• Les frais de consommation de gaz. Le bailleur conserve la charge de mise à disposition du gaz. 

Dans le cadre d'une location vide ou meublée, le bailleur ne peut répercuter le coût de l'électricité sur son locataire. Cette pratique est considérée comme illégale même si l'énergie est utilisée par le locataire alors que le contrat est au nom du bailleur. 

Ces pièces justificatives doivent être laissées à la disposition du locataire pendant les 6 mois qui suivent la régularisation annuelle. 

Où trouver le détail des charges locatives d'un appartement ?

Le dernier arrêté des comptes de copropriété est transmis par le syndic de copropriété chaque année. Ce document détaille l'ensemble des charges dues par le propriétaire et précise celles qui sont récupérables auprès du locataire.

Tout d'abord, la loi du 6 juillet 1989 oblige à faire figurer le mode de calcul des charges locatives et leur régularisation dans le contrat de location.

La régularisation annuelle des charges du locataire

La régularisation des charges intervient donc une fois par an. À cette occasion, le propriétaire compare les provisions versées par le locataire avec les dépenses réelles pendant l'année : 

• Si les provisions sont supérieures aux dépenses effectives, le propriétaire procède au remboursement des sommes versées à tort ;  
• Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le bailleur peut demander un complément. 

La régularisation tardive des charges par le propriétaire

Si la régularisation n'a pas lieu dans l'année, le bailleur peut réclamer le paiement des charges pendant les 3 ans qui suivent la réception du décompte de charges. Ce délai reste valable même après le départ du locataire.

Si cette démarche intervient plus de 12 mois après la date prévue de la régularisation annuelle, le locataire peut demander un paiement échelonné du complément de charges au lieu du versement unique.