SIMPLICITÉ

Notre formulaire vous guide pas à pas

Vous téléchargez un PDF prêt à imprimer

SÉRÉNITÉ

Un document sur mesure

Conforme aux lois ELAN/ALUR 2019

FLEXIBILITÉ

Pour tout type de location Loi ELAN/ALUR

Adapté à tous les profils de bailleur/locataire

À propos de la quittance de loyer

Pierre angulaire de la vie de la location et de la relation locataire-bailleur, la quittance est le document remis par le propriétaire attestant du bon paiement du loyer par le locataire pour une période donnée. La durée est libre mais une quittance est généralement pour un mois en particulier.

À chaque règlement du loyer, le bailleur (ou son mandataire) est tenu de transmettre à ses frais une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande. Cependant, si le locataire ne la réclame pas, le propriétaire n’est pas tenu de lui envoyer une quittance.

Comment rédiger une quittance de loyer ?

La loi n’impose pas de mise en page particulière, aucun « cerfa » officiel n’est mis à la disposition des propriétaires. Ce document peut même être rédigé sur papier libre. Nous vous recommandons cependant d’utiliser un modèle (que BailFacile met à votre disposition gratuitement) afin de ne pas oublier d’information obligatoire.

Les informations à faire apparaître sur la quittance de loyer sont:

  • Le nom du document (quittance ou reçu si paiement partiel).
  • Les coordonnées du bailleur ou de son mandataire.
  • Les coordonnées du locataire.
  • L’adresse du logement en location.
  • Le mois/période pour lequel le loyer a été payé.
  • Les montants acquittés pour le loyer et les charges. Obligatoire d'en faire la distinction.
  • La signature du bailleur ou de son mandataire.

Comment transmettre la quittance au locataire ?

Le moyen le plus commun est de l’envoyer par courrier. De plus en plus de locataires et propriétaires choisissent cependant l’envoi par email pour des questions de praticité. Pour que l’envoi par email soit légal, vous devez soit inclure dans le contrat une clause de communication électronique, soit avoir l’accord express de votre locataire. La remise des quittances en main propre est également possible.

Combien de temps garder une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer doit être conservée 3 ans après la fin du bail. Il en va de même du contrat de location et de l’état des lieux. C’est en effet le délai défini par la loi au delà duquel toute action en justice est prescrite.

Y'a-t-il des délais légaux à respecter quant à l'envoi de la quittance ?

La loi ne dit rien à ce sujet. Cependant un locataire à jour du paiement de son loyer et qui en fait la demande est en droit d'en obtenir une. Afin de garder de bonnes relations, nous vous conseillons de la faire parvenir dans les jours qui suivent le paiement ou la demande.

Afin de vous simplifier la gestion, BailFacile vous permet d’automatiser la génération de ce document en vous mettant à disposition chaque mois un modèle de quittance pré-rempli au format PDF et prêt à l’emploi. Vous pouvez ensuite la partager en quelques clics avec votre locataire par mail ou courrier.

Le locataire arrive ou part en cours de mois, comment établir la quittance ?

Il n’y a pas de différence en dehors du fait que le paiement ne concerne pas un mois complet. Vous calculez donc le loyer et les charges au prorata de la présence du locataire dans les lieux et mentionnez la période correspondante.

Quelles sont les différences entre une quittance de loyer et un reçu ?

En cas de paiement partiel du loyer pour un mois donné, le bailleur est tenu de donner au locataire un reçu de paiement pour le mois correspondant. En dehors du montant, il se présente sous la même forme que la quittance. Si votre locataire a des retards de paiement, vous pouvez le mettre en demeure de vous payer le loyer.

Est-il possible d’ajouter une clause au bail qui permettrait d’inclure dans les charges le coût d’envoi de la quittance ?

Non, toute clause en ce sens serait considérée comme nulle. Par contre, la loi Alur autorise désormais l’envoi de la quittance par mail (quittance dématérialisée) si le locataire l’accepte. Vous pouvez ajouter dans le bail une clause de communication électronique, qui vous permet d’acter l’envoi de la quittance par mail chaque mois et d’utiliser la lettre recommandée électronique (LRE).

En quoi est-il important de fournir une quittance au locataire ?

Cela lui permet d’apporter la preuve qu’il vous a payé le loyer pour les périodes mentionnées, notamment en cas de litige lors de la restitution du dépôt de garantie. La quittance fait aussi partie des documents annexes demandés par les organismes d’aide au logement, notamment les trois dernières. Enfin, la quittance de loyer est un des documents qui peut être utilisé comme justificatif de domicile.

Quelle est la différence entre l’avis d’échéance et la quittance de loyer ?

L’avis d’échéance (ou appel de loyer) est un document que peut envoyer le bailleur pour rappeler au locataire qu’il est en attente de son loyer. L’envoi de ce document est facultatif. A ne pas confondre avec la quittance donc, qui est le document attestant du paiement intégral du loyer pour une période donnée.

Le propriétaire est-il obligé d’envoyer à mon locataire une quittance chaque mois ?

Non. Certains bailleurs font des envois groupés, tous les 3 ou 6 mois par exemple. Cependant, dès que le locataire en fait la demande, vous êtes dans l’obligation de les lui envoyer. Nous vous recommandons de les envoyer chaque mois, une fois le paiement reçu.

Comment gérer le quittancement pour les colocations ?

Tout dépend de la nature du bail. S'il est commun à tous les colocataires, une seule quittance avec le montant total du loyer suffit. Il faudra néanmoins mentionner les prénoms et noms de chaque colocataire.
Si chaque colocataire a signé un bail individuel, chacun recevra une quittance personnalisée.

Enfin, en cas de souscription à une assurance pour le compte des colocataires, le montant récupéré par mois fera l'objet d'une ligne à part sur la quittance.

Je suis locataire et mon propriétaire refuse de m’envoyer les quittances, que puis-je faire ?

Dès lors que vous êtes à jour de vos paiements, le propriétaire est dans l’obligation de vous les envoyer pour les périodes correspondantes. Si une demande informelle ne suffit pas, vous pouvez lui faire une demande par lettre recommandée avec avis de réception. Dans le cas où le propriétaire ne se plierait pas à votre demande, vous pouvez saisir le tribunal d’instance, qui prononcera une « injonction de faire ».

Quand utiliser ce document ?

Chaque mois, suite au règlement du loyer ou dès que votre locataire vous en fait la demande.

Que contient-il ?

Les coordonnées des parties au bail, l'adresse du logement et les sommes reçues par le bailleur.