Accord de paiement par prélèvement automatique

Modèle de lettre d'accord pour le prélèvement automatique

Le prélèvement automatique est un des nombreux moyens permettant le règlement du loyer. Sa mise en place s’est vue simplifiée depuis 2014 par l’instauration de l’espace unique de paiement en euros (couramment appelé SEPA pour Single Euro Payments Area) dans 34 pays européens. 

Il est désormais très simple et rapide d’instaurer un paiement récurrent sur les quittances de loyer transmises à votre locataire : il lui suffira de remplir une autorisation de prélèvement automatique (mandat SEPA, aussi appelé “mandat de prélèvement”), vous délivrant l’autorisation de débiter son compte bancaire de façon automatique. Il n’aura plus qu’à vous retourner ce mandat complété afin de conclure la procédure. 

Simple, rapide et sécurisé, c’est le moyen de paiement idéal pour les échéances régulières comme le versement mensuel du loyer. 

BailFacile met gratuitement à votre disposition une lettre formalisant auprès de votre locataire votre demande de percevoir le loyer et les charges par prélèvement automatique.

Cette lettre ne doit pas nécessairement respecter un contenu précis, elle est cependant très stratégique, car elle formalise votre requête auprès du locataire. Notre modèle intègre différentes mentions permettant de formuler cette demande de façon claire et structurée, afin que le locataire accepte ce mode de paiement.

Notre document mentionne : 

• Les coordonnées du propriétaire et du locataire, ainsi que l’adresse du  logement concerné ; 
• Que les parties conviennent ensemble de ce nouveau mode de règlement du loyer et des charges ; 
• Que le locataire se chargera de transmettre au propriétaire un mandat SEPA, qui sera communiqué à la banque du bailleur ; 
• Enfin, les signatures du bailleur et du locataire sont apposées. 

À la différence du virement bancaire, où le locataire va devoir exécuter lui même l’action, le prélèvement automatique permet au propriétaire de débiter directement, unilatéralement (après accord), et de manière automatique le compte du locataire. 

Pour être certains de respecter les dispositions légales, le locataire devra être informé au moins 14 jours avant la date de débit afin de contrôler la somme qui sera débitée et éventuellement la contester. Chez BailFacile, cette notification de débit est matérialisée par plusieurs supports :

• Tout d’abord le contrat de bail fait ici office d’échéancier. Il rappelle le montant des loyers et des charges ainsi que la fréquence de règlement ;
• L’avis d’échéance, facultatif, peut également être utilisé ; 
•  Enfin, la facture mentionnant le montant du loyer, matérialisée par la quittance de loyer.

À la date prévue, si le locataire dispose de la provision suffisante, sa banque effectuera le versement sur le compte du propriétaire. Si le solde du locataire est insuffisant, sa banque peut rejeter ce versement. En cas d’impayé persistant, il faudra agir au travers d’une lettre de relance ou de mise en demeure pour loyer impayé.

Comme nous l’avons évoqué, il va falloir dans un premier temps formaliser la demande de mise en place d’un prélèvement automatique auprès du locataire. Il faudra ensuite : 

En tant que propriétaire : 

• Obtenir un Identifiant Créancier SEPA (ICS). Votre banque devra en faire la demande auprès de la Banque De France.
• Créer une RUM (Référence Unique de Mandat). A transmettre obligatoirement au locataire avant le premier prélèvement, celle-ci permet d’identifier l’autorisation de prélèvement. Unique, elle est composée de 35 caractères au maximum et peut contenir des lettres majuscules, des symboles ou bien des chiffres. C’est à vous de la déterminer. 

En tant que locataire : 

• Signer un mandat de prélèvement SEPA autorisant le propriétaire à débiter votre compte. Ce mandat indiquera l’ICS du créancier, la RUM ainsi que la nature récurrente du prélèvement.
• Ajouter un RIB mentionnant ses codes IBAN et BIC.

La création du prélèvement SEPA repose sur l’autorisation accordée par le locataire d’être prélevé par le propriétaire directement sur son compte, chaque mois, ainsi que par la signature d’un mandat de prélèvement et la remise d’un Relevé d’identité bancaire (RIB).

Le propriétaire conservera le mandat SEPA qui contient certaines mentions précises : 

• Nom et adresse du locataire et du propriétaire ;
• RIB mentionnant les codes IBAN et BIC ;
• L’ICS (Identifiant Créancier SEPA) du propriétaire ; 
• La RUM (Référence Unique du Mandat) ;
• La nature du prélèvement (ponctuel ou récurrent) ;
• La date de signature du mandat ;
• La signature des parties. 

Le mandat de prélèvement ne précise généralement pas de durée ou d’échéance, l’accord restera valable jusqu’à révocation.

Pour le propriétaire 

Le prélèvement automatique présente 3 avantages principaux :

• Un contrôle renforcé : Le locataire paiera sa facture systématiquement à la date spécifiée dans le contrat de location. Cela limitera les loyers impayés, là où avant un oubli était possible. L’implication du locataire sera renforcée, cette dépense passera en priorité systématiquement ; 
• Favorise la fidélité : Cette méthode de paiement rapide et pratique permet au locataire de ne plus avoir à se soucier de la date de règlement du loyer. Tout est automatisé ;
• Une gestion du quittancement simplifiée : Il permet une meilleure identification des règlements reçus avec les factures émises.

Pour le locataire

• Une maîtrise de votre budget : Vous convenez avec le propriétaire de la date du prélèvement, sans aucun frais supplémentaires. Celle-ci est fixe ce qui vous garantie un meilleur suivi de vos dépenses ; 
• Un gain de temps : Plus besoins de se déplacer ou envoyer un courrier pour verser le loyer. Celui-ci est prélevé automatiquement chaque mois ;
• Un paiement sécurisé : les courriers perdus, les retards ou encore les oublis ne sont plus qu’un mauvais souvenir. Le paiement du loyer est sécurisé et certain d’arriver à bon port.

La contestation d’un prélèvement autorisé 

Si le locataire constate qu’un prélèvement automatique a dépassé le montant prévu : il dispose d’un délai de 8 semaines à compter du débit pour contester un prélèvement automatique. Cette demande doit être justifiée, sinon sa banque peut lui infliger des frais. Celle-ci dispose de 10 jours pour effectuer le remboursement ou bien notifier un refus de la demande. 

La contestation d’un prélèvement non-autorisé

Si le locataire constate un prélèvement non-autorisé, il dispose d’un délai de 13 mois pour demander un remboursement à sa banque. Cette situation peut uniquement se présenter dans le cas où le mandat ne serait pas signé par le locataire, cela ne devrait pas se produire si vous respectez nos recommandations.

En cas de changement de moyen de paiement

Si vous souhaitez changer de mode de paiement, il suffit d’en aviser le propriétaire de votre location qui cessera d’émettre des prélèvements sur votre compte. Il vous faudra alors convenir avec lui d’une autre manière pour le règlement de votre loyer et de vos charges. 

En cas de résiliation du contrat

Lors de la résiliation du contrat de location, le propriétaire créancier arrêtera d’émettre des prélèvements sur le compte du locataire, sous réserve d’avoir reçu le versement de tous les loyers à la charge du locataire. Il vous restera alors à vous arranger concernant la restitution du dépôt de garantie. 

En cas de changement de propriétaire en cours de bail 

Il est possible qu’un bailleur décide de vendre un bien immobilier locatif en cours de bail, tout en conservant l’occupant. Il va devoir notifier au locataire ce changement, au travers d’une lettre lui indiquant les coordonnées du nouveau propriétaire. Le contrat restera inchangé mais le mode de paiement est révolu. 

Si le locataire ne souhaite plus recourir au prélèvement automatique, il lui suffira de le notifier au nouveau propriétaire, qui sera tenu d’accepter le nouveau mode de paiement choisi. 

Le nouveau propriétaire souhaitant instaurer un prélèvement automatique devra donc envoyer cette lettre d’accord de paiement par prélèvement automatique, afin de formaliser sa demande au locataire.