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Une lettre de régularisation des charges adaptée à tous les profils de locations, bailleurs et locataires.
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Une lettre de régularisation des charges adaptée à tous les profils de locations, bailleurs et locataires.
SOMMAIRE
Vous êtes propriétaire d'un logement loué, et vous venez de recevoir votre décompte annuel des charges de copropriété ? C'est donc le moment de procéder à la régularisation des charges locatives.
Vous devez suivre les 3 étapes imposées par la réglementation en respectant les délais requis : envoyer au locataire un récapitulatif des dépenses, tenir à sa disposition les justificatifs, et procéder à une comparaison entre frais réels et provisions versées.
Il ne vous reste plus qu'à réclamer à votre locataire un complément ou au contraire à lui restituer le trop-perçu, même s'il a quitté les lieux. Dans ce cas, sachez qu'il est toutefois possible de prévoir une clause dans le contrat de bail afin de renoncer à la régularisation des charges locatives après son départ.
La régularisation des charges locatives correspond à la différence entre les provisions sur charges versées par le locataire et les dépenses réelles engagées par le propriétaire.
Ce mode de règlement des charges appelé « au réel » est obligatoire pour les locations de biens vides.
Le principe est le suivant : au départ, en qualité de propriétaire, vous payez vos charges courantes au syndic. Ces paiements se font généralement par trimestre. Le locataire vous verse mensuellement des provisions sur charges. Ces versements concernent uniquement des charges récupérables. Leur montant est estimé d'après les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation.
Une fois par an, vous devez réaliser une régularisation des charges. Elle a lieu généralement après la réception du décompte annuel des charges de la copropriété, donc pas nécessairement à la date anniversaire du bail. Ensuite, en fonction du résultat obtenu, vous remboursez le surplus à votre locataire, ou au contraire, vous lui réclamez un complément.
Dans le cadre des locations meublées, vous pouvez également demander à l'occupant du logement :
Les charges récupérables sont les dépenses locatives que vous payez en qualité de propriétaire, et que vous avez le droit de vous faire rembourser par votre locataire.
La liste des charges locatives récupérables est fixée dans l'.
Ces charges récupérables concernent 3 catégories de dépenses :
| Catégories de dépenses | Types de dépenses |
|---|---|
| Frais relatifs aux services proposés |
|
| Dépenses relatives à l'entretien courant de l'immeuble et des petites réparations dans les parties communes |
|
| Taxes liées à un service rendu au locataire |
|
La régularisation des charges de votre locataire s'effectue obligatoirement chaque année.
Cependant, la loi vous accorde un délai de 3 ans pour réaliser cette formalité, et restituer le trop versé ou réclamer les sommes restant dues à votre locataire. Par conséquent, vous pouvez procéder à la régularisation des deux exercices précédents.
Les raisons admises pour une régularisation tardive sont :
Attention toutefois, car en cas de litige, le juge pourrait vous refuser ce retard de régularisation s'il estime qu'il est :
Vous pourriez aussi être condamné à verser à votre locataire des dommages et intérêts s'il s'avère que ce manquement lui cause un préjudice.
1 mois avant la régularisation de charges, vous devez adresser à l'occupant de votre bien immobilier, un décompte de charges détaillant chaque type de dépense (eau chaude, eau froide, ascenseur, etc.).
Votre locataire peut vous réclamer l'envoi dématérialisé de ce document.
Lorsque le bien dépend d'un immeuble en copropriété, vous devez également lui adresser :
Vous êtes tenu de mettre à la disposition de votre locataire toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses effectuées (factures, contrats d'entretien, etc.). Il doit pouvoir y accéder, dans des conditions normales, pendant une période de 6 mois après l'envoi du décompte.
Vous devez aussi être en mesure de lui fournir :
Vous n'avez cependant pas l'obligation d'envoyer ces documents à votre locataire.
Si l'immeuble est géré par un syndic de copropriété, celui-ci n'est pas tenu de mettre les pièces comptables à la disposition de votre locataire. En effet, si votre occupant désire consulter les documents, il est de votre responsabilité d'intervenir auprès du syndic pour organiser leur consultation.
La méthode de calcul est la suivante :
Par ailleurs, l'article 23 de la loi n° 89-462 prévoit que « lorsque la régularisation des charges n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s'il en fait la demande ». En d'autres termes, en cas de régularisation tardive, le locataire peut vous réclamer un paiement échelonné de sa dette sur 12 mois.
Il est fréquent qu'un locataire quitte un logement avant la clôture des comptes de la copropriété. Il vous est alors impossible de régulariser ses charges locatives avant son départ.
Dans un tel cas, vous pouvez conserver une partie du dépôt de garantie (20 % maximum) qu'il vous avait versé à son arrivée en attendant d'être en mesure de régulariser les comptes.
Pour rappel, au départ de votre locataire, vous devez lui restituer son dépôt de garantie sous le délai d'1 mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui de l'entrée. Dans le cas contraire, vous avez 2 mois pour le lui restituer après déduction des coûts de réparation.
Vous pouvez décider avec votre locataire de renoncer à la régularisation des charges récupérables pour l'année civile en cours après son départ. Alors, les provisions sur charges versées valent solde de tout compte. Vous ne retenez pas la part de dépôt de garantie autorisée par la loi.
Vous conservez néanmoins la possibilité de lui réclamer le montant des réparations ou de remise en état si des dégradations sont constatées lors de l'état des lieux de sortie.
Vous êtes seul autorisé en qualité de propriétaire bailleur, à réaliser les calculs de régularisation de charges locatives. Vous devez alors respecter les conditions et les délais imposés par la loi. Il convient également de fournir à votre locataire les documents justifiant vos calculs.
Il est possible de déléguer cette tâche à un comptable.
Par ailleurs, lorsque la gestion locative de votre bien immobilier est confiée à un professionnel, celui-ci s'occupe des formalités relatives à la régularisation des charges.
Une régularisation des charges locatives permet de calculer la différence entre les provisions appelées sur une période donnée et les charges réelles associées à cette même période. Ainsi, si le locataire a versé davantage que ce qu'il a consommé, le propriétaire le rembourse de la différence. Dans le cas inverse, le locataire verse un complément au propriétaire.
Pour régulariser les charges locatives il faut simplement comparer les dépenses récupérables réelles aux provisions de charges payées. En suite il faut soit réclamer la différence au locataire s'il a payé moins, soit au contraire le rembourser si les charges réelles ont finalement été moindres que prévu initialement.
Un propriétaire dispose de 3 ans pour régulariser des charges locatives, y compris après le départ du locataire. Par exemple, une dette de charges locatives datant de janvier 2023 peut être exigée au locataire jusqu'en janvier 2026.
Le bailleur du bien loué gère la régularisation des charges. Il paie toutes les dépenses locatives puis se fait rembourser par son locataire celles qui sont récupérables. Il procède ensuite à une régularisation. Il peut demander à son comptable de faire la régularisation de charges à sa place. Si le bien est géré par un professionnel, c'est lui qui s'occupe des calculs.
SOMMAIRE
Vous êtes propriétaire d'un logement loué, et vous venez de recevoir votre décompte annuel des charges de copropriété ? C'est donc le moment de procéder à la régularisation des charges locatives.
Vous devez suivre les 3 étapes imposées par la réglementation en respectant les délais requis : envoyer au locataire un récapitulatif des dépenses, tenir à sa disposition les justificatifs, et procéder à une comparaison entre frais réels et provisions versées.
Il ne vous reste plus qu'à réclamer à votre locataire un complément ou au contraire à lui restituer le trop-perçu, même s'il a quitté les lieux. Dans ce cas, sachez qu'il est toutefois possible de prévoir une clause dans le contrat de bail afin de renoncer à la régularisation des charges locatives après son départ.
La régularisation des charges locatives correspond à la différence entre les provisions sur charges versées par le locataire et les dépenses réelles engagées par le propriétaire.
Ce mode de règlement des charges appelé « au réel » est obligatoire pour les locations de biens vides.
Le principe est le suivant : au départ, en qualité de propriétaire, vous payez vos charges courantes au syndic. Ces paiements se font généralement par trimestre. Le locataire vous verse mensuellement des provisions sur charges. Ces versements concernent uniquement des charges récupérables. Leur montant est estimé d'après les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation.
Une fois par an, vous devez réaliser une régularisation des charges. Elle a lieu généralement après la réception du décompte annuel des charges de la copropriété, donc pas nécessairement à la date anniversaire du bail. Ensuite, en fonction du résultat obtenu, vous remboursez le surplus à votre locataire, ou au contraire, vous lui réclamez un complément.
Dans le cadre des locations meublées, vous pouvez également demander à l'occupant du logement :
Les charges récupérables sont les dépenses locatives que vous payez en qualité de propriétaire, et que vous avez le droit de vous faire rembourser par votre locataire.
La liste des charges locatives récupérables est fixée dans l'.
Ces charges récupérables concernent 3 catégories de dépenses :
| Catégories de dépenses | Types de dépenses |
|---|---|
| Frais relatifs aux services proposés |
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| Dépenses relatives à l'entretien courant de l'immeuble et des petites réparations dans les parties communes |
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| Taxes liées à un service rendu au locataire |
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La régularisation des charges de votre locataire s'effectue obligatoirement chaque année.
Cependant, la loi vous accorde un délai de 3 ans pour réaliser cette formalité, et restituer le trop versé ou réclamer les sommes restant dues à votre locataire. Par conséquent, vous pouvez procéder à la régularisation des deux exercices précédents.
Les raisons admises pour une régularisation tardive sont :
Attention toutefois, car en cas de litige, le juge pourrait vous refuser ce retard de régularisation s'il estime qu'il est :
Vous pourriez aussi être condamné à verser à votre locataire des dommages et intérêts s'il s'avère que ce manquement lui cause un préjudice.
1 mois avant la régularisation de charges, vous devez adresser à l'occupant de votre bien immobilier, un décompte de charges détaillant chaque type de dépense (eau chaude, eau froide, ascenseur, etc.).
Votre locataire peut vous réclamer l'envoi dématérialisé de ce document.
Lorsque le bien dépend d'un immeuble en copropriété, vous devez également lui adresser :
Vous êtes tenu de mettre à la disposition de votre locataire toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses effectuées (factures, contrats d'entretien, etc.). Il doit pouvoir y accéder, dans des conditions normales, pendant une période de 6 mois après l'envoi du décompte.
Vous devez aussi être en mesure de lui fournir :
Vous n'avez cependant pas l'obligation d'envoyer ces documents à votre locataire.
Si l'immeuble est géré par un syndic de copropriété, celui-ci n'est pas tenu de mettre les pièces comptables à la disposition de votre locataire. En effet, si votre occupant désire consulter les documents, il est de votre responsabilité d'intervenir auprès du syndic pour organiser leur consultation.
La méthode de calcul est la suivante :
Par ailleurs, l'article 23 de la loi n° 89-462 prévoit que « lorsque la régularisation des charges n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s'il en fait la demande ». En d'autres termes, en cas de régularisation tardive, le locataire peut vous réclamer un paiement échelonné de sa dette sur 12 mois.
Il est fréquent qu'un locataire quitte un logement avant la clôture des comptes de la copropriété. Il vous est alors impossible de régulariser ses charges locatives avant son départ.
Dans un tel cas, vous pouvez conserver une partie du dépôt de garantie (20 % maximum) qu'il vous avait versé à son arrivée en attendant d'être en mesure de régulariser les comptes.
Pour rappel, au départ de votre locataire, vous devez lui restituer son dépôt de garantie sous le délai d'1 mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui de l'entrée. Dans le cas contraire, vous avez 2 mois pour le lui restituer après déduction des coûts de réparation.
Vous pouvez décider avec votre locataire de renoncer à la régularisation des charges récupérables pour l'année civile en cours après son départ. Alors, les provisions sur charges versées valent solde de tout compte. Vous ne retenez pas la part de dépôt de garantie autorisée par la loi.
Vous conservez néanmoins la possibilité de lui réclamer le montant des réparations ou de remise en état si des dégradations sont constatées lors de l'état des lieux de sortie.
Vous êtes seul autorisé en qualité de propriétaire bailleur, à réaliser les calculs de régularisation de charges locatives. Vous devez alors respecter les conditions et les délais imposés par la loi. Il convient également de fournir à votre locataire les documents justifiant vos calculs.
Il est possible de déléguer cette tâche à un comptable.
Par ailleurs, lorsque la gestion locative de votre bien immobilier est confiée à un professionnel, celui-ci s'occupe des formalités relatives à la régularisation des charges.
Une régularisation des charges locatives permet de calculer la différence entre les provisions appelées sur une période donnée et les charges réelles associées à cette même période. Ainsi, si le locataire a versé davantage que ce qu'il a consommé, le propriétaire le rembourse de la différence. Dans le cas inverse, le locataire verse un complément au propriétaire.
Pour régulariser les charges locatives il faut simplement comparer les dépenses récupérables réelles aux provisions de charges payées. En suite il faut soit réclamer la différence au locataire s'il a payé moins, soit au contraire le rembourser si les charges réelles ont finalement été moindres que prévu initialement.
Un propriétaire dispose de 3 ans pour régulariser des charges locatives, y compris après le départ du locataire. Par exemple, une dette de charges locatives datant de janvier 2023 peut être exigée au locataire jusqu'en janvier 2026.
Le bailleur du bien loué gère la régularisation des charges. Il paie toutes les dépenses locatives puis se fait rembourser par son locataire celles qui sont récupérables. Il procède ensuite à une régularisation. Il peut demander à son comptable de faire la régularisation de charges à sa place. Si le bien est géré par un professionnel, c'est lui qui s'occupe des calculs.
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