Régularisation des charges locatives : comment faire ?

Explications et modèle de lettre pour le propriétaire

Les charges locatives (ou « charges récupérables ») sont les dépenses liées à l’occupation d’un logement que le propriétaire assume et dont il va pouvoir demander le remboursement au locataire. Ces charges sont définies dans le contrat de location et sont fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987. 

La régularisation des charges locatives intervient chaque année à l’initiative du propriétaire.

• Si le montant de la provision est inférieur au coût réel des charges récupérables, le bailleur pourra demander un complément au locataire.

• Si le montant de la provision est supérieur au coût réel des charges récupérables, le bailleur lui reversera le trop-perçu.

Ces charges seront visibles chaque mois sur la quittance de loyer que le propriétaire remet à son occupant.

La loi prévoit deux régimes pour les charges locatives : les charges au réel ou au forfait.

En bail de location vide, c’est le régime des charges au réel qui s’applique d’office, à l’exception des colocations où le propriétaire peut opter pour les charges au forfait.

Si les charges sont au réel, le bailleur demande chaque mois ce qu’on appelle une provision sur charges puis fait la régularisation chaque année, en fonction des coûts réels. A partir du différentiel constaté, il demande un complément au locataire ou lui rembourse le trop-perçu.

Ces charges concernent principalement les logements situés en copropriétés, où de nombreux coûts sont mutualisés comme les frais de nettoyage des parties communes, les frais d’ascenseur, ou encore le chauffage et l’eau chaude.

Dans cette situation, la régularisation aura généralement lieu après la clôture des comptes de la copropriété.

En bail de location meublée, le propriétaire peut opter pour le régime de récupération qu’il souhaite. Si le régime au forfait est choisi, le propriétaire estime les coûts annuels récupérables auprès du locataire et les lisse par mois. Ce montant est ensuite ajouté au loyer et précisé dans le contrat de location.

Dans cette situation, il n’y a aucune régularisation de charges à effectuer et le locataire ne peut demander de justificatifs au propriétaire.

En bail mobilité, le bailleur ne peut que choisir le régime des charges au forfait et il n’y a donc aucune régularisation à faire.

Il est important de bien estimer le montant des charges au forfait, car une fois définies, elles ne pourront pas être révisées. Elles pourront cependant être indexées sur l’indice de référence des loyers (IRL) via une clause, comme peut l’être le loyer.

Deux textes viennent définir ce que regroupent les charges locatives.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 les définit dans les grandes lignes, ce sont :

• Les services liés à l’usage du logement loué ;
• Les dépenses d’exploitation et d’entretien courant ;
• Les taxes pour des services dont le locataire profite directement.

Le décret n°87-713 du 26 août 1987 va quant à lui lister les charges récupérables de manière exhaustive :

• Ascenseurs et monte-charge : dépenses d’électricité, d’exploitation, d’entretien courant (visites périodiques, nettoyage) et menues réparations.
• Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes : dépenses d’assainissement, de fourniture, d’exploitation, d’entretien courant et menues réparations.
• Installations individuelles de chauffage et de production d’eau chaude : dépenses de consommation personnelle, d’exploitation, d’entretien courant et menues réparations.
• Parties communes intérieures au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation : dépenses d’électricité, d’exploitation, d’entretien courant, de propreté et menues réparations.
• Espaces extérieurs au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation : dépenses d’électricité, de consommables (ampoules, plantes, insecticides, engrais), d’exploitation et d’entretien courant (coupe, nettoyage, arrosage, peinture).
• Hygiène : dépenses de consommables (sacs plastiques, produits de désinfection), d’exploitation et d’entretien courant.
• Equipements divers du bâtiment ou de l’ensemble de bâtiments d’habitation : dépenses d’électricité, d’exploitation et d’entretien courant (ventilation, digicode, interphones).
• Impositions et redevances : taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) et taxe de balayage.

Concrètement, si vous louez une maison individuelle, vous n’aurez que très peu de charges à récupérer, en dehors de la TEOM.

Il vous suffit d’additionner les charges de copropriété récupérables auprès du locataire (le syndic fait ce calcul pour vous) et les taxes récupérables. Si la régularisation annuelle se fait avant la date anniversaire du bail, vous faites une simple règle de trois pour obtenir le montant récupérable au prorata de la présence du locataire dans les lieux.

En copropriété, vous pouvez garder 20 % du dépôt de garantie jusqu’à 6 mois après le départ du locataire, en l’attente de la clôture des comptes. À la réception des comptes, repérez la partie récupérable auprès du locataire, votre syndic vous simplifie la tâche en effectuant le calcul. 

Il vous suffira de faire une règle de trois pour calculer le montant qu’il devra vous rembourser le cas échéant, au prorata de sa présence dans le logement.

La deuxième possibilité est de vous mettre d’accord avec le locataire pour solder « à la louche » les charges, en vous fiant aux informations de l’année précédente.

Les charges de copropriété augmentent généralement chaque année, mais ce n’est pas cela qui créera un écart significatif entre la provision et le coût réel.

C’est plus souvent au niveau des coûts de chauffage – si celui-ci est collectif – que des surprises peuvent apparaître. Un hiver doux peut avoir réduit les dépenses de chauffage et vous seriez amené à rembourser un trop perçu au locataire. Au contraire, un hiver rude peut augmenter ces dépenses et il vous faudra alors demander un complément.

Oui, étant donné qu’en régime réel il s’agit d’une simple provision mensuelle, bailleurs et locataires ont tout intérêt à faire en sorte que cette provision soit au plus proche de la réalité, à la baisse ou à la hausse.

A vous de voir si l’écart était dû à une situation exceptionnelle ou non.

On désigne par immeuble de rapport un immeuble collectif en mono-propriété. Dans ce cas-là, c’est le propriétaire qui gère en direct l’entretien et les réparations. Il peut dès lors récupérer toutes les charges listées dans le décret du 26 août 1987.

La répartition doit être équitable entre les locataires. Afin qu’il n’y ait pas de contestation, nous vous conseillons de vous baser sur la surface de chaque logement, à l’image des tantièmes en copropriété.

La loi Alur vous donne 3 ans pour régulariser les charges, passé ce délai toute action est prescrite.

Beaucoup de bailleurs se demandent à partir de quand court ce délai, puisque les pièces justificatives ne sont pas toutes disponibles au même moment. On peut raisonnablement considérer que ce délai commence à compter de la clôture annuelle des comptes de copropriété.

Enfin toute régularisation en retard de plus d’un an doit être étalée mensuellement sur simple demande du locataire, et ce même si la somme en jeu est modique.

La loi stipule que vous n’avez pas à accompagner votre lettre de régularisation des charges des justificatifs mais que vous devez seulement les mettre à la disposition du locataire. Celui-ci pourra y accéder sur simple demande.

Dans les faits, ces documents sont :

• Le décompte annuel des charges de copropriété où votre syndic aura précisé la part récupérable auprès du locataire ;
• Votre avis de taxe foncière, où figure le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et de la taxe de balayage.

En dehors du fait que l’interlocuteur change, le changement de propriétaire n’a pas d’impact pour le locataire en ce qui concerne la régularisation des charges locatives.

Il arrive dans certaines situations que le locataire, une fois état des lieux fait, disparaisse dans la nature. Comment faire alors pour effectuer un rattrapage de charges ? 

Les mesures à adopter vont dépendre du montant de la dette. 

Exemple : un locataire avec lequel vous avez eu quelques conflits, décide de laisser couler l’eau pendant une longue période. Lors de l’état des lieux de sortie (et la relève des compteurs), vous ne remarquez aucune dégradation dans l’appartement, tout est parfait. Vous décidez tout de même de conserver 20 % du dépôt de garantie par sécurité. 

• Si la dette est inférieure à 800 €, (déduction faite d’une éventuelle retenue de 20 % sur le dépôt de garantie), entamer une procédure risque de représenter un coût trop important, mieux vaut donc ne rien entreprendre, à contrecœur. 
• Si la dette est supérieure à 800 €, entamer une procédure peut valoir le coup. Il faudra alors mettre en demeure le locataire, puis l’assigner au tribunal.