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À propos de la régularisation des charges locatives

Vous êtes propriétaire d'un logement loué, et vous venez de recevoir votre décompte annuel des charges de copropriété ? C'est donc le moment de procéder à la régularisation des charges locatives

Vous devez suivre les 3 étapes imposées par la réglementation en respectant les délais requis : envoyer au locataire unrécapitulatif des dépenses, tenir à sa disposition les justificatifs, et procéder à une comparaison entre frais réels et provisions versées. 

Il ne vous reste plus qu'à réclamer à votre locataire un complément ou au contraire à lui restituer le trop-perçu, même s'il a quitté les lieux. Dans ce cas, sachez qu'il est toutefois possible de prévoir une clause dans le contrat de bail afin de renoncer à la régularisation des charges locatives après son départ.

Régularisation des charges locatives : qu'est-ce que c'est ?

La régularisation des charges locatives correspond à la différence entre les provisions sur charges versées par le locataire et les dépenses réelles engagées par le propriétaire.

Ce mode de règlement des charges appelé « au réel » est obligatoire pour les locations de biens vides

Le principe est le suivant : au départ, en qualité de propriétaire, vous payez vos charges courantes au syndic. Ces paiements se font généralement par trimestre. Le locataire vous verse mensuellement des provisions sur charges. Ces versements concernent uniquement des charges récupérables. Leur montant est estimé d'après les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation.

Une fois par an, vous devez réaliser une régularisation des charges. Elle a lieu généralement après la réception du décompte annuel des charges de la copropriété, donc pas nécessairement à la date anniversaire du bail. Ensuite, en fonction du résultat obtenu, vous remboursez le surplus à votre locataire, ou au contraire, vous lui réclamez un complément.

Dans le cadre des locations meublées, vous pouvez également demander à l'occupant du logement :

  • le paiement des charges sous forme de provisions comme en location vide, et vous obliger dans le contrat de location à une régularisation annuelle basée sur des justificatifs ;

  • ou le versement d'un forfait mensuel qui ne subira aucune régularisation, quelle que soit la différence entre les mensualités réglées et les frais réellement constatés.

Charges réelles vs charges au forfait. Au réel : régularisation chaque fin d'année en fonction du coût réel. Au forfait : pas de régularisation même si les factures montrent une différence.

Quelles sont les charges récupérables ?

Les charges récupérables sont les dépenses locatives que vous payez en qualité de propriétaire, et que vous avez le droit de vous faire rembourser par votre locataire. 

La liste des charges locatives récupérables est fixée dans l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989

Ces charges récupérables concernent 3 catégories de dépenses :

Catégories de dépenses Types de dépenses
Frais relatifs aux services proposés
  • usage du logement et des parties communes de l'immeuble dont il dépend ;
  • chauffage et eau chaude collectifs ;
  • etc.
Dépenses relatives à l'entretien courant de l'immeuble et des petites réparations dans les parties communes
  • entretien des ascenseurs, de la VMC… ;
  • ménage des parties communes ;
  • entretien des abords des espaces verts ;
  • équipements de jeux pour enfants ;
  • fourniture de produits d'entretien ;
  • etc.
Taxes liées à un service rendu au locataire
  • taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;
  • taxe de balayage ;
  • redevance assainissement.
La liste des charges récupérables est limitative

Vous n'avez pas le droit de prévoir dans le bail des dépenses à la charge du locataire autres que celles mentionnées dans l'article 23 ci-dessus visé. La clause serait nulle et non avenue. 

Quels sont les délais de régularisation ?

La régularisation des charges de votre locataire s'effectue obligatoirement chaque année

Cependant, la loi vous accorde un délai de 3 ans pour réaliser cette formalité, et restituer le trop versé ou réclamer les sommes restant dues à votre locataire. Par conséquent, vous pouvez procéder à la régularisation des deux exercices précédents.

Les raisons admises pour une régularisation tardive sont :

  • une négligence ;

  • un oubli ; 

  • ou de l'ignorance.

Attention toutefois, car en cas de litige, le juge pourrait vous refuser ce retard de régularisation s'il estime qu'il est :

  • volontaire ; 
  • déloyal ;
  • brutal ;
  • ou consécutif à une faute de votre part dans l'exécution du bail. 

Vous pourriez aussi être condamné à verser à votre locataire des dommages et intérêts s'il s'avère que ce manquement lui cause un préjudice.

La régularisation de charges en 3 étapes

Étape 1 : envoi du récapitulatif des charges du logement

1 mois avant la régularisation de charges, vous devez adresser à l'occupant de votre bien immobilier, un décompte de charges détaillant chaque type de dépense (eau chaude, eau froide, ascenseur, etc.).

Votre locataire peut vous réclamer l'envoi dématérialisé de ce document.

Lorsque le bien dépend d'un immeuble en copropriété, vous devez également lui adresser :

  • le mode de répartition des charges entre les locataires ;
  • et une notice d'information relative au mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Étape 2 : mise à disposition du locataire des justificatifs de dépenses

Vous êtes tenu de mettre à la disposition de votre locataire toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses effectuées (factures, contrats d'entretien, etc.). Il doit pouvoir y accéder, dans des conditions normales, pendant une période de 6 mois après l'envoi du décompte.

Vous devez aussi être en mesure de lui fournir :

  • les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ;

  • le budget prévisionnel lorsque le logement dépend d'une copropriété.

Vous n'avez cependant pas l'obligation d'envoyer ces documents à votre locataire.

Si l'immeuble est géré par un syndic de copropriété, celui-ci n'est pas tenu de mettre les pièces comptables à la disposition de votre locataire. En effet, si votre occupant désire consulter les documents, il est de votre responsabilité d'intervenir auprès du syndic pour organiser leur consultation. 

Étape 3 : calcul de la régularisation

La méthode de calcul est la suivante :

Régularisation = charges réelles payées par le propriétaire sur la période considérée - montant total des provisions versées par le locataire durant la même période

  • Si vous obtenez un résultat positif : votre locataire doit vous verser un montant complémentaire.

  • Si le résultat est négatif : vous devez lui restituer le surplus.

Par ailleurs, l'article 23 de la loi n° 89-462 prévoit que « lorsque la régularisation des charges n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s'il en fait la demande ». En d'autres termes, en cas de régularisation tardive, le locataire peut vous réclamer un paiement échelonné de sa dette sur 12 mois.

Exemple

Votre locataire vous verse un loyer de 800 € et une provision mensuelle sur charges de 50 €. Celle-ci a été estimée d'après le montant de charges de 600 € figurant sur l'état récapitulatif de l'année précédente délivré par le syndic de la copropriété.

Au moment de la régularisation de charges, vous aurez reçu :
50 € x 12 mois = 600 € de charges locatives.

Si l'arrêté de compte de l'année fait état de dépenses réelles locatives d'un montant de 700 €, vous pouvez réclamer un complément de 100 € à votre locataire.

L'année suivante, la provision sur charges locatives sera estimée d'après ce nouveau montant, soit :
700 €/12 mois = 58,33 €.

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères comprise dans les charges récupérables est calculée sur une année civile. Par conséquent, si votre locataire entre dans le logement en cours d'année, il n'est redevable que d'une quote-part de cette taxe calculée au prorata de sa durée d'occupation du logement sur l'année.

Comment faire la régularisation des charges après le départ du locataire ?

Régularisation postérieure au départ de l'occupant

Il est fréquent qu'un locataire quitte un logement avant la clôture des comptes de la copropriété. Il vous est alors impossible de régulariser ses charges locatives avant son départ. 

Dans un tel cas, vous pouvez conserver une partie du dépôt de garantie (20 % maximum) qu'il vous avait versé à son arrivée en attendant d'être en mesure de régulariser les comptes. 

Pour rappel, au départ de votre locataire, vous devez lui restituer son dépôt de garantie sous le délai d'1 mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui de l'entrée. Dans le cas contraire, vous avez 2 mois pour le lui restituer après déduction des coûts de réparation.

Renonciation à la régularisation après la sortie du locataire

Vous pouvez décider avec votre locataire de renoncer à la régularisation des charges récupérables pour l'année civile en cours après son départ. Alors, les provisions sur charges versées valent solde de tout compte. Vous ne retenez pas la part de dépôt de garantie autorisée par la loi.

Vous conservez néanmoins la possibilité de lui réclamer le montant des réparations ou de remise en état si des dégradations sont constatées lors de l'état des lieux de sortie.

Au moment de la déclaration de vos revenus

Vous pouvez déduire de vos revenus fonciers les montants complémentaires que vous auriez dû réclamer à votre locataire pour des charges plus élevées que les provisions qu'il vous a versées.

Qui se charge de la régularisation des charges ?

Vous êtes seul autorisé en qualité de propriétaire bailleur, à réaliser les calculs de régularisation de charges locatives. Vous devez alors respecter les conditions et les délais imposés par la loi. Il convient également de fournir à votre locataire les documents justifiant vos calculs.

Il est possible de déléguer cette tâche à un comptable

Par ailleurs, lorsque la gestion locative de votre bien immobilier est confiée à un professionnel, celui-ci s'occupe des formalités relatives à la régularisation des charges.

FAQ

Qu'est-ce qu'une régularisation annuelle ?

La régularisation de charge est un calcul opéré par le propriétaire d'un bien immobilier. Une fois par an, il compare les provisions de charges versées par son locataire avec le montant réel des charges qu'il a payé. En fonction du résultat, il régularise.

Comment récupérer les charges d'un locataire ?

Le propriétaire a le droit de récupérer les charges dues par son locataire pendant un délai de 3 ans. Il peut lui réclamer les sommes par courrier recommandé avec avis de réception, même après que celui-ci ait quitté le logement définitivement.

Quand a lieu la régularisation des charges ?

La régularisation de charges locatives a lieu une fois par an. Généralement, pour les immeubles en copropriété, la régularisation de charges intervient à la réception de l'arrêté des comptes du syndic. En cas d'oubli, le propriétaire a 3 ans pour les régulariser.

Qui s'occupe de la régularisation des charges ?

Le bailleur du bien loué gère la régularisation des charges. Il paie toutes les dépenses locatives puis se fait rembourser par son locataire celles qui sont récupérables. Il procède ensuite à une régularisation. Il peut demander à son comptable de faire la régularisation de charges à sa place. Si le bien est géré par un professionnel, c'est lui qui s'occupe des calculs.

À propos de la régularisation des charges locatives

Vous êtes propriétaire d'un logement loué, et vous venez de recevoir votre décompte annuel des charges de copropriété ? C'est donc le moment de procéder à la régularisation des charges locatives

Vous devez suivre les 3 étapes imposées par la réglementation en respectant les délais requis : envoyer au locataire unrécapitulatif des dépenses, tenir à sa disposition les justificatifs, et procéder à une comparaison entre frais réels et provisions versées. 

Il ne vous reste plus qu'à réclamer à votre locataire un complément ou au contraire à lui restituer le trop-perçu, même s'il a quitté les lieux. Dans ce cas, sachez qu'il est toutefois possible de prévoir une clause dans le contrat de bail afin de renoncer à la régularisation des charges locatives après son départ.

Régularisation des charges locatives : qu'est-ce que c'est ?

La régularisation des charges locatives correspond à la différence entre les provisions sur charges versées par le locataire et les dépenses réelles engagées par le propriétaire.

Ce mode de règlement des charges appelé « au réel » est obligatoire pour les locations de biens vides

Le principe est le suivant : au départ, en qualité de propriétaire, vous payez vos charges courantes au syndic. Ces paiements se font généralement par trimestre. Le locataire vous verse mensuellement des provisions sur charges. Ces versements concernent uniquement des charges récupérables. Leur montant est estimé d'après les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation.

Une fois par an, vous devez réaliser une régularisation des charges. Elle a lieu généralement après la réception du décompte annuel des charges de la copropriété, donc pas nécessairement à la date anniversaire du bail. Ensuite, en fonction du résultat obtenu, vous remboursez le surplus à votre locataire, ou au contraire, vous lui réclamez un complément.

Dans le cadre des locations meublées, vous pouvez également demander à l'occupant du logement :

  • le paiement des charges sous forme de provisions comme en location vide, et vous obliger dans le contrat de location à une régularisation annuelle basée sur des justificatifs ;

  • ou le versement d'un forfait mensuel qui ne subira aucune régularisation, quelle que soit la différence entre les mensualités réglées et les frais réellement constatés.

Charges réelles vs charges au forfait. Au réel : régularisation chaque fin d'année en fonction du coût réel. Au forfait : pas de régularisation même si les factures montrent une différence.

Quelles sont les charges récupérables ?

Les charges récupérables sont les dépenses locatives que vous payez en qualité de propriétaire, et que vous avez le droit de vous faire rembourser par votre locataire. 

La liste des charges locatives récupérables est fixée dans l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989

Ces charges récupérables concernent 3 catégories de dépenses :

Catégories de dépenses Types de dépenses
Frais relatifs aux services proposés
  • usage du logement et des parties communes de l'immeuble dont il dépend ;
  • chauffage et eau chaude collectifs ;
  • etc.
Dépenses relatives à l'entretien courant de l'immeuble et des petites réparations dans les parties communes
  • entretien des ascenseurs, de la VMC… ;
  • ménage des parties communes ;
  • entretien des abords des espaces verts ;
  • équipements de jeux pour enfants ;
  • fourniture de produits d'entretien ;
  • etc.
Taxes liées à un service rendu au locataire
  • taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;
  • taxe de balayage ;
  • redevance assainissement.
La liste des charges récupérables est limitative

Vous n'avez pas le droit de prévoir dans le bail des dépenses à la charge du locataire autres que celles mentionnées dans l'article 23 ci-dessus visé. La clause serait nulle et non avenue. 

Quels sont les délais de régularisation ?

La régularisation des charges de votre locataire s'effectue obligatoirement chaque année

Cependant, la loi vous accorde un délai de 3 ans pour réaliser cette formalité, et restituer le trop versé ou réclamer les sommes restant dues à votre locataire. Par conséquent, vous pouvez procéder à la régularisation des deux exercices précédents.

Les raisons admises pour une régularisation tardive sont :

  • une négligence ;

  • un oubli ; 

  • ou de l'ignorance.

Attention toutefois, car en cas de litige, le juge pourrait vous refuser ce retard de régularisation s'il estime qu'il est :

  • volontaire ; 
  • déloyal ;
  • brutal ;
  • ou consécutif à une faute de votre part dans l'exécution du bail. 

Vous pourriez aussi être condamné à verser à votre locataire des dommages et intérêts s'il s'avère que ce manquement lui cause un préjudice.

La régularisation de charges en 3 étapes

Étape 1 : envoi du récapitulatif des charges du logement

1 mois avant la régularisation de charges, vous devez adresser à l'occupant de votre bien immobilier, un décompte de charges détaillant chaque type de dépense (eau chaude, eau froide, ascenseur, etc.).

Votre locataire peut vous réclamer l'envoi dématérialisé de ce document.

Lorsque le bien dépend d'un immeuble en copropriété, vous devez également lui adresser :

  • le mode de répartition des charges entre les locataires ;
  • et une notice d'information relative au mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Étape 2 : mise à disposition du locataire des justificatifs de dépenses

Vous êtes tenu de mettre à la disposition de votre locataire toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses effectuées (factures, contrats d'entretien, etc.). Il doit pouvoir y accéder, dans des conditions normales, pendant une période de 6 mois après l'envoi du décompte.

Vous devez aussi être en mesure de lui fournir :

  • les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ;

  • le budget prévisionnel lorsque le logement dépend d'une copropriété.

Vous n'avez cependant pas l'obligation d'envoyer ces documents à votre locataire.

Si l'immeuble est géré par un syndic de copropriété, celui-ci n'est pas tenu de mettre les pièces comptables à la disposition de votre locataire. En effet, si votre occupant désire consulter les documents, il est de votre responsabilité d'intervenir auprès du syndic pour organiser leur consultation. 

Étape 3 : calcul de la régularisation

La méthode de calcul est la suivante :

Régularisation = charges réelles payées par le propriétaire sur la période considérée - montant total des provisions versées par le locataire durant la même période

  • Si vous obtenez un résultat positif : votre locataire doit vous verser un montant complémentaire.

  • Si le résultat est négatif : vous devez lui restituer le surplus.

Par ailleurs, l'article 23 de la loi n° 89-462 prévoit que « lorsque la régularisation des charges n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s'il en fait la demande ». En d'autres termes, en cas de régularisation tardive, le locataire peut vous réclamer un paiement échelonné de sa dette sur 12 mois.

Exemple

Votre locataire vous verse un loyer de 800 € et une provision mensuelle sur charges de 50 €. Celle-ci a été estimée d'après le montant de charges de 600 € figurant sur l'état récapitulatif de l'année précédente délivré par le syndic de la copropriété.

Au moment de la régularisation de charges, vous aurez reçu :
50 € x 12 mois = 600 € de charges locatives.

Si l'arrêté de compte de l'année fait état de dépenses réelles locatives d'un montant de 700 €, vous pouvez réclamer un complément de 100 € à votre locataire.

L'année suivante, la provision sur charges locatives sera estimée d'après ce nouveau montant, soit :
700 €/12 mois = 58,33 €.

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères comprise dans les charges récupérables est calculée sur une année civile. Par conséquent, si votre locataire entre dans le logement en cours d'année, il n'est redevable que d'une quote-part de cette taxe calculée au prorata de sa durée d'occupation du logement sur l'année.

Comment faire la régularisation des charges après le départ du locataire ?

Régularisation postérieure au départ de l'occupant

Il est fréquent qu'un locataire quitte un logement avant la clôture des comptes de la copropriété. Il vous est alors impossible de régulariser ses charges locatives avant son départ. 

Dans un tel cas, vous pouvez conserver une partie du dépôt de garantie (20 % maximum) qu'il vous avait versé à son arrivée en attendant d'être en mesure de régulariser les comptes. 

Pour rappel, au départ de votre locataire, vous devez lui restituer son dépôt de garantie sous le délai d'1 mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui de l'entrée. Dans le cas contraire, vous avez 2 mois pour le lui restituer après déduction des coûts de réparation.

Renonciation à la régularisation après la sortie du locataire

Vous pouvez décider avec votre locataire de renoncer à la régularisation des charges récupérables pour l'année civile en cours après son départ. Alors, les provisions sur charges versées valent solde de tout compte. Vous ne retenez pas la part de dépôt de garantie autorisée par la loi.

Vous conservez néanmoins la possibilité de lui réclamer le montant des réparations ou de remise en état si des dégradations sont constatées lors de l'état des lieux de sortie.

Au moment de la déclaration de vos revenus

Vous pouvez déduire de vos revenus fonciers les montants complémentaires que vous auriez dû réclamer à votre locataire pour des charges plus élevées que les provisions qu'il vous a versées.

Qui se charge de la régularisation des charges ?

Vous êtes seul autorisé en qualité de propriétaire bailleur, à réaliser les calculs de régularisation de charges locatives. Vous devez alors respecter les conditions et les délais imposés par la loi. Il convient également de fournir à votre locataire les documents justifiant vos calculs.

Il est possible de déléguer cette tâche à un comptable

Par ailleurs, lorsque la gestion locative de votre bien immobilier est confiée à un professionnel, celui-ci s'occupe des formalités relatives à la régularisation des charges.

FAQ

Qu'est-ce qu'une régularisation annuelle ?

La régularisation de charge est un calcul opéré par le propriétaire d'un bien immobilier. Une fois par an, il compare les provisions de charges versées par son locataire avec le montant réel des charges qu'il a payé. En fonction du résultat, il régularise.

Comment récupérer les charges d'un locataire ?

Le propriétaire a le droit de récupérer les charges dues par son locataire pendant un délai de 3 ans. Il peut lui réclamer les sommes par courrier recommandé avec avis de réception, même après que celui-ci ait quitté le logement définitivement.

Quand a lieu la régularisation des charges ?

La régularisation de charges locatives a lieu une fois par an. Généralement, pour les immeubles en copropriété, la régularisation de charges intervient à la réception de l'arrêté des comptes du syndic. En cas d'oubli, le propriétaire a 3 ans pour les régulariser.

Qui s'occupe de la régularisation des charges ?

Le bailleur du bien loué gère la régularisation des charges. Il paie toutes les dépenses locatives puis se fait rembourser par son locataire celles qui sont récupérables. Il procède ensuite à une régularisation. Il peut demander à son comptable de faire la régularisation de charges à sa place. Si le bien est géré par un professionnel, c'est lui qui s'occupe des calculs.