La gestion locative

La vie d’une location, qu’il s’agisse d’un logement meublé ou d’une location vide, est rythmée par des événements, depuis l’entrée dans les lieux du locataire jusqu’à son départ.

La bonne connaissance de ces événements relève d’une véritable obligation pour le propriétaire. Il doit en effet savoir quelles actions effectuer à quelle étape de la vie locative, et identifier celles qui relèvent de sa responsabilité, ou celles qui incombent au locataire. 

La mise en location du logement 

Pour trouver le bon locataire et louer son logement dans les meilleures conditions, le propriétaire doit : 

• Effectuer toutes les réparations nécessaires pour le logement respecte les critères de décence ;

• Constituer un dossier de diagnostics techniques 

• Rédiger une annonce immobilière et s’assurer de sa visibilité

• Vérifier les dossiers de location présentés par les candidats et identifier tous les faux dossiers de location ; 

• Réaliser les visites du logement ;

• Choisir le locataire 

• Etablir le contrat de location et tous les documents annexes (caution solidaire…)

• Réaliser l’état des lieux d’entrée 

• Signer le bail.

La vie de la location 

Une fois le logement loué, le propriétaire doit réaliser certaines démarches pendant toute la durée du contrat, notamment : 

• Délivrer une quittance de loyer au locataire à l’issue de chaque mois ;

• Réviser annuellement le loyer en fonction de l’indice de référence des loyers ;

• Procéder à une régularisation annuelle des charges locatives en cas de provision sur charges ;

• Effectuer les réparations locatives incombant au propriétaire. 

Gérer une location peut se révéler très chronophage, en particulier en cas d’incident de location. Ainsi, si le locataire ne paie plus le loyer, le propriétaire peut être amené à contacter un huissier de justice pour le mettre en demeure d’exécuter ses obligations, et éventuellement entamer une procédure d’expulsion. 

La fin de la location 

Le contrat de location prend fin lorsque le locataire ou le propriétaire adresse une lettre de résiliation à l’autre partie dans le respect du délai de préavis légal. 

A la fin du bail, le propriétaire doit : 

• Réaliser l’état des lieux de sortie ;

• Récupérer les clés ;

• Restituer le dépôt de garantie, partiellement ou intégralement en l’absence de dégradation ou d’impayé ;

• Remettre le logement en état en cas de dégradation. 

Il doit également anticiper le départ du locataire et remettre rapidement le logement en location pour éviter une vacance locative qui pourrait se révéler préjudiciable pour la rentabilité locative du bien.

Vous l’aurez compris, la gestion d’un logement mis en location ne s’improvise pas, au risque de subir quelques déboires. Il est en effet important d’avoir conscience de vos obligations, mais également de vos droits, ainsi que de ceux du locataire. 

En fonction du temps, du budget et des connaissances dont vous disposez, plusieurs solutions de gestion locative s’offrent à vous : 

• Gérer seul votre bien ;

• Utiliser un logiciel de gestion locative ;

• Mandater une agence immobilière ;

• Recourir à un gestionnaire immobilier. 

De nombreux propriétaires choisissent de gérer seuls leurs logements. Cette solution est bien entendu la plus évidente, la plus simple et, surtout, la moins coûteuse. 

Cette solution est bien entendu la plus évidente, la plus simple et, surtout, la moins coûteuse. Si vous choisissez de vous charger vous-même de la gestion locative de vos biens, il convient toutefois d’être particulièrement vigilant, car cette option n’est pas sans risques. 

Vous gardez le controle sur la gestion du bien, sans frais

Gérer seul ses différents biens mis en location présente des avantages évidents, et certes non négligeables : 

• Aucune dépense : vous n’avez à prévoir aucun coût spécifique pour la gestion locative de vos biens. Il vous suffit simplement de vous munir d’un logiciel de traitement de texte pour rédiger les documents et d’un tableur afin de suivre plus facilement vos rentrées et vos sorties d’argent.

• Transparence : en tant que seul gestionnaire de vos biens, vous avez pleinement connaissance de tous les événements qui affectent vos locations. En effet, bien qu’un mandataire soit tenu de vous rendre des comptes quant à sa gestion, il est toujours permis de douter de sa totale transparence à votre égard. 

Vous y consacrez du temps et vous engagez votre responsabilité

Pour le bailleur novice qui ne s’est pas encore familiarisé avec la réglementation du secteur, gérer sa location seul peut se révéler particulièrement risqué et complexe à plusieurs égards :

• La gestion locative est chronophage : il est en effet indispensable d’y consacrer un temps non négligeable dédié à la génération des quittances, à la tenue des comptes, à l’intervention auprès du locataire en cas d’incident…

• Vous pouvez oublier certaines actions : la gestion locative implique de réaliser de nombreuses démarches administratives qu’il est très facile d’oublier. Vous pouvez par exemple réaliser trop tard que vous n’avez pas procédé à la révision annuelle du loyer, ou omettre d’établir un avenant au bail obligatoire pour formaliser certaines modifications du contrat de bail initial. 

• Vous êtes personnellement responsable en cas de litige : si vous manquez à vos obligations en tant que bailleur, vous engagez votre responsabilité contractuelle. Vous engagez même votre responsabilité civile personnelle si le locataire subit un préjudice qui vous est imputable. 

Afin de répondre aux besoins des propriétaires qui souhaitent mettre en location leur bien tout en préservant leurs finances, de nombreux logiciels de gestion locative et services de gestion locative en ligne sont apparus ces dernières années. 

Un outil pratique et simple d'utilisation

Ces logiciels permettent aux propriétaires de gérer toutes les actions liées à la gestion de leur location sur un interface unique et simplifié. Les fonctionnalités incluent notamment : 

• des rappels d’échéance pour les événements importants de votre location ;

• des outils de génération de documents ;

• l’automatisation de certaines tâches (envoi de la quittance de loyer…) ;

• des simulateurs pour estimer le montant du loyer ou de certaines taxes. 

Outre son côté pratique et intuitif, le principal atout du logiciel de gestion locative en ligne est son prix. 

Avec BailFacile, vous pouvez ainsi bénéficier de toutes les fonctionnalités de notre outil à partir de 7,50€ par mois, notamment :

• Rédiger vos contrats en moins de 5 minutes ;

• Générer et envoyer automatiquement les quittances de loyer au locataire ;

• Suivre vos rentrées d’argent et vos dépenses depuis votre tableau de bord;

• Réviser le montant du loyer chaque année sans aucune démarche de votre part.

Un outil adapté à la gestion locative en autonomie

Le logiciel de gestion locative est un outil parfaitement adapté au propriétaire qui souhaite gérer seul son bien, sans toutefois y consacrer trop de temps. Vous restez en effet maître de l’ensemble des décisions, et vous disposez d'une interface unique qui vous aide à vous organiser. 

Bien qu’elles soient en grande partie automatisées, certaines actions demeurent toutefois à votre charge, notamment :

• L’organisation de visites du bien ;

• La réalisation de travaux et de réparations locatives ;

• La souscription d’une assurance habitation. 

En effet, le logiciel de gestion locative ne vous remplace pas dans la gestion de votre bien. Il s’agit avant tout d’un outil qui vise à la simplifier. 

Certains propriétaires qui, peu à l’aise avec l’idée de gérer seul leur bien loué, choisissent de se décharger entièrement de cette tâche et de la confier à une agence immobilière. 

Par la signature d’un mandat de gestion locative avec une agence immobilière, le propriétaire lui donne alors le pouvoir et l’autorité nécessaires pour prendre en charge à sa place et pour son compte sa gestion locative. 

La gestion locative par une agence : les avantages

Le mandat de gestion locative avec une agence immobilière est particulièrement apprécié des propriétaires en raison des avantages et de la sécurité qu’il apporte : 

• Gain de temps : la gestion de votre location est entièrement prise en charge par l’agence. Vous n’avez donc pas à libérer de temps pour vous occuper de votre bien, pas même pour signer le contrat de location : si le mandat de gestion locative le stipule, le mandataire dispose en effet du pouvoir de le signer à votre place. 

• Expertise : l’agent immobilier connaît le secteur et sa réglementation comme sa poche. Il sera donc à même de vous conseiller dans la gestion de votre bien et de vous signaler les écueils à éviter. 

• Interlocuteur unique : la signature d’un mandat de gestion locative avec une agence vous permet de n’avoir d’intéractions qu’avec un interlocuteur unique depuis la mise en location de votre bien jusqu’au départ du locataire. L’agent saura également choisir le bon locataire et limiter la vacance locative du logement. 

Les inconvénients du mandat de gestion locative en agence

Confier son bien loué à une agence immobilière n’est toutefois pas sans inconvénients : 

• L’agence immobilière doit disposer d’une carte professionnelle adaptée : le métier d’agent immobilier se caractérise par sa dimension commerciale. Il est en principe habilité exclusivement à vendre un logement au meilleur prix ou à trouver un locataire au loyer le plus élevé possible. Pour prendre en charge la gestion locative du bien, il doit obligatoirement détenir une carte professionnelle “Gestion immobilière”, ce qui n’est pas le cas de toutes les agences. 

• La commission de l’agence immobilière peut impacter la rentabilité locative : pour ses services, l’agent immobilier perçoit une commission généralement comprise entre 5 et 10% du montant des loyers. 

• L’agence immobilière facture chaque service supplémentaire : l’agent immobilier effectue une distinction entre les services propres à la gestion locative du bien, et ceux présentant un caractère commercial. En plus de la gestion du bien, il facture donc à part la recherche du locataire, les visites du logement, la réalisation de l’état des lieux, etc.

Agence en ligne ou agent indépendant : quelle agence choisir pour sa gestion locative ?

Si vous recherchez une agence immobilière pour gérer votre location, vous devez très certainement hésiter entre les nombreuses offres qui se présentent à vous. 

Agence immobilière en ligne ou agence locale ? Le tableau suivant récapitule les avantages et les inconvénients de chaque solution. 

Contrairement à l’agent immobilier, qui ne dispose en principe que de la carte professionnelle “Agent immobilier”, le gestionnaire immobilier est un professionnel habilité à prendre en charge exclusivement la gestion locative d’un logement ou l’administration de biens. 

Son expertise ne comporte ainsi aucune dimension commerciale, car son champ de compétences se limite à la gestion locative de votre bien. 

Les services proposés par les sociétés de gestion immobilière

Le gestionnaire immobilier propose généralement les services suivants, qui peuvent varier d’une société à une autre : 

• Visites du logement ;

• Aide à la déclaration fiscale ;

• Paiement des charges de copropriété ;

• Suivi des incidents de location et des sinistres ;

• Réalisation de la comptabilité de la location ;

• Suivi des travaux réalisés dans le logement. 

Le gestionnaire immobilier se rémunère de la même manière que l’agent. Vous devez ainsi tenir compte d’une commission comprise entre 5 et 10% du montant des loyers. 

Comment trouver le bon gestionnaire pour gérer ma location ?

Pour trouver un gestionnaire immobilier spécialisé, le propriétaire d'un logement dispose de plusieurs options : 

• Trouver une société d’administration de biens locale : de nombreux gestionnaires de biens sont implantés dans les grandes villes où les besoins sont plus importants. N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec chacun d’entre eux pour obtenir un devis et comparer les services. 

• Trouver un gestionnaire de biens en ligne : certaines sociétés d’administration de biens proposent leurs services en ligne. Cette option peut se révéler pratique si vous résidez loin de leurs bureaux. 

Selon la solution que vous choisissez, le coût de votre gestion locative sera plus ou moins élevé. Pour une même solution, les frais peuvent également varier selon vos besoins, si vous souscrivez des services supplémentaires notamment.