Quelles sont les charges locatives récupérables auprès du locataire ?

Une charge récupérable est une dépense initialement avancée par le bailleur liée à un service rendu au locataire. En d'autres termes, elle concerne l'entretien courant, le fonctionnement des équipements collectifs ou encore certains impôts locaux liés à l’usage du logement.

Trois critères doivent impérativement être réunis pour qu’une charge soit récupérable :

• Elle doit figurer dans la liste des charges récupérables établie par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 ;
• Elle doit bénéficier directement au locataire ;
• Elle doit être justifiée par une pièce (facture, quittance...), que le bailleur est tenu de conserver et de présenter en cas de régularisation ou de contestation.

Comme évoqué plus haut, le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges que le bailleur est autorisé à récupérer auprès du locataire. Cette liste est exhaustive. Par conséquent, seules les dépenses expressément prévues dans ce décret peuvent être réclamées.

Toute clause contraire insérée dans le bail est réputée non écrite, et donc juridiquement inopposable.

Les charges récupérables peuvent être réparties en quatre catégories : les services, l’entretien, les taxes locatives et le personnel d'immeuble.

1. Services fournis au locataire 

Certaines charges récupérables correspondent aux dépenses engagées par le bailleur pour des services ou prestations dont le locataire bénéficie directement. Il s’agit principalement des frais liés au fonctionnement courant du logement ou de l’immeuble.

Eau et chauffage collectif

Le locataire participe aux dépenses liées à l’utilisation d’eau et de chauffage lorsqu’ils sont collectifs. Il s’agit notamment des dépenses liées à :

• La consommation d’eau froide et d’eau chaude des occupants du logement ;
• L’eau pour l’entretien des parties communes ;
• Les produits de traitement d'eau (adoucisseur, désinfectant) ;
• Le remplacement de pièces usées (joints, clapets, membranes, thermostats, etc.) ;
• La consommation d’énergie liée au chauffage (gaz, électricité, fioul) ;
• L’entretien courant des installations collectives d’eau chaude et de chauffage ;
• Certaines interventions sur les pompes à chaleur ou panneaux solaires.

En revanche, les travaux de remplacement ou de mise en conformité des installations restent à la charge exclusive du bailleur.

Ascenseur et monte-charge

Lorsque l’immeuble est équipé d’un ascenseur ou d’un monte-charge, certaines dépenses peuvent être légalement imputées au locataire :

• Les frais liés aux contrats d’entretien et à la maintenance (visites périodiques, dépannage, tenue du dossier technique…) ;
• La consommation d’électricité de l'ascenseur ;
• Le nettoyage annuel de la cabine, de la cuvette et de la machinerie ;
• Le remplacement de petites pièces (ampoules, boutons, fusibles, fermes portes, paumelles).

En revanche, le contrôle technique obligatoire tous les 5 ans reste à la charge du bailleur.

Par ailleurs, les locataires du rez-de-chaussée peuvent, sauf exception, être exonérés de ces charges s’ils ne sont pas concernés par cet équipement.

Parties communes intérieures

Le bailleur peut refacturer les dépenses relatives au fonctionnement courant des parties communes intérieures comme :

• L’éclairage des couloirs, halls d’entrée, cages d’escaliers ;
• La consommation électrique des équipements collectifs (interphone, minuterie).

Espaces extérieurs

Le locataire peut aussi être amené à participer aux dépenses d’entretien des jardins et espaces communs extérieurs dont il bénéficie : 

• Tonte des pelouses, arrosage, désherbage, taille des haies ;
• Entretien des aires de stationnement et voies de circulation ;
• Équipements de jeux pour enfants ;
• Achat de produits de jardinage (terreau, engrais, fleurs) ;
• Entretien des équipements collectifs (peinture des bancs, remplacement de l’éclairage, petits travaux sur les portails automatiques).

Installations individuelles dans le logement

Certaines interventions sur les équipements privatifs sont aussi récupérables :

• Réglage et débit de la température d'eau chaude sanitaire ;
• Contrôle des chauffe-eau électriques ;
• Contrôle d'étanchéité des raccordements d'eau froide et d'eau chaude ;
• Remplacement de petites pièces (joints, clapets, joints cloches des chasses d'eau) ;
• Rinçage et nettoyage des corps de chauffe et des tuyauteries.

2. L’entretien courant des parties communes

L’entretien courant de l’immeuble nécessite des dépenses que le bailleur peut répercuter sur le locataire, dès lors qu’elles concernent l’usage quotidien et l’entretien régulier, à l’exclusion des gros travaux.

Maintenance des installations

Les frais de petite maintenance peuvent être récupérés par le propriétaire, notamment lorsqu'ils concernent :

• L'entretien de la minuterie d’éclairage de l’escalier ou des couloirs ;
• Le remplacement ponctuel d’ampoules, d’interrupteurs, de détecteurs de mouvement ou de sonnettes ;
• La pose, dépose ou entretien des tapis dans les parties communes.

Cependant, le remplacement complet d’un système d’éclairage (spots, luminaires intégrés) ne peut être facturé au locataire.

Matériel et produits d’entretien

Les dépenses d’entretien courant des parties communes sont des charges récupérables :

• Produits ménagers (détergents, désinfectants, sacs poubelle) ;
• Petit matériel (balais, lavettes, seaux, serpillières, aspirateurs) ;
• Menues réparations du matériel utilisé pour le ménage.

En revanche, le renouvellement complet du matériel et l’achat d’équipements lourds restent à la charge du bailleur.

3. Les taxes locatives 

Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 énonce trois taxes que le bailleur peut légalement imputer au locataire. Il s'agit exclusivement de contributions liées à l'usage et l'entretien des équipements collectifs.

Taxes récupérables prévues par le décret

• La taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) : elle est inscrite sur l’avis de taxe foncière du propriétaire, et concerne la collecte des déchets ménagers ;
• La taxe de balayage : elle concerne l’entretien des voies publiques situées devant l’immeuble, lorsque cette taxe est mise en place par la commune ;
• La redevance d’assainissement collectif : elle correspond à l’utilisation du réseau public d’évacuation des eaux usées (égout).

Taxes non récupérables sur le locataire

Toutes les autres taxes ou contributions restent à la charge exclusive du propriétaire. 
En cas de litige ou d'ambiguïté, la liste fixée par le décret de 1987 fait foi.

Toute clause du bail prévoyant la récupération d'une taxe non prévue par ce texte est considérée comme non écrite.

4. Le personnel d’immeuble

Lorsque l’immeuble dispose d’un gardien, d’un concierge ou d’une société extérieure chargée de l’entretien courant, une partie de ces frais peut être récupérée auprès du locataire sous certaines conditions.

Frais de gardien imputables au preneur

On distingue trois situations selon la présence sur place et les missions confiées :

• Le gardien est logé sur place et assure le nettoyage des parties communes ET la sortie des poubelles : le bailleur peut récupérer 75 % de son salaire et des charges sociales et fiscales auprès de l’occupant. Le solde reste à sa charge ;
• Le gardien est logé sur place, mais n’effectue qu’une seule de ces deux tâches (nettoyage OU poubelles) : seuls 40 % des frais sont récupérables sur le locataire ;
• Le personnel n’est pas logé sur place (entreprise de ménage ou intervenant extérieur), mais réalise ces deux missions : le bailleur peut récupérer 100 % des coûts engagés.

Tâches exclues des charges locatives

Seules les tâches liées au nettoyage et à la gestion des déchets peuvent être légalement refacturées. Les autres missions, telles que l’accueil, la surveillance ou l’assistance technique restent à la charge exclusive du bailleur.

Deux modalités sont possibles selon le type de contrat et la nature de la location : le paiement par provision avec régularisation ou le forfait de charges.

Provision mensuelle sur charges  (dite « au réel »)

La provision sur charges est obligatoire pour les locations vides (colocation ou non). 

Le locataire paie chaque mois une provision sur charges, calculée à partir des résultats de la dernière régularisation. Le bailleur détermine le montant prévisionnel des charges pour l'année à venir, puis le divise par 12 pour fixer la provision mensuelle à demander au locataire.

Si les provisions versées dépassent les dépenses réellement engagées, le bailleur rembourse le trop-perçu. Dans le cas contraire, il réclame un complément de charges.

Paiement des charges au forfait

Cette option concerne uniquement les locations meublées. Elle permet de réclamer un montant couvrant toutes les charges, sans régularisation ultérieure.

Toutefois, le propriétaire doit respecter deux conditions :

• Le montant doit être fixé de manière raisonnable et proportionnée ;
• Il doit être mentionné distinctement dans le bail.

Le bailleur est soumis à plusieurs obligations, en particulier lorsqu’il opte pour la régularisation annuelle. Le propriétaire doit en effet :

• Dresser un décompte précis des charges par poste (ascenseur, chauffage, entretien, etc.) ;
• Conserver les justificatifs (factures, contrats, appels de charges) pendant au moins six mois après l’envoi du décompte ;
• Informer le locataire avec un préavis raisonnable, notamment en cas d’augmentation significative des provisions.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner une contestation de la part du locataire, voire une sanction judiciaire. En cas de forfait, les obligations sont moindres, mais le montant doit toujours correspondre à la réalité des charges supportées.

Certaines dépenses, bien qu’utiles ou nécessaires à la gestion du bien, ne peuvent pas être refacturées au locataire. Il s’agit notamment :

• Des frais de gestion et honoraires de syndic non liés à des services directs pour le locataire ;
• Des primes de l’assurance propriétaire non occupant (PNO) ;
• Des travaux d’amélioration, de rénovation énergétique ou de mise aux normes  ;
• Des gros travaux (ravalement, toiture, réfection de la chaudière collective) ;
• Des frais bancaires, de relance ou de contentieux ;
• De tout investissement à long terme, non lié à l’usage courant du logement.

Ces dépenses relèvent de la gestion patrimoniale du bien et doivent être intégralement supportées par le bailleur.