Charges locatives récupérables : définition, modes de calcul et règlement

Publié le 1 décembre 2022Mis à jour le 9 mars 2023

Le propriétaire-bailleur d'un logement s'acquitte de toutes les charges et dépenses nécessaires à l'entretien et au confort de son bien.

Pourtant, lorsque vous mettez votre résidence en location, il existe des charges locatives récupérables. Ce sont des dépenses que vous pouvez vous faire rembourser par votre locataire en plus du paiement du loyer. Deux modes de règlement des charges s'opposent alors : au réel ou au forfait.

Lorsque le locataire verse des provisions mensuelles, la liste des frais récupérables est strictement encadrée par la loi, et vous devez nécessairement produire les justificatifs de ces dépenses. Par ailleurs, chaque année, une régularisation de charges est calculée d'après leur montant réel.

Enfin, en cas de litige, seul le tribunal est compétent.

Charges locatives récupérables : définition

Un propriétaire immobilier paie des charges, et finance des dépenses liées à son bien. Lorsque ce logement est en location, le bailleur peut se faire rembourser par son locataire certains frais engagés : on parle alors de charges locatives récupérables.

En location vide, le mode de calcul des charges imputables à l'occupant se fait obligatoirement au réel (article 23 de la loi du 6 juillet 1989), c'est-à-dire par le versement mensuel d'une provision de charges.

La liste de ces charges locatives récupérables est établie dans le décret n° 87-713 du 26 août 1993. Elles concernent notamment des frais engendrés pour améliorer les conditions de vie du locataire, des dépenses d'entretien et de réparations courantes, et certaines taxes dues pour un service rendu.

En location meublée à usage de résidence principale ou en colocation, les charges locatives peuvent être récupérées au réel ou au forfait, selon les termes du bail.

Quelles sont les charges imputables au locataire ?

Logements en copropriété

Dans les immeubles en copropriété, les occupants bénéficient de diverses prestations (service et matériel) dont les frais sont partagés entre tous les copropriétaires. La plupart de ces coûts sont récupérables sur les locataires.

Il s'agit des dépenses liées à l'entretien des parties communes ainsi que celles effectuées pour l'usage et le bien-être exclusifs des occupants en fonction des services mis à leur disposition.

Catégories de dépenses	Types de dépenses
Dépenses d'eau et de chauffage	l'eau froide utilisée par les locataires ; les frais de chauffage collectif en fonction de leur consommation ; l'eau servant à l'entretien des parties communes et des espaces extérieurs ; les frais de réparation des fuites d'eau ; les coûts de production et de distribution d'eau chaude ; etc.
Dépenses liées à l'ascenseur et au monte-charge de l'immeuble	entretien (visite périodique, tenue d'un dossier d'entretien par l'entreprise…) ; petites réparations (changement de boutons, fusibles…) ; etc.
Frais concernant les parties communes	électricité ; entretien des systèmes d'ouverture automatique, de l'interphone… ; entretien des vide-ordures, des caniveaux… ; entretien des bassins et piscines (et non les réparations) ; fourniture de produits d'entretien (balais, chiffons, sacs poubelle) ; frais de personnel d'entretien ; entretien des voies de circulation, aires de stationnement, espaces de jeu ; etc.
Taxes et redevances	taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ; taxe de balayage ; redevance assainissement.

Si celui-ci est soumis à la norme NF, il contient les prestations prévues dans le décret n° 87-713 ci-dessus visé qui sont donc récupérables. Par ailleurs, en cas de prestations supplémentaires hors contrat, la facturation sera détaillée pour identifier celles qui ne sont pas imputables au locataire.

Si un contrat d'exploitation pour la gestion totale de l'installation est confié à une société, le contrat distingue 3 groupes de dépenses :

P1 (fourniture et gestion de l'énergie),
P2 (petit entretien)
et P3 (gros entretien).

Dans ce cas, les locataires remboursent uniquement les charges liées aux groupes P1 et P2.

Logements en monopropriété

On parle d'un logement en monopropriété lorsque l'immeuble appartient à un propriétaire-bailleur unique. L'entretien et les réparations sont gérés par lui, et non par un syndic de copropriété.

La loi ne prévoit aucun mode de répartition des dépenses entre les locataires, car il n'existe pas de charges de copropriété ni de tantièmes de parties communes. Le propriétaire peut néanmoins récupérer certaines dépenses telles qu'énoncées précédemment après les avoir réparties de manière équitable.

Le mode de répartition est prévu dans le contrat de location, et ne peut être modifié d'une année sur l'autre.
Généralement, le propriétaire choisit la répartition au prorata de la surface du logement.

En cas de litige, les tribunaux sont seuls compétents pour statuer en la matière.

Maisons individuelles

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères est, en général, la seule charge récupérable sur le locataire d'une maison individuelle.

En effet, les dépenses liées à l'entretien et les menues réparations sont souvent financées directement par l'occupant.

Toutefois, il est possible de prévoir dans le bail une clause précisant que les charges locatives dont le locataire profite sont récupérables de manière ponctuelle, à la demande du propriétaire, et sur justificatif des dépenses effectivement avancées.

Quelles sont les charges non récupérables ?

Les charges non récupérables sont celles qui incombent au propriétaire, et qu'il ne peut pas réclamer à son locataire. Ce sont celles qui ne sont pas mentionnées dans le décret ci-dessus visé :

Catégories de dépenses	Types de dépenses
Gros travaux	la structure de l'immeuble (toiture, ravalement de façade…) ; l'insalubrité du logement (chauffage défectueux, amiante, plomb…) ; des réparations faisant suite à des actes de vandalisme dans l'immeuble ; etc.
Partie des charges relatives aux employées de l'immeuble	Si le gardien de l'immeuble est chargé de sortir les poubelles et d'effectuer des travaux d'entretien, le locataire prend en charge 75 % des dépenses. S'il n'assure qu'une seule tâche, vous ne pouvez récupérer que 40 % du montant.
Frais concernant les parties communes	vérification et entretien des extincteurs ; dératisation ; etc.
Espaces extérieurs	élagage des arbres ; entretien des espaces verts ; etc.
Taxes et impôts	taxe foncière ; taxe d'habitation si le locataire n'était pas dans les lieux au 1er janvier.
Frais de gestion	frais de syndic, honoraires de gestion ; primes d'assurance de l'immeuble ; appels de fonds payés au syndic ; etc.

Comment s'effectue le règlement des charges récupérables ?

En fonction du type de location (nue ou meublée), le règlement des charges récupérables peut s'opérer par :

le versement d'une provision sur charges mensuelle avec régularisation annuelle ;
ou le paiement d'un forfait avec ou sans révision annuelle.

Provision sur charges mensuelle (dit « au réel »)

Il s'agit du mode de calcul obligatoire pour les locations vides.

Le locataire paie tous les mois une provision sur charges définie d'après les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation de charges. Vous déterminez le montant prévisionnel des charges pour l'année à venir que vous divisez par 12 pour obtenir le montant de la provision à réclamer au locataire.

Dans le cas où les provisions versées sont plus importantes que les dépenses réellement engagées, vous lui remboursez le trop-perçu. Dans le cas contraire, vous lui réclamez un complément de charges.

Paiement des charges au forfait

Si vous louez votre logement meublé ou en colocation, vous pouvez opter pour le calcul des charges au réel ou au forfait.

Le mode de paiement des charges récupérables est prévu en amont, dès que vous publiez votre annonce.

Le montant des charges forfaitaires est fixé lors de la signature du bail. Il doit être cohérent par rapport au montant des charges qui était payé par le précédent occupant.

Dans ce cas, le locataire vous verse tous les mois le même montant en plus de son loyer. Il ne pourra récupérer aucune somme si les dépenses réelles sont moins élevées. Par ailleurs, vous ne pouvez lui réclamer de complément si elles sont plus faibles.

Selon la quote-part

Les biens dépendant d'un immeuble en copropriété sont gérés par un syndic. Celui-ci vous transmet un décompte de charges mentionnant généralement « la quote-part locative ». Il s'agit du montant des charges récupérables qui va vous servir pour la régularisation de charges.

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères n'est pas incluse dans le montant indiqué. Vous devez l'ajouter.

Régularisation de charges : mode d'emploi

La régularisation de charges est annuelle. Elle concerne les locataires qui paient des provisions, et dont les montants doivent ensuite être ajustés en fonction des dépenses réelles.

Etape 1 : envoi du décompte des dépenses au locataire

1 mois avant l'envoi de la régularisation de charges annuelle, vous adressez à votre locataire un décompte de toutes les dépenses que vous avez effectuées sur le bien loué.

Ce document fait état :

du détail des postes de dépenses et des quantités consommées (électricité, eau, gaz…) ;
d'un trop perçu : vous remboursez la différence à votre locataire ;
ou d'un reste à charge : vous lui réclamez un complément.

En pratique, le remboursement ou le complément est répercuté sur le loyer du mois suivant.

Vous devez aussi joindre à votre envoi le mode de répartition entre les locataires pour les logements en copropriété, et une notice d'information sur le mode de calcul des charges liées au chauffage et à la production d'eau chaude.

Votre locataire vous règle au titre des charges récupérables une provision d'un montant de 50 € mensuels, soit 600 € par an.

De votre côté, vous avez dépensé 700 € de frais réels récupérables dans l'année pour l'appartement occupé, soit un montant supérieur à celui versé par votre locataire. Alors, vous lui réclamez un complément de 100 €.

Si au contraire vous avez dépensé 500 € sur l'année, vous lui restituez le trop-perçu de 200 €.

Etape 2 : mise à disposition des pièces justificatives

Vous mettez à la disposition du locataire tous les documents justifiant la régularisation des charges locatives, notamment :

le budget prévisionnel pour les immeubles en copropriété ;
les résultats antérieurs arrêtés lors de la régularisation précédente ;
etc.

Ces documents doivent être consultables par le locataire pendant une période de 6 mois après l'envoi du décompte.

Quels risques en cas de défaut de régularisation de charges ?

Lorsque vous omettez de régulariser les charges de votre locataire par oubli, négligence ou ignorance, vous disposez d'un délai de 3 ans pour y remédier et régulariser les charges impayées. Selon les dernières jurisprudences (9 février et 9 novembre 2017), le délai de prescription commence à courir à compter de la date d'envoi de l'exercice définitif par le syndic.

Au-delà, toute action est prescrite, qu'il s'agisse d'un déficit ou d'un surplus.

Si la régularisation intervient avec plus d'1 an de retard, votre locataire peut vous demander d'étaler la dette sur l'année. Vous ne pouvez pas refuser.

Demande de régularisation par le locataire

Si vous n'avez pas procédé à la régularisation de charges, votre locataire peut vous imposer de le faire dans les 3 ans.

En pratique, il saisit éventuellement la commission départementale de conciliation, ou directement le tribunal d'instance pour réclamer une régularisation de charges forcée.

Régularisation après le départ du locataire

Si votre locataire quitte l'appartement en cours d'année, vous êtes autorisé à retenir une partie de son dépôt de garantie jusqu'à la réception du décompte de charges définitif (au prorata du temps passé dans les lieux sur l'année). Cette retenue peut atteindre jusqu'à 20 % du montant consigné.

Dès lors, vous devez restituer tout ou partie de ce montant à votre locataire si les dépenses n'excèdent pas les charges dues. Si au contraire le montant du dépôt de garantie ne suffit pas à couvrir les charges imputables au locataire, vous lui réclamez le surplus.

Votre locataire quitte le logement le 31 mai 2022. Il a payé une provision pour charges en 2022 dont le montant exact sera connu en 2023 lors de l'arrêté de compte de l'année 2022.

Pour garantir une éventuelle régularisation en votre faveur, vous pouvez, dans notre exemple, retenir 5/12ème des charges d'une année.

Litige entre propriétaire et locataire pour régularisation des charges

Types de litiges

Les conflits les plus fréquents entre locataires et propriétaires relèvent :

d'une provision sur charges non payée par le locataire ;
d'une régularisation de charges non versée ;
du montant des charges contesté par le locataire.

Recours amiable ou judiciaire

Commencez par discuter avec votre locataire pour tenter de résoudre le problème à l'amiable.

Entamez ensuite une résolution amiable officielle : elle est obligatoire avant toute action en justice depuis le 1er janvier 2020 pour les litiges inférieurs à 5 000 euros.

Enfin, saisissez le tribunal judiciaire.

Les frais de procédures peuvent vous coûter plus cher que la dette de votre locataire. Pensez à faire vos calculs avant d'entamer une procédure.

FAQ

C'est quoi les charges récupérables ?

Les charges récupérables sont énoncées dans le décret n° 87-713 du 26 août 1993. Ce sont les dépenses avancées par le propriétaire d'un bien loué, dont il demande ensuite le remboursement à son locataire.

Quelles sont les charges non imputables au locataire ?

Les charges non imputables au locataire sont celles qui ne figurent pas dans le décret n° 87-713 du 26 août 1993. Il s'agit notamment de gros travaux et de certains frais de gestion (frais de syndic, prime d'assurance de l'immeuble…).

Quelles sont les charges de copropriété récupérables ?

Il s'agit notamment des frais d'ascenseur, eau froide, eau chaude, chauffage collectif, entretien des parties communes intérieures, taxes locatives, etc.

Comment calculer les charges locatives récupérables ?

Si vous louez un logement vide, le régime applicable est le calcul au réel. Vous estimez une provision d'après le montant des charges locatives de l'année précédente. C'est en moyenne 75 % des appels de fonds réclamés par le syndic.

Si vous louez un bien meublé ou en colocation, vous calculez les charges au réel ou au forfait. Le régime forfaitaire consiste à réclamer un montant fixe mensuel défini lors de la signature du contrat de bail.

Rédigé par Thibaud Fily Logo Linkedin

Thibaud est cofondateur de BailFacile et responsable du contenu éditorial. Son ambition est de rendre accessible le savoir-faire de la gestion locative au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité.

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