La convocation des parties
Les parties sont convoquées au moins 15 jours avant la date du rendez-vous, par courrier simple ou par voie électronique.
La convocation est envoyée aux représentants désignés dans la lettre de saisine si la demande de conciliation a été déposée par une association de défense des locataires ou par plusieurs demandeurs.
Les parties peuvent se faire assister ou représenter à la séance de conciliation. Dans ce dernier cas, un mandat écrit de conciliation est nécessaire.
Lorsque toutes les parties ou l'une d'elles ne se présentent pas à la convocation, la commission émet un avis sur lequel elle indique ne pas être en mesure de tenter une conciliation.
Un report de la date peut être accordé à titre exceptionnel si le motif de l'absence est légitime (raisons médicales, professionnelles,...) et justifié (certificat médical, déplacement professionnel, etc.).
Lorsque les parties sont présentes ou dûment représentées, les membres de la commission étudient le dossier, et entendent chaque protagoniste avant de délibérer.
Ils soumettent une proposition pour parvenir à une résolution du litige à l'amiable.
Document de conciliation en cas d'accord
Lorsque la conciliation aboutit, le secrétariat dresse un procès-verbal de conciliation. Il est signé par le président de la séance et par l'un des membres présents du collège. Il est ensuite signé par les deux parties qui en reçoivent une copie.
Si la conciliation n'est que partielle, le document fait état des désaccords persistants.
Dès lors qu'elles ont validé l'accord, les parties ne peuvent plus saisir le juge pour le même litige, sauf en cas de non-respect de la décision.
La décision de la commission départementale a force exécutoire. Par conséquent, si l'une des parties ne respecte pas son engagement, l'autre peut saisir le tribunal pour l'y contraindre.
Avis en l'absence d'accord
Si la conciliation échoue, et qu'aucun accord n'est trouvé, le secrétariat de la commission dresse, dans un délai de deux mois, un avis relatant l'objet du litige, les arguments des deux parties et des membres de l'assemblée, le cas échéant. Elle adresse le document à chaque partie par courrier simple.
Le bailleur et le locataire peuvent saisir le juge du tribunal d'instance du lieu de situation du logement. Celui-ci peut consulter l'avis de la commission de conciliation, mais n'est pas tenu de s'y conformer.