Comment procéder à la régularisation des charges en cas de changement de propriétaire ?

Du point de vue du locataire, une vente n'a aucune conséquence sur la régularisation des charges. Nul besoin de procéder à une régularisation anticipée pour éviter toute complication. Cette formalité obéit à deux principes simples :

1. Le nouveau propriétaire est l’unique interlocuteur du locataire

Dès la signature de l’acte de vente, le bail est automatiquement transféré à l’acquéreur. Le locataire n’a donc plus aucun lien contractuel avec l’ancien propriétaire, même si celui-ci a perçu une partie des provisions sur charges. Le bailleur en place au moment de la régularisation doit présenter le décompte et procéder au solde.

Autrement dit, peu importe la période durant laquelle les provisions ont été encaissées : le locataire traite exclusivement avec le nouveau propriétaire. Ce dernier est en charge de la régularisation

2. Le vendeur et l’acheteur se répartissent éventuellement les charges qui restent à payer

L'acquéreur procède à la régularisation annuelle des charges, puis il solde les comptes avec le vendeur. Si les charges concernent une période antérieure à la vente, elles sont généralement réparties entre les parties au prorata temporis dans l’acte de vente.

Par exemple, si l’ancien propriétaire a perçu des provisions couvrant janvier à avril, mais que la régularisation annuelle fait apparaître un solde débiteur pour cette période, le nouveau propriétaire pourra lui réclamer le remboursement correspondant.

En copropriété, le propriétaire ne règle pas directement les factures d’énergie, d’entretien ou de services communs : il s’acquitte des appels de fonds trimestriels transmis par le syndic. Ces provisions servent à couvrir les dépenses courantes de la copropriété. Puis, une fois par an, le syndic établit un décompte des charges réelles qui permet de procéder à la régularisation des charges à la fois auprès du locataire et auprès de la copropriété. 

En cas de changement de propriétaire, la régularisation des charges se déroule comme suit :

1. Le nouveau propriétaire reçoit le décompte des charges établi par le syndic : c’est le copropriétaire en place à la date d’arrêté des comptes qui reçoit le décompte des charges, même si une partie de l’exercice concerne l’ancien propriétaire ;
2. Il procède à la régularisation annuelle des charges auprès du locataire ; à la réception du décompte, l’acquéreur est tenu de régulariser les charges auprès du locataire. Comme dans le cas d’un logement hors copropriété, le locataire n’a pour interlocuteur que le bailleur en titre au moment de la régularisation ;
3. Il se retourne contre l'ancien propriétaire avant de solder les comptes auprès du syndic : si le décompte met en évidence des charges imputables à la période antérieure à la vente, l’acquéreur peut en demander le remboursement au vendeur. La plupart du temps, cette répartition est prévue dans l’acte notarié, ce qui évite les litiges ultérieurs.

La répartition des charges entre vendeur et acquéreur n’est pas laissée au hasard : elle est généralement anticipée par le notaire dans le compromis puis confirmée dans l’acte authentique. C’est à ce moment que sont fixées les règles de partage, afin d’éviter tout litige ultérieur.

Le notaire établit un état des comptes lors de la vente. Cet état permet de ventiler :

• Les provisions de charges déjà perçues par l’ancien propriétaire ;
• Les appels de fonds ou charges payées au syndic en copropriété ;
• La période effective de détention de chaque partie.

L’acte de vente précise ainsi noir sur blanc la répartition des charges entre vendeur et acquéreur, en général au prorata temporis. Cela garantit que chacun supporte les charges qui correspondent à sa période de propriété.

La régularisation des charges après un changement de propriétaire peut être fastidieuse pour l'acquéreur. Il peut être amené à réclamer une certaine somme au vendeur, plusieurs mois après la vente. 

Pour éviter une telle situation, le notaire peut procéder à un ajustement financier dès la signature. Il intègre dans le décompte final de vente les provisions encaissées par le vendeur et celles dues par l’acquéreur. Le solde est alors réglé immédiatement, ce qui évite aux parties de devoir se réclamer ultérieurement des sommes après la régularisation auprès du locataire.