Comment procéder à la régularisation des charges en cas de changement de propriétaire ?

Avant de signer la vente d’un bien en copropriété, il est important pour les deux parties (vendeur et acquéreur) de connaître qui est redevable des charges courantes et/ou exceptionnelles et leur montant, et de savoir comment se passe la régularisation annuelle.

Charges de copropriété : le vendeur est redevable du trimestre en cours

Selon le Décret n°67-223 du 17 mars 1967, c’est le propriétaire du lot au moment de l’appel de fonds des charges de copropriété qui doit s’acquitter de leur montant. Par exemple, le copropriétaire vendeur du bien est redevable des charges de la période en cours (généralement le trimestre), au premier jour de chaque trimestre. Si la vente intervient le 15 février, celui-ci doit donc payer les charges du 1er trimestre. À partir du 2e trimestre, les charges incombent à l’acheteur.

Régularisation annuelle des charges de copropriété : quelle répartition entre acheteur et vendeur ?

Le principe général est le même : c’est le propriétaire du bien au moment de l’approbation des comptes annuels qui est redevable (ou bénéficiaire) de l’appel des fonds. 

Toutefois, les deux parties peuvent s’accorder sur une régularisation au prorata temporis dans le compromis de vente du bien. Avec cette configuration, il y a une répartition équitable du montant des charges selon la durée de détention réelle. Reprenons l’exemple d’une vente au 15 février : le vendeur règle d’abord l’ensemble des charges du premier trimestre puis, dans un second temps, l’acheteur s’engage à rembourser au vendeur, la quote-part de charges équivalente à la période du 15 février au 31 mars. 

Le plus souvent, le locataire paie une provision sur charges mensuelle correspondant à la part des charges locatives récupérables par le propriétaire bailleur.

Rappel : quelles sont les charges locatives imputables au locataire ?

Dans les immeubles en copropriété, les coûts des diverses prestations (service et matériel) sont répartis entre tous les copropriétaires, qui peuvent ensuite récupérer auprès de leur locataire toutes les dépenses liées à l'usage exclusif du bien et à l'entretien des parties communes. 

Parmi ces frais, on peut citer :

• Les dépenses d’énergie : chauffage et eau froide consommés par le locataire, coûts de production et de distribution de l'eau chaude, chauffage collectif, eau et électricité nécessaires à l'entretien des parties communes, etc. ;
• Les frais d’entretien et les petites réparations de l’ascenseur ;
• Les coûts d’entretien des parties communes : interphones, portail, espaces extérieurs, produits d'entretien, frais de personnel, etc. ;
• Les taxes et redevances, notamment la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ou la redevance liée à l’assainissement. 

Si de nombreuses charges de copropriété sont récupérables, celles qui incombent au propriétaire ne peuvent pas être réclamées au locataire : gros travaux de structure, interventions liées à l’insalubrité du logement ou à la réparation d’actes de vandalisme ou d’aléas climatiques, la taxe foncière, les frais de syndic, les honoraires de gestion, etc.

Généralement, le propriétaire bailleur doit procéder à une régularisation des charges tous les ans. Après l’approbation des comptes annuels de la copropriété, il compare le montant total des charges réelles avec la somme des provisions sur charges payées par le locataire :

• Si les provisions versées ne couvrent pas les frais récupérables, celui-ci doit verser un complément ;
• Inversement, si les coûts réels sont inférieurs aux provisions perçues, le propriétaire bailleur doit rembourser la différence (ou la déduire des loyers suivants). 

Dans le cas d’une vente d’un logement occupé, la périodicité de régularisation des charges locatives auprès du locataire ne change pas, c’est l’acheteur qui, après l’arrêté comptable de la copropriété, devra procéder à la régularisation annuelle. Le copropriétaire bailleur au moment de l’appel de fonds reste le seul interlocuteur du locataire. 

En pratique, 1 mois avant la régularisation effective, le propriétaire doit envoyer au locataire une lettre de régularisation des charges locatives accompagnée d’un décompte détaillé avec le rappel du montant total payé par le locataire au titre des provisions, le tableau récapitulatif des charges réelles facturées au propriétaire, et la différence (positive ou négative) qui permettra d’ajuster la prochaine échéance de loyer. De plus, tous les documents justificatifs des dépenses réelles effectuées doivent être mis à disposition du locataire pendant une durée de 6 mois après l'envoi du décompte.