Quelles précautions prendre lors de la remise des clés ?

Présence du locataire et du bailleur lors de l’état des lieux

La remise des clés a lieu généralement le jour de l’état des lieux d’entrée, après la signature du bail.

L'état des lieux est obligatoire pour toutes les locations de logements d’habitation. Il est établi de manière contradictoire, c'est-à-dire en présence du bailleur (ou de son représentant) et du locataire. Son contenu doit être validé d'un commun accord. Ce document fournit une description détaillée de l’état du logement au moment de l'entrée.

Une fois signé, il permet la remise des clés. Cette étape officialise l'entrée en jouissance du locataire, et protège les deux parties en cas de litige (par exemple, un dégât déjà noté ne peut être reproché au locataire, tandis qu’un défaut non mentionné à l’entrée pourra lui être imputé à la sortie).

Vérifications du bailleur avant la remise des clés

Avant de remettre les clés, le bailleur doit s’assurer que le logement est conforme aux exigences légales et que tous les équipements sont bon état de marche. Plusieurs points doivent être vérifiés :

• Fonctionnement des installations (chauffage, électricité, plomberie) ;
• Fermeture des ouvrants (portes, fenêtres, volets) ;
• Présence d'équipements rendus obligatoires par la loi (détecteur de fumée, système d'aération) ;
• Propreté générale des lieux.

Liste des clés et moyens d’accès au bien immobilier

Le locataire doit recevoir toutes les clés nécessaires pour accéder au logement et à ses annexes : porte d’entrée, garage, local à vélos ou poussettes, boîte aux lettres, local poubelle, badge d’immeuble, télécommande de portail, clé d’ascenseur, etc.

Pour éviter toute contestation, il peut être judicieux de dresser une liste détaillée des éléments remis. Cette liste, signée par le locataire, peut être jointe à l’état des lieux d’entrée. 

Documents à remettre au locataire en début de bail

En plus des clés, le bailleur doit remettre au locataire certains documents au moment de son installation, notamment :

• Le règlement de copropriété, si le logement dépend d'un immeuble collectif ;
• Les notices d’utilisation des équipements présents dans l'appartement (chauffage, chaudière, électroménagers, ventilation, interphone, etc.) ;
• Les manuels d’entretien ou consignes de sécurité, le cas échéant ;
• Les coordonnées des fournisseurs d’énergie, d’eau, d’internet ou du syndic.

Ces éléments facilitent la prise en main du logement par le locataire. Ils lui permettent d'utiliser correctement les équipements fournis. Enfin, ils l'aident à respecter ses obligations d'entretien pendant toute la durée du bail.

État des lieux de sortie : un préalable à la restitution des clés

La restitution des clés intervient juste après la réalisation de l'état des lieux de sortie. Comme lors de l’entrée dans le logement, cette étape intervient en présence du propriétaire et du locataire.

Les parties vérifient ensemble l’état du logement, notamment l'usure normale, les éventuelles dégradations ou anomalies. Toutes les observations sont consignées dans le document.

Lorsque l’état des lieux de sortie est signé, le locataire remet les clés au bailleur. Le contrat de location prend alors fin à la date effective de restitution.

Contrôle des éléments remis au terme de la location

Avant de confirmer la restitution des clés, le propriétaire s'assure que tous les éléments remis au locataire en début de bail sont bien restitués : clés, badges, télécommandes, documents, etc.

Cette vigilance permet d'éviter les oublis. En outre, il réduit le risque que le locataire puisse encore accéder au logement après la fin du bail.

Remise d'une attestation de restitution des clés

Il est recommandé de rédiger une attestation une fois les clés restituées afin de :

• Préciser la date effective de fin de location ;
• Lister les éléments rendus par le locataire (clés, badges, télécommandes…).

Cette attestation, signée par les deux parties, constitue une preuve écrite en cas de litige. 

Conservation des documents en cas de désaccord

Il est important de conserver tous les documents liés à la location (états des lieux d’entrée et de sortie, photos, vidéos, attestations, etc.).

Tous ces éléments peuvent servir de preuve en cas de litige après le départ du locataire.

Les boîtes à clés sécurisées

Les boîtes à clés sécurisées permettent de remettre les clés au locataire sans présence physique du propriétaire. Le preneur les récupère en toute autonomie, grâce à un code transmis à l'avance.

Ce système est simple, rapide, et particulièrement adapté aux locations saisonnières ou aux arrivées tardives.

Les services de conciergerie

Le propriétaire peut aussi confier la remise des clés à une société de conciergerie. Ces prestataires s’occupent de l’accueil du locataire, la présentation du logement et la remise des clés.

Cette solution « tout compris » est idéale pour les bailleurs qui souhaitent déléguer la gestion sur place. Elle améliore aussi la qualité de l’expérience du locataire, notamment en cas d’arrivée en dehors des horaires classiques.

Les serrures connectées

Les serrures connectées permettent au locataire d’accéder au logement à l’aide d’un code ou d'un smartphone, sans clé physique.
Le propriétaire peut activer ou désactiver l’accès à distance, en temps réel, sans se déplacer.

Il s'agit d'une solution pratique et sécurisée, idéale pour les locations saisonnières ou lorsque le bailleur réside loin du logement loué.