Pourquoi et comment réaliser un solde de tout compte du locataire ?

Le solde de tout compte est un document qui récapitule toutes les sommes dues par le locataire au propriétaire à la fin du contrat de location. Il tient compte des loyers et des charges restant à payer, des éventuelles indemnités de défaut d'entretien et des sommes à déduire du dépôt de garantie.

Il a pour objectif de :

• Faire le bilan des sommes dues entre le locataire et le propriétaire ;
• Prévenir les litiges en s'assurant que les deux parties sont d'accord sur les montants à régler ;
• Clôturer proprement la relation contractuelle entre le locataire et le propriétaire.

La loi n'oblige pas les propriétaires à fournir un solde de tout compte à la fin d'une location. Cependant, il est vivement conseillé d'en préparer un. Ce décompte détaillé, aussi appelé "décompte de restitution du dépôt de garantie" est essentiel pour clarifier la situation à l'issue de l'état des lieux de sortie. 

Établir un solde de tout compte permet de :

• Prévenir les contestations sur le dépôt de garantie : le dépôt de garantie est la principale cause de litige en fin de bail. En listant précisément les retenues justifiées (factures à l’appui), le solde de tout compte réduit les risques de contestation.
• Clôturer les comptes de manière transparente : pour le bailleur comme pour le locataire, tout est consigné : pas d’ambiguïté sur les sommes dues ou remboursées. Ce document rassure et atteste d’une gestion rigoureuse.
• Conserver une trace écrite des régularisations et retenues : le solde de tout compte est un justificatif important en cas de litige ultérieur, notamment devant la commission de conciliation ou le juge. Il montre que les retenues ont été expliquées et chiffrées.

Avant de réaliser le solde de tout compte, il est nécessaire de suivre certaines étapes préalables :

1. Effectuer un état des lieux de sortie : cette étape permet de comparer l'état du logement à la fin de la location avec l'état des lieux d'entrée et de constater les éventuels défauts d'entretien ;
2. Calculer les loyers et les charges restant à payer : le propriétaire doit déterminer les montants dus par le locataire en tenant compte des loyers et des charges échus et non payés ;
3. Calculer les indemnités de défaut d'entretien : si des défauts d'entretien sont constatés lors de l'état des lieux de sortie, le propriétaire peut demander des indemnités pour couvrir les frais de remise en état du logement.

Une fois ces étapes réalisées, le propriétaire peut rédiger le document en suivant les éléments suivants :

• Préciser les coordonnées du locataire et du propriétaire ;
• Indiquer la date de fin du contrat de location ;
• Récapituler les montants à régler ;
• Indiquer la date à laquelle le solde de tout compte sera transmis au locataire.

Pour gagner du temps et éviter toute erreur de calcul, vous pouvez générer automatiquement un solde de tout compte locataire depuis BailFacile.
L’outil reprend les données de votre bail et de votre état des lieux de sortie pour établir un décompte clair, conforme aux règles légales et prêt à envoyer.

Plusieurs options sont possibles :

• Remise en main propre contre signature ;
• Envoi par courrier recommandé avec accusé de réception,
• Transmission par voie électronique, si le locataire l’accepte (mail avec accusé de lecture conseillé).

L’essentiel est de pouvoir prouver que le locataire a bien reçu le document. Ce détail sera déterminant en cas de litige.

Pour plus de sécurité, vous pouvez transmettre le document directement via l’espace locataire BailFacile, qui conserve une preuve d’envoi et un historique de vos échanges.
Cette fonctionnalité vous permet aussi d’archiver tous les documents de fin de location (état des lieux, solde de tout compte, restitution du dépôt de garantie, etc.) au même endroit.

En cas de désaccord sur le contenu du solde de tout compte, plusieurs options s’offrent au bailleur :

• Tentative de conciliation : saisir la commission départementale de conciliation peut permettre de trouver une solution amiable ;
• Mise en demeure : si le locataire doit de l’argent, l’envoi d’une mise en demeure formelle est une étape préalable à l’action judiciaire ;
• Procédure judiciaire : en l’absence d’accord, le bailleur peut saisir le tribunal judiciaire pour obtenir le paiement des sommes dues. Il faudra alors fournir le solde de tout compte, les justificatifs, et toutes les preuves de communication avec le locataire.

En cas de contestation, disposer de documents datés et archivés dans votre espace BailFacile facilite grandement la défense de votre dossier.
Tous les échanges (lettres, soldes, mises en demeure) y sont centralisés et horodatés, vous permettant de prouver votre bonne foi en cas de litige.