Pourquoi et comment réaliser un solde de tout compte du locataire ?

Le solde de tout compte est un document qui récapitule toutes les sommes dues par le locataire au propriétaire à la fin du contrat de location. Il tient compte des loyers et des charges restant à payer, des éventuelles indemnités de défaut d'entretien et des sommes à déduire du dépôt de garantie.

Il a pour objectif de :

• Faire le bilan des sommes dues entre le locataire et le propriétaire ;
• Prévenir les litiges en s'assurant que les deux parties sont d'accord sur les montants à régler ;
• Clôturer proprement la relation contractuelle entre le locataire et le propriétaire.

Le solde tout compte est-il obligatoire ? 

En France, il n'y a pas d'obligation légale spécifique pour les propriétaires de fournir un solde de tout compte à la fin d'une location immobilière. 

Cependant, il est courant et recommandé de préparer un décompte détaillé, généralement appelé "décompte de restitution du dépôt de garantie", à la fin de la location. Ce décompte permet de récapituler les retenues éventuelles effectuées sur le dépôt de garantie et les montants à rembourser au locataire.

Il est recommandé d'en fournir un pour assurer une transparence et une communication claires entre le propriétaire et le locataire. 

Cette étape permet d'éviter les conflits et les litiges en clarifiant les sommes dues par le locataire au propriétaire. En effet, il récapitule de manière précise les montants à régler, évitant ainsi les malentendus et les contestations ultérieures.

Le solde de tout compte permet également de protéger les droits du locataire en s'assurant que le propriétaire ne réclame pas des sommes injustifiées. Le locataire peut ainsi vérifier que les montants demandés correspondent bien à ce qui est prévu dans le contrat de location et dans la législation en vigueur.

Enfin, il facilite la fin du contrat de location en permettant aux deux parties de régler les sommes dues rapidement et de manière transparente. Cela permet de clôturer définitivement la relation contractuelle et de tourner la page sereinement.

Avant de réaliser le solde de tout compte, il est nécessaire de suivre certaines étapes préalables :

1. Effectuer un état des lieux de sortie : cette étape permet de comparer l'état du logement à la fin de la location avec l'état des lieux d'entrée et de constater les éventuels défauts d'entretien ;
2. Calculer les loyers et les charges restant à payer : le propriétaire doit déterminer les montants dus par le locataire en tenant compte des loyers et des charges échus et non payés ;
3. Calculer les indemnités de défaut d'entretien : si des défauts d'entretien sont constatés lors de l'état des lieux de sortie, le propriétaire peut demander des indemnités pour couvrir les frais de remise en état du logement.

Une fois ces étapes réalisées, le propriétaire peut rédiger le document en suivant les éléments suivants :

• Préciser les coordonnées du locataire et du propriétaire ;
• Indiquer la date de fin du contrat de location ;
• Récapituler les montants à régler ;
• Indiquer la date à laquelle le solde de tout compte sera transmis au locataire.

Le propriétaire peut retenir une partie ou la totalité du dépôt de garantie à la fin de la location dans certaines situations spécifiques :

• Des dommages matériels : Si le locataire a causé des dommages importants dans le logement pendant la location, le propriétaire peut retenir une partie du dépôt pour couvrir les coûts de réparation ou de remplacement des éléments endommagés. Cela peut inclure des trous dans les murs, des taches permanentes sur les tapis, des vitres brisées, etc.
• Un nettoyage insuffisant : Si le locataire laisse le bien dans un état de saleté excessive ou néglige le nettoyage général requis avant de quitter les lieux, le propriétaire peut déduire les frais de nettoyage professionnels.
• Des loyers impayés : Si le locataire doit des loyers ou des charges impayés, le propriétaire peut retenir la somme due sur le dépôt de garantie.
• Des dépenses non remboursées : En cas de dépenses non remboursées liées à la location, telles que des factures de services publics impayées ou des frais de réparation de dommages causés par le locataire, le propriétaire peut déduire ces montants du dépôt de garantie.
• Non-respect des termes du bail : Si le locataire ne respecte pas les termes du bail, par exemple en sous-louant illégalement la propriété le propriétaire peut retenir une partie du dépôt en compensation

En France, selon la loi, le propriétaire a un délai maximal d'un mois à compter de la restitution des clés pour restituer le dépôt de garantie au locataire, sauf en cas de litige ou de dégradations nécessitant des devis de réparation.

Toutefois, si des dégradations sont constatées et que des devis de réparation doivent être obtenus, le propriétaire dispose de deux mois maximum à compter de la restitution des clés pour restituer le dépôt de garantie au locataire. Dans ce cas, il doit fournir au locataire un document justifiant les retenues effectuées et les sommes retenues pour les réparations nécessaires.

Si le propriétaire ne respecte pas ces délais, le locataire peut engager une procédure de conciliation ou saisir la commission départementale de conciliation (CDC) pour régler le litige. Le locataire peut également demander des intérêts de retard sur le montant du dépôt de garantie si le délai de remboursement n'est pas respecté.

Quels justificatifs fournir pour une retenue sur le dépôt de garantie (caution) ?

Lorsqu'un propriétaire effectue des retenues sur le dépôt de garantie d'un locataire, il est important de fournir des justificatifs appropriés pour soutenir ces retenues.

Comparer l'état des lieux d'entrée et de sortie est essentiel pour évaluer les éventuels dommages causés par le locataire. Il est recommandé de fournir des copies de ces états des lieux pour documenter les différences et les dommages constatés.

Si des travaux de réparation ou de remise en état sont nécessaires en raison des dommages causés par le locataire, il est conseillé de fournir les factures correspondantes émises par des professionnels qualifiés. Cela peut inclure des factures de plombiers, d'électriciens, de peintres, de menuisiers, etc.

En revanche, si les réparations n'ont pas encore été effectuées au moment de la restitution du dépôt de garantie, il est possible de fournir des devis détaillés de professionnels pour justifier les montants retenus.

Des preuves visuelles telles que des photos ou des vidéos des dommages ou des problèmes constatés peuvent être utiles pour documenter l'état du logement avant et après la location. Cela peut renforcer les justifications des retenues sur la caution.

Après le départ d'un locataire, la régularisation des charges locatives peut être effectuée en suivant les étapes suivantes :

1. Relevé des compteurs : Effectuez un relevé des compteurs d'eau, de gaz et/ou d'électricité à la date du départ du locataire. Cela permettra de déterminer la consommation réelle pendant la période de location.
2. Calcul des charges : Calculez les charges locatives en utilisant les relevés des compteurs et les informations fournies par les fournisseurs de services publics. Il peut s'agir de l'eau, du chauffage, de l'électricité, de l'entretien des parties communes, etc. Si les charges locatives sont incluses dans le loyer mensuel, vous devez les séparer du montant total du loyer.
3. Établissement des décomptes individuels : Si le logement est situé dans un immeuble collectif et que les charges sont réparties entre plusieurs locataires, établissez des décomptes individuels pour chaque locataire, en fonction de leur consommation réelle.
4. Comparaison avec les provisions sur charges : Comparez les montants des charges réelles calculés avec les provisions sur charges versées mensuellement par le locataire pendant la location. Les provisions sur charges sont généralement payées chaque mois et sont basées sur une estimation des charges à venir.
5. Remboursement ou réajustement : Si les provisions sur charges étaient plus élevées que les charges réelles, vous devrez rembourser au locataire l'excédent dans un délai spécifié par la loi. En revanche, si les charges réelles dépassent les provisions sur charges, vous pourrez demander au locataire de régler la différence.
6. Préparation d'un décompte détaillé : Préparez un décompte détaillé des charges, en incluant toutes les informations pertinentes telles que les montants des provisions sur charges, les consommations réelles, les frais d'entretien, etc. Ce décompte devrait être clair et transparent pour le locataire.
7. Communication avec le locataire : Communiquez le décompte des charges au locataire, de préférence par écrit, en joignant tous les justificatifs nécessaires. Expliquez clairement les montants à régler ou à rembourser, et indiquez le délai de paiement.