L’état des lieux de sortie est effectué lorsque le locataire quitte le logement et remet les clefs à son propriétaire. Il ne peut être facturé au locataire, même si le bailleur décide de passer par un professionnel.

Il est fréquent que locataires et propriétaires aient une appréciation différente de l’état du bien à la sortie du logement. En pratique, il sera important de faire la différence entre la vétusté provenant d’une usure normale d’une dégradation dont le coût de réparation pourra être retenu sur le dépôt de garantie du locataire.

Si aucun accord entre les deux parties n’est possible, il est possible de faire appel à un huissier dont le rapport s’imposera.

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 rappelle que l’état des lieux de sortie doit comporter certaines mentions obligatoires, communes à l’état des lieux d’entrée : 

• le type d’état des lieux (en l’occurrence, état des lieux de sortie) ;
• la date de son établissement ;
• la localisation précise du logement ;
• les noms du locataire et du propriétaire et l’adresse de leur domicile (si l’une des parties se fait représenter par un mandataire, indiquer également son nom et son adresse) ;
• les relevés des compteurs individuels gaz, eau et électricité ;
• le détail des clés permettant l’accès aux parties communes et aux parties privatives ;
• la description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement pour chaque pièce ou chaque partie du bien ;
• la signature des parties ou de leurs mandataires ;
• la nouvelle adresse du locataire partant ;
• la date de réalisation de l’état des lieux d’entrée ;
• les évolutions de l’état de chaque pièce par comparaison avec l’état des lieux d’entrée.

L’établissement de l’état des lieux n’étant pas une obligation, il est possible qu’il ne soit pas joint au contrat de location. 

En l’absence d’état des lieux d’entrée, le logement délivré au locataire est présumé être en bon état de réparations locatives, et doit être restitué comme tel au terme du bail. On parle alors de présomption de délivrance en bon état. 

Cette présomption n’est pas absolue, et il est possible d’en apporter la preuve contraire par tous moyens (par exemple au travers de photographies).

L’état des lieux de sortie d’une location suit généralement 4 étapes :

1. Envoi du préavis au propriétaire ;
2. Fixation de la date de l’état des lieux de sortie ;
3. Réalisation de l’état des lieux ;
4. Signature du document et remise des clés.

Étape 1 : le locataire envoie son préavis au propriétaire

En premier lieu, le locataire doit signifier au propriétaire sa volonté de mettre fin au contrat de location. Il doit ainsi lui adresser une lettre de congé dans le respect du délai de préavis légal.

Le préavis est de trois mois en location vide et d’un mois en location meublée, à compter de la réception du courrier recommandé par le propriétaire.

Il peut toutefois être ramené à un mois en location vide si le logement se situe en zone tendue, ou si la situation personnelle du locataire le justifie. La lettre de résiliation du bail doit alors mentionner le motif invoqué et sa justification. 

Étape 2 : les parties s’accordent sur la date de l’état des lieux

Le locataire et le propriétaire décident conjointement de la date de réalisation de l’état des lieux de sortie. Elle peut être fixée : 

• Avant la fin du bail : en cas d’indisponibilité d’une des parties à la date de fin du contrat, l’état des lieux de sortie peut être réalisé en amont de la sortie du locataire. Ce dernier doit toutefois continuer de payer le loyer jusqu’à la date de fin de la location. Si le locataire en place souhaite quitter le logement avant la date de fin du bail et qu’un nouveau locataire souhaite emménager au plus tôt, le propriétaire peut tout à fait organiser un état des lieux de sortie anticipé et appliquer un prorata pour le paiement du dernier loyer en cours.
• A la date de fin du bail ;
• Après la fin du bail : le paiement du loyer est alors prolongé jusqu’à la date de réalisation de l’état des lieux uniquement si la demande émane du locataire. 

Étape 3 : les parties effectuent l’état des lieux de sortie

À la date convenue, le logement est visité et un constat est fait quant à l’état des équipements et du logement dans sa globalité.

Ce constat sera comparé avec celui effectué lors de l’état des lieux d’entrée afin de déterminer si les éventuelles dégradations relèvent d’une usure normale ou bien d’une dégradation commise par l’occupant. Il est ainsi possible de définir les responsabilités de chacun pour la prise en charge des réparations.

L’établissement de l’état des lieux d’entrée et de sortie sur un même document permet de comparer plus facilement l’état du logement. Si l'état des lieux de sortie est fait sur un nouveau document, il doit reprendre la trame et la présentation de l’état des lieux d’entrée.

Le ou les accompagnants doivent alors communiquer leur identité et leur lien avec le locataire sur simple demande du propriétaire. Le bailleur renseigne alors l’identité des accompagnants dans le document de sortie.

Étape 4 : les parties signent l’état des lieux

Enfin, les deux parties signent l’état des lieux et le locataire procède à la remise des clefs.

Il arrive pour différentes raisons que l’une des parties ne puisse pas être présente le jour de l’état des lieux de sortie : 

• Dans le cas où le locataire ne peut être présent : l’occupant du logement peut choisir de se faire représenter par un proche ou un membre de la famille auprès du propriétaire ou de son mandataire.
• Dans le cas où le propriétaire est dans l’incapacité d’être présent : il pourra alors faire appel de manière similaire à un mandataire, par exemple un agent immobilier ou un huissier de justice.

Il est alors indispensable d’établir une procuration dont le régime est gouverné par les articles 1984 à 2010 du Code Civil.

La procuration doit ainsi impérativement être établie par écrit et comporter certaines informations : 

• Nom, prénom et adresse du mandant ;
• Nom, prénom et adresse du mandataire ;
• Détail des opérations pouvant être réalisées par le mandataire ;
• Acceptation et signature du mandataire.

Il est possible que le locataire et le propriétaire constatent des dégradations ou des dysfonctionnements dans le logement au moment de la réalisation de l’état des lieux de sortie.

Le propriétaire est alors en droit de retenir les sommes nécessaires à la remise en état du logement sur le dépôt de garantie avant sa restitution au locataire. 

Pour rappel, selon l’article 7 de la loi du 6 juillet 1989, le locataire est chargé de l’entretien courant et des réparations locatives définies par le décret du 26 août 1987, et ce pendant toute la durée de la location. 

Contrairement à la pensée populaire, si des dégradations sont constatées durant un état des lieux de sortie (usage anormal du logement ou défaut d’entretien), le locataire ne perd pas forcément l’intégralité de son dépôt de garantie.

Si la négligence ou les dégradations du locataire nécessitent la réalisation de travaux gérés par le bailleur, ce dernier doit tout de même justifier de ses dépenses et, par là même, des retenues qu’il réalise sur le dépôt de garantie.

Dans ce cas, il suffit simplement au propriétaire de fournir un devis. La présentation d’une facture pour la réalisation de travaux reste facultative. Par ailleurs, le propriétaire peut tout à fait se charger des travaux lui-même. Il produira alors des factures des achats nécessaires à la rénovation ou aux remplacements des éléments dégradés.

Lors de l’établissement de l’état des lieux, le propriétaire et le locataire peuvent être en désaccord concernant la condition des différents éléments du logement ou sur les termes à employer dans leur description.

Il est alors nécessaire de faire appel à un huissier de justice qui substituera son constat locatif à la rédaction conjointe de l’état des lieux par les deux parties.

L’établissement de l’état des lieux par voie d’huissier

En cas de désaccord sur l’état des lieux de sortie, l’expertise d’un huissier de justice peut être requise à l’initiative de la partie la plus diligente. 

L’huissier informe par la suite les deux parties de sa venue par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 7 jours avant le rendez-vous. Le propriétaire et le locataire doivent alors être présents lors de la réalisation de l’état des lieux dit “litigieux”.

Enfin, l’état des lieux est réalisé par l’huissier en présence des deux parties, qui ne peuvent s’opposer à ses remarques. 

En cas de refus de se présenter à l’état des lieux de sortie litigieux, 2 recours existent selon la qualité de la personne réticente :

• S’il s’agit d’un refus du locataire : le propriétaire saisit le tribunal judiciaire du ressort du logement afin d’obtenir le constat du refus du locataire. Le juge désigne alors un huissier de justice en charge de récupérer les clés en vue de les remettre au propriétaire.
• S’il s’agit d’un refus du propriétaire : le locataire adresse les clés au propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception. En l’absence d’état des lieux de sortie, il est présumé avoir restitué le logement en bon état.

Les frais d’huissier sont finalement répartis entre le propriétaire et le locataire. Le montant des émoluments varie selon la surface du logement.

Les recours en cas de litige sur l’état des lieux de sortie 

En cas de litige concernant un état des lieux de sortie, le propriétaire et le locataire disposent de 2 types de recours :

En premier lieu, le propriétaire et le locataire peuvent tous deux saisir la commission départementale de conciliation par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette méthode présente l’avantage d’être gratuite. 

Cette instance paritaire composée de représentants des bailleurs et des locataires tentera de trouver une solution amiable susceptible de satisfaire les deux parties. 

Si la conciliation se conclut par un échec, ou si elle n’est pas utilisée, les parties peuvent saisir le tribunal d’instance du ressort du logement. 

Avant d’entamer une procédure devant le juge, il est nécessaire d’en comprendre les implications, et notamment d’anticiper les nombreux coûts associés aux démarches devant le tribunal.

Prenez le temps de bien vérifier l’état de votre appartement si vous souhaitez récupérer la totalité de votre dépôt de garantie. Pour mettre toutes les chances de votre côté, n’hésitez pas à faire un grand nettoyage et quelques réparations. 

Voici les principales actions à effectuer avant de signer l’état de lieux de sortie :

• Faire le grand ménage avant de partir : il est indispensable de nettoyer avec soins l’ensemble du logement avant l’état des lieux de sortie.
• Réparer les équipements abîmés : tous les éléments qui fonctionnaient et qui sont indiqués dans votre état des lieux d’entrée doivent être réparés : prises électriques, ampoules, radiateurs, joints, plinthes, etc. 
• Donner un coup de propre aux murs : nettoyez les murs et les vitres et n’hésitez pas à passer un coup de peinture pour rendre le logement le plus propre possible. 
• Reboucher les trous dans les murs : vous avez sûrement accroché des tableaux aux murs et installé des étagères, pensez donc à reboucher les trous. Il existe des mastics prêts à l’emploi pour une réparation rapide, pas besoin d'être d’un as du bricolage !