L’état des lieux de sortie est effectué lorsque le locataire quitte le logement et remet les clefs à son propriétaire. Il ne peut être facturé au locataire, même si le bailleur décide de passer par un professionnel.

Avoir l’état des lieux d’entrée et de sortie sur un même document permet de comparer plus facilement l’état du logement. Si cet état des lieux de sortie est fait sur un nouveau document, il doit reprendre la trame et la présentation de l’état des lieux d’entrée.

Il est fréquent que locataires et propriétaires aient une appréciation différente de l’état du bien à la sortie. En pratique, il sera important de faire la différence entre la vétusté provenant d’une « usure normale » d’une dégradation dont le coût de réparation pourra être retenu sur le dépôt de garantie du locataire.

Si aucun accord entre les deux parties n’est possible, il est possible de faire appel à un huissier dont le rapport s’imposera.

L’état des lieux de sortie d’une location suit généralement 4 étapes :

1. Le locataire envoie son préavis au bailleur

Ce préavis est de trois mois en location vide et d’un mois en location meublée, à compter de la réception du courrier recommandé par le propriétaire.

2. État des lieux de sortie : combien de temps ?

Vous pouvez réaliser un état des lieux de sortie le jour où le locataire quitte le logement, ou bien juste après. Quelque soit votre choix en tant que bailleur, nous vous conseillons de définir une date au préalable en informant le locataire par courrier recommandé avec accusé de réception.

Si c'est le propriétaire qui demande à réaliser l’état des lieux à posteriori, car il s'avère indisponible à la date de fin du bail, alors le paiement du loyer prend fin à échéance du contrat. A l’inverse, si le locataire est à l’origine de la demande, alors il devra s’acquitter du loyer jusqu’à la date de l'état des lieux de sortie.

Il arrive parfois que l’état des lieux de sortie soit réalisé avant la fin du bail de location (indisponibilité d’une ou des deux parties à la date de fin de contrat). Dans ce cas, vous pouvez réaliser un état des lieux en amont de la sortie du locataire. Dans ce cas, le locataire reste évidemment redevable du loyer jusqu’à la date de fin de la location.

Dernier cas, si le locataire en place souhaite quitter le logement avant la date de fin du bail et qu’un nouveau locataire souhaite emménager au plus tôt, le propriétaire peut tout à fait organiser un état des lieux de sortie anticipé et appliquer un prorata pour le paiement du dernier loyer en cours.

3. L’état des lieux de sortie est réalisé

À la date convenue, le logement est visité et un constat est fait quant à l’état des équipement, et de l’appartement dans sa globalité.

Ce constat sera comparé avec celui effectué lors de l’état des lieux d’entrée afin de déterminer si les éventuelles dégradations relèvent d’une usure normale ou bien d’une dégradation commise par l’occupant, et ainsi définir les responsabilités pour la prise en charge des réparations.

4. L’état des lieux est signé

Enfin, les deux parties signent l’état des lieux et le locataire procède à la remise des clefs.

L’établissement de l’état des lieux n’étant pas une obligation, il est possible qu’il ne soit pas joint au contrat de location. 

Cette présomption n’est pas absolue, et il est possible d’en apporter la preuve contraire par tous moyens (par exemple au travers de photographies).

De plus, cela renforce l’intérêt de dresser un état des lieux dès l’entrée dans le logement afin d’éviter au maximum tout litige lors de la sortie.

Le pré-état des lieux est un document qui a uniquement pour but d’informer le locataire avant la restitution de son logement, concernant différents points de tensions tels que les réparations et prestations d’entretien à entreprendre dans le logement.

Il l’informe également sur le coût éventuel des réparations locatives (fixées par le décret n°87-712 du 26 août 1987), qui resteraient à sa charge lors de son départ du logement. Il sert à réaliser le véritable état des lieux de sortie dans des conditions optimales, tout en maximisant les chances de récupérer son dépôt de garantie dans l’intégralité.

Il est important de noter que le pré-état des lieux n’est pas obligatoire et n’a pas de valeur contractuelle. De plus, il n’est pas signé par les parties au contrat de bail et ne s’appuie sur aucun texte législatif ou réglementaire : cela signifie qu’il est inopposable aux parties au contrat de location.

En pratique, le pré-état des lieux est très peu utilisé dans le secteur locatif privé.

Comme pour l’état des lieux d’entrée, le Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 nous rappelle que l’état des lieux de sortie doit comporter certaines mentions obligatoires, communes à l’état des lieux d’entrée.

De plus, l’état des lieux de sortie dispose de certaines mentions qui lui sont  réservées : 

• La nouvelle adresse du locataire
• La date de l’état des lieux d’entrée
• S’il y a lieu, les évolutions de l’état des différents éléments par comparaison avec l’état des lieux d’entrée.

Dans le cas d’un logement meublé, le propriétaire doit joindre un inventaire du mobilier de sortie. 

BailFacile vous propose un modèle d’état des lieux d’entrée et de sortie à personnaliser puis à imprimer au format PDF.

Les réparations à la charge du propriétaire

Le bailleur est tenu d’entretenir et de réparer le logement qu’il met en location pendant toute la durée du bail. Voici une liste non-exhaustive des principales réparations à la charge du propriétaire :

• les travaux permettant de qualifier le bien de décent aux yeux de la loi ; 
• les travaux d’amélioration de la performance énergétique du logement (chauffage, isolation, etc.) ;  
• certains travaux liés à la vétusté du logement ou la force majeure (même s’il s’agit de réparations locatives normalement attribuées au locataire).

Les réparations à la charge du locataire

Selon l’article 7 de la loi du 6 juillet 1989, le locataire est chargé de l’entretien courant et des réparations locatives définies par le décret du 26 août 1987, et ce pendant toute la durée de la location. Cela concerne notamment les parties extérieures, intérieures ainsi que l'électricité et la plomberie.

Afin de caractériser qui du bailleur ou du locataire prend à sa charge le coût d’une réparation au départ du locataire, il est à déterminer s’il s’agit d’une dégradation ou de vétusté.

La notion de vétusté a été introduite par la loi Alur pour permettre de mieux comprendre et répartir les réparations qui incombent au locataire ou au propriétaire. 

Le texte précise également que le propriétaire et le locataire peuvent décider d’appliquer une grille de vétusté au moment de la signature du bail afin de mieux définir les contours de leurs responsabilités respectives. La référence à cette grille a deux intérêts :

• Elle précise la durée de vie théorique des principaux matériaux et équipements du logement.
• Elle fixe des coefficients d’abattement forfaitaire annuels applicables au prix des éventuelles réparations réclamées au locataire. 

En cas de départ, l’état des lieux de sortie est établi entre la date de réception de la lettre de préavis du locataire par le bailleur et la remise des clefs, une fois le logement vide. 

Cette date est la plupart du temps choisie à l’amiable et bien qu’il soit possible de l’établir au plus tôt, ce n’est pas recommandé afin d’éviter d’éventuelles contestations.

Dans les faits, l’état des lieux de sortie est généralement réalisé à la remise des clés.

L’état des lieux de sortie est gratuit du moment qu’il est réalisé entre le bailleur et le locataire, sans intermédiaire professionnel.

S’il est établi par un professionnel (agent immobilier, etc.), l’état des lieux de sortie est majoritairement à la charge du propriétaire. Une partie des frais est néanmoins imputée au locataire. Son montant ne peut alors pas dépasser la part payée par le propriétaire. Le montant maximum facturé au locataire est par ailleurs de 3 € TTC par m² de surface habitable.

En cas de désaccord sur les constats réalisés par l’une ou l’autre des parties, il est d’usage de recourir à un huissier qui vient alors constater l’état du logement. L'huissier peut être contacté par le propriétaire ou le locataire. Les frais d’huissier sont alors partagés à part égale entre propriétaire et locataire, et ce peu importe qui est à l’origine du recours à l’huissier.

Montant des frais d’huissier pour un état des lieux de sortie

Les sommes demandées par l'huissier varient selon la surface du logement.

Un locataire peut se faire accompagner par un proche durant la réalisation d’un état des lieux de sortie (parents, amis, tiers de confiance, etc.). Le ou les accompagnants doivent alors communiquer leur identité et leur lien avec le locataire sur simple demande du propriétaire. Le bailleur renseigne alors l’identité des accompagnants dans le document de sortie.

Comme vu précédemment, un locataire peut également être accompagné par un huissier.

Enfin, un locataire absent lors d’un état des lieux peut choisir de se faire représenter par un tiers, à condition de présenter un mandat daté et signé par les deux parties. Sans mandat, le bailleur peut tout à fait refuser de réaliser l’état des lieux concerné.

Dans le cadre d’un bail de location, un état des lieux d’entrée ou de sortie qui n’a pas été établi en présence du bailleur et du locataire n’a aucune valeur légale.

Pour que l’état des lieux soit valable, il doit être rédigé conjointement par le propriétaire et le locataire. Ils doivent par conséquent tous les deux être présents. Cependant, ils peuvent choisir de se faire représenter par un mandataire.

Il arrive pour différentes raisons que l’une des parties ne puisse pas être présente le jour de l’état des lieux de sortie. 

Dans le cas où le locataire ne peut être présent : L’occupant du logement peut choisir de se faire représenter par un proche ou un membre de la famille auprès du bailleur (ou de l’agence en charge de la gestion du logement).

Dans le cas où le bailleur est dans l’incapacité d’être présent : Il pourra alors faire appel de manière similaire à un mandataire (par exemple un agent immobilier ou un huissier de justice).

Dans le cas du recours au régime de la procuration, figurant aux articles 1984 à 2010 du Code Civil, la procuration doit impérativement être établie par écrit et doit comporter l’acceptation du mandataire, en plus de l’ensemble des renseignements concernant son identité ainsi que celle du mandant (noms, prénoms, adresses).

De plus, les opérations pouvant être réalisées par le mandataire doivent être prévues et détaillées dans la procuration.

Prenez le temps de bien vérifier l’état de votre appartement si vous souhaitez récupérer la totalité de votre dépôt de garantie. Pour mettre toutes les chances de votre côté, n’hésitez pas à faire un grand nettoyage et quelques réparations. Voici les principales actions à effectuer avant de signer l’état de lieux de sortie :

• faire le grand ménage avant de partir : il est indispensable de nettoyer avec soins l’ensemble du logement avant l’état des lieux de sortie.
• réparer les équipements abîmés : tous les éléments qui fonctionnaient et qui sont indiqués dans votre état des lieux d’entrée doivent être réparés : prises électriques, ampoules, radiateurs, joints, plinthes, etc.  
• donner un coup de propre aux murs : nettoyez les murs et les vitres et n’hésitez pas à passer un coup de peinture pour rendre le logement le plus propre possible. 
• reboucher les trous dans les murs : vous avez sûrement accroché des tableaux aux murs et installé des étagères, pensez à reboucher les trous, il existe des mastics prêts à l’emploi pour une réparation rapide, pas besoin d'être d’un as du bricolage.

Contrairement à la pensée populaire, si des dégradations sont constatées durant un état des lieux de sortie (usage anormal du logement ou défaut d’entretien), le locataire ne perd pas forcément l’intégralité de son dépôt de garantie.

Si la négligence ou les dégradations du locataire nécessitent la réalisation de travaux gérés par le bailleur, ce dernier doit tout de même justifier de ses dépenses et, par là même, des retenues qu’il réalise sur le dépôt de garantie.

Dans ce cas, il suffit simplement au propriétaire de fournir un devis. La présentation d’une facture pour la réalisation de travaux reste facultative. Par ailleurs, le propriétaire peut tout à fait se charger des travaux lui-même. Il produira alors des factures des achats nécessaires à la rénovation ou aux remplacements des éléments dégradés.

Reste la question du nombre d’heures de travail réalisées par le propriétaire pour remettre son logement en état. Et bien il s’agit d’une zone grise. Le fait que le bailleur demande un dédommagement pour le temps passé n’est pas clairement tranchée.

En tant que locataire, vous pouvez tout de même vous assurer que le décompte des heures présenté, ainsi que le le taux horaire réclamé, soient cohérents avec les travaux engagés.

Lors de l’établissement de l’état des lieux, le propriétaire et le locataire peuvent être en désaccord concernant la condition des différents éléments du logement ou sur les termes à employer dans leur description.

Il est alors nécessaire de faire appel à un huissier de justice qui substituera son constat locatif à la rédaction conjointe de l’état des lieux par les deux parties.

La procédure d’établissement de l’état des lieux par un huissier suit alors 3 d’étapes :

Tout d’abord, l’huissier est sollicité par la partie la plus diligente.

Ensuite, l’huissier informe les deux parties de sa venue par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 7 jours avant le rendez-vous. Le propriétaire et le locataire doivent alors être présents lors de la réalisation de l’état des lieux dit “litigieux”.

Enfin, l’état des lieux est réalisé par l’huissier en présence des deux parties, qui ne peuvent s’opposer à ses remarques. En cas de refus de se présenter à l’état des lieux de sortie litigieux, 2 recours existent selon la qualité de la personne réticente :

• S’il s’agit d’un refus du locataire : le propriétaire saisit le tribunal d’instance du ressort du logement afin d’obtenir le constat du refus du locataire. Le juge désigne alors un huissier de justice en charge de récupérer les clés en vue de les remettre au propriétaire.
• S’il s’agit d’un refus du propriétaire : le locataire adresse les clés au propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception. En l’absence d’état des lieux de sortie, il est présumé avoir restitué le logement en bon état.

Les frais d’huissier sont finalement répartis entre le propriétaire et le locataire.

En cas de litige concernant un état des lieux de sortie, le propriétaire et le locataire disposent de 2 types de recours :

• La Conciliation : Cette méthode présente l’avantage d’être gratuite. Le propriétaire et le locataire peuvent tous deux saisir la commission départementale de conciliation par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette instance paritaire composée de représentants des bailleurs et des locataires tentera de trouver une solution amiable susceptible de satisfaire les deux parties. Les parties ont également la possibilité de s’adresser à un conciliateur de justice.
• La saisine du tribunal d’instance : Si la conciliation se conclut par un échec, ou si elle n’est pas utilisée, les parties peuvent saisir le tribunal d’instance du ressort du logement. Avant d’entamer une procédure devant le juge, il est nécessaire d’en comprendre les implications, et notamment d’anticiper les nombreux coûts associés aux démarches devant le tribunal.

Quelques conseils :

• Évitez de faire l’état des lieux en soirée si le logement n’est pas bien éclairé. Ce sera propice à des oublis qui pourraient mener à des désaccords lors de la sortie du locataire.
• Vérifiez toutes les prises, l’état des robinetteries et le fonctionnement des appareils électriques. N’oubliez pas de tester les radiateurs électriques.
• Soyez attentif à noter minutieusement l’état des sols, peintures, portes et fenêtres.