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À propos de la quittance de loyer

Pierre angulaire de la vie de la location et de la relation locataire-bailleur, la quittance est le document remis par le propriétaire attestant du bon paiement du loyer par le locataire pour une période donnée. Sa durée est libre, mais elle est généralement établie pour un mois en particulier.

À chaque règlement du loyer, le bailleur (ou son mandataire) est tenu de transmettre à ses frais une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande. Cependant, si le locataire ne la réclame pas, le propriétaire n’est pas tenu de lui envoyer.

Comment rédiger une quittance de loyer ?

La loi n’impose pas de mise en page particulière, aucun « Cerfa » officiel n’est mis à la disposition des propriétaires. Ce document peut même être rédigé sur papier libre. Nous vous recommandons cependant d’utiliser le modèle de BailFacile mis à votre disposition gratuitement afin de ne pas oublier d’information obligatoire.

Les informations à faire apparaître sur la quittance de loyer sont :

  • Le nom du document (quittance ou reçu si paiement partiel) ;
  • Les coordonnées du bailleur ou de son mandataire ;
  • Les coordonnées du locataire ;
  • L’adresse du logement en location ;
  • Le mois/période pour lequel le loyer a été payé ;
  • Les montants acquittés pour le loyer et les charges ; Obligatoire d’en faire la distinction ;
  • La signature du bailleur ou de son mandataire.

Quand faut-il utiliser ce document ?

Cet écrit peut être utilisé chaque mois, suite au règlement du loyer ou dès que l’occupant en fait la demande, la loi n’obligeant pas le propriétaire à fournir automatiquement les quittances de loyer à son locataire. 

Toutefois, le locataire qui est à jour dans le paiement de ses loyers est en droit de la demander, auquel cas le propriétaire devra obligatoirement donner les quittances correspondant à la période concernée.

Chez BailFacile, afin de se prémunir de futurs litiges, nous vous recommandons de les envoyer chaque mois, une fois le paiement reçu.

Quel format (Word, PDF, Excel) du modèle de quittance de loyer faut-il privilégier ?

Beaucoup de bailleurs se demandent si un format prime concernant la quittance de loyer. Dans les faits, il peut s’agir aussi bien d’un document PDF, Word ou Excel. 

Les formats Word et Excel sont laissés de côté car peu pertinents dans le cadre d’une quittance de loyer. Le format Word cumule deux défauts majeurs : Il peut-être modifié, ce qui peut entraîner la génération de fausses quittances, et donc des litiges entre propriétaires et locataires. Il n’est de plus pas ouvrable à partir de n’importe quel appareil.

Le format Excel sera quant à lui plutôt utilisé afin de créer un modèle général, sa mise en page n’étant pas adaptée. 

Chez BailFacile à l’issue de la création de votre quittance de loyer personnalisée, vous pourrez télécharger votre document au format PDF (Portable Document Format ce qui signifie Format de Document Portable).

Les avantages du format PDF

Le format PDF possède 2 principaux avantages :
Il affiche exactement le même contenu et la même mise en page quel que soit l’appareil, le système d’exploitation ou l’application logicielle dans lequel il est affiché.
Il permet de sécuriser l’ensemble du document afin qu’aucune modification ne soit apportée sur son contenu.

En quoi est-il important de fournir une quittance au locataire ?

Cela lui permet d’apporter la preuve qu’il vous a payé le loyer pour les périodes mentionnées, notamment en cas de litige lors de la restitution du dépôt de garantie. La quittance fait aussi partie des documents annexes demandés par les organismes d’aide au logement, notamment les trois dernières. Enfin, la quittance de loyer est un des documents qui peut être utilisé comme justificatif de domicile.

Quel est le coût d’une quittance de loyer pour le locataire ?

Pour le locataire, une quittance de loyer est entièrement gratuite. Le coût de la gestion de ce document ou le coût d’un timbre postal ne peut pas être répercuté sur le locataire, comme le stipule l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et une clause indiquant le contraire serait réputée non écrite.

Quel moyen utiliser pour transmettre la quittance au locataire ?

Le moyen le plus classique est de l’envoyer par courrier. De plus en plus de locataires et propriétaires choisissent cependant l’envoi par e-mail pour des questions de praticité. Pour que l’envoi par e-mail soit légal, vous devez soit :

  • Avoir l’accord de votre locataire ;
  • Inclure dans le contrat une clause de communication électronique.

La remise des quittances en main propre est également possible.

La signature est-elle obligatoire sur une quittance de loyer ?

Le loueur doit systématiquement signer la quittance de loyer afin que celle-ci soit juridiquement valable. Sans cette signature, le locataire risque un refus de l’administration lors d’une demande d’aide au logement auprès des services de la CAF ce qui peut être problématique pour lui financièrement, et faire peser un risque inutile sur le bon paiement des loyers.

A noter également qu’une signature scannée n’a de valeur juridique que si elle est associée à une identification de l’auteur et à la manifestation de son consentement.

Pour que la signature électronique soit valable : L'intention d'agir & L'identification du propriétaire

Chez BailFacile, la signature peut-être enregistrée directement dans votre espace bailleur afin qu’elle soit ensuite appliquée par défaut à l’ensemble de vos documents, vous faisant gagner un temps précieux tout en étant certain de répondre aux exigences légales.

Quels sont les avantages de la quittance de loyer dématérialisée ?

Le premier avantage est que le document au format PDF que nous proposons permet d’avoir un contenu non-modifiable par le locataire, tout en ayant un fichier lisible sur l’ensemble des appareils existants de nos jours.

L’autre avantage, c’est la rédaction en ligne, qui permet d’avoir un document finalisé sans ratures et donc d’anticiper des incompréhensions.

L’usage des quittances dématérialisées vous fait en plus économiser sur les frais d’impression et d’envoi. Vous gagnez également du temps dans votre communication avec un envoi digital qui est immédiatement réceptionné par votre locataire.

Un geste pour l’environnement

Dernier point en ces temps de conscience écologique : en n’imprimant plus vos quittances de loyer, vous faites un geste pour la planète !

Comme vous pouvez le voir, la quittance digitalisée présente de nombreux avantages. Appréciée des locataires, elle est de plus en plus adoptée par les propriétaires.

Combien de temps garder une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer doit être conservée 3 ans après la fin du bail. Il en va de même du contrat de location et de l’état des lieux. C’est en effet le délai défini par la loi au-delà duquel toute action en justice est prescrite.

Y'a-t-il des délais légaux à respecter quant à l'envoi de la quittance ?

La loi ne dit rien à ce sujet. Cependant un locataire à jour du paiement de son loyer et qui en fait la demande est en droit d’en obtenir une. Afin de garder de bonnes relations, nous vous conseillons de la faire parvenir dans les jours qui suivent le paiement ou la demande.

BailFacile vous permet d’automatiser la génération de ce document en vous mettant à disposition chaque mois un modèle de quittance pré-rempli au format PDF et prêt à l’emploi. Vous pouvez ensuite la partager en quelques clics avec votre locataire par mail ou courrier.

Le locataire arrive ou part en cours de mois, comment établir la quittance ?

Il n’y a pas de différences en dehors du fait que le paiement ne concerne pas un mois complet. Vous calculez donc le loyer et les charges au prorata de la présence du locataire dans les lieux et mentionnez la période correspondante. C’est ce qu’on appelle plus communément une quittance de loyer proratisée.

Quelle est la différence entre l’avis d’échéance et la quittance de loyer ?

L’avis d’échéance (ou appel de loyer) est un document que peut envoyer le bailleur pour rappeler au locataire qu’il est en attente de son loyer. L’envoi de ce document est facultatif. A ne pas confondre avec la quittance donc, qui est le document attestant du paiement intégral du loyer pour une période donnée.

Quelle est la différence entre une quittance de loyer et un reçu ?

En cas de paiement partiel du loyer pour une période mensuelle donné, le bailleur est tenu de donner au locataire un reçu de paiement pour la période correspondante. En dehors du montant, il se présente sous la même forme que la quittance. Si votre occupant a des retards de paiement, vous pouvez le mettre en demeure de vous payer le loyer.

Est-il possible d’ajouter une clause au bail qui permettrait d’inclure dans les charges le coût d’envoi de la quittance ?

Non, toute clause en ce sens serait considérée comme nulle. Par contre, la loi Alur autorise désormais l’envoi de la quittance par mail (quittance dématérialisée) si le locataire l’accepte. Vous pouvez ajouter dans le bail une clause de communication électronique, qui vous permet d’acter l’envoi de la quittance par mail chaque mois et d’utiliser la lettre recommandée électronique (LRE).

Le propriétaire est-il obligé d’envoyer au locataire une quittance chaque mois ?

Non. Certains bailleurs font des envois groupés, tous les 3 ou 6 mois par exemple. Cependant, dès que le locataire en fait la demande, vous êtes dans l’obligation de les lui envoyer.

Notre conseil

Nous vous recommandons de les envoyer chaque mois, par voie électronique, une fois le paiement reçu.

Comment gérer le quittancement pour les colocations ?

Tout dépend de la nature du bail de colocation. S’il est commun à tous les colocataires, une seule quittance avec le montant total du loyer suffit. Il faudra néanmoins mentionner les prénoms et noms de chaque colocataire. 

Si chaque colocataire a signé un bail individuel, chacun recevra une quittance personnalisée.Enfin, en cas de souscription à une assurance pour le compte des colocataires, le montant récupéré par mois fera l’objet d’une ligne à part sur la quittance.

Quels types de charges est-il possible de faire apparaître sur les quittances de loyer ?

Le propriétaire peut faire apparaître sur les quittances d’autres éléments payés par le locataire, en plus des charges locatives : 

  • Les impayés : afin de rappeler au locataire ses obligations, le bailleur indique sur la quittance les loyers dus, antérieurement au moins indiqué sur le document. 
  • L’assurance pour compte : le bailleur peut souscrire dans le cadre d’une colocation à une assurance pour compte (sous la forme d’une assurance multirisque habitation) permettant de protéger les colocataires contre les risques locatifs. Le bien est alors assuré et le propriétaire récupère la prime d’assurance par douzième à chaque paiement du loyer. 
  • Les travaux d’économie d’énergie : lorsque des travaux d’économie d’énergie sont réalisés dans le logement ou parties communes, le bailleur peut ajouter une ligne « Contribution au partage de l’économie de charges » ainsi que la date de la mise en place et la date de fin des travaux. Cette disposition est régie par l’article 23-1 de la loi du 6 juillet 89.

Est-il possible de regrouper les quittances passées de mon locataire sur la même quittance de loyer ?

La question évoquée ici est de savoir s’il est possible, pour le bailleur, de regrouper un ensemble de quittances mensuelles sur le même document. Dans les faits, c’est possible. En pratique, nous le déconseillons afin de se prémunir de tout litige

Notre conseil

N’attendez pas que votre locataire vous les réclame… Prenez les devants, soyez proactifs !

La quittance de loyer vient prouver le bon paiement du loyer, ainsi en éditer une chaque mois (qu’elle soit électronique ou papier) est également une forme de respect envers le locataire, et sera gage de professionnalisme.

Je suis locataire et mon propriétaire refuse de m’envoyer les quittances, que puis-je faire ?

Dès lors que vous êtes à jour de vos paiements, le propriétaire est dans l’obligation de vous les envoyer pour les périodes correspondantes. Si une demande informelle ne suffit pas, vous pouvez lui faire une demande par lettre recommandée avec avis de réception.

Dans le cas où le propriétaire ne se plierait pas à votre demande, vous pouvez saisir le tribunal d’instance, qui prononcera une « injonction de faire ».

Est-il possible d’inscrire la partie du loyer versée par la CAF ?

Il peut arriver que le loyer soit versé en plusieurs parties, l’une provenant du locataire et l’autre de la Caf au travers de l’aide au logement. Le propriétaire a alors la possibilité de le mentionner directement sur la quittance de loyer, sans que cela soit une obligation.

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