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Quittance de loyer dématérialisée

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SOMMAIRE

  • Introduction
  • Contenu
  • Signature
  • Mise en place
  • Avantages
  • FAQ

Vous êtes au bon endroit

Lisez les lignes qui suivent en toute confiance ! BailFacile aide déjà plus de 100 000 propriétaires-bailleurs à gérer leurs locations en totale autonomie. Conformité des documents et démarches, automatisations, signatures électroniques, finances, support...

BailFacile est noté 4.7/5 selon 1853 avis sur Trustpilot. En savoir plus

Introduction

La transmission d’une quittance à son locataire afin d’attester du bon paiement du loyer n’est pas une obligation, cependant un locataire à jour dans le paiement de son loyer et qui en fait la demande est en droit de l’obtenir.

L'idéal est de transmettre la quittance de loyer dans les jours suivants son versement. Vous notifiez ainsi le locataire du bon paiement du loyer. BailFacile vous permet d’automatiser la génération de vos quittances en vous mettant à disposition chaque mois un modèle pré-rempli au format PDF, prêt à l’emploi. 

La transmission dématérialisée permet d’assurer une transmission rapide de la quittance de loyer par courrier électronique, vous évitant la tâche laborieuse de compléter et poster une lettre, chaque mois.

Appréciée des locataires, elle est de plus en plus adoptée par les propriétaires.

Gratuite et sécurisée, nous conseillons de transmettre les quittances de loyer de cette façon. Nous mettons donc à votre disposition un document permettant de formaliser au locataire cette demande.

Contenu de la lettre d’accord pour la transmission dématérialisée de la quittance de loyer

Cette lettre est utilisée pour formaliser auprès du locataire votre demande de transmission dématérialisée des quittances. Son contenu reste à votre discrétion mais il peut être utile de se référer à un modèle afin que le locataire comprenne bien votre requête.

Notre modèle intègre différentes mentions permettant de formuler cette demande de façon claire et structurée. Dans les faits il est très rare que le locataire refuse ce mode de transmission de la quittance. 

Rappelez-vous

Vous avez tout intérêt à utiliser ce mode de transmission de la quittance. Il diminue les coûts, vous fait gagner du temps et permet d’archiver de manière simplifiée les fichiers directement au format PDF, afin d’y accéder facilement.

Notre document mentionne  : 

  • Les coordonnées du propriétaire et du locataire, ainsi que l’adresse du  logement concerné ; 
  • Que les parties conviennent ensemble que les quittances seront désormais transmises de manière dématérialisée, conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989  ; 
  • Les signatures du bailleur et du locataire.

Quittance dématérialisée et signature : que dit la loi ?

Afin que la quittance de loyer soit juridiquement valable, le bailleur doit systématiquement la signer. Sans cette signature, le locataire risque un refus de l’administration lors d’une demande d’aide au logement auprès des services de la CAF. Cela peut être problématique pour lui financièrement tout en faisant peser un risque inutile sur le bon paiement des loyers.

Pour qu’une signature scannée soit valable aux yeux de la loi, il faut qu’elle soit associée à :

  • L’identification de l’auteur ;
  • La manifestation de son consentement.

Chez BailFacile, la signature est enregistrée directement dans votre espace bailleur. Elle peut ainsi être appliquée par défaut à l’ensemble de vos documents que vous éditez, vous faisant gagner un temps précieux dans l’édition de vos quittances de loyer.

Courrier classique ou quittance dématérialisée ? Lequel est meilleur
Verdict : Victoire de la signature électronique par KO

● La quittance transmise par lettre aura mit 2 à 3 jours de plus pour arriver ;

● Il vous en coûtera 15 € chaque année, entre le coût des timbres & l'impression des 12 documents, tandis que la quittance dématérialisée est gratuite ;

● Le risque de perte du courrier existe.

Comment mettre en place l’envoi de la quittance dématérialisée ?

Comme nous l’avons évoqué, il va falloir dans un premier temps formaliser la demande de mise en place de l’envoi de quittances dématérialisées auprès du locataire.

Il suffira ensuite d’effectuer la transition de manière fluide : cessez de lui transmettre ses quittances par courrier physique, et commencez à lui transmettre par courrier électronique.

Notre conseil

Lors du premier envoi dématérialisé, prenez soin de vérifier que le locataire a bien reçu sa quittance. Une erreur peut arriver : l’adresse courriel du locataire pourrait être erronée ou la quittance pourrait se retrouver dans sa boîte mail de “spam”.

Quels sont les avantages de la transmission de la quittance par voie dématérialisée ?

Pour le bailleur cela représente d’abord un avantage économique. La loi prévoit en effet dans l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 que la délivrance de la quittance de loyer doit avoir lieu gratuitement, et qu’aucun frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance de loyer ne peuvent être facturés au locataire. 

Vous l’aurez compris, l’envoi d’un courrier électronique étant gratuit, l’économie réalisée sur une année complète en timbres, enveloppes et frais d’impressions est non-négligeable.

Bon à savoir

L’article 4 p de la loi 89-462 prévoit que toute clause qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d’expédition de la quittance de loyer est réputée non écrite et sans valeur.

La quittance dématérialisée présente d’autres avantages : 

  • Sa rédaction en ligne permet d’avoir un document propre, sans ratures ni erreurs manuscrites ; 
  • Elle se présente sous la forme d’un PDF non-modifiable, il sera donc difficile de falsifier ce document. Le format Pdf présente aussi l’avantage d’être lisible sur un grand nombre d’appareils ;  
  • Enfin, il peut s’agir d’un partie pris écologique : un envoi par courrier électronique présente une empreinte carbone réduite comparée à un envoi traditionnel.

FAQ

Où se procurer une quittance de loyer vierge ?

Vous pouvez éditer une quittance de loyer vierge gratuitement sur le site BailFacile.

Quelle est la durée de conservation des quittances de loyer ?

Les quittances de loyer doivent être conservées 3 ans après la fin d'une location (au même titre que le contrat de location et les états des lieux d'entrée et de sortie). Elles peuvent ainsi servir de justificatifs en cas de paiements de loyer trop importants, non réglés, ou de toute autre contestation venant du bailleur ou du locataire.

Quelle est la valeur d'une quittance de loyer ?

La quittance de loyer n'a de valeur juridique que si elle est signée par le bailleur (propriétaire du logement loué).

Pourquoi les propriétaires demandent-ils 3 quittances de loyer ?

Lors d'un changement de logement, les 3 dernières quittances de loyer sont demandées par le propriétaire au locataire pour vérifier son sérieux et sa solvabilité. Ces documents permettent donc au locataire de retrouver un logement facilement. Il faut, par conséquent, que les quittances de loyer soient datées des 3 derniers mois précédant la signature du nouveau bail.

Est-il obligatoire de donner une quittance de loyer ?

Le propriétaire d'un bien a l'obligation de fournir gratuitement une quittance de loyer à son locataire si et seulement si ce dernier en fait la demande et qu'il est bien à jour dans le paiement de ses loyers.

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