SOMMAIRE
- Définition
- Quand faire une quittance annuelle ?
- Mentions obligatoires
- Pour quelle période ?
- Est-ce obligatoire ?
Ce qu'il faut retenir
Une quittance de loyer est une preuve du bon paiement du loyer, et peut être envoyée à n'importe quel moment au locataire.
L'envoyer annuellement semble plus commode dans certaines situations.
Pour être valide, la quittance doit répondre à un formalisme particulier.
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Si l’obligation pour le bailleur de délivrer une quittance de loyer à la demande du locataire est largement répandue, on aborde beaucoup moins le sujet de sa fréquence d’envoi. Ce document doit-il être transmis de façon mensuelle, trimestrielle ou encore annuelle ? Que dit la loi en la matière ?
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer annuelle ?
Par définition la quittance de loyer est un document rédigé par le bailleur permettant de prouver le bon versement du loyer du locataire sur une période donnée. Cette durée peut s’étaler sur un ou plusieurs mois et, lorsque le document vise une année entière, on parle alors de quittance de loyer annuelle.
En matière d’attestation de loyer, le propriétaire peut donc sur la demande du locataire adresser :
- Une quittance de loyer mensuelle ;
- Une quittance de loyer reprenant les 3 derniers mois (l'attestation trimestrielle est la plus demandée) ;
- Une quittance de loyer annuelle.
Quand privilégier la quittance de loyer annuelle ?
Dans certaines situations, la quittance de loyer annuelle peut se révéler être particulièrement utile. On pense notamment :
- Au rattrapage des retards de quittance : c’est notamment le cas du propriétaire qui n’a pas pour habitude de délivrer des quittances de loyer. Il peut ici formaliser le tout en se servant uniquement d’une quittance de loyer annuelle.
- À condenser le nombre de justificatifs comptables : une seule quittance à l’année permet de réduire significativement le nombre de documents administratifs tout en transmettant des informations identiques. L’idée est ici de synthétiser.
Comment faire une quittance de loyer annuelle ?
Pour les propriétaires qui opteraient pour la quittance de loyer annuelle, retenez que certaines mentions doivent apparaître sur le document comme :
- Le montant du loyer en indiquant bien le détail mois par mois ;
- Le montant des charges en renseignant à chaque fois le détail mois par mois ;
- Les coordonnées du locataire (nom, prénom, adresse) ;
- Les coordonnées du propriétaire (nom, prénom, adresse) ;
- La date de transmission de la quittance ;
- La signature du propriétaire.
Pour être certains que votre quittance de loyer annuelle est légalement admise, il est aussi possible de remplir un modèle d’attestation actualisé directement en ligne et gratuitement.
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Quelle période est comprise dans la quittance de loyer annuelle ?
Généralement, l’attestation annuelle court du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours. Elle peut toutefois commencer à une autre date notamment s’il s’agit de la première année de location.
Dans tous les cas, les montants des loyers annuels doivent à chaque fois être séparés des charges perçues durant l’année. À noter que ces dernières sont généralement révisées à la fin de l’année et peuvent donc évoluer d’une année à l’autre.
Est-il obligatoire de faire une quittance de loyer annuelle ?
Si la quittance de loyer annuelle n’est pas obligatoire, retenez que le bailleur est tout de même tenu de fournir une attestation mensuelle gratuite si le locataire en fait la demande. Une condition reste nécessaire à sa remise : le paiement intégral du loyer et des charges.
Le paiement partiel du loyer rend donc la délivrance d’une quittance de loyer impossible. Dans ce cas, le propriétaire peut tout de même adresser un justificatif à son locataire : le reçu de loyer.
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