Qu'est-ce qu'une quittance de loyer annuelle ?

Par définition, la quittance de loyer est un document rédigé par le bailleur permettant de prouver le bon versement du loyer du locataire sur une période donnée. Cette durée peut s’étaler sur un ou plusieurs mois et, lorsque le document vise une année entière, on parle alors de quittance de loyer annuelle.

En matière d’attestation de loyer, le propriétaire peut donc sur la demande du locataire adresser :

• Une quittance de loyer mensuelle ;
• Une quittance de loyer reprenant les 3 derniers mois (l'attestation trimestrielle est la plus demandée) ;
• Une quittance de loyer annuelle.

Dans certaines situations, la quittance de loyer annuelle peut se révéler être particulièrement utile et notamment :

• Au rattrapage des retards de quittance : lorsque le propriétaire oublie de remettre des quittances chaque mois, une quittance de loyer annuelle est pratique pour rattraper ses oublis. Cette solution lui évite d'éditer plusieurs documents pour chaque loyer payé ;
• À condenser le nombre de justificatifs comptables : une seule quittance à l’année permet de réduire significativement le nombre de documents administratifs tout en transmettant des informations identiques. L’idée est ici de synthétiser.

L’envoi de la quittance de loyer est aussi bien valable par courrier que par voie dématérialisée !

Pour les propriétaires qui opteraient pour la quittance de loyer annuelle, retenez que certaines mentions doivent apparaître sur le document comme :

• Le montant du loyer en indiquant bien le détail mois par mois ;
• Le montant des charges en renseignant à chaque fois le détail mois par mois ;
• Les coordonnées du locataire (nom, prénom, adresse) ;
• Les coordonnées du propriétaire (nom, prénom, adresse) ;
• La date de transmission de la quittance ;
• La signature du propriétaire.

Généralement, l’attestation annuelle court du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours. Elle peut toutefois commencer à une autre date notamment s’il s’agit de la première année de location.

Dans tous les cas, les montants des loyers annuels doivent apparaitre bien distinctement sans inclure les charges perçues durant l'année. Notons d'ailleurs que ces dernières sont généralement révisées à la fin de l’année et peuvent donc évoluer d’une année à l’autre.

Bien que l'envoi des quittances de loyer ne soit pas obligatoire, il est préférable d'envoyer systématiquement cette pièce après le versement du loyer. Le refus de transmettre ce document expose rarement le bailleur à des sanctions. Toutefois, les actions entreprises par le locataire peuvent être contraignante.

Les propriétaires ont la possibilité de simplifier l'envoi des quittances de loyer. Pour ce faire, il leur suffit d'utiliser un logiciel de gestion locative accessible en ligne comme BailFacile. Ces outils donnent les moyens d'automatiser l'envoi des quittances de loyer. Ils intègrent de nombreuses autres fonctionnalités utiles au quotidien pour les bailleurs.