Combien de temps garder une quittance de loyer ?

La quittance de loyer doit être conservée pour une durée de 3 ans après le terme du contrat de location. Cette règle concerne aussi bien le bailleur que le locataire. Elle s'applique à tous les logements loués (meublés ou non) qui servent de résidence principale à l'occupant.

Les principaux concernés doivent garder le document pendant cette durée qu'il s'agisse d'une  quittance de loyer manuscrite ou d'une pièce dématérialisée.

Conformément à l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur et le locataire disposent d'un délai de 3 ans pour dénoncer le non-respect du contrat de location. Dans les faits, il s'agit principalement de litiges relatifs au paiement du loyer et des charges locatives (surfacturation, défaut de paiement, etc.).

Par conséquent, il est nécessaire de conserver ces pièces justificatives durant toute la durée d'un possible recours.

La détention d'une quittance peut éviter bon nombre de mauvaises surprises au bailleur tout comme au locataire.

Pour le propriétaire-bailleur 

• Pas de preuve d'avoir produit et transmis ce document au locataire ;
• Pas de possibilité de se défendre auprès de l'administration en cas de contrôle fiscal (soupçons de dissimulation de revenus fonciers) ;
• Aucun historique en cas de changement de gestionnaire ou de reprise en main de la gestion locative ;
• Difficultés à prouver les revenus locatifs passés pour une revente ou un emprunt. 

Pour le locataire

• Pas de preuve du bon règlement des loyers et charges en cas d'action en justice ;
• Pas de justificatifs de paiements réguliers pour constituer un dossier solide en vue de l'obtention d'un prêt bancaire ou d'accéder à une nouvelle location ;
• Risque de perte de droits à certaines aides ou allocations ;
• Des complications pour profiter de certaines exonérations liées à la résidence principale (le document prouve aussi bien le paiement du loyer que l'occupation du logement) .  

Les quittances de loyer émises par le propriétaire doivent nécessairement être conservées dans un lieu sécurisé. Le Règlement Général de protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les pays de l'Union européenne. Dès lors, les documents contenant des données à caractère personnel (identité, coordonnées, adresse...) doivent être protégés.

Pour conserver des quittances de loyer, mieux vaut privilégier :

• Des lieux fermés à clé (coffre-fort ou pièce sécurisée) pour les documents papier ;
• Des serveurs sécurisés pour les documents sous format électronique.

Les quittances de loyer n'ont pas vocation à être transmises à des tiers ni cédées à des fins commerciales. C'est pourquoi au terme des 3 ans de conservation légalement obligatoires, les quittances doivent être supprimées ou détruites de manière sécurisée.