Combien de temps les quittances de loyer restent-elles valables ?

Publié le 20 octobre 2022Mis à jour le 19 avril 2023

Les quittances de loyer sont des documents que vous devez conserver jusqu'à 3 ans après la fin de votre contrat de location. En effet, il s'agit du délai durant lequel vous pouvez dénoncer le non-respect de l'une des clauses du bail. Cette obligation légale s'applique aux deux acteurs de la vie locative, locataire comme propriétaire. Elle concerne les locations de résidences principales, vides ou meublées.

Pourtant, il faut savoir que l'émission de ces acquits n'est pas exigée par la loi, sauf si le locataire les réclame.

Par ailleurs, les mentions obligatoires contenues dans les quittances de loyer, notamment les informations personnelles du locataire, vous obligent, si vous êtes bailleur, à les conserver dans un endroit sécurisé.

Gardez-les soigneusement ! Elles peuvent vous protéger en cas de litige avec votre locataire. D'autre part, ce dernier peut s'en servir pour faire valoir ses droits, comme justificatif de domicile, ou preuve de paiement de son loyer.

Combien de temps garder quittance de loyer

Combien de temps conserver une quittance de loyer ?

La quittance de loyer doit être conservée pendant une durée de 3 ans après le terme du contrat de location.

Cette règle s'applique :

Au bailleur et au locataire ;
Aux logements à usage de résidence principale ;
Aux biens loués vides ou meublés ;
Aux documents sous format papier ou dématérialisés (c'est-à-dire transmis par voie électronique).

Cette facture certifie le paiement de la créance. Elle n'est pas obligatoire. Toutefois, si le locataire la réclame, le bailleur, le propriétaire ou l'agence de location selon le cas, doit alors la lui fournir gratuitement (article 21 de la loi du 6 juillet 1989).

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On parle de résidence principale lorsque le locataire, son conjoint ou l'une des personnes dont il a la charge, occupe le logement pendant une durée minimale de 8 mois dans l'année. Si l'occupant (son conjoint ou les personnes à charge) n'occupe pas le bien de manière effective pendant un laps de temps pour raisons médicales ou professionnelles, la résidence principale n'est pas remise en cause, même si la durée minimum de 8 mois n'est pas satisfaite.

Exemple :

Votre locataire occupe le logement pendant 7 mois. Il s'absente pour raisons professionnelles durant 1 mois. Le logement est considéré comme sa résidence principale même s'il n'était pas présent physiquement pendant l'intégralité des 8 mois requis.

Pourquoi garder les quittances de loyer ?

Conformément à l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur et le locataire disposent d'un délai de 3 ans pour dénoncer le non-respect du contrat de location. Dans les faits, il s'agit principalement de litiges relatifs au paiement du loyer et des charges locatives (surfacturation, défaut de paiement, etc.).

Par conséquent, il est nécessaire de conserver ces pièces justificatives durant toute la durée d'un possible recours.

Voici en résumé plusieurs raisons qui légitiment la conservation minutieuse des quittances de loyer :

Pour le propriétaire-bailleur	Pour le locataire
En cas d'action en justice, la quittance permet de prouver : le respect de votre obligation de fournir ce document à votre locataire ; le défaut de paiement éventuel des montants dus par l'occupant ; la provenance de cette source de revenu imposable.	La quittance de loyer constitue : une preuve du paiement régulier des loyers un outil de contestation d'un montant jugé trop élevé un justificatif de domicile valable pour certaines démarches administratives

Comment conserver des factures liées à une location immobilière ?

Les quittances de loyer émises par le propriétaire doivent nécessairement être conservées dans un lieu sécurisé.

En effet, le Règlement général de protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les pays de l'Union européenne. Dès lors, les documents contenant des données personnelles et confidentielles doivent être protégés.

Par conséquent, pour conserver vos attestations de loyers, préférez :

Des lieux fermés à clé (coffre-fort ou pièce close) pour les documents papier ;
Des serveurs sécurisés pour les documents sous format électronique.

Aussi, les quittances de loyer n'ont pas vocation à être transmises à des tiers ni cédées à des fins commerciales.

C'est pourquoi au terme des 3 ans de conservation légalement obligatoires, les quittances doivent être détruites.

L'article 4 du RGPD définit comme « donnée à caractère personnel » les informations relatives à une personne identifiée ou identifiable (par un nom, un numéro d'identification, une adresse, un identifiant en ligne, etc.).

Quelles sont les sanctions si vous égarez des reçus de loyers ?

La loi ne prévoit aucune sanction en cas de défaut de conservation des quittances de loyer. Cependant, les préjudices d'un tel manquement peuvent s'avérer importants que vous soyez propriétaire ou locataire.

Si vous n'êtes pas en mesure de les produire, l'absence des quittances de loyer peut vous empêcher de réaliser certaines démarches :

Pour le propriétaire-bailleur	Pour le locataire
Pas de preuve d'avoir produit et transmis ce document au locataire ; Pas de possibilité de recouvrir le montant des loyers non perçus ; Pas de possibilité de se défendre auprès de l'administration en cas de contrôle fiscal (soupçons de dissimulation de revenus fonciers).	Pas de preuve du bon règlement des loyers et charges en cas d'action en justice ; Pas de preuve de paiements réguliers pour constituer un dossier solide en vue de l'obtention d'un prêt bancaire.

FAQ

Quelle différence entre appel de loyer, avis d'échéance et quittance de loyer ?

L'appel de loyer, aussi appelé avis d'échéance, est adressé au locataire avant la date à laquelle le loyer devient exigible.

La quittance de loyer, quant à elle, est envoyée à réception du paiement du loyer.

Combien de temps doit-on garder une quittance de loyer ?

Que vous soyez locataire ou propriétaire, vous devez conserver vos quittances de loyer durant une période de 3 ans après la fin du bail et l'état des lieux.

Pourquoi garder des quittances de loyer ?

Ces documents peuvent vous servir :

de justificatif de domicile pour des démarches administratives ;
de preuve de paiement de vos loyers en cas de litige avec votre bailleur ;
de preuve d'émission et de transmission du document à votre locataire devant un juge ;
de justificatif de vos revenus fonciers ;
etc.

Quels sont les papiers à garder 10 ans ?

Les contrats d'assurance vie doivent être conservés pendant 10 ans par le bénéficiaire dès qu'il en a connaissance.

Combien de temps garder les relevés bancaires ?

Les relevés de comptes courants, PEL, livrets A, etc. doivent être gardés pendant une durée de 5 ans.

Quels sont les documents à garder et combien de temps ?

Les documents concernant votre situation familiale (livret de famille, contrat de mariage, jugement de divorce, etc.) : pas de limitation de durée ;
Les papiers relatifs à votre assurance (quittances, courriers de résiliation…) : 2 ans ;
Les contrats d'assurance vie : 10 ans ;
Les factures d'électricité, de gaz et d'eau : 5 ans ;
Les factures de téléphone : 1 an ;
Les pièces afférentes à la copropriété (syndic, procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires…) : 5 ans ;
Les quittances de loyer, état des lieux.. : 3 ans ;
Les avis d'imposition : 3 ans ;
Les avis d'impôts locaux (taxe d'habitation, taxe foncière) : 1 an.

Rédigé par Thibaud Fily Logo Linkedin

Thibaud est cofondateur de BailFacile et responsable du contenu éditorial. Son ambition est de rendre accessible le savoir-faire de la gestion locative au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité.

SOMMAIRE

Combien de temps conserver une quittance de loyer ?

La quittance de loyer doit être conservée pendant une durée de 3 ans après le terme du contrat de location.

Cette règle s'applique :

Au bailleur et au locataire ;
Aux logements à usage de résidence principale ;
Aux biens loués vides ou meublés ;
Aux documents sous format papier ou dématérialisés (c'est-à-dire transmis par voie électronique).

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Exemple :

Pourquoi garder les quittances de loyer ?

Par conséquent, il est nécessaire de conserver ces pièces justificatives durant toute la durée d'un possible recours.

Voici en résumé plusieurs raisons qui légitiment la conservation minutieuse des quittances de loyer :

Pour le propriétaire-bailleur	Pour le locataire
En cas d'action en justice, la quittance permet de prouver : le respect de votre obligation de fournir ce document à votre locataire ; le défaut de paiement éventuel des montants dus par l'occupant ; la provenance de cette source de revenu imposable.	La quittance de loyer constitue : une preuve du paiement régulier des loyers un outil de contestation d'un montant jugé trop élevé un justificatif de domicile valable pour certaines démarches administratives

Comment conserver des factures liées à une location immobilière ?

Les quittances de loyer émises par le propriétaire doivent nécessairement être conservées dans un lieu sécurisé.

Par conséquent, pour conserver vos attestations de loyers, préférez :

Des lieux fermés à clé (coffre-fort ou pièce close) pour les documents papier ;
Des serveurs sécurisés pour les documents sous format électronique.

Aussi, les quittances de loyer n'ont pas vocation à être transmises à des tiers ni cédées à des fins commerciales.

C'est pourquoi au terme des 3 ans de conservation légalement obligatoires, les quittances doivent être détruites.

Quelles sont les sanctions si vous égarez des reçus de loyers ?

Si vous n'êtes pas en mesure de les produire, l'absence des quittances de loyer peut vous empêcher de réaliser certaines démarches :

Pour le propriétaire-bailleur	Pour le locataire
Pas de preuve d'avoir produit et transmis ce document au locataire ; Pas de possibilité de recouvrir le montant des loyers non perçus ; Pas de possibilité de se défendre auprès de l'administration en cas de contrôle fiscal (soupçons de dissimulation de revenus fonciers).	Pas de preuve du bon règlement des loyers et charges en cas d'action en justice ; Pas de preuve de paiements réguliers pour constituer un dossier solide en vue de l'obtention d'un prêt bancaire.

FAQ

Quelle différence entre appel de loyer, avis d'échéance et quittance de loyer ?

L'appel de loyer, aussi appelé avis d'échéance, est adressé au locataire avant la date à laquelle le loyer devient exigible.

La quittance de loyer, quant à elle, est envoyée à réception du paiement du loyer.

Combien de temps doit-on garder une quittance de loyer ?

Que vous soyez locataire ou propriétaire, vous devez conserver vos quittances de loyer durant une période de 3 ans après la fin du bail et l'état des lieux.

Pourquoi garder des quittances de loyer ?

Ces documents peuvent vous servir :

de justificatif de domicile pour des démarches administratives ;
de preuve de paiement de vos loyers en cas de litige avec votre bailleur ;
de preuve d'émission et de transmission du document à votre locataire devant un juge ;
de justificatif de vos revenus fonciers ;
etc.

Quels sont les papiers à garder 10 ans ?

Les contrats d'assurance vie doivent être conservés pendant 10 ans par le bénéficiaire dès qu'il en a connaissance.

Combien de temps garder les relevés bancaires ?

Les relevés de comptes courants, PEL, livrets A, etc. doivent être gardés pendant une durée de 5 ans.

Quels sont les documents à garder et combien de temps ?

Les documents concernant votre situation familiale (livret de famille, contrat de mariage, jugement de divorce, etc.) : pas de limitation de durée ;
Les papiers relatifs à votre assurance (quittances, courriers de résiliation…) : 2 ans ;
Les contrats d'assurance vie : 10 ans ;
Les factures d'électricité, de gaz et d'eau : 5 ans ;
Les factures de téléphone : 1 an ;
Les pièces afférentes à la copropriété (syndic, procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires…) : 5 ans ;
Les quittances de loyer, état des lieux.. : 3 ans ;
Les avis d'imposition : 3 ans ;
Les avis d'impôts locaux (taxe d'habitation, taxe foncière) : 1 an.

Sources

service-public.fr - Durée de conservation des papiers
legifrance.gouv.fr - Loi 89-462 du du 6 juillet 1989
CNIL - Le règlement général sur la protection des données - RGPD

Rédigé par Thibaud Fily Logo Linkedin