SOMMAIRE
- Définition & conservation
- Pourquoi faut-il garder les quittances de loyer ?
- Comment conserver ses factures immobilières ?
- Sanctions en cas de non conservation
- FAQ
Ce qu'il faut retenir
Les quittances de loyer doivent être conservées pendant 3 ans après la fin du contrat de location ;
Ces documents servent de preuve en cas de litige, notamment pour des questions de paiement de loyer et de charges locatives ;
L'absence de quittances peut causer des difficultés dans la preuve de paiements ou la défense en cas de litiges, que ce soit pour le propriétaire ou le locataire ;
Il est recommandé de conserver les quittances dans un lieu sécurisé (coffre-fort, serveur sécurisé) et de respecter les règles du RGPD pour les données personnelles.
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Les quittances de loyer sont des documents que vous devez conserver jusqu'à 3 ans après la fin de votre contrat de location. Cette mesure assure une traçabilité financière et juridique pour les deux parties et joue un rôle important dans la sécurisation des accords locatifs et la prévention des litiges.
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer et combien de temps la conserver ?
La quittance de loyer doit être conservée pendant une durée de 3 ans après le terme du contrat de location.
Cette règle s'applique :
- Au bailleur et au locataire ;
- Aux logements à usage de résidence principale ;
- Aux biens loués vides ou meublés ;
- Aux documents sous format papier (quittance de loyer manuscrite) ou dématérialisés (c'est-à-dire transmis par voie électronique).
Cette facture certifie le paiement de la créance. Elle n'est pas obligatoire. Toutefois, si le locataire la réclame, le bailleur, le propriétaire ou l'agence de location selon le cas, doit alors la lui fournir gratuitement (article 21 de la loi du 6 juillet 1989).
Pourquoi faut-il garder les quittances de loyer ?
Conformément à l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur et le locataire disposent d'un délai de 3 ans pour dénoncer le non-respect du contrat de location. Dans les faits, il s'agit principalement de litiges relatifs au paiement du loyer et des charges locatives (surfacturation, défaut de paiement, etc.).
Par conséquent, il est nécessaire de conserver ces pièces justificatives durant toute la durée d'un possible recours.
Les raisons qui légitiment la conservation de documents telles que des quittances de loyer
| Pour le propriétaire-bailleur | Pour le locataire |
|---|---|
En cas d'action en justice, la quittance permet de prouver :
|
La quittance de loyer constitue :
|
Comment conserver des factures liées à une location immobilière ?
Les quittances de loyer émises par le propriétaire doivent nécessairement être conservées dans un lieu sécurisé.
En effet, le Règlement général de protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les pays de l'Union européenne. Dès lors, les documents contenant des données personnelles et confidentielles doivent être protégés.
Par conséquent, pour conserver vos attestations de loyers, préférez :
- Des lieux fermés à clé (coffre-fort ou pièce close) pour les documents papier ;
- Des serveurs sécurisés pour les documents sous format électronique.
Aussi, les quittances de loyer n'ont pas vocation à être transmises à des tiers ni cédées à des fins commerciales.
C'est pourquoi au terme des 3 ans de conservation légalement obligatoires, les quittances doivent être détruites.
L'article 4 du RGPD définit comme « donnée à caractère personnel » les informations relatives à une personne identifiée ou identifiable (par un nom, un numéro d'identification, une adresse, un identifiant en ligne, etc.).
Quelles sont les sanctions en cas de non conservation ?
La loi ne prévoit aucune sanction en cas de défaut de conservation des quittances de loyer. Cependant, les préjudices d'un tel manquement peuvent s'avérer importants que vous soyez propriétaire ou locataire.
Si vous n'êtes pas en mesure de les produire, l'absence des quittances de loyer peut vous empêcher de réaliser certaines démarches :
| Pour le propriétaire-bailleur | Pour le locataire |
|---|---|
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FAQ
Quelle différence entre appel de loyer, avis d'échéance et quittance de loyer ?
L'appel de loyer, aussi appelé avis d'échéance, est adressé au locataire avant la date à laquelle le loyer devient exigible.
La quittance de loyer, quant à elle, est envoyée à réception du paiement du loyer.
Combien de temps doit-on garder une quittance de loyer ?
Que vous soyez locataire ou propriétaire, vous devez conserver vos quittances de loyer durant une période de 3 ans après la fin du bail et l'état des lieux.
Pourquoi garder des quittances de loyer ?
Ces documents peuvent vous servir :
- de justificatif de domicile pour des démarches administratives ;
- de preuve de paiement de vos loyers en cas de litige avec votre bailleur ;
- de preuve d'émission et de transmission du document à votre locataire devant un juge ;
- de justificatif de vos revenus fonciers ;
- etc.
Quels sont les documents à garder et combien de temps ?
- Les documents concernant votre situation familiale (livret de famille, contrat de mariage, jugement de divorce, etc.) : pas de limitation de durée ;
- Les papiers relatifs à votre assurance (quittances, courriers de résiliation…) : 2 ans ;
- Les contrats d'assurance vie : 10 ans ;
- Les factures d'électricité, de gaz et d'eau : 5 ans ;
- Les factures de téléphone : 1 an ;
- Les pièces afférentes à la copropriété (syndic, procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires…) : 5 ans ;
- Les quittances de loyer, état des lieux.. : 3 ans ;
- Les avis d'imposition : 3 ans ;
- Les avis d'impôts locaux (taxe d'habitation, taxe foncière) : 1 an.
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Sources
- service-public.fr - Durée de conservation des papiers
- legifrance.gouv.fr - Loi 89-462 du du 6 juillet 1989
- CNIL - Le règlement général sur la protection des données - RGPD
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