SOMMAIRE
- À quoi sert une quittance de loyer pour la SCI ?
- Quelles sont les mentions obligatoires d'une quittance délivrée par une SCI ?
- Dans quels cas la SCI a-t-elle l'obligation de remettre une quittance ?
- FAQ
Ce qu'il faut retenir
Une SCI doit envoyer une quittance de loyer si le locataire en fait la demande et a tout payé.
La quittance sert à prouver que le loyer a bien été payé, et elle aide aussi pour la comptabilité et les contrôles.
Elle doit indiquer les infos de la SCI, du locataire, du logement, des montants payés, et être signée par le gérant.
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La création d’une Société Civile Immobilière (SCI) constitue une solution attractive pour ceux qui veulent acheter, détenir et gérer des biens immobiliers à plusieurs. La location de logements ou de locaux professionnels fait partie de ses activités principales. La SCI à travers son représentant légal doit réaliser de nombreuses formalités. Elle doit notamment délivrer des quittances de loyer assez régulièrement.
À quoi sert une quittance de loyer pour la SCI ?
La quittance de loyer est un document légal, transmis par le bailleur à son locataire pour attester du paiement intégral du loyer et des charges locatives sur une période donnée.
Pour la SCI, elle revêt une importance particulière. Ce document est :
- Une pièce comptable à conserver : les quittances délivrées permettent de retracer les recettes perçues par la SCI. Elles sont essentielles pour la tenue d'une comptabilité claire et transparente ;
- Un précieux justificatif en cas de contrôle fiscal : les quittances de loyer permettent de justifier les loyers encaissés et donc les revenus déclarés par la SCI ;
- Un véritable outil de gestion : les quittances permettent de garder une trace claire des paiements effectués, ce qui évite les confusions ou litiges, en particulier si la SCI gèrent plusieurs biens.
- Utile à la réalisation de nombreuses démarches : ces documents peuvent être demandés dans le cadre de différentes procédures pour ne citer qu'une demande de prêt, la cession d'un bien ou encore le règlement d'une succession.
Quelles sont les mentions obligatoires de la quittance de loyer délivrée par une SCI ?
La loi n'impose aucun formalisme précis quant au contenu d'une quittance de loyer fournie par une SCI. Toutefois, les usages veulent que certaines mentions apparaissent sur le document à savoir :
- Les renseignements sur la SCI (raison sociale, capital social, adresse du siège, numéro SIREN/SIRET, numéro d’immatriculation RCS) ;
- Les informations (nom et prénom) de tous les locataires qui ont signé le bail de location ;
- L’adresse précise du logement loué (identique au contrat de location) ;
- La période correspondante au paiement du loyer (par exemple : du 1er février 2023 au 28 février 2023 inclus) ;
- Le montant du paiement reçu, en distinguant le loyer, les charges locatives et éventuellement la TVA ;
- Le lieu d’émission de la quittance de loyer, la date et une signature.
Les documents émis par la SCI sont souvent signés par son gérant. Il arrive également qu'un mandataire puisse agir au nom de la SCI. En tout cas, un associé non mandaté ne doit jamais signer la quittance.
Dans quels cas la SCI a-t-elle l'obligation de remettre une quittance ?
Tout comme le bailleur personne physique, la SCI n'est pas dans l'obligation de remettre systématiquement une quittance de loyer. La remise d'une quittance n'est obligatoire que si le locataire en fait la demande et que le loyer et les charges ont été intégralement payés.
La délivrance de ce document peut cependant être rendue systématique en ajoutant une clause dédiée dans le bail de location.
En cas de paiement partiel du loyer ou des charges, la SCI est en droit de refuser la délivrance de la quittance. Toutefois, la loi lui impose dans ce cas de remettre un reçu de loyer. Celui-ci détaille la somme versée, mais ne libère pas le locataire de ses dettes locatives pour la période concernée.
FAQ
La SCI peut-elle facturer des frais pour l'envoi de la quittance ?
La SCI n'est pas autorisée à facturer des frais pour l'envoi d'une quittance. Puisqu'elle gère habituellement plusieurs biens, ces envois peuvent être coûteux. Voilà pourquoi mieux vaut envoyer ces documents par e-mail. Cette solution pourra être mise en place à condition que la SCI ait obtenu l'accord des locataires concernés.
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Sources
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