Comment remplir une quittance de loyer correctement ?

La quittance de loyer certifie le paiement intégral du loyer et des charges par le locataire. Par défaut, la délivrance d’une quittance de loyer n’est pas obligatoire , seule une demande expresse du locataire l’oblige à envoyer ce document officiel. 

Pour le locataire, les quittances de loyer prouvent, non seulement, le paiement complet de son loyer, mais aussi l’existence d’un bail de location pour son logement (pratique en cas de litige), et peuvent servir de justificatif auprès de l’administration (domicile ou autre). 

La loi n’impose aucun modèle de quittance de loyer, mais pour qu'elle soit valable vous devez vous assurer qu’elle comporte bien toutes les mentions ci-dessous.

1. Le titre du document

N’oubliez pas de faire figurer, de façon visible en haut de votre feuille, la nature du document : « Quittance de loyer ».

2. Les coordonnées du ou des locataires

Une quittance de loyer doit stipuler le nom et le prénom de chaque locataire signataire du contrat de location. Par exemple, dans le cadre d’une colocation de « colocataires indivisibles et solidaires », l’ensemble des colocataires figurant sur le bail doivent être mentionnés.

3. La désignation du bien loué

L’adresse du logement loué doit être indiquée dans la quittance de loyer. Cette dernière doit être exactement la même que celle qui figure dans le bail de location et doit être aussi précise que possible : indiquez les éléments qui permettront d’identifier le bien à coup sûr comme le numéro ou le nom du bâtiment, l’étage, le numéro de porte, etc.

4. Votre identité en tant que bailleur

Désignez-vous comme bailleur en indiquant votre nom, prénom et adresse de résidence (précisez votre adresse fiscale si différente). Si le bail a été établi au nom d’une Société Civile Immobilière (SCI), il faudra faire figurer sa raison sociale, l’adresse de son siège, et le nom du gérant sur la quittance.

5. La période concernée

Les dates de la période de location correspondante à la quittance de loyer doivent être clairement inscrites pour ne créer aucune incertitude. Il est conseillé d’utiliser la forme jour/mois/année et de préciser si le dernier jour est inclus ou non. Exemple : du 1er janvier 2023 au 31 janvier 2023 inclus, ou du 01/01/2023 au 31/01/2023 inclus.

6. Le montant et sa répartition

Conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, une quittance de loyer doit obligatoirement comporter le montant exact de la somme perçue, et devra indiquer la répartition entre le loyer et les charges éventuelles. Ces deux montants doivent figurer de façon distincte et inscrits en chiffres et en lettres (c’est le montant indiqué en lettres qui sera retenu en cas de différence). 

7. La date et le lieu d’émission

La quittance de loyer est un document légal qui doit être dûment signé et daté par le bailleur ou son mandataire (une personne ou une agence de location par exemple, à qui vous avez donné un mandat de gestion).

Pour être valable juridiquement, une quittance de loyer doit être parfaitement lisible et n’omettre aucune des mentions obligatoires. Pour vous aider, BailFacile vous propose de compléter directement en ligne et gratuitement, notre modèle de quittance de loyer : c’est facile, rapide et vous êtes sûrs de ne rien oublier !