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Comment rédiger une quittance de loyer correctement ?

Comment remplir quittance loyer

SOMMAIRE

  • Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
  • Quittance de loyer valide : 7 mentions
  • Modèle de quittance
  • FAQ

Ce qu'il faut retenir

La quittance de loyer est un document certifiant le paiement intégral du loyer et des charges par le locataire; sa délivrance n'est obligatoire que sur demande expresse du locataire.

Aucun frais de gestion ne peut être facturé au locataire pour l'émission ou l'envoi des quittances; l'envoi par mail est une alternative sans frais.

Aucun modèle spécifique imposé par la loi, mais doit inclure des mentions spécifiques comme le titre du document, coordonnées des locataires, adresse du bien, identité du bailleur, période concernée, et montant avec répartition entre loyer et charges.

En cas de paiement partiel, le bailleur peut émettre un reçu de loyer indiquant la somme perçue et le solde restant.

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En tant que propriétaire bailleur d’un bien immobilier (appartement, maison, local commercial, etc.), qu’il soit loué vide ou meublé, vous pouvez être amené à fournir certains documents à vos locataires, dont la fameuse quittance de loyer. Est-ce une obligation ? Quels sont les éléments obligatoires pour remplir une quittance de loyer ?

Quelle est la définition d'une quittance de loyer ?

La quittance de loyer certifie le paiement intégral du loyer et des charges par le locataire. Par défaut, la délivrance d’une quittance de loyer n’est pas obligatoire , seule une demande expresse du locataire l’oblige à envoyer ce document officiel. 

Pour le locataire, les quittances de loyer prouvent, non seulement, le paiement complet de son loyer, mais aussi l’existence d’un bail de location pour son logement (pratique en cas de litige), et peuvent servir de justificatif auprès de l’administration (domicile ou autre). 

Les frais de gestion

Légalement, aucuns frais de gestion ne peuvent être facturés au locataire pour l’émission ou l’envoi des quittances de loyer. Pour éviter le coût du timbre postal, il est possible d’envoyer les quittances par mail, après avoir demandé l’accord de votre locataire.

Comment rédiger une quittance de loyer sans commettre d'erreur ?

La loi n’impose aucun modèle de quittance de loyer, mais pour qu'elle soit valable vous devez vous assurer qu’elle comporte bien toutes les mentions ci-dessous.

1. Le titre du document

N’oubliez pas de faire figurer, de façon visible en haut de votre feuille, la nature du document : « Quittance de loyer ».

2. Les coordonnées du ou des locataires

Une quittance de loyer doit stipuler le nom et le prénom de chaque locataire signataire du contrat de location. Par exemple, dans le cadre d’une colocation de « colocataires indivisibles et solidaires », l’ensemble des colocataires figurant sur le bail doivent être mentionnés.

3. La désignation du bien loué

L’adresse du logement loué doit être indiquée dans la quittance de loyer. Cette dernière doit être exactement la même que celle qui figure dans le bail de location et doit être aussi précise que possible : indiquez les éléments qui permettront d’identifier le bien à coup sûr comme le numéro ou le nom du bâtiment, l’étage, le numéro de porte, etc.

4. Votre identité en tant que bailleur

Désignez-vous comme bailleur en indiquant votre nom, prénom et adresse de résidence (précisez votre adresse fiscale si différente). Si le bail a été établi au nom d’une Société Civile Immobilière (SCI), il faudra faire figurer sa raison sociale, l’adresse de son siège, et le nom du gérant sur la quittance.

5. La période concernée

Les dates de la période de location correspondante à la quittance de loyer doivent être clairement inscrites pour ne créer aucune incertitude. Il est conseillé d’utiliser la forme jour/mois/année et de préciser si le dernier jour est inclus ou non. Exemple : du 1er janvier 2023 au 31 janvier 2023 inclus, ou du 01/01/2023 au 31/01/2023 inclus.

6. Le montant et sa répartition

Conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, une quittance de loyer doit obligatoirement comporter le montant exact de la somme perçue, et devra indiquer la répartition entre le loyer et les charges éventuelles. Ces deux montants doivent figurer de façon distincte et inscrits en chiffres et en lettres (c’est le montant indiqué en lettres qui sera retenu en cas de différence). 

Émettre un reçu de loyer

Si le paiement reçu pour une période donnée ne correspond pas à l’intégralité du montant dû, le propriétaire bailleur ne peut pas fournir de quittance de loyer et pourra émettre un « reçu de loyer », indiquant la somme perçue et le solde à payer.

7. La date et le lieu d’émission

La quittance de loyer est un document légal qui doit être dûment signé et daté par le bailleur ou son mandataire (une personne ou une agence de location par exemple, à qui vous avez donné un mandat de gestion).

Où trouver un modèle de quittance de loyer gratuit en ligne ? (pdf)

Pour être valable juridiquement, une quittance de loyer doit être parfaitement lisible et n’omettre aucune des mentions obligatoires. Pour vous aider, BailFacile vous propose de compléter directement en ligne et gratuitement, notre modèle de quittance de loyer : c’est facile, rapide et vous êtes sûrs de ne rien oublier !

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Thomas Ducourant
12 boulevard de la liberté
59000 Lille

Georges Dupin
17 boulevard Gambetta
4ème étage gauche
38000 Grenoble

QUITTANCE DE LOYER

Période : du 01/04/2022 au 30/04/2022
Adresse du logement : 17 boulevard Gambetta, 4ème étage gauche, 38000 Grenoble

PROPRIÉTAIRE

Thomas Ducourant

LOCATAIRE

Georges Dupin
Antoine Bertrand

Détail du règlement

Montant

Loyer 1 517,90 €
Charges 50,50 €
Total 1 568,40 €

Je soussigné(e) Thomas Ducourant propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de la part du locataire l’ensemble des sommes mentionnées au titre du loyer et des charges.

Fait à Lille, le 21/04/2022

Le bailleur
Thomas Ducourant

Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu être donnés pour acomptes versés au titre du loyer et des charges pour l’échéance correspondante. Le paiement de la présente quittance ne présume pas du paiement des termes précédents. À conserver 3 ans après échéance du bail.

FAQ

Comment remplir une quittance de loyer pour la CAF ?

Pour remplir une quittance de loyer pour la CAF, indiquez les noms et adresses du locataire et du bailleur, l'adresse du logement, la période de location, le montant du loyer avec charges si incluses, la date de paiement et la signature du bailleur. Il est important que toutes les informations soient claires et exactes pour la CAF.

Comment remplir une quittance de loyer avec APL ?

Pour remplir une quittance de loyer avec APL, mentionnez les noms et adresses du locataire et du bailleur, l'adresse du logement, la période de location, le montant du loyer et des charges, la date de paiement, et la signature du bailleur. Les informations doivent être précises pour le traitement de l'APL.

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