Comment éditer une quittance de loyer avec des impayés ?
Publié le 17 janvier 2023Mis à jour le 18 avril 2025
SOMMAIRE
- Peut-on délivrer une quittance en cas d'impayés ?
- Dans quels cas refuser la délivrance d'une quittance de loyer ?
- Pourquoi éditer un reçu de loyer en cas de paiement partiel ?
- Comment rédiger et envoyer un reçu de loyer ?
- FAQ
Ce qu'il faut retenir
Un locataire doit payer intégralement son loyer pour obtenir une quittance de loyer.
S'il paie partiellement, le propriétaire doit lui fournir un reçu de loyer gratuitement.
Le reçu de loyer doit contenir les détails de la transaction et peut être envoyé par différents moyens.
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Le locataire qui s’est intégralement acquitté du paiement de son loyer et de ses charges est en droit d’exiger la remise d’une quittance de loyer à son propriétaire. Mais qu’en est-il si ce dernier est en situation d’impayé ou s'il ne paye que partiellement le loyer ?
Le propriétaire peut-il délivrer une quittance de loyer en cas d'impayés ?
Un locataire qui ne règle pas ou que partiellement son loyer (charges comprises) ne peut obtenir une quittance de loyer. Ce document atteste effectivement que le locataire s'est intégralement acquitté du loyer et des charges pour la période concernée.
Dans quels cas le bailleur est en droit de refuser la délivrance d'une quittance de loyer ?
Le bailleur n'est ainsi pas tenu de fournir une quittance de loyer lorsque :
- Le locataire ne paye ni le loyer ni les charges ;
- Le locataire s'acquitte uniquement du loyer ou des charges ;
- Le locataire verse l'ancien montant après une révision de loyer ou de charges ;
- Le locataire quitte le logement sans avoir payé le dernier loyer ;
- Le locataire refuse de payer un complément après la régularisation annuelle des charges.
Face à l'une des situations décrites plus haut, le bailleur doit fournir un reçu de loyer si le locataire demande un document attestant le paiement. Cette pièce prouve le paiement partiel du loyer et/ou des charges.
Pourquoi éditer un reçu de loyer en cas de paiement partiel ?
Un reçu de loyer n'a pas la même valeur juridique qu'une quittance de loyer. Ce second document libère le locataire de sa dette locative pour la période donnée. Si le locataire remet une quittance en cas de paiement partiel de loyer, les autorités compétentes considèrent que le propriétaire a reçu intégralement les montants dus.
Un reçu de loyer évite une telle situation. Il permet de consigner le montant payé par le locataire tout en permettant le recouvrement de l'impayé dans les meilleurs délais.
Notons que le bailleur n'est tenu de délivrer un reçu que si un paiement a été fait. Si le locataire ne paye ni le loyer ni les charges, le propriétaire n'a pas à délivrer un reçu de loyer.
Comment rédiger et faire parvenir un reçu de loyer à son locataire ?
Mentions obligatoires
À l’instar de la quittance de loyer qui doit respecter un certain formalisme, la loi ne prévoit aucune règle particulière en matière de rédaction d’un reçu de loyer.
Néanmoins, l’usage veut que les informations suivantes figurent dans le document (qui sont sensiblement les mêmes que celles d'une quittance) :
- Les coordonnées du bailleur, de l’agence immobilière ou du mandataire (nom, prénom, nom de l’agence et adresse) ;
- Les coordonnées du locataire (nom, prénom, adresse) ;
- L’adresse du bien loué ;
- Le prix du loyer ;
- Le montant des charges ;
- La somme versée en chiffres et lettres du paiement du locataire ;
- Le restant dû ;
- La signature du propriétaire ;
- La date et le lieu de rédaction du document (Fait à …, le … ).
La délivrance d’un reçu de loyer partiel n’est pas obligatoire. Elle le devient à une condition : si le locataire en fait la demande. Cela signifie que le bailleur ne peut pas refuser de fournir un reçu de loyer pour paiement partiel si le locataire le sollicite sur le sujet.
Mode d'envoi du reçu de loyer
Remise en main propre
La loi n'impose aucun mode d'envoi pour faire parvenir le reçu de loyer. Le bailleur peut donc le remettre en main propre. Toutefois, il est conseillé de faire signer au locataire un document à la remise du reçu. Sa signature servira d'accusé de réception.
Par voie postale
Le propriétaire peut aussi faire parvenir le reçu par voie postale à l'aide d'une lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas de figure, les frais d'envoi restent à la charge du bailleur et ne peuvent pas être refacturés au locataire.
Par mail
Il est également possible d'envoyer le reçu par mail. Cette solution est plus pratique car les bailleurs peuvent automatiser la génération du document et son envoi par courriel à l'aide d'un logiciel de gestion locative comme BailFacile.
Pour obtenir l'accord du locataire, une clause autorisant l'envoi de documents dématérialisés doit être ajoutée au bail. Le propriétaire peut aussi obtenir le consentement du locataire par courriel comme pour une quittance de loyer envoyée par mail.
FAQ
Quelle est la procédure pour le recouvrement d'un loyer impayé ?
Pour recevoir le paiement de la part de loyer non payé, le propriétaire doit :
- Envoyer une lettre de relance dans les 10 jours suivant la date de paiement ;
- Expédier une lettre de mise en demeure 10 jours après l'envoi de la relance, si le paiement n’est pas intervenu entre-temps ;
- Faire parvenir un commandement de payer par exploit d'huissier après la relance infructueuse ;
- Amorcer la procédure d'expulsion 2 mois après l'envoi du commandement de payer.
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- Peut-on délivrer une quittance en cas d'impayés ?
- Dans quels cas refuser la délivrance d'une quittance de loyer ?
- Pourquoi éditer un reçu de loyer en cas de paiement partiel ?
- Comment rédiger et envoyer un reçu de loyer ?
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