Doit-on délivrer une quittance de loyer en sous-location ?

La sous-location intervient lorsqu’un locataire (qui a signé un bail de location avec son propriétaire-bailleur), loue à son tour le logement concerné à une tierce personne, en échange d’une contrepartie financière. S’il n’y a aucun transfert d’argent entre le locataire principal et la personne accueillie, on parle alors d’hébergement à titre gratuit. 

Sous-louer son logement peut-être avantageux pour le locataire qui doit, par exemple, s’absenter de manière prolongée (stage, mission professionnelle, etc.), accueillir un ami quelque temps, etc. Il n’a pas besoin de résilier le bail et cela ne lui coûte presque rien puisque le sous-locataire paie le loyer.

Pour le bailleur, c’est aussi plus simple : le bail reste en place, le loyer continu d’être payé, pas de période de vacance locative, pas de recherche d’un nouvel occupant, pas d’état des lieux, etc.

Selon l'article 8 de la loi 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, le locataire principal doit respecter deux critères pour sous-louer son logement légalement (qu’il s’agisse d’une location vide ou meublée) :

• Obtenir une lettre d’autorisation de sous-location signée par le propriétaire-bailleur ;
• Fixer un prix de loyer pour le sous-locataire qui ne dépasse pas le montant du loyer prévu dans le bail de location en cours. 

Une fois l’accord du propriétaire-bailleur reçu et le contrat de sous-location signé, le locataire principal devient le bailleur du sous-locataire. C'est donc au locataire principal de rédiger les quittances de loyer pour le sous-locataire. 

En tant que document légal, une quittance de loyer permet d’attester le paiement intégral du loyer ainsi que des charges locatives sur une période précise. Elle n’est pas automatique, c’est au sous-locataire de demander au locataire principal de lui remettre, et ce, toujours gratuitement.

Mentions obligatoires et modèle gratuit de quittance de loyer 

Pour éditer le document, le locataire principal pourra s’inspirer d’un modèle de quittance de loyer, à adapter selon la situation, et en indiquant, à minima, les informations suivantes :

• Identité du sous-locataire (nom et prénom) ;
• Identité du bailleur : dans le cas présent, il s’agit donc du locataire principal ;
• Adresse exacte du bien loué (la même que sur le contrat de location) avec toutes les précisions utiles à l’identification du logement : nom ou numéro du bâtiment, numéro de porte, étage, etc. ;
• Période concernée par le paiement du loyer (exemple : du 1er mars 2023 au 31 mars 2023 inclus) ;
• Montant exact du paiement reçu, en spécifiant la répartition entre loyer et provision sur charges ;
• Date, lieu d’émission de la quittance et signature du locataire principal (identifié ici comme bailleur).

Par défaut, une quittance de loyer est envoyée par courrier, mais l’envoi d’un fichier PDF par mail est autorisé, à condition d’obtenir l’accord du sous-locataire.

Juridiquement, il n’est pas obligatoire de rédiger un bail de sous-location. Cependant, comme le locataire principal devient bailleur du logement, il est préférable de formaliser la situation pour éviter les litiges. 

Un bail de sous-location contient :

• Le descriptif du bien sous-loué (ou des parties concernées si la sous-location est partielle) ;
• Le prix du sous-loyer et des charges locatives ;
• La date de début et de fin de contrat (égale au maximum à la durée de bail initial) ;
• Le montant du dépôt de garantie, les délais de préavis, etc ;
• Une copie de l’autorisation écrite du propriétaire ;
• Une copie du bail d’habitation en cours ;
• Un extrait du règlement de copropriété le cas échéant
• Un état des lieux qui doit être effectué à l'entrée et à la sortie entre le locataire principal et le sous-locataire.