Comment éditer une quittance de loyer en colocation ?
Publié le 18 janvier 2023Mis à jour le 18 avril 2025
SOMMAIRE
- À qui délivrer une quittance en colocation ?
- Comment éditer un modèle de quittance ?
- Que faire en cas de paiement partiel ou de retard de loyer ?
- FAQ
Ce qu'il faut retenir
En colocation, chaque colocataire peut recevoir une quittance de loyer si le loyer est totalement payé et qu’il en fait la demande.
Le type de bail (unique ou individuel) détermine si la quittance est commune ou propre à chaque colocataire.
La délivrance d'une quittance peut être compromise par la défaillance d'un colocataire.
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La quittance de loyer est un justificatif attestant que le locataire s’est acquitté de son loyer et de ses charges. Il devient obligatoire lorsqu’un colocataire en fait la demande et doit alors être édité en autant de fois qu’il existe de colocataires.
À qui adresser une quittance de loyer en colocation ?
Le bailleur doit délivrer une quittance de loyer à toutes les personnes figurant sur le bail. Dans le cadre de la colocation, le contenu et les modalités de délivrance de ce document diffèrent sensiblement selon le type de bail régissant la location.
Pour un bail commun (aussi dit bail unique)
Lorsque l'ensemble des colocataires signent un unique bail assorti d'une clause de solidarité, ils sont solidairement responsables des dettes locatives.
Dans ce cas de figure, les colocataires s'organisent chaque mois pour réunir le loyer avant de le remettre intégralement en un seul versement au propriétaire. À l'issue du paiement, une seule quittance de loyer est ensuite adressée mentionnant l’ensemble des colocataires et le montant du loyer réglé.
Il s’agit donc d’une seule quittance pour tous les occupants qui pourra être dupliquée en autant d’exemplaires qu’il existe de colocataires.
La quittance reprend le montant du loyer et des charges locatives figurant dans le bail unique de colocation. Le document ne met pas en lumière les sommes versées par chaque colocataire.
Notons que les colocataires décident librement de la répartition du loyer et des charges locatives. Ils peuvent formaliser par écrit leurs décisions à l'aide d'un pacte de colocation. Le document prévient d'éventuels litiges.
En l'absence de clause de solidarité dans le bail commun de colocation, les colocataires ne sont pas indivisibles et solidaires face au loyer et aux charges locatives. Le bail mentionne le quote-part du loyer dont chaque signataire est responsable. Chaque colocataire a ici droit à une quittance individuelle mentionnant la somme payée par l'intéressé.
Un bail individuel signifie que chaque colocataire s'engage individuellement dans la location. La solidarité des charges n'a donc pas lieu d'être. Cette situation est très similaire à celle d’une location classique, à savoir :
- Chaque colocataire signe son propre contrat de bail ;
- Chaque colocataire est uniquement responsable de sa part du loyer ;
- Chaque quittance est nominative. Toutefois, le bailleur doit préciser l'espace occupé sur le document (ex : chambre 2 - 14 m²).
Comment éditer un modèle de quittance de loyer en ligne ?
Les bailleurs peuvent facilement remplir une quittance de loyer en ligne. Les modèles proposés sur les sites spécialisés intègrent déjà toutes les mentions obligatoires.
Notons que la quittance de loyer peut être envoyée :
- Par courrier simple ;
- Par courrier recommandé ;
- Par mail ;
- Par remise en main propre.
Les frais d'envoi de la quittance sont à la charge du bailleur. Plus il y a de colocataires, plus les frais sont élevés. Voilà pourquoi il vaut mieux privilégier la transmission par mail du document. Pour ce faire, il faut :
- Obtenir l’accord des colocataires (par une clause le stipulant dans le contrat par exemple ) ;
- Télécharger le modèle de quittance de loyer en ligne ;
- Compléter la quittance de loyer ;
- Signer le justificatif ;
- Adresser le document aux colocataires par mail en joignant la quittance en pièce jointe.
Les outils dédiés à la gestion locative disposent de plusieurs fonctionnalités pratiques pour les bailleurs. Ces logiciels, aujourd'hui largement accessibles, permettent par exemple d'automatiser les tâches récurrentes dont l'envoi des quittances de loyer.
Que faire en cas de paiement partiel ou de retard de loyer ?
La quittance de loyer n'est délivrée que si le loyer (charges incluses) a été intégralement payé pour la période concernée. Cette règle entraîne cependant des complications dans le cadre d'une colocation.
Si un colocataire ne verse pas sa part de loyer, est-ce que les colocataires restants reçoivent une quittance ou non ?
Encore une fois, tout dépend de la nature du bail qui régit la colocation :
- En bail unique avec clause de solidarité, aucune quittance n'est remise si l'un des colocataires ne paie pas sa part de loyer et de charges ;
- En bail unique sans clause de solidarité et pour la colocation régie par des baux individuels, seul le colocataire défaillant n'aura pas droit à sa quittance de loyer.
En cas de paiement partiel, le locataire ne peut recevoir une quittance de loyer. Néanmoins, le bailleur doit lui fournir un reçu de loyer si l'intéressé réclame une preuve de paiement.
FAQ
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un document attestant qu’un locataire ou que les colocataires se sont acquittés du paiement de leur loyer (charges comprises). Cette preuve de paiement peut faire office de justificatif de résidence. Le document est aussi essentiel pour accéder ou réviser les aides au logement.
La remise d'une quittance de loyer est-elle obligatoire ?
La remise d'une quittance de loyer est obligatoire si deux conditions sont réunies :
- Le locataire s'est acquitté de l'intégralité du loyer et des charges locatives ;
- Le locataire demande formellement une quittance au propriétaire.
La remise de la quittance n'est donc ni obligatoire ni systématique. Les deux parties peuvent ajouter une clause dédiée s'ils conviennent de la délivrance systématique de ce document.
Comment les colocataires peuvent-ils justifier leur part de loyer auprès de la CAF ?
Les colocataires ont souvent besoin de quittances pour justifier leur situation auprès de la CAF ou d'autres organismes. En colocation, la CAF demande en général une attestation du loyer versé individuellement.
Avec un bail unique avec clause de solidarité, les colocataires peuvent :
- Demander au propriétaire une attestation individuelle mentionnant leur quote-part du loyer.
- Fournir une quittance commune accompagnée d’un accord entre colocataires définissant la répartition des loyers.
Avec un bail unique sans clause de solidarité ou des baux individuels, la quittance individuelle suffit.
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- Comment éditer un modèle de quittance ?
- Que faire en cas de paiement partiel ou de retard de loyer ?
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