Comment envoyer une quittance de loyer par mail ?

La loi autorise le bailleur à adresser une quittance de loyer non manuscrite à la seule condition d'avoir obtenu l'accord préalable du locataire. Il s'agit d'une obligation légale prévue par la loi du 6 juillet 1989. 

Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance.

Autrement dit, le bailleur ne peut pas imposer à son locataire la transmission d’une quittance de loyer par voie électronique.

Exemple : Un bailleur envoie depuis plusieurs années les quittances de loyer par e-mail sans qu’aucune objection n’ait été formulée par le locataire. Cet accord tacite ne constitue toutefois pas une autorisation légale. Pour sécuriser la dématérialisation, un accord explicite doit être prévu, soit par une clause spécifique dans le bail, soit par une attestation écrite du locataire. En l’absence de cet accord, le locataire peut à tout moment exiger l’envoi des quittances en format papier, y compris pour les périodes antérieures.

L’accord du locataire doit bien évidemment être donné par écrit. Il peut se faire de deux façons différentes :

Intégrer une clause spécifique au bail

Le propriétaire peut suggérer l'ajout d'une clause autorisant l'envoi de la quittance par mail. Si le locataire y consent, cette disposition sera ajoutée au contrat de location. Le locataire donne son accord en signant le document. 

Si le propriétaire n'a pas intégré ce type de mention au moment de la signature du bail, il est tout à fait possible de l'ajouter ultérieurement. Dans ce cas de figure, les deux parties doivent établir un avenant au bail. La signature du locataire vaut accord.

Pour formaliser cet accord, il est possible d’utiliser un modèle de document de transmission dématérialisée des quittances, qui précise les modalités d’envoi par e-mail et confirme le consentement écrit du locataire.

Obtenir l’accord du locataire par mail

L'ajout d'une clause dédiée à l'envoi de documents électroniques n'est pas forcément la solution la plus pratique. Le propriétaire a aussi la possibilité de demander l'accord du locataire par mail. Pour ce faire, le bailleur peut transmettre une simple demande par courriel. 

Pour rédiger une quittance de loyer électronique, le propriétaire doit simplement chercher un modèle téléchargeable en ligne. Par la suite, le bailleur aura à :

• Compléter le modèle avec les informations relatives à la location ;
• Enregistrer puis télécharger la quittance dûment remplie ;
• Transmettre le document en pièce jointe par mail au locataire.

Le principal avantage de l’envoi par e-mail réside dans l’automatisation. Un outil de gestion locative permet de générer et d’envoyer automatiquement les quittances chaque mois, sans intervention manuelle. Cela garantit un gain de temps considérable, tout en assurant la traçabilité et la conformité de chaque envoi.

La quittance de loyer doit présenter la signature du bailleur. Une simple signature scannée n'a pas de valeur juridique. Seule une signature électronique conforme au règlement eIDAS n°910-2014 peut certifier juridiquement le document. Grâce à un logiciel de gestion locative comme BailFacile, les bailleurs peuvent se procurer des documents opposables à tous y compris l'administration.