Comment envoyer une quittance de loyer par mail ?

La loi autorise le bailleur à adresser une quittance de loyer non manuscrite à la seule condition d'avoir obtenu l'accord préalable du locataire. Il s'agit d'une obligation légale prévue par la loi du 6 juillet 1989. 

Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance.

Autrement dit, le bailleur ne peut pas imposer à son locataire la transmission d’une quittance de loyer par voie électronique.

L’accord du locataire doit bien évidemment être donné par écrit. Il peut se faire de deux façons différentes :

Intégrer une clause spécifique au bail

Le propriétaire peut suggérer l'ajout d'une clause autorisant l'envoi de la quittance par mail. Si le locataire y consent, cette disposition sera ajoutée au contrat de location. Le locataire donne son accord en signant le document. 

Si le propriétaire n'a pas intégré ce type de mention au moment de la signature du bail, il est tout à fait possible de l'ajouter ultérieurement. Dans ce cas de figure, les deux parties doivent établir un avenant au bail. La signature du locataire vaut accord.

Obtenir l’accord du locataire par mail

L'ajout d'une clause dédiée à l'envoi de documents électroniques n'est pas forcément la solution la plus pratique. Le propriétaire a aussi la possibilité de demander l'accord du locataire par mail. Pour ce faire, le bailleur peut transmettre une simple demande par courriel. 

Pour rédiger une quittance de loyer électronique, le propriétaire doit simplement chercher un modèle téléchargeable en ligne. Par la suite, le bailleur aura à :

• Compléter le modèle avec les informations relatives à la location ;
• Enregistrer puis télécharger la quittance dûment remplie ;
• Transmettre le document en pièce jointe par mail au locataire.