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SOMMAIRE

  • Résumé
  • Définition
  • Modèle gratuit & Contenu
  • Quand faut-il envoyer l’avis d’échéance de loyer ?
  • Coût de l’avis d’échéance de loyer
  • Différences entre une quittance de loyer et un avis d’échéance
  • FAQ

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Résumé

  • Un avis d'échéance de loyer est un document envoyé par le propriétaire au locataire pour lui rappeler de payer le loyer et les charges à une date donnée.
  • Un avis d'échéance de loyer doit mentionner l'identité du propriétaire et du locataire, l'adresse du bien loué, la période concernée, la date d'échéance et le montant du loyer et des charges.
  • Il convient d'envoyer l'avis d'échéance entre 14 jours et une semaine avant la date de paiement prévue.
  • Le bailleur peut choisir librement le moyen de transmettre l'avis d'échéance, mais l'envoi par mail est recommandé. Par ailleurs, le coût d'envoi est supporté par le bailleur.
  • Un avis d'échéance de loyer peut parfois servir de justificatif de domicile, mais il est préférable de fournir une quittance de loyer pour les démarches administratives.
  • La différence entre un avis d'échéance de loyer et une quittance de loyer est que l'avis d'échéance est un rappel des sommes dues, tandis que la quittance valide le paiement du loyer après échéance.

Définition | Qu'est-ce qu'un avis d'échéance de loyer ?

L’avis d’échéance (appelé aussi “appel de loyer”) est un document transmis au locataire afin de l’informer du montant et de la date d’un règlement dont il doit s’acquitter. Il peut être utilisé en contrat de location meublée ou en non-meublée, et est principalement utilisé dans le cadre du règlement mensuel du loyer.

Ce courrier est facultatif et aucune règle particulière ne vient encadrer sa rédaction. L’appel de loyer à surtout une vocation pratique, il permet de rappeler au locataire son obligation de paiement et peut représenter une protection supplémentaire face aux risques de loyers impayés.

Si votre occupant a des retards de paiement, vous pouvez le mettre en demeure de payer le loyer, avant de mettre en œuvre une procédure contentieuse.

BailFacile vous propose un modèle d’avis d’échéance à personnaliser puis à télécharger au format PDF. Vous pourrez ensuite le transmettre au locataire par voie électronique, lettre simple ou en mains propres.

Modèle gratuit | Quel est le contenu d’un avis d’échéance de loyer ?

Bien qu’aucune mention ne soit obligatoire lors de sa rédaction, le modèle que nous mettons à votre disposition contient un certains nombre d’informations essentielles afin que celui soit structuré et bien compris par les deux parties :

  • L’identité du bailleur et du locataire ;
  • L’adresse exacte du logement concerné ;
  • La période de location pour laquelle le paiement devra être effectué ;
  • Le montant du loyer (en séparant la part du loyer de celle des charges) ;
  • Le solde du locataire, si le locataire à des dettes il peut être intéressant de le mentionner sur l’avis d’échéance afin de bien montrer que celle-ci n’est pas oubliée de votre côté ;
  • La date de versement du paiement attendu ;
  • Vous pouvez enfin indiquer le lieu et la date, et signer.
Notre conseil

Lorsque vous renseignez chacune de ces informations, il peut être utile de se référer au bail de location afin d’être certain de ne pas faire d’erreur.

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Quand faut-il envoyer l’avis d’échéance de loyer ?

En cas de prélèvement automatique : 14 jours avant la date de paiement

Dans le cas où vous avez mis en place un prélèvement automatique avec votre locataire pour le versement du loyer, il peut être intéressant de transmettre au locataire un avis d’échéance 14 jours avant la date effective de ce prélèvement automatique.

Avis d'échéance : quand l'utiliser ?

En l’absence de prélèvement automatique : quelques jours avant la date de paiement

Comme nous venons de le voir, l’avis d’échéance est envoyé avant le paiement du loyer. Comptez quelques jours afin que le locataire puisse s’organiser (bien que la date de versement du loyer soit déjà prévue dans le contrat de bail).

Une semaine avant : un délai suffisant

Si par exemple vous exigez un règlement du loyer le 2 du mois, il peut être judicieux de faire cet appel de loyer le 25 soit environ une semaine avant.

Il s’agit d’une disposition légale permettant au locataire de contrôler la somme qui sera débitée, et éventuellement de la contester.

Après la date de paiement

En cas de retard du locataire dans le versement du loyer, il est possible d’envoyer un appel de loyer dans les jours qui suivent, afin de le rappeler à ses obligations. Cela peut être une bonne option avant d’envisager l’envoi d’une lettre de relance ou de mise en demeure pour loyer impayé.

Que faire si l'appel de loyer n'aboutit pas ?

Si malgré l'envoi de l'appel de loyer, le locataire ne régularise pas sa situation, plusieurs options s'offrent à vous.

Premièrement, vous pouvez lui envoyer une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception. Ce document officiel rappelle à votre locataire ses obligations et l'incite à régler rapidement la situation.

Si malgré cette démarche, le paiement n'est toujours pas effectué, vous pouvez alors envisager une procédure contentieuse. Il est recommandé de faire appel à un avocat ou une association spécialisée dans les litiges locatifs pour vous accompagner dans cette démarche.

Néanmoins, avant d'en arriver à cette extrémité, tentez toujours une approche amiable avec votre locataire. Il est possible que ce dernier rencontre des difficultés financières temporaires. Dans ce cas, envisagez de mettre en place un échéancier pour le paiement des arriérés de loyer.

Qui prend en charge le coût de l’avis d’échéance de loyer ?

L'édition d'un avis d'échéance de loyer n'est pas une obligation pour le bailleur. Il est donc tout à fait libre de facturer des frais supplémentaires liés à l’édition d’un avis d’échéance, si c’est le locataire qui réclame le document.

Si le bailleur envoie volontairement cet avis d’échéance, il ne pourra évidemment pas le facturer à un locataire qui n’en aurait pas fait la demande.

La quittance de loyer est au contraire très encadrée, elle est remise sur simple demande du locataire, et est entièrement gratuite pour lui comme le stipule l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs.

Facturer l'avis d'échéance ou non ?

Dans les faits, il est rarissime qu’un propriétaire répercute sur son locataire le coût d’établissement d’un avis d’échéance de loyer. Nous vous recommandons de ne pas facturer ce document, qu’il soit utilisé pour des questions de praticité personnelles, ou sur demande de votre locataire.

Quelles sont les différences entre une quittance de loyer et un avis d’échéance ?

L’avis d’échéance est différent de la quittance de loyer. Il rappelle simplement au locataire le versement prochain du loyer, tandis que la quittance est le document attestant du paiement intégral du loyer pour une période donnée.

Ces deux documents présentent des différences importantes :

  • Certaines mentions obligatoires doivent être utilisées lors de la rédaction d’une quittance de loyer. Ce n’est pas le cas de l’avis d’échéance, dont la rédaction est laissée libre au propriétaire ;
  • La quittance de loyer à une valeur juridique, ce n’est pas le cas d’un avis d’échéance ;
  • Enfin, la quittance de loyer doit être exclusivement établie lorsque le paiement du loyer est effectué de manière intégrale.

FAQ

Qu'est-ce qu'un avis d'échéance de loyer ?

L'avis d'échéance de loyer, parfois nommé appel de loyer, est un document envoyé de façon récurrente par le propriétaire d'un logement à son locataire pour lui rappeler qu'il doit régler son loyer et les charges locatives à une date donnée.

Quelle est la différence entre un avis d'échéance de loyer et une quittance de loyer ?

Un avis d'échéance est un rappel des sommes dûes (loyer et charges) pour une location sur une période donnée, contrairement à la quittance qui valide le paiement du loyer après échéance.

Comment rédiger un avis d'échéance de loyer ?

Un avis d'échéance de loyer doit mentionner l'identité du propriétaire et celle du locataire, l'adresse du bien loué, la période concernée et la date d’échéance, le montant du loyer et des charges (en précisant s’il s’agit de provisions pour charges ou de charges au forfait) inscrit en lettres et en chiffres pour éviter toute confusion.

Comment transmettre un avis d’échéance au locataire ?

Le bailleur peut librement choisir par quel moyen il souhaite transmettre l’avis d’échéance de loyer. Il pourra le faire par : 

  • Remise en mains propres ;
  • Lettre simple ;
  • Voie électronique.

Nous vous recommandons l’envoi par courrier électronique, plus simple et plus économique. Le caractère facultatif de l’avis d’échéance fait de ce mode d’envoi un choix de prédilection.

L’avis d’échéance de loyer peut-il servir de justificatif de domicile ? 

La liste des documents pouvant servir de justificatif de domicile dépend de la démarche administrative effectuée. Bien qu’il soit courant de fournir une quittance de loyer, un avis d’échéance de loyer peut servir de justificatif de domicile.

Concernant une demande d’aide au logement auprès des services de la CAF, seul une quittance de loyer signée est recevable. 

Dans le doute, considérez que l’avis d’échéance ne constitue pas une pièce recevable pour les démarches administratives. Préférez-lui la quittance de loyer qui fait l’unanimité.

Comment obtenir un avis d'échéance de loyer électronique ?

Si votre propriétaire a choisi d'envoyer l'avis d'échéance par voie dématérialisée, vous le recevrez directement par email. Ce document peut être au format PDF ou Word. Il est cependant nécessaire que votre accord pour la communication électronique soit formalisé par une clause dans le contrat de location. 

Dans le cas contraire, de nombreux sites internet comme BailFacile proposent des outils gratuits pour générer un avis d'échéance de loyer électronique. Ces outils sont généralement très intuitifs et vous guident pas à pas dans la création du document. 

Combien de temps garder avis d'échéance loyer ?

Combien de temps garder un avis d'échéance de loyer ? Bien qu'il ne soit pas obligatoire de conserver ces documents, il est néanmoins recommandé de les garder pour une durée de 3 ans après la fin de la location. 

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  • Définition
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  • Coût de l’avis d’échéance de loyer
  • Différences entre une quittance de loyer et un avis d’échéance
  • FAQ
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Pour aller plus loin

Combien de temps garder un avis d'échéance de loyer et pourquoi ?

L'avis d'échéance de loyer peut-il servir de justificatif de domicile ?

Comment et pourquoi différencier l'avis d'échéance de la quittance de loyer ?