Avis d'échéance de loyer : dans quel cas l'utiliser ? - BailFacile

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Avis d'échéance de loyer

L’avis d’échéance (appelé aussi “appel de loyer”) est un document transmis au locataire afin de l’informer du montant et de la date d’un règlement dont il doit s’acquitter. Il peut être utilisé en bail de location meublée ou en non-meublée, et est principalement utilisé dans le cadre du règlement mensuel du loyer. 

Ce courrier est facultatif et aucune règle particulière ne vient encadrer sa rédaction. L’appel de loyer à surtout une vocation pratique, il permet de rappeler au locataire son obligation de paiement et peut représenter une protection supplémentaire face aux risques de loyers impayés

Si votre occupant a des retards de paiement, vous pouvez le mettre en demeure de vous payer le loyer, avant de mettre en oeuvre une procédure contentieuse.

BailFacile vous propose un modèle d’avis d’échéance à personnaliser puis à télécharger au format PDF. Vous pourrez ensuite le transmettre au locataire par voie électronique, lettre simple ou en mains propres.

Quelles sont les différences entre une quittance de loyer et un avis d’échéance ?

L’avis d’échéance ne doit surtout pas être confondu avec la quittance de loyer. Il rappel simplement au locataire le versement prochain du loyer, tandis que la quittance est le document attestant du paiement intégral du loyer pour une période donnée.

Ces deux documents présentent des différences importantes : 

  • Certaines mentions obligatoires doivent être utilisées lors de la rédaction d’une quittance de loyer. Ce n’est pas le cas de l’avis d’échéance, dont la rédaction est laissée libre au propriétaire ; 
  • La quittance de loyer à une valeur juridique, ce n’est pas le cas d’un avis d’échéance ; 
  • Enfin, la quittance de loyer doit être exclusivement établie lorsque le paiement du loyer est effectué de manière intégrale.
Bon à savoir : Le reçu de paiement

En cas de paiement partiel du loyer pour une période donnée, le bailleur est tenu de donner au locataire un reçu de paiement pour la période correspondante.
La délivrance de ce reçu intervient donc après la délivrance de l’avis d’échéance, mais avant la délivrance de la quittance de loyer car le paiement n’est que partiel.

Quand faut-il envoyer l’avis d’échéance de loyer ?

Avis d'échéance : quand l'utiliser ?

En cas de prélèvement automatique : 14 jours avant la date de paiement

Dans le cas où vous avez mis en place un prélèvement automatique avec votre locataire pour le versement du loyer, il peut être intéressant de transmettre au locataire un avis d’échéance 14 jours avant la date effective de ce prélèvement automatique.

En l’absence de prélèvement automatique : quelques jours avant la date de paiement 

Comme nous venons de le voir, l’avis d’échéance est envoyé avant le paiement du loyer. Comptez quelques jours afin que le locataire puisse s’organiser (bien que la date de versement du loyer soit déjà prévue dans le contrat de bail). 

Une semaine avant : un délai suffisant

Si par exemple vous exigez un règlement du loyer le 2 du mois, il peut être judicieux de faire cet appel de loyer le 25 soit environ une semaine avant.

Il s’agit d’une disposition légale permettant au locataire de contrôler la somme qui sera débitée, et éventuellement de la contester.

Après la date de paiement

En cas de retard du locataire dans le versement du loyer, il est possible d’envoyer un appel de loyer dans les jours qui suivent, afin de le rappeler à ses obligations. Cela peut être une bonne option avant d’envisager l’envoi d’une lettre de relance ou de mise en demeure pour loyer impayé.

Qui prend en charge le coût de l’avis d’échéance de loyer ?

Le locataire n’a en principe aucun droit à recevoir un avis d’échéance. le propriétaire est donc tout à fait libre de facturer des frais supplémentaires liés à l’édition d’un avis d’échéance, si c’est le locataire qui réclame le document

Si le bailleur envoie volontairement cet avis d’échéance, il ne pourra évidemment pas le facturer à un locataire qui n’en aurait pas fait la demande.

La quittance de loyer est au contraire très encadrée, elle est remise sur simple demande du locataire, et est entièrement gratuite pour lui comme le stipule l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs

Notre conseil

Dans les faits, il est rarissime qu’un propriétaire répercute sur son locataire le coût d’établissement d’un avis d’échéance de loyer. Nous vous recommandons de ne pas facturer ce document, qu’il soit utilisé pour des questions de praticité personnelles, ou sur demande de votre locataire.

Quel est le contenu d’un avis d’échéance de loyer ?

Bien qu’aucune mention ne soit obligatoire lors de sa rédaction, le modèle que nous mettons à votre disposition contient un certains nombre d’informations essentielles afin que celui soit structuré et bien compris par les deux parties : 

  • L’identité du bailleur et du locataire ;
  • L’adresse exacte du logement concerné ;
  • La période de location pour laquelle le paiement devra être effectué ;
  • Le montant du loyer (en séparant la part du loyer de celle des charges) ; 
  • Le solde du locataire, si le locataire à des dettes il peut être intéressant de le mentionner sur l’avis d’échéance afin de bien montrer que celle-ci n’est pas oubliée de votre côté ;
  • La date de versement du paiement attendu ;
  • Vous pouvez enfin indiquer le lieu et la date, et signer.
Notre conseil

Lorsque vous renseignez chacune de ces informations, il peut être utile de se référer au bail de location afin d’être certain de ne pas faire d’erreur

Questions fréquentes

L’avis d’échéance de loyer peut-il servir de justificatif de domicile ? 

La liste des documents pouvant servir de justificatif de domicile dépend de la démarche administrative effectuée. Bien qu’il soit courant de fournir une quittance de loyer, un avis d’échéance de loyer peut parfois justifier valablement de l’adresse du locataire.

Concernant une demande d’aide au logement auprès des services de la CAF, seul une quittance de loyer signée est recevable. 

Notre conseil

Dans le doute, considérez que l’avis d’échéance ne constitue pas une pièce recevable pour les démarches administratives. Préférez-lui la quittance de loyer qui fait l’unanimité.

Quel est le meilleur moyen pour transmettre un avis d’échéance ? 

Le bailleur peut librement choisir par quel moyen il souhaite transmettre l’avis d’échéance de loyer. Il pourra le faire par : 

  • Remise en mains propres ;
  • Lettre simple ;
  • Voie électronique. 
Le courrier électronique : choix de prédilection

Nous vous recommandons l’envoi par courrier électronique, plus simple et plus économique. Le caractère facultatif de l’avis d’échéance fait de ce mode d’envoi un choix de prédilection.