Comment et pourquoi différencier l'avis d'échéance de la quittance de loyer ?

L’avis d’échéance de loyer, intitulé également appel de loyer, est un document envoyé par le propriétaire d’un logement à son locataire pour lui informer qu’il doit régler son loyer et les charges locatives. L'avis d'échéance précise également le montant du loyer à payer et la date limite de paiement.

A quoi sert un avis d’échéance ?

Le premier objectif de l’avis d’échéance de loyer est de rappeler au locataire qu’il est dans l’obligation de régulariser son loyer et ses charges en temps et en heure, comme il a été stipulé dans le bail de location. L’avis d'échéance n’est pas imposé par la loi et en tant que propriétaire, vous n’êtes pas obligé de l’envoyer tous les mois. Cependant, il peut s’avérer utile dans plusieurs situations :

• En cas de retard de paiement, cela permet de signaler au locataire que la date de paiement est dépassée et qu’il doit payer son loyer. 
• Si des travaux ont été réalisés dans le bien et qu’ils sont à la charge du locataire, ce document est un moyen de prévenir à l’amiable le locataire qu’il doit rembourser et payer son loyer. 
• Lorsque le locataire a souhaité décaler la date de paiement de son loyer, l'avis d'échéance permet de lui rappeler la nouvelle date et qu’il doit bientôt régler ses charges.

L'avis d'échéance est également un document important pour le locataire. Cela lui permet de se souvenir du montant exact de son loyer et de la date limite de paiement. Il peut ainsi mieux gérer ses finances et éviter les retards de paiement.

Est-ce que l’avis d’échéance est une facture ?

Non, l’avis d'échéance n'est pas une facture. Si ces deux documents peuvent contenir les mêmes indications comme les montants à payer et la date de paiement, l’avis d’échéance informe le locataire qu’il doit payer à une date précise. Une facture est une preuve d’achat qui précise les articles ou services achetés par un client et le montant total à régler. 

Contrairement à l'avis d'échéance qui est informatif, la quittance de loyer est un document que le propriétaire envoie à son locataire afin d’attester que ce dernier s’est bien acquitté du montant du loyer (et des charges) prévu dans le contrat de location. La quittance de loyer est donc envoyée lorsque le locataire est à jour dans le règlement de ses loyers.  

A quoi sert la quittance de loyer ?

La quittance de loyer sert principalement au locataire qui peut s’en servir dans plusieurs situations :

• Pour prouver, en cas de litiges avec le propriétaire, qu’il a bien effectué le règlement des sommes dues (loyer et charges) et notamment récupérer le dépôt de garantie.
• Pour réaliser certaines démarches administratives : lors du renouvellement de sa carte d'identité car la quittance de loyer est aussi considérée comme un justificatif de domicile.
• Pour justifier une demande d’aide au logement (le Crous et la CAF) la quittance de loyer est indispensable.

Est-il obligatoire de transmettre une quittance de loyer ?

En tant que propriétaire d’un bien en location, vous n’êtes pas obligé d'envoyer la quittance de loyer. En revanche, si votre locataire à réglé ses loyers et qu’il souhaite une quittance de loyer, à ce moment-là, la loi vous oblige à lui transmettre le document. Vous êtes également tenu d’envoyer une quittance pour toutes les mensualités versées par le locataire s’il en fait la demande, même lorsque ce dernier à quitter votre logement. 

Par ailleurs il est nécessaire de conserver tous ces documents pendant une certaine durée.

Si vous refusez de fournir une quittance de loyer, le locataire peut vous envoyer une lettre de mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception afin de réclamer la quittance. Le locataire peut également saisir la commission départementale de conciliation, le conciliateur de justice en cas de refus.

Si ces deux documents peuvent sembler très proches car liés au paiement du loyer, il est important de bien les différencier et de connaître leur utilité respective.

L’avis d’échéance sert à rappeler au locataire qu’il doit payer son loyer et les charges à une date prévue dans le bail de location. Ce papier n'est pas obligatoire et il n’y a pas de format prédéfini. 

Quant à la quittance de loyer, c’est un reçu transmis par le bailleur au locataire uniquement après le paiement du loyer et des charges. Il est obligatoire si le locataire le demande. Ce dernier possède une valeur juridique et le locataire s’en sert comme justificatif de domicile, mais qu'en est-il pour l'avis d'échéance ?

En quoi ces deux documents sont-ils complémentaires ?

L’avis d’échéance de loyer et la quittance de loyer permettent de mettre en place une relation de confiance entre le propriétaire et le locataire. En effet, ces documents sont nécessaires au locataire et au propriétaire qui peuvent ainsi mieux gérer le paiement et l’encaissement des loyers et obtenir des justificatifs en cas de litige. 

La loi n’impose aucune information précise pour rédiger un avis d'échéance et une quittance de loyer. Cependant pour que ce document soit utile pour la gestion des loyers, certains éléments doivent y figurer : 

• Les identités du propriétaire et du locataire : vous pouvez simplement reprendre les éléments indiqués dans le contrat de location signé au préalable.
• L’adresse du bien : il faut inscrire toutes les informations relatives à l'adresse du logement (numéro, rue, code postal, bâtiment, etc.).
• La période concernée et la date d'échéance du bail : il est important de préciser la ou les périodes concernées par les montants dus.
• Les montants du loyer et des charges : ces documents doivent mentionner le loyer et les sommes impayées, les charges, les frais annexes, le montant d'éventuels travaux réalisés.

Modèle d’avis d’échéance

Modèle de quittance de Loyer

Ces deux documents peut être envoyé au locataire de plusieurs façons :

• Par courrier postal : en lettre simple, mais il est conseillé de l’envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception. Cela permet de disposer une preuve de la date d'envoi et de la réception de l'avis.
• Par email : l'avis peut être envoyé par mail, mais le propriétaire doit avoir l'accord du locataire pour utiliser cette méthode d’envoi.
• Par remise en main propre : ils peuvent être remis en main propre au locataire, en présence d'un témoin ou en utilisant un reçu pour accusé de réception.