Combien de temps garder un avis d'échéance de loyer et pourquoi ?

Il est conseillé de conserver vos avis d’échéances de loyer 3 ans après la fin de location au même titre que les quittances de loyer.

En effet, l’avis d’échéance de loyer va vous permettre de prouver les montants réclamés ainsi que leur bon paiement. De fait, il permet au propriétaire de contrôler que les obligations financières sont respectées. Quant au locataire, il peut vérifier qu’il n’y a pas eu d’oubli de la part du propriétaire.

En résumé, les avis d’échéances permettent d’apporter des preuves supplémentaires en cas de litige.

Dans tous les cas, certains documents doivent être conservés après une location. Que ce soit pour exercer un droit, servir de justificatif auprès de l’administration fiscale ou judiciaire.

Toutefois, la durée de conservation des documents liés à une location dépend de leur nature :

Cette durée de conservation des documents liés à une location est une durée minimale. Si vous avez un litige en cours ; vous devez conserver les documents jusqu’à ce que ce dernier soit résolu.

Vous pouvez conserver vos avis d’échéances, vos quittances de loyer et tous les documents relatifs à la location sous la forme papier ou dématérialisés. La seule condition est de les conserver dans un lieu sécurisé.

En effet, le RGPD (règlement général de protection des données) en vigueur depuis le 25 mai 2018 dans toute l’Union européenne oblige à conserver les documents contenant des données personnelles et confidentielles dans un lieu protégé.

Pour rappel les données à caractères personnels telles que définies par l'article 4 du RGPD concernent les informations relatives à une personne identifiée ou identifiable. Autrement dit, les documents mentionnant les noms, numéro d’identification, adresse, téléphone, mail…

Ainsi les quittances et avis d’échéances doivent être conservés dans des lieux fermés à clé si vous êtes adepte des documents papier. Pour les documents dématérialisés, vous devez privilégier des serveurs sécurisés. 

Au terme de la conservation légale c’est-à-dire 3 ans pour les quittances et les éventuels avis d’échéances, vous devez détruire les documents.

La loi n’oblige pas de conserver les documents administratifs liés à la location. Néanmoins, la non conservation de vos quittances de loyer, du contrat de location, de l’état des lieux ou encore de vos avis d’échéances peut vous être préjudiciable.

En tant que bailleur, vous ne pourrez pas prouver que vous avez rempli vos obligations de délivrance des quittances de loyers à votre locataire. En outre, faute de preuve, vous ne pourrez pas intenter une action en justice pour non-paiement de loyer. Pour finir, l’absence de ces pièces justificatives pourraient être perçue par le fisc comme une volonté de se soustraire des revenus fonciers en cas de contrôle.

En tant que locataire, vous ne pourrez pas prouver que vous êtes à jour de vos loyers et de vos charges. De même, les quittances de loyers sont des documents qui peuvent être demandés comme justificatif de domicile, lors de la demande d’un crédit ou encore dans le cadre d’une recherche d’appartement.

L’émission et la conservation des quittances de loyer et des avis d’échéances font partie des actes incontournable de la location. En cas de litiges, ces documents sont essentiels à la constitution d’un dossier.

Il est facile de confondre ces deux documents et pourtant un avis d’échéance de loyer n’a pas la même valeur juridique qu’une quittance de loyer. 

Pour faire simple, un avis d’échéance est le document permettant de rappeler au locataire qu’il est redevable du paiement du loyer et des charges. Le bailleur peut l’envoyer avant la date d’échéance du loyer ou après la date d’exigibilité du loyer comme lettre de rappel. 

Quant à la quittance de loyer, elle est envoyée après le paiement du loyer. Elle permet de prouver que le loyer et les charges ont bien été réglés. Il s’agit d’un document obligatoire à remettre au locataire dès lors qu’il en fait la demande.