Rédigez & téléchargez votre lettre de remboursement du dépôt de garantie

La lettre de restitution du dépôt de garantie est une étape incontournable en fin de contrat de location. Elle officialise la restitution des fonds au locataire et met un terme aux obligations financières liées à la location.

En tant que bailleur, vous pouvez retenir les montants dus par votre locataire sur le dépôt de garantie. Ces retenues sont en général de deux types : 

• Les impayés de loyers et de charges ; 
• Les frais liés aux dégradations causés dans le logement ou aux travaux nécessaires suite à un manque entretien. 

Comment justifier de garder la caution ?

En cas de retenue sur le dépôt de garantie, vous devez remettre des justificatifs au locataire : 

• Les états des lieux d'entrée et de sortie ; 
• Les photographies des dégradations et des travaux à réaliser dans le logement ; 
• Le constat d'un commissaire de justice ; 
• Les factures et devis de travaux ; 
• La lettre de mise en demeure pour les loyers impayés restée sans réponse. 

La notification de restitution complète du dépôt de garantie

Lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, le bailleur restitue l'intégralité du dépôt de garantie. S'il n'est pas obligatoire de transmettre une notification, cette lettre peut accompagner le chèque de restitution ou indiquer qu'un virement bancaire a été effectué. 

La lettre de restitution partielle du dépôt de garantie par le bailleur

Lorsque l'état des lieux de sortie n'est pas conforme à l'état des lieux d'entrée, le bailleur est en droit d'effectuer des retenues sur le dépôt de garantie. Vous devrez transmettre une lettre de restitution partielle du dépôt de garantie. Cette lettre mentionne notamment : 

• La mention de l'article 22 du 6 juillet 1989 relative aux impayés de loyers et de charges qui peuvent être retenus sur le dépôt de garantie ; 
• En cas de dégradations locatives, précisez que l'état des lieux de sortie fait état de dégradations dans le logement et joignez les justificatifs correspondants ; 
• Lorsque le logement se situe dans un immeuble de copropriété, une provision peut être conservée en attente de l'arrêté annuel des comptes. Cette lettre indique que le solde du dépôt sera restitué une fois que la régularisation des charges aura été effectuée. 

Lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, le locataire peut vous transmettre une demande de restitution du dépôt de garantie. Dans ce courrier, il mentionne notamment : 

• L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 qui stipule que le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d'un mois si aucun impayé ou dégradation n'a été relevée ; 
• Une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard. 

Comme indiqué dans le bail de location, vous devrez penser à restituer le dépôt de garantie suite au congé du locataire. Bien entendu, la procédure varie selon la présence de retards de loyers ou de dégradations dans le logement. 

Le délai de restitution du dépôt de garantie

Conformément à la loi Alur, la restitution du dépôt de garantie par le propriétaire doit intervenir dans un délai maximal d'un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée.