Comment se passe la reprise des comptes en cas de changement de syndic et à quoi devez-vous faire attention ?

Que le nouveau syndic soit bénévole ou professionnel, il doit reprendre la gestion administrative et comptable de la copropriété. Afin de débuter sa mission dans les meilleures conditions, il s'assure que les comptes sont conformes aux obligations légales et que la transmission des documents respecte les délais imposés. 

La communication entre l’ancien et le nouveau syndic

Dans les jours qui suivent la tenue de l’assemblée générale ayant voté sa nomination, le nouveau syndic se met en relation avec son prédécesseur afin d'organiser la transition : 

• Il lui réclame dans un premier temps les documents dématérialisés. Il peut demander l'aide du conseil syndical pour faciliter l'échange.
• Les deux parties fixent ensemble un rendez-vous pour la remise des archives papier contre la signature d’un bordereau de réception.

L’état des lieux comptable 

Avant que le nouveau syndic n’entame sa mission, il doit faire un bilan comptable de la copropriété en présence du conseil syndical pour : 

• identifier des incohérences éventuelles dans les comptes ;
• repérer les pièces comptables manquantes ;
• anticiper de potentiels litiges notamment en cas de soldes inexacts.

Les vérifications préalables à la reprise des comptes

Préalablement à toute reprise des comptes de la copropriété, le nouveau gestionnaire doit notamment examiner trois éléments essentiels :

1— Le règlement de copropriété 

Le nouveau gestionnaire doit s’assurer que  :

• La grille de répartition des charges appliquée par l’ancien syndic est conforme aux dispositions prévues par le règlement de copropriété.
• Les millièmes attribués à chaque copropriétaire correspondent bien à leur lot.

2— Les comptes bancaires 

Le solde bancaire doit correspondre aux relevés comptables. Un écart entre les deux peut résulter d'un paiement en attente, d'une erreur ou d'une opération invalide.
Dès lors, le syndic sortant délivre un rapprochement bancaire détaillant l’origine de cet écart.

Par ailleurs, on distingue deux situations : 

• Le compte bancaire de la copropriété reste dans la même banque : le syndic entrant récupère les accès et poursuit la gestion.
• Un nouveau compte bancaire est ouvert dans un autre établissement : le syndic nouvellement nommé organise le transfert des fonds depuis l’ancien compte vers le nouveau. De leur côté, les copropriétaires devront mettre à jour les informations de prélèvement automatique pour éviter toute interruption dans le règlement de leurs charges.

3— Le grand livre comptable 

Le nouveau gestionnaire analyse toutes les écritures comptables consignées pour vérifier que :

• toutes les dépenses et recettes sont bien enregistrées ;
• les charges sont bien réparties.
• les créances et les dettes sont justifiées.

Si des anomalies sont constatées, elles doivent être signalées au syndic sortant et présentées à l’assemblée générale au moment de l’approbation des comptes.

La transmission des documents et des comptes de copropriété faisant suite à un changement de syndic doit respecter des délais strictement fixés par la loi. Ces conditions assurent une transition fluide et une administration continue.

Délais de remise des documents (article 18-2 loi du 10 juillet 1965)

Conformément à l’article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, le syndic en place est tenu de transmettre les documents à son successeur dans les délais suivants : 

• Pour la délivrance des éléments comptables essentiels (coordonnées bancaires du compte séparé de la copropriété, état de trésorerie, solde des comptes de la copropriété) : délai de 15 jours à compter de la fin du mandat.
• Pour la remise des documents et archives de la copropriété (procès-verbaux des assemblées générales, contrats en vigueur, factures, assurances et contentieux en cours le cas échéant) : 1 mois.
• Pour transmettre l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement et clôture : 2 mois supplémentaires, soit 3 mois au total. 

Que faire si le syndic sortant ne respecte pas les délais (procédure) ?

Lorsque l’ancien syndic tarde à transmettre les documents à son successeur, il peut être responsable de perturbations dans la gestion de l’immeuble et le suivi des charges des copropriétaires. Pour faire respecter ces obligations, plusieurs actions peuvent être engagées :

1- Mise en demeure du syndic sortant
Si certains documents ne sont pas remis dans les délais légaux, le nouveau syndic (ou le conseil syndical) peut adresser une mise en demeure à l’administrateur sortant.
Ce courrier est envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception. Il contient certaines informations obligatoires, notamment un rappel des obligations légales et un délai maximum pour la délivrance des documents.

2- Saisine du tribunal judiciaire
Si la mise en demeure reste sans réponse, le conseil syndical ou le nouveau syndic peut saisir le tribunal judiciaire en référé (procédure d'urgence) pour exiger la remise des documents sous astreinte (pénalités financières par jour de retard). Le juge peut également condamner l'ancien syndic à verser des dommages et intérêts à la copropriété en cas de préjudice.

3- Gérer les frais supplémentaires
Si le nouveau syndic est contraint de reconstituer les comptes à cause de documents manquants ou s'il doit rectifier des erreurs comptables de son prédécesseur, il est en droit de réclamer des frais supplémentaires à la copropriété. Cette dernière peut ensuite demander le remboursement de ces sommes à l’ancien syndic en cas de manquement avéré.

Une fois tous les documents reçus de son prédécesseur, le nouveau syndic poursuit les opérations courantes sans interruption pour éviter des retards de paiement qui pourraient nuire à la bonne gestion de la copropriété. Ses premières missions sont les suivantes :

• Procéder à la réouverture des comptes de la copropriété.
• Mettre à jour les comptes des copropriétaires en intégrant les versements reçus sous la gestion de l’ancien syndic.
• Émettre les nouveaux appels de charges.
• Gérer les contrats et les prestataires (entretien, maintenance, travaux) conformément aux engagements pris par l'ancien syndic.
• Informer les copropriétaires d'éventuels changements liés à la gestion de l'immeuble (nouveau compte bancaire, nouvelles procédures de paiement, etc.).