Comment adresser une mise en demeure au syndic de copropriété ?

La mise en demeure d’un syndic de copropriété doit être justifiée par une faute ou des manquements graves à ses obligations légales ou contractuelles (on parle de carence de syndic), malgré des rappels préalables.

Les motifs sérieux et légitimes d’une mise en demeure

Il n’existe pas de liste exhaustive des motifs pouvant justifier une mise en demeure du syndic. Toutefois, certains manquements fréquents peuvent légitimement conduire les copropriétaires à engager cette démarche :

L’inexécution des décisions prises en assemblée générale 

Le syndic est tenu d'exécuter les décisions de l'AG. Imaginons par exemple que la réfection de la toiture de l’immeuble a été votée, avec un début des travaux prévu pour le 1er avril. Si au 1er juin ces travaux n'ont pas débuté sans explication valable, le syndic peut être mis en demeure.

Des irrégularités dans la gestion financière 

Le syndic doit assurer une transparence des finances. S'il ne présente pas les comptes annuels lors de l'assemblée générale ou s'il dissimule des factures impayées, il met en péril la situation financière de la copropriété. Dès lors, une mise en demeure permet alors d'exiger la régularisation et la transmission des documents comptables.

L’absence de convocation de l'assemblée générale annuelle 

La tenue d'une assemblée générale annuelle constitue une obligation légale. Si, malgré des relances répétées, le syndic ne la convoque pas, une mise en demeure est justifiée.

Une négligence liée à l'entretien des parties communes

Le syndic a le devoir d'assurer la conservation de l'immeuble et la sécurité des résidents. S'il ignore des signalements répétés concernant des réparations urgentes (fuite d'eau, infiltrations…), il peut être mis en demeure d'intervenir rapidement.

Les situations où la mise en demeure n'est pas justifiée

Les incidents mineurs ne justifient pas l'envoi d'une mise en demeure. Ils se règlent généralement par un rappel informel :

• Erreur sans gravité : un appel de charges erroné ne constitue pas une faute grave. Il peut être corrigé par une simple relance écrite ;
• Délais trop longs : la réponse tardive au mail d'un copropriétaire ne légitime pas l'envoi d'une mise en demeure.

Si, après des rappels amiables, le syndic persiste dans ses manquements, la mise en demeure devient une étape nécessaire. 

1 - La lettre de rappel amiable avant une mise en demeure

Avant d’envisager une mise en demeure, un simple rappel par mail ou par courrier est toujours préférable pour régler le litige. Le rappel est adressé au syndic soit par le copropriétaire concerné, soit par le conseil syndical. Il décrit le problème constaté et sollicite une réponse sous un délai raisonnable (généralement 8 à 15 jours). 

2 - La mise en demeure du syndic 

Si ces rappels restent vains, les copropriétaires peuvent adresser au syndic une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.

La mise en demeure doit notamment inclure les informations suivantes :

• L’identité du demandeur et la désignation de la copropriété : s'il s'agit de l'initiative d'un copropriétaire, la lettre doit mentionner le nom de l'expéditeur. Face à une action collective portée par le conseil syndical, il faut préciser qu'il agit au nom de l'ensemble des copropriétaires. Dans tous les cas, on n'oubliera pas d'indiquer la dénomination et l'adresse de l'immeuble ;
• L’objet de la mise en demeure : à titre d'exemple, « Mise en demeure pour défaut de convocation de l’assemblée générale annuelle » ;
• Les faits reprochés décrits avec précision : exemple : « À ce jour, et malgré trois relances (dates des relances), le syndic n'a toujours pas convoqué l'assemblée générale des copropriétaires pour l'année X » ;
• Un rappel des obligations légales (ou contractuelles) du syndic : exemple : « Conformément à l'article 7 du décret du 17 mars 1967, le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale des copropriétaires au moins une fois par an. » ;
• Un délai de régularisation variant généralement de 15 à 30 jours ;
• Un rappel des conséquences en cas de silence ou d’inaction : il faut rappeler au syndic les mesures qui pourront être engagées s'il ne réagit pas (action en justice, révocation, dommages et intérêts).

Les frais liés à la mise en demeure restent généralement limités, sauf en cas de contentieux nécessitant une intervention juridique :

• Envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception : environ 7 € ;
• Consultation ou assistance juridique d’un avocat le cas échéant : les tarifs varient selon la complexité du dossier.

Frais pris en charge par la copropriété

Lorsqu’un copropriétaire ou le conseil syndical adresse une mise en demeure au syndic pour des obligations collectives (exécution de travaux votés, transmission de documents comptables, convocation d’une assemblée générale), les frais engendrés sont généralement supportés par l’ensemble de la copropriété.

Frais à la charge du syndic 

Si la mise en demeure concerne une faute grave du syndic (par exemple, une gestion frauduleuse ou un détournement de fonds), les copropriétaires peuvent exiger qu'il assume seul les coûts liés à la procédure (frais de mise en demeure, d'avocat, et d'action en justice le cas échéant).

Voici un modèle de mise en demeure à adapter selon les faits reprochés au syndic :

Objet : Mise en demeure pour non-exécution des travaux votés
Lettre RAR

Madame, Monsieur,

Lors de l’assemblée générale en date du [date], les copropriétaires ont voté à la majorité simple de l'article 24des travaux de réfection de la toiture de l’immeuble. Le début des ouvrages était fixé au [date]. À ce jour, les travaux n'ont toujours pas été engagés, malgré plusieurs rappels [préciser les dates de rappels]. 

Conformément à vos obligations de syndic, et en vertu de l'article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, vous devez « assurer l’exécution (…) des délibérations de l’assemblée générale ».

Par conséquent, nous vous mettons en demeure d’engager ces travaux dans un délai de 15 jours à réception du présent courrier. À défaut, nous nous verrons dans l’obligation d’entamer toutes les actions judiciaires nécessaires pour faire valoir nos droits.

Dans l’attente, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Signature.