Comment changer de syndic de copropriété ?

Le contrat de syndic peut prendre fin naturellement à l’échéance prévue ou de manière anticipée en cas de problèmes graves. Dans les deux cas, des règles spécifiques s'appliquent afin de limiter les abus et de garantir une gestion continue de la copropriété. 

Règles de majorité pour la rupture ou le renouvellement

• En fin de mandat : la décision de renouveler ou de changer de syndic est votée lors de l’assemblée générale, à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (majorité des voix de tous les copropriétaires).
• En cas de révocation anticipée : la décision suit les mêmes règles de majorité. Si la majorité absolue n’est pas atteinte, mais qu’un tiers des voix est obtenu, un second vote à la majorité simple de l’article 24 peut être organisé immédiatement.

Le préavis de révocation du gestionnaire

• À l'issue du mandat : aucun préavis n’est imposé, la décision est effective après le vote de l’assemblée générale.
• En cas de révocation anticipée : un préavis de trois mois est généralement requis, sauf s'il existe une mention contraire dans le contrat.

Le renouvellement (ou non) du mandat doit faire l’objet d’une résolution inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriété. Toutefois, certaines démarches préalables sont nécessaires.

Étape 1 — La demande de non-renouvellement

La proposition de ne pas renouveler le syndic de copropriété est inscrite à l'ordre du jour de l'AG à la demande, soit du conseil syndical soit d’un copropriétaire. 

À noter que le syndic lui-même peut refuser de prolonger son mandat avec la copropriété en cas de désaccords sur la gestion ou d’une relation conflictuelle avec certains copropriétaires. 

Étape 2 — La mise en concurrence

Avant de désigner un nouveau syndic, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 impose une mise en concurrence de plusieurs mandataires potentiels. C’est généralement le conseil syndical qui se charge de recueillir les propositions adaptées aux besoins spécifiques de la copropriété.

Les candidats syndics doivent remplir une fiche d’information standardisée, conforme à l’arrêté du 30 juillet 2021, pour faciliter la comparaison des prestations, des honoraires et des conditions proposées.

Si un copropriétaire souhaite présenter un gestionnaire, il peut soumettre sa candidature avant la convocation de l’assemblée générale.

Il convient de préciser que la mise en concurrence n’est pas obligatoire dans deux cas : 

• Si la copropriété ne dispose pas de conseil syndical.
• Si, lors de l’assemblée générale précédente, les copropriétaires ont voté à la majorité absolue de l’article 25 une dispense de mise en concurrence. 

Étape 3 — Le vote en assemblée générale

Pour permettre un choix éclairé des copropriétaires, deux règles doivent être respectées : 

• La convocation à l’AG doit inclure toutes les propositions des syndics candidats.
• Le vote pour renouveler le syndic ou en désigner un nouveau doit nécessairement intervenir avant la fin du mandat actuel. 

La décision est soumise à la majorité absolue de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires). Si aucun candidat n’obtient cette majorité, mais qu’au moins l'un d'eux parvient à rassembler un tiers des voix, un second vote peut être organisé immédiatement. Ce second vote se fait alors à la majorité simple de l’article 24 (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés). 

Durant l’assemblée, les copropriétaires fixent également la date de fin du mandat de l’ancien syndic et celle de la prise de fonction du nouveau. Ces dates ne peuvent intervenir qu’à partir d’un jour franc après la tenue de l’AG, ce qui signifie que le délai ne tient pas compte du jour de la décision, du jour de l’échéance ni des samedis, dimanches et jours fériés. Par exemple, si le délai se termine un samedi, il est reporté au lundi suivant.

Étape 4 — La transition avec l’ancien syndic

Lorsque la décision est votée, l’ancien syndic a l’obligation de transmettre à son successeur tous les documents nécessaires à la gestion de l'immeuble ainsi que les fonds de la copropriété. Les délais varient selon la nature des documents : 

• 15 jours pour transmettre la situation financière de la copropriété ;
• 1 mois pour les documents concernant la gestion de l’immeuble (contrats, dossiers techniques, etc.) ;
• 3 mois pour l’état détaillé des comptes de chaque copropriétaire.

Si le syndic sortant ne respecte pas ces délais ou s’il refuse de transmettre les documents, les copropriétaires ou le nouveau syndic peuvent engager une procédure judiciaire pour le contraindre à s’exécuter. En cas de préjudice causé par ce retard, l’ancien syndic pourrait être condamné au versement de dommages et intérêts.

Outre le changement de syndic à l'échéance prévue, la copropriété peut être tenue de changer de gestionnaire dans 4 situations spécifiques :

Démission du syndic

Conformément à la loi du 10 juillet 1965, le syndic peut mettre fin à ses fonctions à tout moment, que ce soit en cas de faillite du cabinet de gestion, de non-renouvellement de sa carte professionnelle, ou simplement par choix personnel. Il n'est toutefois pas obligé de motiver sa décision. Cependant, quelle que soit la raison, il doit respecter un préavis de trois mois.

Carence du gestionnaire

On parle de carence lorsque le syndic n'assure plus les missions qui lui incombent conformément à son mandat (sauf empêchement légitime). Dans ce cas, une décision judiciaire peut nommer un administrateur provisoire chargé de gérer temporairement la copropriété, et de convoquer une AG visant à nommer un nouveau syndic.

Incapacité à gérer la copropriété

Le syndic peut mettre fin à son mandat s'il n'est plus en mesure d'exécuter ses obligations (incapacité physique ou mentale). Dès lors, le président du conseil syndical convoque une assemblée générale extraordinaire pour désigner un nouveau gestionnaire.

Faute grave du syndic

Un syndic peut être révoqué avant l’échéance de son mandat en raison d’une faute grave. La loi n’en donne pas une définition stricte, mais certaines situations sont reconnues comme justifiant une révocation immédiate :

• Manquements aux obligations légales et contractuelles : non-respect des décisions prises en assemblée générale, non-tenue des comptes dans les délais légaux ou gestion financière irrégulière ;
• Absence de transparence et d’information : rétention d’informations essentielles aux copropriétaires, refus de transmettre des documents comptables ou procès-verbaux ;
• Mauvaise gestion financière : utilisation abusive des fonds de la copropriété, erreurs comptables graves, ou défaut de paiement des prestataires, pouvant mettre l’immeuble en difficulté ;
• Conflit d’intérêts ou abus de pouvoir : attribution de contrats à des sociétés liées au syndic sans mise en concurrence, favoritisme ou non-respect des règles de gouvernance ;
• Défaut d’entretien des parties communes : négligence dans l’exécution des travaux indispensables à la conservation de l’immeuble, mettant en péril la sécurité des résidents.

Le changement de syndic en cours de mandat est strictement encadré par la loi afin de limiter les abus. Il repose donc sur des conditions spécifiques.

1— Convoquer une AG extraordinaire

Les articles 3 et 4 du mandat précisent habituellement les conditions de résiliation (majorité requise, préavis à respecter). La révocation doit notamment être justifiée par des motifs « suffisamment » graves et notamment les faits listés plus haut. 

Si un motif valable est retenu, le conseil syndical, ou un groupe de copropriétaires représentant au moins 25 % des voix, peut demander la tenue d’une assemblée générale extraordinaire pour voter la révocation du syndic. Trois étapes doivent être respectées : 

1. La demande doit être envoyée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit inclure les motifs précis de la révocation ;
2. Le syndic actuel est alors tenu de convoquer l’AG dans un délai de deux mois suivant la réception de la demande ;
3. Si le syndic refuse, le président du conseil syndical peut prendre l’initiative de convoquer lui-même cette assemblée.

3— Voter la résiliation en AG

Le vote de résiliation suit les règles de majorité définies par la loi : 

• La décision est validée si elle obtient la majorité absolue de l’article 25 ;
• Si cette majorité n’est pas atteinte, mais qu’au moins un tiers des voix est obtenu, un second vote peut être organisé à la majorité simple de l’article 24 lors de la même AG ;
• Si nécessaire, une nouvelle assemblée générale pourra être convoquée dans un délai de trois mois.

4— Mettre en concurrence et désigner un nouveau syndic

Pour éviter que la copropriété ne reste sans syndic, l’ordre du jour de l’AG doit inclure la désignation d’un nouveau syndic. Une mise en concurrence préalable de plusieurs candidats est obligatoire. 

Une fois le vote effectué, l’ancien syndic est tenu de transmettre l’ensemble des documents de gestion et des fonds de la copropriété à son successeur dans les délais légaux.

5— Gérer les frais de changement de syndic

Certains syndics révoqués facturent des frais supplémentaires pour la transmission des dossiers. Ces pratiques sont jugées abusives par les tribunaux. 

Si un syndic tente de facturer de tels frais, la copropriété peut refuser de les payer et, si nécessaire, engager un recours en justice.

Le choix du syndic est déterminant pour la bonne gestion de la copropriété. Il faut donc être attentif à plusieurs critères afin de sélectionner le gestionnaire le plus adapté à la taille et aux besoins de l'immeuble.

Examiner et comparer les offres des syndics candidats

Avant de s’engager, les copropriétaires doivent comparer les contrats de gestion, notamment les prestations et les clauses contractuelles. Les services inclus doivent correspondre aux besoins spécifiques de l’immeuble (suivi des travaux, gestion des impayés, communication avec les copropriétaires). 

De plus, le contrat doit être conforme à la loi et respecter le contrat-type imposé par l’arrêté du 2 juillet 2020 applicable à tous les contrats signés après cette date.

Vérifier les références

Pour limiter les risques, il est recommandé de se renseigner sur la réputation du syndic avant la signature d'un mandat :

• Demander l’avis des copropriétés qu'il gère déjà afin de vérifier sa réactivité, sa fiabilité, sa transparence et sa capacité à gérer efficacement les imprévus ;
• Échanger avec des copropriétaires qui ont déjà fait appel à ses services pour s'assurer qu'il applique les décisions votées en assemblée générale, qu'il sait anticiper les dégradations, et qu'il prévient les tensions inutiles au sein de la copropriété.

Analyser les tarifs et les frais annexes

Les honoraires du syndic ne se limitent pas toujours au tarif de base inscrit dans le mandat. Il est essentiel de vérifier les frais annexes qui peuvent s’appliquer :

• Frais de convocation d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) ;
• Dépassements horaires pour des réunions après 18 h ;
• Frais de prestations ponctuelles (déplacements, interventions d'urgence) ;
• etc.

Ces frais doivent être connus à l'avance, car ils peuvent rapidement alourdir la facture. Un syndic transparent détaillera clairement les coûts prévisibles et les éventuelles dépenses supplémentaires.

FAQ

Toutes les copropriétés doivent être administrées par un syndic conformément à la loi. Celui-ci peut être professionnel ou bénévole. Mais, aujourd'hui, les attentes des copropriétaires ont changé. Aussi, d'autres options plus modernes et plus flexibles sont plébiscitées. 

Les syndics en ligne

Les syndics à distance bousculent les codes de la gestion classique. En effet, ils s'appuient sur des outils numériques performants et régulièrement mis à jour. Contrairement aux syndics traditionnels, ils n'ont pas d'agence physique. Ils représentent une solution idéale pour les petites copropriétés souvent moins rentables pour les syndics professionnels.

En outre, les tarifs compétitifs des syndics en ligne permettent des économies pouvant atteindre jusqu’à 40 % par rapport à un syndic traditionnel.

Avec des plateformes accessibles 24 h/24, les copropriétaires peuvent consulter les comptes, suivre l’état d’avancement des travaux et voter les décisions collectives à distance. Les échanges se font par mail, visioconférence ou téléphone. 

Les syndics coopératifs

Le fonctionnement du syndic coopératif est comparable à celui d'un syndic bénévole. Cette forme de gestion collective peut être mise en place même si le règlement de copropriété ne la prévoit pas.

Le président du conseil syndical, aussi appelé président-syndic, assure les fonctions de syndic gratuitement. Assisté des autres membres du conseil syndical, il réalise les missions d'un syndic classique.

Le syndic coopératif est moins cher qu’un syndic professionnel. Cependant, cette gestion participative présente certaines contraintes comme une implication constante des copropriétaires et un suivi administratif et financier rigoureux.