Quelles sont les principales obligations du syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété est responsable de la bonne gestion et du bon fonctionnement de l’immeuble dont il a la charge. Il doit assurer les tâches administratives, veiller au respect des décisions collectives, et garantir une totale transparence quant aux actions qu’il mène. 

L’organisation des assemblées générales 

Le syndic est chargé d’organiser les assemblées générales ordinaires (une fois par an) ou extraordinaires lorsque la situation l’exige. Des décisions importantes sont débattues puis votées lors de ces réunions. 

Pour assurer leur bon déroulement, le syndic doit :

• Préparer l'ordre du jour : ce document établit précisément tous les points à débattre, notamment l’approbation des comptes, le vote de travaux ou la révision des contrats ;
  
• Envoyer les convocations : le gestionnaire adresse à tous les copropriétaires une convocation officielle pour assister à l’AG en respectant strictement les délais légaux. Il doit joindre à l'envoi les documents obligatoires (ordre du jour, formulaire de vote par correspondance…).

Après la tenue des assemblées générales, le syndic prend en charge : 

• La rédaction du procès-verbal dans lequel il consigne toutes les résolutions adoptées ;
• La mise en œuvre des décisions votées (organisation des travaux ou mise à jour des contrats).

La gestion administrative courante

Le syndic de copropriété assure la gestion quotidienne de l'immeuble, et la diffusion des informations importantes aux copropriétaires. Il veille entre autres à :

• L'accès aux documents liés à la copropriété (PV des assemblées, contrats d’assurance, fiches synthétiques...) : toutes les informations sont centralisées et consultables en cas de besoin (litige ou vente d’un lot par un copropriétaire). Les démarches administratives et juridiques sont ainsi simplifiées ;
  
• La mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété : le syndic est tenu d’élaborer et de tenir à jour ce document obligatoire qui comprend les données financières, juridiques et techniques de l’immeuble. Les copropriétaires et futurs acquéreurs disposent alors d'une vision claire de la situation de l'immeuble ;
  
• La gestion des archives : le syndic assure la conservation des documents essentiels et l’accès à ces archives pour une traçabilité complète des décisions.

Le syndic doit garantir la bonne gestion des finances de l’immeuble. Il anticipe les dépenses, gère les imprévus, et veille à maintenir des comptes clairs et équilibrés. 

Établir le budget annuel pour anticiper les dépenses

Tous les ans, le syndic élabore un budget prévisionnel. Celui-ci repose sur :

• Les besoins réels de la copropriété (entretien courant, frais de gestion...) ;
• Les dépenses des années précédentes ;
• Les projets de rénovation à venir. 

Cet état comptable permet d'éviter les déficits, et de limiter les appels de fonds exceptionnels. Il assure ainsi une gestion plus fluide des dépenses.

Préparer et envoyer les appels de fonds 

Une fois le budget prévisionnel voté, le syndic répartit les charges entre les copropriétaires. Celles-ci sont calculées en fonction des tantièmes de copropriété. Il peut alors envoyer les appels de fonds.

Les sommes collectées alimentent la trésorerie de la copropriété. Elles couvrent notamment les frais d’entretien et le financement des projets votés.

Ouvrir un compte bancaire séparé

Conformément à la loi Alur, le syndic est tenu d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété. Dès lors, les risques de confusion entre les finances de la copropriété et celles du syndic sont écartés.  

Tenir une comptabilité rigoureuse

Le syndic enregistre les dépenses et encaissements pour une parfaite transparence de gestion. Au moment des assemblées générales, il présente un bilan détaillé des finances aux copropriétaires.

La transparence des comptes renforce la confiance des copropriétaires. Elle permet d’identifier et de corriger rapidement les potentielles anomalies.

Constituer un fonds de travaux 

Le syndic doit constituer un fonds de travaux conformément à la loi Alur. Cette obligation concerne toutes les copropriétés depuis le 1er janvier 2025. 

Cette réserve d'au moins 5 % du budget prévisionnel permet d'anticiper les dépenses de gros travaux (travaux urgents, élaboration du plan pluriannuel de travaux (PPT), travaux de rénovation énergétique, etc.).

Le syndic assure la maintenance des parties communes, le respect des normes et la protection contre les sinistres.

La gestion des parties communes 

Pour garantir aux résidents un environnement agréable et sécuritaire, le syndic doit : 

• Assurer un entretien régulier des parties communes : nettoyage des espaces communs (couloirs, escaliers), maintenance des équipements (ascenseurs par exemple) et entretien des espaces verts ;
• Planifier les travaux : il prévoit les travaux nécessaires et les soumet au vote des copropriétaires.

Il préserve ainsi la valeur de l'immeuble. Il évite également des réparations urgentes, souvent coûteuses.

La mise en conformité aux normes en vigueur

Le syndic s'assure que l’immeuble reste conforme aux exigences légales. Il s’agit notamment des normes de sécurité, d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite et des contraintes liées à l'entretien des équipements collectifs (ascenseurs, chaufferies…).

Cette vigilance garantit la pérennité des installations, et permet d'éviter d'éventuelles sanctions.

La gestion des sinistres

Pour limiter les perturbations des résidents en cas de sinistre, le syndic doit notamment : 

• Alerter les secours et sécuriser les lieux ;
• Déclarer le sinistre auprès de la compagnie d'assurance ;
• Superviser les réparations, et assurer le suivi des indemnisations.

La mise à disposition des documents importants

Conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents de gestion de l'immeuble. Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 précise la liste des pièces obligatoires.

Grâce à cet extranet, les copropriétaires peuvent suivre les dépenses et consulter les informations nécessaires à la gestion ou à la vente de leur lot. 

La souscription aux assurances

Pour protéger la copropriété et limiter les risques financiers en cas de sinistre, le syndic doit assurer :

• La souscription des assurances obligatoires (assurance responsabilité civile, assurance dommages-ouvrage, assurance multirisque habitation) ;
• Une veille régulière des contrats souscrits pour s’assurer qu’ils correspondent toujours aux besoins de l’immeuble.

La tenue du carnet d’entretien et l’immatriculation de la copropriété

Le syndic de copropriété doit s'atteler à :

• La tenue du carnet d’entretien. Ce document obligatoire donne une vision de l’état général de l’immeuble aux copropriétaires, mais aussi aux futurs acquéreurs. Il permet une meilleure transmission des informations ;
• L'immatriculation de la copropriété au registre national ainsi que de la mise à jour régulière des informations administratives, financières et techniques. Cette immatriculation assure la conformité légale de la copropriété.