Quelles sont les 8 obligations du syndic envers les copropriétaires ?

Organisation des assemblées générales

Le syndic doit convoquer chaque année une assemblée générale (AG) ordinaire des copropriétaires. Cette mission implique plusieurs obligations :

• Préparer l'ordre du jour, et y inclure les demandes expresses des copropriétaires.
• Envoyer les convocations par lettre recommandée ou par voie électronique, au moins 21 jours avant la date de la réunion, et si les copropriétaires ont consenti à ce mode de communication. 
• S'assurer de la bonne tenue de l’assemblée (respect des règles de majorité, du nombre de voix exprimées, encadrement des débats).

À l'issue de l'assemblée générale, il rédige et transmet le procès-verbal à l'ensemble des copropriétaires dans un délai d’un mois. 

Gestion des documents administratifs

Le syndic doit assurer la conservation, la mise à jour et l’accessibilité de tous les documents liés à la copropriété : 

• le règlement de copropriété et ses modificatifs ;
• les contrats en cours (entretien, assurances, prestataires) ;
• les procès-verbaux des assemblées générales ;
• les diagnostics techniques (amiante, DPE, DTG, etc.) ;
• le plan pluriannuel de travaux le cas échéant.

Il tient à jour le carnet d’entretien de la copropriété. Ce document obligatoire recense les travaux effectués et ceux à prévoir, les contrats d’entretien en cours et les garanties techniques. Il facilite les prises de décisions collectives, et renseigne les acquéreurs potentiels lors de la vente d'un lot.

Enfin, il doit déclarer au registre national des copropriétés, toute modification importante (changement de syndic, réalisation de travaux, nouvelle répartition de charges, etc.) dans un délai de deux mois. Ce registre centralise les données juridiques, techniques et financières de l’immeuble.

Tenue des comptes du syndicat

Le syndic assure la tenue de la comptabilité de l’immeuble, conformément aux dispositions prévues par le décret du 17 mars 1967. Cette comptabilité permet un suivi précis de l’ensemble des recettes et des dépenses de la copropriété.

Chaque année, le syndic établit les annexes comptables obligatoires : balance générale, état des dépenses par catégorie, répartition des charges, situation du compte travaux, etc. 

Il transmet ces documents aux copropriétaires avant la tenue de l’assemblée afin que ces derniers puissent voter l’approbation des comptes avec une parfaite connaissance de la situation.

Ouverture par le syndic d’un compte bancaire séparé 

La loi Alur impose l’ouverture d'un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Une dérogation est toutefois possible par un vote en assemblée générale à la majorité absolue.

Le syndic assure le suivi rigoureux de ce compte en y intégrant les encaissements (provisions sur charges, remboursements d’assurance…) et les décaissements (factures des prestataires, assurances, frais de gestion…). 

Conformément aux obligations légales, les copropriétaires peuvent consulter la situation du compte à tout moment via l’espace en ligne mis à leur disposition.

Préparation du budget annuel par le syndic

Le syndic établit chaque année, en collaboration avec le conseil syndical, un budget prévisionnel qui sert à couvrir les dépenses courantes de l’immeuble. Ce budget est basé sur les dépenses des exercices précédents et des besoins à venir. Il est ensuite soumis au vote des copropriétaires en assemblée générale.

Une fois voté, le budget permet de répartir les charges entre les copropriétaires, en fonction de leurs tantièmes dans la copropriété.

En cas de travaux exceptionnels ou urgents, un budget complémentaire peut également être voté.

Appels de fonds et recouvrement des charges

Le syndic se charge ensuite d’émettre les appels de fonds, et de les adresser aux copropriétaires selon l’échéancier fixé. Les copropriétaires sont tenus de régler leur part dans les délais prévus. 

Le gestionnaire assure le suivi des paiements, et relance les retardataires. Il peut, le cas échéant, engager une procédure de recouvrement (commandement de payer visant la clause résolutoire, saisie du tribunal pour obtenir une injonction de payer). 

Entretien courant des parties communes

Le syndic est chargé de maintenir l’immeuble en bon état : 

• Il assure l’entretien des parties communes et des équipements collectifs (nettoyage, ascenseur, chauffage, sécurité, espaces verts, etc.).
• Il organise des visites techniques régulières. 
• En cas de dysfonctionnement ou d’urgence (dégât des eaux, panne d’ascenseur), il sollicite les entreprises compétentes.
• Il vérifie que les installations respectent les normes en vigueur (sécurité, accessibilité).

Mise en œuvre des travaux votés

Les travaux votés en assemblée générale sont mis en œuvre par le syndic : 

• Il réunit les devis, sélectionne les entreprises, présente les offres en AG, coordonne les opérations et assure leur suivi. 
• Il veille au respect des délais, du budget et de la conformité des travaux réalisés.

Pour les immeubles de plus de 15 ans, il met en place le plan pluriannuel de travaux (PPT), obligatoire depuis 2025. 

Enfin, il gère le fonds de travaux destiné à anticiper certaines dépenses, et rend compte chaque année aux copropriétaires.

Souscription et suivi des assurances de l'immeuble

Conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic doit souscrire une assurance responsabilité civile au nom du syndicat des copropriétaires.

Cette assurance couvre les dommages causés à des tiers par les parties communes ou les équipements collectifs de la copropriété. Il peut s'agir de chute dans les escaliers, d’infiltration venant d’une canalisation commune, etc.).

Déclaration et gestion des sinistres 

En cas de sinistre affectant les parties communes (dégât des eaux, incendie, effondrement), le syndic s’occupe de la déclaration auprès de l’assureur dans les délais requis : 

• Il constitue le dossier. 
• Il demande l’intervention d’un expert si nécessaire.
• Il assure le suivi des indemnisations des copropriétaires concernés. 

En cas de désaccord sur l’origine des dégâts ou sur la répartition des responsabilités, il peut engager une expertise contradictoire.

Mise à disposition des documents via l’extranet

Depuis la loi Alur, entrée en vigueur à partir du 1er janvier 2015, le syndic professionnel est tenu de mettre à la disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé contenant notamment : 

• les comptes du syndicat ;
• les procès-verbaux d’assemblée ;
• les contrats en cours ;
• les diagnostics techniques ;
• les appels de fonds ;
• la fiche synthétique ;
• le carnet d'entretien ;
• le règlement de copropriété.

Information et rapport de gestion en AG

Chaque année, le syndic doit présenter un rapport de gestion en assemblée générale. Ce document inclut les actions qu’il a réalisées au cours de l’exercice écoulé (dépenses engagées, contrats renouvelés ou résiliés, éventuelles difficultés rencontrées).

Il est également tenu de répondre aux demandes écrites des copropriétaires dans un délai raisonnable.

Application des clauses du règlement

Le syndic doit faire appliquer le règlement de copropriété établi ou mis en conformité lors de l’AG des copropriétaires. Ce document fixe les règles de fonctionnement des parties communes et privatives, les droits et obligations des occupants de l'immeuble, ainsi que les règles de vie à respecter. 

Dès lors, il intervient en cas de manquement : nuisances sonores, modifications non autorisées des parties communes, usage non conforme des parties privatives, etc.

Procédures engagées par le syndic

Lorsque les manquements persistent, le syndic peut entamer les démarches suivantes : 

1. Mettre en demeure le copropriétaire concerné par lettre recommandée. 
2. Demander à l’assemblée générale l’autorisation d’engager une procédure judiciaire au nom du syndicat, si nécessaire.
3. Engager une procédure au nom de la copropriété contre un tiers qui contreviendrait au règlement (locataire, voisin extérieur, entreprise, etc.).

Représentation contractuelle du syndicat des copropriétaires

Le syndic agit au nom du syndicat, dans la limite des pouvoirs qui lui sont confiés, durant son mandat de syndic et suivant les décisions prises en AG. Toutes ses interventions engagent juridiquement la copropriété. 

Il peut signer les contrats avec les prestataires, renouveler les abonnements, déclarer un sinistre ou transmettre des documents aux Administrations.

Actions en justice

Le syndic a également la capacité d’agir en justice pour défendre les intérêts du syndicat des copropriétaires. Il peut engager une procédure contre un prestataire, un copropriétaire ou tout tiers en cas de litige.

Sauf exception, il doit obtenir l’autorisation préalable de l’assemblée générale avant toute action judiciaire. 

Lorsque le syndicat est mis en cause, le syndic doit assurer un suivi régulier de la procédure, et informer les copropriétaires de l’avancement de l'affaire.