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La signature électronique du bail de location

Signature électronique bail

SOMMAIRE

  • En quoi consiste la signature numérique d'un bail ?
  • Comment signer un bail électroniquement ?
  • Les éléments à contrôler avant de signer un bail à distance
  • Les avantages de la signature du bail de location à distance
  • Une signature électronique pour le bail, mais pas que … 
  • FAQ

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Pourquoi vous devriez utiliser la signature électronique dès la mise en place de votre prochain bail de location ?

40, c’est le nombre de pages que peut comprendre un bail d’habitation. Diagnostics, notice d’information, contrat de location … Les signataires doivent en pratique parapher chacune des pages avant d’atteindre la mention finale : lu et approuvé accompagnée d’une signature. Heureusement, la législation a évolué en la matière. Elle permet désormais d’apposer une unique signature au bail valable pour tous les documents et de façon électronique. Si vous êtes propriétaire, voici ce que vous devez retenir au sujet de la procédure numérique d'un bail de location. 

En quoi consiste la signature numérique d'un bail ?

Depuis les années 2000 (le 13 mars plus exactement), il est possible d’utiliser la signature électronique pour signer et parapher un document comme un bail de location. La loi précise son utilisation dans les termes suivants : 

« Lorsque la signature est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve du contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »

Cette utilisation du numérique est également encouragée en 2018 par la loi Élan relative à l’évolution du logement et l’aménagement du numérique. 

Si la signature électronique possède une valeur légale identique à la signature manuscrite, son recours est quant à lui plus encadré. Pour être valable, la signature doit notamment correspondre aux règles prévues par le règlement « eIDAS » n°910/2014 en date du 23 juillet 2014.

Concrètement, la signature à distance permet de signer un document (en l'occurrence le bail de location), de façon dématérialisée. Le processus inclut d’authentifier l’identité de l’ensemble des signataires (locataire, propriétaire ou mandataire), et une fois signé, le document est crypté, il devient infalsifiable.  

Comment signer un bail électroniquement ?

En ce qui concerne le contrat de location, le bailleur qui désire avoir recours à la signature électronique doit procéder de la façon suivante :   

  1. Compléter tous les renseignements nécessaires au contrat de location en ligne ; 
  2. Vérifier que toutes les informations présentes sur le bail numérique sont correctes (coordonnées du locataire, du bailleur …) ; 
  3. Transmettre une invitation par mail au locataire afin que ce dernier puisse signer le document grâce à un lien pour accéder à la lecture du document ; 
  4. Signer le document et attendre de recevoir la signature locataire. 

Une fois consulté par toutes les parties concernées, le contrat est signé puis verrouillé par des algorithmes qui garantissent son intégrité. Les signatures vont alors apparaître sur le document qui sera directement téléchargeable en ligne. À la différence du bail papier sur lequel il est toujours possible d’ajouter des modifications, le bail électronique est définitif et non modifiable. 

Retenez également que le bail est ensuite stocké sur un serveur sécurisé pendant 10 ans, où sont consignées en plus du document les informations suivantes :

  • Prénom et nom de chaque partie ;
  • Adresse email ; 
  • Adresse IP ; 
  • Heure et date de la signature.

Chez BailFacile, vous pouvez rédiger votre contrat et le signer en ligne en quelques minutes avec la signature électronique.

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Code par SMS

Pour augmenter la sécurité du processus de signature électronique, le propriétaire peut transmettre un code SMS au locataire en se servant de son numéro de téléphone. De cette manière, il s'assure de l’identité du locataire à distance. 

Les éléments à contrôler avant de signer un bail à distance

Avant de faire signer le bail de location numérique à votre locataire, prenez le temps de vérifier que le contrat mentionne bien (et de façon correcte) les informations suivantes : 

  • Le montant du loyer : en tant que bailleur assurez-vous que la valeur soit la bonne, mais également que le locataire sera en mesure de régler ses mensualités selon des modalités précises (paiement à terme échu ou terme à échoir, règle de 3 fois le montant du loyer). Ces informations doivent figurer dans le dossier de location. 
  • Les clauses obligatoires au bail : le contrat doit comprendre certaines informations (sous peine de nullité) telles que l’identité du locataire, les coordonnées du bailleur, la surface habitable du bien, le montant du dépôt de garantie ainsi que du loyer …  
  • La durée du bail : en général ce délai est de 1 an pour les locations meublées contre 3 ans pour les logements vides. 
  • La présence des documents annexes obligatoires : en plus du contrat de location, le bail doit comprendre une notice d’informations sur les droits et devoirs des parties, un dossier de diagnostics techniques à jour ainsi que le règlement de copropriété. 

Les avantages de la signature du bail de location à distance

Gagner du temps 

Comme nous l’avons succinctement abordé précédemment, la signature électronique d’un bail de location présente plusieurs avantages. Le premier concerne le fait de pouvoir signer à distance son contrat de location. Inutile de se déplacer ou de prévoir un moment précis pour signer, propriétaire et locataire ont la possibilité de signer le contrat quand ils le souhaitent. Cela sous-entend le fait de pouvoir se pencher sur le bail de location après sa journée de travail, tranquillement chez soi.  Ces détails peuvent sembler superficiels, mais en pratique, ils limitent considérablement les risques de désistements et surtout incitent à la conclusion rapide du contrat de location. 

Plus encore, lorsque sur un format papier, le contrat de location nécessite d’être paraphé sur chaque pas avec les initiales du propriétaire et du locataire, sur un format électronique la seule signature suffit. Parapher devient en effet inutile dans la mesure ou en signant le document de façon dématérialisée vous donnez votre consentement pour l’intégralité du contrat ensuite verrouillé informatiquement. 

Simplifier les démarches : signer un contrat de bail par mail 

Opter pour une signature dématérialisée évite les erreurs de texte. Le document est à télécharger en ligne déjà pré rempli. Il contient toutes les actualisations légales et mentions obligatoires ce qui sécurise la transaction en même temps qu’il la simplifie. La création du document ainsi que le processus de signature sont désormais effectués en seulement quelques clics. Ce qui est d’autant plus pratique en présence d’une colocation ou le nombre de colocataires augmente les exemplaires à personnaliser et transmettre. 

Faire un geste pour l’environnement 

Enfin, utiliser la signature électronique c’est aussi faire un geste pour l’environnement. L’ensemble du processus étant digitalisé, chaque exemplaire est donc transmis aux parties par voie dématérialisée (le plus souvent par email). Notre formulaire de rédaction en ligne vous permet de mettre à jour le bail avant la signature si nécessaire, et ainsi d’éviter de devoir le réimprimer.

Un geste qui fait la différence

À raison de 3 millions de baux de location signés chaque année en France (en moyenne 25 pages), généraliser la signature électronique permettrait d’économiser 750 millions de pages, soit environ 50 000 arbres.

Une signature électronique pour le bail, mais pas que … 

Les annexes 

Nous abordons depuis le début de cet article le cas de la signature électronique du bail, mais ce document n’est pas le seul à pouvoir être dématérialisé dans le milieu locatif. Ses annexes (diagnostics techniques, règlement de copropriété, inventaire des meubles …) peuvent également bénéficier de la signature électronique.

Depuis le 1er janvier 2022, l’acte de caution peut aussi être signé de façon dématérialisée. Cela représente une véritable avancée pour les garants, notamment lorsque ces derniers se trouvent géographiquement éloignés du locataire. 

Quid de l’état des lieux pour les signataires ? 

À ce jour, le seul document nécessitant encore la présence du locataire et son bailleur (ou mandataire) : c’est l’état des lieux. La présence des deux parties est en effet requise pour constater les éventuels désordres et dégradations présents dans le logement. Il est donc difficile de remplir en avance un document étant donné que dans la pratique le locataire doit pouvoir être présent et constater les observations du bailleur avant de signer. 

FAQ

Comment se passe la signature d'un bail de location par voie électronique  ? 

La signature d’un bail de location nécessite d’être réalisée en plusieurs étapes. Le propriétaire bailleur doit tout d’abord compléter les renseignements nécessaires au contrat de location en ligne et contrôler la véracité des informations mentionnées (coordonnées du locataire, du bailleur …). Une fois réalisé, il transmet au locataire une invitation par mail. Ce dernier peut ensuite signer le document grâce au lien transmis par mail. 

Comment signer un bail de location en ligne?

Pour signer un bail de location, il suffit de confirmer la signature sur le document qui a été préalablement transmis au locataire de façon dématérialisée (par mail).

Comment justifier une signature électronique ?

La signature électronique a aujourd’hui une valeur légale identique à celle d’une signature papier. Elle est admise comme moyen de preuve devant un tribunal. Par conséquent, du moment que vous signez le bail de location (de façon électronique ou en version papier), ce dernier devient alors irrévocable et vous n’avez dans aucune mesure besoin de le justifier. 

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