Pourquoi et comment procéder à la signature électronique du bail de location ?
Publié le 28 décembre 2020Mis à jour le 21 février 2025
SOMMAIRE
- En quoi consiste la signature numérique d'un bail ?
- Avantages de la signature électronique du bail
- Comment signer un bail électroniquement ?
- Quels éléments contrôler avant la signature ?
- Quelles alternatives à la signature électronique ?
- FAQ
Ce qu'il faut retenir
La signature électronique d’un bail permet aux propriétaires et locataires de signer à distance, sans contrainte géographique ni de temps.
Elle est reconnue légalement si elle est certifiée, sécurisée et appliquée sur un contrat conforme aux mentions obligatoires.
Ses avantages incluent un gain de temps, une simplification des démarches, une meilleure sécurité, une gestion administrative allégée et un impact écologique positif.
Télécharger la fiche en PDF
Lisez ce contenu en toute confiance !
BailFacile aide déjà plus de 100 000 propriétaires-bailleurs à gérer leurs locations en totale autonomie. En savoir plus.
La signature d'un bail à distance offre une nouvelle perspective aux propriétaires. Celle de pouvoir conclure un contrat de location sans contrainte géographique et sans planifier une rencontre avec son futur locataire. Plusieurs solutions permettent aujourd’hui de signer un bail à distance, dont la signature électronique. Encore faut-il savoir comment procéder et surtout quelles sont les précautions à prendre pour assurer la légalité du document.
En quoi consiste la signature numérique d'un bail ?
40, c’est le nombre de pages que peut comprendre un bail d’habitation. Diagnostics, notice d’information, contrat de location … Les signataires doivent en pratique parapher chacune des pages avant d’atteindre la mention finale : lu et approuvé accompagnée d’une signature. Heureusement, la législation a évolué en la matière.
Depuis le 13 mars 2000, la signature électronique permet de signer et parapher un document. La loi la définit dans les termes suivants :
« Lorsque la signature est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve du contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »
La loi Élan de 2018 renforce son usage dans le secteur immobilier. Concrètement, la signature numérique permet de signer un bail à distance après authentification des parties (locataire, propriétaire ou mandataire). Une fois apposée, elle crypte le document, le rendant infalsifiable.
La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite mais doit respecter le . Pour être valide, elle doit être certifiée, apposée sur un bail conforme et inclure les annexes obligatoires.
L’ la reconnaît juridiquement, à condition qu’elle soit :
- Personnelle et propre au signataire ;
- Sécurisée par un procédé fiable d’identification ;
- Indissociable du document ;
- Appliquée sur un bail respectant les mentions légales.
Quels sont les 5 avantages de la signature du bail de location à distance ?
Gagner du temps
La signature électronique d’un bail simplifie le processus pour les propriétaires et locataires en évitant les rendez-vous, déplacements et paraphages répétés. Chacun peut consulter et signer le contrat à tout moment, depuis n’importe quel appareil. Une interface intuitive guide chaque étape, laissant le temps de lire et vérifier chaque page avant validation.
Contrairement au format papier, qui exige un paraphe sur chaque page, une seule signature suffit en version électronique. Celle-ci valide l’ensemble du contrat, qui est ensuite verrouillé informatiquement.
Simplifier les démarches : signer un contrat de bail par mail
Opter pour une signature dématérialisée évite les erreurs de texte. Le document est à télécharger en ligne déjà pré rempli. Il contient toutes les actualisations légales et mentions obligatoires ce qui sécurise la transaction en même temps qu’il la simplifie. La création du document ainsi que le processus de signature sont désormais effectués en seulement quelques clics. Ce qui est d’autant plus pratique en présence d’une colocation ou le nombre de colocataires augmente les exemplaires à personnaliser et transmettre.
Sécuriser le processus locatif
La signature électronique d'un bail offre une sécurité renforcée pour le bailleur et le locataire. Elle limite les risques de désistement et permet une signature rapide et rassurante. Le document numérique évite les pertes postales, notamment dans le cas de signatures successives de colocataires. Stocké plusieurs années, le bail reste facilement accessible. Sa nature électronique garantit une traçabilité et une intégrité totales, rendant toute modification ou falsification impossible.
Optimiser la gestion administrative
La signature électronique allège significativement les tâches administratives pour les propriétaires (signature, classement, copie et partage du bail, etc.).
Faire un geste pour l’environnement
Utiliser la signature électronique c’est aussi faire un geste pour l’environnement. L’ensemble du processus étant digitalisé, chaque exemplaire est donc transmis aux parties par voie dématérialisée (le plus souvent par email). Notre formulaire de rédaction en ligne vous permet de mettre à jour le bail avant la signature si nécessaire, et ainsi d’éviter de devoir le réimprimer.
En France, avec 3 millions de baux signés chaque année, cela permettrait d’économiser 750 millions de pages, soit l’équivalent de 50 000 arbres.
Comment signer un bail électroniquement ?
La signature électronique simplifie la conclusion d’un bail en permettant de signer à distance, sans rendez-vous. Voici les étapes à suivre :
1. Création et partage du contrat de location
Le bailleur doit compléter toutes les informations requises et vérifier leur exactitude (coordonnées des parties, clauses, annexes obligatoires comme les diagnostics). Une fois le contrat finalisé, une invitation est envoyée par e-mail au locataire, qui peut consulter et signer le document via un lien sécurisé.
Laissez-vous guider par nos formulaires intelligents, fruits de plusieurs années de développement qui intègrent toute la complexité de la loi.
2. Signature électronique avec authentification
Le locataire et le bailleur apposent leur signature numérique après authentification, souvent via un code reçu par SMS. La signature peut être réalisée depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Une fois signés, les documents sont téléchargeables immédiatement. Contrairement au bail papier, aucune modification ne peut être apportée après signature.
3. Suivi et relances des signataires
Un suivi en temps réel permet de vérifier l’avancement du processus et de relancer un signataire en attente si nécessaire.
Avec BailFacile, décidez de partager votre document locatif à votre locataire, son garant ou tout autre personne pour simple relecture et commentaires, ou envoyez-le directement en signature.
4. Verrouillage et archivage du contrat
Une fois signé, le bail est scellé électroniquement, garantissant son intégrité et empêchant toute modification ultérieure. Il est ensuite archivé sur un serveur sécurisé pour une durée de 10 ans, avec conservation des informations essentielles : identité des signataires, adresses e-mail, adresses IP, date et heure de signature.
Avec BailFacile, une fois le bail de location signé, il est automatiquement disponible et classé au bon endroit dans votre espace en ligne.
- Une signature électronique engage immédiatement le locataire, sans délai de rétractation.
- Un bail numérique ne nécessite pas de paraphe sur chaque page, une seule signature suffit.
- L'authentification via code SMS renforce la sécurité du processus.
Quels sont les éléments à contrôler avant de signer un bail à distance ?
Avant de faire signer le bail de location numérique à votre locataire, prenez le temps de vérifier que le contrat mentionne bien (et de façon correcte) les informations suivantes :
- Le montant du loyer : en tant que bailleur assurez-vous que la valeur soit la bonne, mais également que le locataire sera en mesure de régler ses mensualités selon des modalités précises (paiement à terme échu ou terme à échoir, règle de 3 fois le montant du loyer). Ces informations doivent figurer dans le dossier de location.
- Les clauses obligatoires au bail : le contrat doit comprendre certaines informations (sous peine de nullité) telles que l’identité du locataire, les coordonnées du bailleur, la surface habitable du bien, le montant du dépôt de garantie ainsi que du loyer …
- La durée du bail : en général ce délai est de 1 an pour les locations meublées contre 3 ans pour les logements vides.
- La présence des documents annexes obligatoires : en plus du contrat de location, le bail doit comprendre une notice d’informations sur les droits et devoirs des parties, un dossier de diagnostics techniques à jour ainsi que le règlement de copropriété.
Quelles sont les alternatives à la signature électronique d'un bail ?
Signer un bail par procuration
Les signataires dans l’impossibilité de se déplacer peuvent donner une procuration à un proche afin que ce dernier réalise la démarche pour leur compte. Le mandataire se substitue au mandant pour la signature du contrat de location et éventuellement, la réalisation de l'état des lieux d'entrée. Pour cela, le principal concerné doit établir un mandat sous seing privé à présenter à l'autre partie.
Signer un bail par voie postale
Une autre solution consiste à imprimer le bail d'habitation et de l'envoyer à l'autre signataire par voie postale. Un bail de location par courrier a la même valeur juridique mais présente l'inconvénient d'engager des frais annexes (frais postaux) et de prendre un certain temps pour son acheminement.
FAQ
Quels types de documents locatifs peut-on signer via la signature électronique ?
La signature électronique s’applique au bail, à ses annexes (diagnostics, règlement de copropriété, inventaire…) et, depuis 2022, à l’acte de caution, facilitant la démarche pour les garants à distance. Seul l’état des lieux exige encore la présence physique des parties, car il nécessite une constatation directe des éventuels désordres.
Comment se passe la signature d'un bail de location par voie électronique ?
La signature d’un bail de location nécessite d’être réalisée en plusieurs étapes. Le propriétaire bailleur doit tout d’abord compléter les renseignements nécessaires au et contrôler la véracité des informations mentionnées (coordonnées du locataire, du bailleur …). Une fois réalisé, il transmet au locataire une invitation par mail. Ce dernier peut ensuite signer le document grâce au lien transmis par mail.
Comment signer un bail de location en ligne?
Pour signer un bail de location, il suffit de confirmer la signature sur le document qui a été préalablement transmis au locataire de façon dématérialisée (par mail).
Comment justifier une signature électronique ?
La signature électronique a aujourd’hui une valeur légale identique à celle d’une signature papier. Elle est admise comme moyen de preuve devant un tribunal. Par conséquent, du moment que vous signez le bail de location (de façon électronique ou en version papier), ce dernier devient alors irrévocable et vous n’avez dans aucune mesure besoin de le justifier.
Téléchargez la fiche PDF de ce guide
SOMMAIRE
- En quoi consiste la signature numérique d'un bail ?
- Avantages de la signature électronique du bail
- Comment signer un bail électroniquement ?
- Quels éléments contrôler avant la signature ?
- Quelles alternatives à la signature électronique ?
- FAQ
Téléchargez la fiche PDF de ce guide
Sur le même thème
