Gestion locative en ligne - BailFacile
background

Pourquoi et comment signer un bail à distance (tout en respectant la loi) ?

signer bail distance

SOMMAIRE

  • 3 solutions pour signer un bail à distance
  • Signer un bail à distance électroniquement est légal
  • Focus sur la signature électronique d'un bail
  • 4 avantages de la signature électronique
  • FAQ

Ce qu'il faut retenir

Il est tout à fait possible de signer un bail à distance, que ce soit par procuration, par voie postale ou en ligne.

Qu’il soit signé en présentiel ou à distance, un bail doit présenter toutes les mentions obligatoires pour être valide.

La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite, à condition qu’elle soit conforme au règlement eIDAS n°910-2014.

Télécharger la fiche en PDF

Télécharger la fiche en PDF

Vous êtes au bon endroit

Lisez les lignes qui suivent en toute confiance ! BailFacile aide déjà plus de 100 000 propriétaires-bailleurs à gérer leurs locations en totale autonomie. Conformité des documents et démarches, automatisations, signatures électroniques, finances, support...

BailFacile est noté 4,7/5 selon 1 852 avis sur Trustpilot. En savoir plus

La signature d'un bail à distance offre une nouvelle perspective aux propriétaires. Celle de pouvoir conclure un contrat de location sans contrainte géographique et sans planifier une rencontre avec son futur locataire. Plusieurs solutions permettent aujourd’hui de signer un bail à distance, mais encore faut-il savoir comment procéder et surtout quelles sont les précautions à prendre pour assurer la légalité du document. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur ce sujet.

Lien d'ancre vers la section
3 solutions pour signer un bail à distance

Signer un bail par procuration

Les signataires dans l’impossibilité de se déplacer peuvent donner une procuration à un proche afin que ce dernier réalise la démarche pour leur compte. Le mandataire se substitue au mandant pour la signature du contrat de location et éventuellement, la réalisation de l'état des lieux d'entrée. Pour cela, le principal concerné doit établir un mandat sous seing privé à présenter à l'autre partie.

Signer un bail par voie postale

Une autre solution consiste à imprimer le bail d'habitation et de l'envoyer à l'autre signataire par voie postale. Un bail de location par courrier a la même valeur juridique mais présente l'inconvénient d'engager des frais annexes (frais postaux) et de prendre un certain temps pour son acheminement.

Signer un bail électroniquement

La signature électronique offre un énorme gain de temps aussi bien au locataire qu'au bailleur. Lorsque les signataires ne peuvent pas se rencontrer physiquement, cette solution est à privilégier. Toutefois, il faudra disposer d'un outil numérique fiable pour apposer une signature certifiée.

Signez vos documents à distance avec BailFacile

3 clics pour partager un document à signerSignature & horodatage certifiés eIDASSignatures électroniques illimitées
Étoile Trustpilot complète
Excellent|4.6 sur 2 112 avisLogo trustpilot

Lien d'ancre vers la section
Est-ce légal de signer un bail à distance électroniquement ?

La signature électronique du bail reste la solution la plus prisée aux dépens de la signature par procuration ou par voie postale. Ceci dit, étant donné qu’elle implique la manipulation d’un document dématérialisé, ce procédé suscite des interrogations sur la légalité du document signé.

Pour être reconnu par les autorités compétentes, le document doit présenter une signature électronique certifiée, les mentions obligatoires attendues par la loi ainsi que les annexes.

La signature électronique est légale mais réglementée

L’article 1367 du Code Civil reconnaît la valeur juridique de la signature électronique. Toutefois, sa conformité au règlement eIDAS n°910-2014 est essentielle pour qu'elle soit valide.

Ce règlement précise que la signature doit être :

  • Personnelle et appartenir exclusivement à la personne signataire ;
  • Sécurisée par un procédé fiable d'identification ;
  • Indissociable du document sur lequel elle est délivrée ;
  • Apposée sur un document qui respecte les conditions de forme du contrat de bail ainsi que ses mentions obligatoires.

Les mentions obligatoires du bail et ses annexes restent inchangées par rapport à un bail papier

Pour être valide, le bail de location, qu'on y appose une signature électronique ou non, doit respecter un certain nombre de mentions obligatoires. Cela comprend :

  • La désignation des parties signataires (propriétaire bailleur, locataire et garants éventuels) ;
  • Les caractéristiques du logement loué (adresse, étage, descriptif...) ;
  • La durée du bail et ses conditions de renouvellement ;
  • Le montant du loyer et des provisions pour charges, ainsi que leurs modalités de révision ; 
  • Le montant du dépôt de garantie et ses modalités de restitution ;
  • Les documents annexes obligatoires au bail locatif comme les diagnostics techniques, la notice d'information, un extrait du règlement de copropriété le cas échéant.

Pour éviter les risques de modification du contrat de bail en signature électronique, il est recommandé de transmettre le document au format PDF par e-mail ou via une plateforme sécurisée.

S'abonner à la newsletter

Je m'abonne à l'Actualité du bailleur

Adresse e-mail

Lien d'ancre vers la section
Focus sur la signature électronique d'un bail

1. Création du contrat de location et partage à la signature

Pour proposer la signature du bail à distance, le propriétaire doit utiliser une solution de signature électronique. Il doit y partager le bail en y intégrant l’ensemble des informations requises. Certains documents peuvent également être annexés au bail (diagnostics obligatoires, règlement de copropriété, etc.).

Choisissez et complétez un bail de façon assistée avec BailFacile

Laissez-vous guider par nos formulaires intelligents, fruits de plusieurs années de développement qui intègrent toute la complexité de la loi pour… que vous n’ayez pas à penser à la loi.

2. Signature du contrat de location

Concrètement, comment se passe la signature d'un bail à distance ? Après la rédaction du contrat, un email est envoyé à chaque partie prenante. Celui-ci contient un lien permettant de lire et signer électroniquement le bail. Les signataires doivent saisir un code reçu par SMS pour authentifier leur signature. Cette dernière peut être apposée depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Une fois signés, les signataires ont la possibilité de télécharger le contrat.

3 clics pour partager un document à signer

Avec BailFacile, décidez de partager votre document locatif à votre locataire, son garant ou tout autre personne pour simple relecture et commentaires, ou envoyez-le directement en signature.

La signature électronique d'un bail n'est pas soumise au délai de rétractation

La signature électronique d'un bail a des implications légales spécifiques. Contrairement aux achats de biens ou services conclus à distance, ici le délai de rétractation de 14 jours ne s'applique pas. Une fois signé, le locataire est engagé contractuellement. Il doit payer le loyer intégralement et, s'il souhaite mettre fin au bail, respecter le délai de préavis en vigueur.

3. Suivez et relancez vos signataires (si nécessaire)

Avec BailFacile, suivez le processus de signature dans votre espace et soyez notifié quand tout le monde a signé. Relancez un retardataire en 2 clics.

4. Verrouillage et archivage du contrat de location

Une fois signé, le contrat de location est ensuite scellé électroniquement et automatiquement afin d’empêcher toute modification. Adieux les falsifications de contenus, dates ou signatures !

Bénéficiez de l’archivage automatique du document

Avec BailFacile, une fois le bail de location signé, il est automatiquement disponible et classé au bon endroit dans votre espace en ligne.

Lien d'ancre vers la section
Les 4 avantages de la signature à distance d'un bail

Gagner en temps et en simplicité

La signature électronique d'un bail permet aux propriétaires et locataires d'éviter les rendez-vous, déplacements physiques et paraphages multiples, générant ainsi un gain de temps significatif. Chacun peut consulter et signer le contrat à sa convenance, depuis n'importe quel appareil. Avec une interface intuitive qui guide chaque étape, le signataire dispose également du temps nécessaire pour lire, vérifier et signer chaque page à son rythme.

Optimiser la gestion administrative

La signature électronique allège significativement les tâches administratives pour les propriétaires (signature, classement, copie et partage du bail, etc.).

Accélérer la mise en location

En fluidifiant la conclusion des baux, la signature électronique accélère la location des biens immobiliers. Elle réduit les périodes sans locataire et facilite l'accès au logement, offrant une fois encore un gain de temps et d'efficacité pour le propriétaire comme pour les locataires.

Chez BailFacile, 83 % des documents locatifs signés à distance le sont dans l'heure qui suit le partage du document !

Sécuriser le processus locatif

La signature électronique d'un bail offre une sécurité renforcée pour le bailleur et le locataire. Elle limite les risques de désistement et permet une signature rapide et rassurante. Le document numérique évite les pertes postales, notamment dans le cas de signatures successives de colocataires. Stocké plusieurs années, le bail reste facilement accessible. Et, comme vu précédemment, sa nature électronique garantit une traçabilité et une intégrité totales, rendant toute modification ou falsification impossible.

Lien d'ancre vers la section
FAQ

Quels types de documents locatifs peut-on signer via la signature électronique ?

Au même titre que pour un bail, la signature électronique d'autres documents locatifs est légale, comme par exemple dans le cadre d'un état des lieux. La copie de chaque document signé peut être remise en main propre (nécessite une imprimante) ou par voie dématérialisée, soit par mail ou sur un espace sécurisé. C'est le décret 2016-382 du 30 mars 2016 qui encadre cette pratique désormais très répandue.

BailFacile - Logiciel de gestion locative

Découvrez l’application de gestion locative N°1

Inscription en 2 minutes

Gérez vos locations en totale autonomie avec BailFacile

BailFacile - Logiciel de gestion locative
Étoile Trustpilot complète
Excellent|4.6 sur 2 112 avisLogo trustpilot

Sources

Partager

BailFacile - Logiciel de gestion locative
S'abonner à la newsletter

La newsletter des propriétaires-bailleurs

Comme 350 000 bailleurs, mettez-vous à jour sur l'actualité locative en moins de 10 minutes, 1 fois par mois.

Adresse e-mail

Ce site est protégé par reCAPTCHA et la Politique de confidentialité ainsi que les Conditions d’utilisation de Google s’appliquent.

SOMMAIRE

  • 3 solutions pour signer un bail à distance
  • Signer un bail à distance électroniquement est légal
  • Focus sur la signature électronique d'un bail
  • 4 avantages de la signature électronique
  • FAQ
BailFacile - Logiciel de gestion locative

Découvrez l’application de gestion locative N°1

Inscription en 2 minutes

👋  On a besoin de vous !

Si vous appréciez notre contenu, un avis sur Google nous aiderait énormément !

⭐⭐⭐⭐⭐

Sur le même thème

Pourquoi utiliser la signature électronique pour un bail de location ?

Paiement du loyer à échoir ou à terme échu : définition, différences et cas d'usage

Comment parapher un document et pourquoi est-ce important ?

Combien de temps entre la visite d'un bien et la signature du bail ?