Quand et comment faire un appel de loyer ?

Définition de l’appel de loyer 

L'appel de loyer, ou d’avis d’échéance, est un document rappelant au locataire la date de paiement du loyer ainsi que les détails du règlement tels qu’ils sont définis dans le contrat de location. Le but de cet avis est de signifier au locataire qu'il doit effectuer le paiement à la date prévue.

L’appel de loyer est un avis d’échéance

Les termes “appel de loyer” et “avis d'échéance” possèdent la même définition. Concrètement, ces deux documents sont transmis par le propriétaire et adressés au locataire afin de lui rappeler la date de paiement du loyer. Pour que cette information soit complète, le document vient détailler les sommes à régler, les délais ainsi que les modalités de paiement. 

L’appel de loyer n’est pas une quittance de loyer 

Il est également important de rappeler que l'appel de loyer n’est pas une quittance de loyer. Il s’agit simplement d'un rappel adressé au locataire pour lui signaler le paiement de son loyer à une date donnée. La quittance de loyer arrive en second temps, elle est transmise une fois le paiement effectué par ce dernier. 

Autre différence : la quittance de loyer devient obligatoire si le locataire en fait la demande, contrairement à l'appel de loyer qui n'est soumis à aucune obligation.

L'avis d'échéance n'est donc pas un document obligatoire et sa forme est entièrement libre. Cela signifie que vous avez, en tant que bailleur, la liberté de décider de la fréquence d'envoi des appels de loyer (mensuel, trimestriel, annuel). 

Mais, si la loi n’impose pas de formalisme, certaines informations restent, elles, essentielles et nécessitent d’apparaître sur le document. On pense notamment au montant à payer, à la date d'échéance, l'adresse du bien, la période de règlement … 

Nous l'avons vu, il n'y a pas de règle définie par la loi concernant la trame d'un avis d'échéance de loyer, vous avez donc le choix d’opter pour la conception que vous souhaitez. Cependant, pour que le document soit compréhensible, il est important d'inclure certaines informations notamment :

• Votre identité et celle de votre locataire ; 
• L'adresse du bien loué ; 
• Le mois et l'année correspondant à la période réclamée ; 
• La date d'échéance du prochain loyer ; 
• Le montant du loyer ; 
• Les charges et si elles sont comprises dans un forfait ou en provision ; 
• Les loyers impayés le cas échéant. 

Faire figurer ces différents éléments sur l’appel de loyer permet une communication claire et précise entre vous et votre locataire.

Un appel de loyer doit en principe être transmis avant la date d'échéance du loyer. S’il n'existe pas de délai légal pour envoyer le document, dans les faits, il est recommandé de l'adresser le plus en amont possible. L'objectif consiste pour le locataire a avoir l'information suffisamment tôt pour se préparer à payer le loyer. 

Quant aux modalités d'envoi de l'avis d'échéance, le bailleur est libre de choisir de transmettre le document par courrier ou email, selon ses préférences et la convenance du locataire. 

Le saviez-vous ? Le locataire ne peut pas imposer la remise gratuite d’un avis d'échéance par le propriétaire. Pour rappel ce document n’est pas obligatoire, par conséquent le bailleur est en droit de facturer les frais d’impression et d’envoi, si le locataire en fait la demande.

À l'inverse, lorsque le propriétaire décide de transmettre l'avis d'échéance de façon volontaire, il ne peut pas facturer de frais au locataire qui n'a pas formulé une telle demande.

Un autre détail est à soulever : l'édition de l'avis d’échéance dans le cadre d’une colocation. Deux situations peuvent ici se présenter :

1. Si les colocataires ont signé un bail commun (aussi appelé bail unique) : le propriétaire émet un seul appel de loyer pour la totalité du loyer. Cet appel de loyer est adressé à l'ensemble des colocataires.
2. Si chaque colocataire a signé un bail séparé : le propriétaire émet un appel de loyer distinct pour chaque colocataire, couvrant la part respective du loyer de chacun des locataires.

Si vous manquez de connaissances sur le sujet et que vous préférez utiliser un modèle gratuit, sachez que vous pouvez retrouver certaines trames à télécharger directement en ligne. Bail Facile propose un avis d’échéance en PDF gratuit, prêt à imprimer (ou partager en ligne) et adapté à tous les profils de location.