Quand et comment faire un appel de loyer ?

L’appel de loyer est un document ou un message adressé au locataire pour lui rappeler qu’un paiement de loyer est dû à une date précise. Il mentionne le montant du loyer, celui des charges locatives, ainsi que la période concernée.

Le bailleur n'a pas l'obligation légale d'envoyer un appel de loyer. Le bail signé fixe déjà la date à laquelle le loyer doit être payé. 

Cependant, l'envoi d'un avis d'échéance est recommandé car :

• Il rappelle au locataire ses obligations de paiement ;
• Il facilite le suivi des encaissements ;
• Il sert de preuve en cas d’impayé ou de litige ;
• Il s’intègre aisément à une gestion locative dématérialisée (logiciels, plateformes, etc.).

Notons que l'appel de loyer est systématique si la location est gérée par une agence de gestion locative ou un administrateur de biens.

L'avis d'échéance peut être émis chaque mois avant la date de paiement prévue au bail (souvent entre le 25 et le 30 du mois précédent). 

Un appel de loyer prouve son utilité : 

• Après la révision du loyer ou des charges pour informer le locataire des récents changements ;
• À l'issue de la régularisation des charges pour clore la procédure ;
• À l'entrée du locataire dans les lieux pour indiquer le paiement du premier loyer ; 
• Au départ du locataire pour indiquer le dernier loyer dû au prorata des jours d'occupations.

L'envoi mensuel de l'avis d'échéance est chronophage, mais essentiel pour votre trésorerie et en cas de litige. La meilleure solution est d'utiliser un outil qui génère automatiquement l'appel de loyer et envoie un email traçable au locataire.

Un appel de loyer doit rester clair, précis et livrer les principales informations liées au bail. 

L'avis d'échéance doit ainsi indiquer :

• Les coordonnées du bailleur ou de l’agence ;
• L'identité et l'adresse du locataire ;
• La période concernée ;
• Le montant du loyer hors charges ;
• Le montant des provisions sur charges ;
• Le montant total à régler ;
• La date limite de paiement ;
• Le mode de règlement accepté (virement, chèque, prélèvement, etc.) ;
• Un rappel éventuel du RIB ou des pénalités en cas de retard.

Le bailleur peut transmettre l'appel de loyer :

• Par courrier simple ou lettre recommandée avec avis d'échéance ;
• Par e-mail avec un accusé de lecture ;
• À l'aide une plateforme de gestion locative. 

Dans tous les cas, le propriétaire doit veiller à garder une trace écrite de l'échange. L'appel de loyer peut servir de preuve de relance amiable si un impayé survient par la suite.

N'oubliez pas que l'appel de loyer est une demande de paiement. Une fois le loyer encaissé, vous devez obligatoirement fournir gratuitement la quittance de loyer au locataire s'il en fait la demande, car elle est la seule preuve légale qu'il s'est acquitté de sa dette.

Si le locataire ne paie pas le loyer après avoir reçu un avis d'échéance, le bailleur doit  :

1. Envoyer une relance amiable (par e-mail ou courrier simple) dès quelques jours de retard ;
2. Envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception si l'impayé se confirme ;
3. Saisir un commissaire de justice pour délivrer un commandement de payer pour préparer la suite de la procédure ;
4. Engager une procédure de recouvrement ou de résiliation si le paiement n’intervient toujours pas.

Deux situations peuvent se présenter :

1. Si les colocataires ont signé un bail commun (aussi appelé bail unique) : le propriétaire émet un seul appel de loyer pour la totalité du loyer. Cet appel de loyer est adressé à l'ensemble des colocataires ;
2. Si chaque colocataire a signé un bail séparé : le propriétaire émet un appel de loyer distinct pour chaque colocataire, couvrant la part respective du loyer de chacun des locataires.