Quand et comment faire un appel de loyer ?

L'appel de loyer, ou avis d’échéance de loyer, est un document rappelant au locataire la date de paiement du loyer ainsi que les détails du règlement tels qu’ils sont définis dans le contrat de location.

Le but de cet avis est de signifier au locataire qu'il doit effectuer le paiement à la date prévue. La rédaction d'un appel de loyer peut aussi aider à clarifier certaines situations inhabituelles. L'appel de loyer ou l'avis d'échéance formalise par exemple la répartition des dépenses engagées suite à des travaux exceptionnels. Après la réception du document, le locataire peut ainsi contacter le bailleur pour revoir certains points si nécessaire.

L'envoi d'un appel de loyer n'est pas obligatoire. Néanmoins, le bailleur adresse habituellement ce document à son locataire face à :

• Un retard de paiement : l'avis déchéance a pour première fonction de rappeler au locataire la date de paiement du loyer. L'envoi de ce document permet ici de poser les bases d'une relation saine, ce qui évitera les impayés par la suite ;
• Des dépenses inhabituelles : les locataires peuvent demander la réalisation de travaux qui ne sont pas prévus par le bail comme la pose de panneaux solaires par exemple. Les deux parties peuvent décider de se répartir les frais. L'avis permet d'annoncer au locataire le montant du loyer à la suite de ce genre d'arrangement ;
• Un report de paiement du loyer : face à des difficultés financières, le locataire peut demander un report du paiement du loyer. Le propriétaire peut accepter cette demande, le locataire doit envoyer un avis indiquant la nouvelle échéance de paiement ;
• Une demande d'appel de loyer émanant du locataire : l'envoi d'un appel de loyer devient obligatoire si le locataire en fait la demande. Le requérant souhaite obtenir des éclaircissements sur le montant du loyer suite à une récente révision dans la majorité des cas.

La loi n'impose aucun formalisme en ce qui concerne le contenu de l'appel de loyer. Toutefois, ce document doit au moins préciser :

• L’identité du bailleur (ou de son mandataire) et du locataire ;
• L’adresse du bien loué ;
• La période concernée (mois et année) ;
• La date d’échéance du loyer ;
• Le montant du loyer hors charges ;
• Les charges (provisions ou forfait) et éventuelles taxes ;
• Les éventuels loyers impayés ;
• Le montant de l’aide au logement déduit, si applicable.

Un avis bien structuré facilite la compréhension et la transparence entre le bailleur et le locataire.

Un appel de loyer, en lui-même, n’engage aucun frais. D'ailleurs, contrairement à un commandement de payer, il n'a pas à être remis par un huissier de justice. Toutefois, des frais pourraient s’appliquer dans certains cas notamment :

• En cas d'envoi par lettre recommandée : il faut prévoir les frais de courrier. Cette dépense ne peut pas être récupérée auprès du locataire ;
• En cas de recours à un gestionnaire ou à une agence : si un professionnel gère la location, les frais de gestion peuvent inclure la rédaction et l’envoi des avis ;
• En cas de retards de paiement : des pénalités ou frais de relance pourraient être ajoutés, mais cela dépend des termes prévus dans le bail.

Ces frais doivent être clairement indiqués dans le contrat de location ou dans une communication préalable au locataire.

Un autre détail est à soulever : l'édition de l'avis d’échéance dans le cadre d’une colocation. Deux situations peuvent ici se présenter :

1. Si les colocataires ont signé un bail commun (aussi appelé bail unique) : le propriétaire émet un seul appel de loyer pour la totalité du loyer. Cet appel de loyer est adressé à l'ensemble des colocataires.
2. Si chaque colocataire a signé un bail séparé : le propriétaire émet un appel de loyer distinct pour chaque colocataire, couvrant la part respective du loyer de chacun des locataires.