Quel est l'intérêt d'une fiche de renseignement locataire dans un dossier de location ?

Une fiche de renseignement locataire est un formulaire utilisé dans le cadre d’une transaction immobilière. Comme son nom l’indique, elle sert à apporter des informations précises sur le locataire telles que les coordonnées, la situation professionnelle, les ressources financières, etc. Ce document est à remplir par le locataire et à transmettre au propriétaire avant la signature d'un contrat de location. 

La fiche de renseignements de locataire permet ainsi au propriétaire ou à l’agence immobilière mandatée d'obtenir des informations pertinentes sur le dossier du locataire afin d'évaluer sa candidature en tant que locataire potentiel. Cette fiche doit contenir des informations personnelles, financières et professionnelles, ainsi que des références solides qui prouvent qu'il peut respecter les engagements du contrat. Ce document peut permettre de valider le dossier et d'identifier un faux dossier de location et de faire la différence en cas de concurrence avec d’autres locataires (découvrez comment bien choisir son locataire).

Pour rassurer le propriétaire 

Une fiche de renseignements de candidat locataire permet de rassurer le propriétaire et de gagner sa confiance. En transmettant des informations précises et complètes, elle prouve au propriétaire que le candidat est sérieux dans sa démarche de location et qu'il a l'intention de respecter les termes du contrat de location.

Pour faciliter l'évaluation d'une candidature

La fiche de renseignements du locataire facilite la gestion d'un dossier car le propriétaire peut évaluer rapidement le dossier notamment concernant la solvabilité du locataire et le calcul de sa capacité de loyer. En précisant par exemple ses revenus, sa situation professionnelle ou en donnant des références de son employeur ou de ses anciens propriétaires, un candidat augmente ses chances d'obtenir le logement.

Pour protéger les intérêts du propriétaire

Les propriétaires souhaitent prendre le moins de risques possibles et éviter tout litige avec les locataires. Grâce à cette fiche et aux informations fournies, ils peuvent plus facilement sélectionner un locataire fiable et responsable.

Comment reconnaître et choisir le meilleur dossier de location ?

Pour choisir le meilleur dossier de location, plusieurs critères peuvent être pris en compte.

• Le premier critère est la solvabilité du locataire : pour cela, il est recommandé de vérifier les bulletins de salaire, l'avis d'imposition et éventuellement le contrat de travail ;
• Le deuxième critère est la stabilité professionnelle : un locataire en CDI avec une ancienneté importante sera généralement plus rassurant pour le propriétaire ;
• Le troisième critère est le comportement du locataire lors des précédentes locations : des quittances de loyer ou une attestation de précédent bailleur peuvent témoigner de son sérieux ;
• Le quatrième critère est le respect des obligations légales : le locataire doit fournir une copie d’une pièce d’identité et ne pas refuser de communiquer certaines informations confidentielles indispensables à l'étude de sa candidature.

Ces critères sont généralement suffisants pour établir un premier tri parmi les dossiers de location. Cependant, chaque propriétaire est libre de donner plus d'importance à certains critères en fonction de ses propres exigences et de la situation du marché locatif, tout en prenant soin de ne pas faire de discrimination à la location.

Cette fiche doit être remplie avec transparence, voici quelques étapes à respecter pour bien remplir une fiche de renseignement locataire. 

Préparer à l'avance les documents demandés 

Avant de remplir la fiche, il est nécessaire de rassembler tous les documents demandés, tels que les relevés bancaires, les fiches de paie, les références de précédents propriétaires, etc. Cela permet de compléter la fiche plus rapidement et sans erreur.

Être précis et honnête

Les informations doivent être précises, à jour et complètes. Il convient dans la déclaration d'être transparent et honnête sur sa situation financière, son historique de crédit et ses antécédents locatifs car le risque serait de perdre l’appartement souhaité en cas de vérification. 

Apportez des informations supplémentaires

Ne pas hésiter à ajouter des informations supplémentaires qui pourraient renforcer sa candidature. Par exemple, inclure une lettre de recommandation de son employeur ou de son ancien propriétaire, ou fournir des explications supplémentaires sur des situations particulières, comme une période d'inactivité professionnelle ou un déménagement fréquent.

Quelles informations peut demander un propriétaire ?

Pour compléter un dossier de demande de location, plusieurs justificatifs peuvent être demandés en plus de la fiche de renseignements de candidat locataire. Ces documents permettent de vérifier l'ensemble des informations transmises. Voici quelques exemples de justificatifs à fournir :

• Une copie de pièce d’identité ;
• Des documents attestant des ressources (attention aux fausses fiches de paie et à procéder à une vérification de l'avis d’imposition ou de non-imposition) ;
• Un justificatif de domicile (quittance de loyer) ;
• Un document attestant des activités professionnelles (attestation employeur pour location).

Pour connaître la liste exhaustive, vous pouvez consulter lFe décret 2015-1437