Quel est l'intérêt d'une fiche de renseignement locataire dans un dossier de location ?

La fiche de renseignements locataire est un document à remplir par toute personne souhaitant louer un logement. Elle ne figure pas parmi les pièces obligatoires définies par la loi, mais elle est largement utilisée par les bailleurs particuliers comme par les professionnels de l’immobilier. 

Cette fiche regroupe en une seule page les éléments qui permettent d'évaluer le sérieux et la solvabilité du candidat. Le document indique : 

• L'identité du candidat (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité) ;
• Ses coordonnées (adresse actuelle, numéro de téléphone, email) ;
• Sa situation professionnelle (emploi occupé, type de contrat, employeur, ancienneté) ;
• Ses sources de revenus (montant des revenus mensuels nets, aides perçues, revenus complémentaires) ;
• Les détails du logement qu'il occupe (adresse, montant du loyer, durée d’occupation, motif du départ) ;
• L'identité et la situation professionnelle du garant, le cas échéant. 

La fiche de renseignements figure parmi les outils les plus pratiques pour cerner le profil d'un candidat. Cette pièce peut déjà indiquer des signes de faux dossier de location. 

Les locataires candidats ont tout intérêt à présenter une fiche de renseignements pour :

Faciliter l'évaluation d'une candidature

La fiche de renseignements du locataire facilite la gestion d'un dossier car le propriétaire peut évaluer rapidement le dossier notamment concernant la solvabilité du locataire et le calcul de sa capacité de loyer. Cette fiche permet au bailleur de comparer plusieurs profils en s'appuyant sur une même base. 

Rassurer le propriétaire 

Un dossier clair et structuré est souvent le reflet d’un locataire sérieux. Le fait de remplir correctement une fiche de renseignements montre une bonne volonté de collaborer et de se conformer aux attentes. Cela permet d’instaurer une relation de confiance dès le départ.

Protéger les intérêts du propriétaire

En cas de litige ou de fausse déclaration, la fiche peut faire office de preuve. Si certaines informations s’avèrent volontairement mensongères (par exemple sur les revenus ou la situation professionnelle), cela peut être utilisé pour faire valoir ses droits. C’est donc une garantie juridique complémentaire aux justificatifs remis par le locataire candidat. 

Les propriétaires qui gèrent leurs locations avec un logiciel comme BailFacile utilisent cette fiche comme point de départ pour constituer un dossier locatif complet, avant d’éditer le bail et les documents associés. Cela permet d’avoir toutes les informations du candidat centralisées et prêtes à vérifier.

Pour vous simplifier la sélection des locataires, vous pouvez utiliser une fiche de renseignements locataire prête à remplir, conforme aux bonnes pratiques et téléchargeable gratuitement.

Dans la pratique, l’utilisation de cette fiche s’avère particulièrement utile lors du tri des dossiers de location. Voici un cas concret :

Julien, propriétaire à Nantes, reçoit plusieurs candidatures pour son appartement. Grâce à la fiche de renseignements locataire BailFacile, il a pu comparer rapidement les profils : revenus, stabilité professionnelle, garanties. En quelques minutes, il a identifié le dossier le plus solide sans risquer de demander des pièces interdites.

Ainsi, le locataire doit remplir chaque champ avec soin et sincérité. Il est conseillé de vérifier que :

• Tous les champs obligatoires sont bien renseignés ;
• Les informations sont à jour ;
• Les montants inscrits sont nets d'impôts ; 
• Les noms d’employeurs, garants ou anciens bailleurs sont exacts

Le bailleur peut, de son côté, compléter certaines cases manquantes lors de l’échange avec le locataire, notamment les coordonnées de contact ou les pièces justificatives manquantes.

En complément de la fiche de renseignement, le locataire candidat doit fournir les documents qui composent le dossier de location à savoir : 

• Pièce d’identité en cours de validité ;
• Trois derniers bulletins de salaire ;
• Contrat de travail ou attestation d’employeur ;
• Dernier avis d’imposition ;
• Justificatif de domicile actuel ;
• Justificatif de situation professionnelle (Kbis, carte étudiant, etc.) ;
• Justificatif de revenus complémentaires (APL, pension, etc.) ;
• Documents du garant (Pièce d'identité ainsi qu'un justificatif de situation professionnelle). 

Lors de l'examen d'une fiche de renseignements, le bailleur doit porter une attention particulière à : 

• La cohérence des informations : vérifier si les déclarations correspondent aux justificatifs fournis ; 
• Le salaire mensuel du candidat : un locataire solvable devrait gagner trois fois le montant de son loyer ;
• La nature du contrat du travail : les CDD ou intérim demandent une analyse plus fine ;
• Le profil du garant : il faut d'ores et déjà vérifier si la caution peut réellement remplir son rôle. 

La fiche de renseignements locataire vous a permis de sélectionner le bon profil.
Mais une fois le candidat trouvé, le travail du bailleur ne s’arrête pas là. Il faut désormais préparer la mise en location en réunissant les documents essentiels et en s’assurant que chaque étape respecte le cadre légal.

Rédaction du bail, versement du dépôt de garantie, état des lieux d’entrée… autant de démarches qui peuvent vite devenir chronophages si elles sont gérées manuellement.

C’est pourquoi des outils comme BailFacile accompagnent les propriétaires à chaque étape, pour alléger la gestion locative et sécuriser les démarches administratives.
En centralisant tous les documents (bail, dépôt de garantie, état des lieux, quittances…), le bailleur gagne du temps, réduit les risques d’erreur et reste conforme à la loi.