Dossier de location | Quels documents renferment-il ?

Un dossier de location doit contenir l’ensemble des pièces justificatives exigées par le propriétaire ou l'agence immobilière qui le représente. Ces différentes informations servent un but unique : rassurer le bailleur sur la solvabilité du locataire.

La pièce d’identité

Le propriétaire souhaite avant tout connaître son futur locataire. Ce dernier doit donc décliner son identité en présentant une pièce valide. 

Ce document peut être : 

• Une carte d’identité ;
• Un passeport ;
• Un permis de conduire ;
• Un titre de séjour ;
• Une carte de résident ;
• Une carte de ressortissant d’un autre État membre de l’Union européenne.

Seules les pièces d'identité en cours de validité seront recevables par le propriétaire. Il faut donc vérifier la date d'expiration de chaque pièce avant de les soumettre. 

Le justificatif de domicile

Le propriétaire peut également demander de lui transmettre un justificatif de domicile. Cela peut-être :

• Une attestation de l’ancien propriétaire stipulant que le le candidat s'est acquitté de tous ses loyers ;
• Les 3 dernières quittances de loyer ;
• Le dernier avis de taxe foncière ;
• Une attestation d’élection de domicile.

Dans le cas où l'intéressé occupe le logement de ses parents ou celui de l'un de ses proches, il peut présenter  une attestation sur l’honneur ou une attestation d'hébergement. L'hôte doit indiquer que le principal concerné réside bien dans son domicile.

Le justificatif de situation professionnelle

 Le propriétaire est également en droit de demander un ou plusieurs justificatifs attestant la situation professionnelle du locataire. Il pourra notamment exiger :

• Un contrat de travail ;
• Une convention de stage ;
• Une attestation d’employeur ;
• Une carte d’étudiant ;
• Un certificat de scolarité ;
• Une carte professionnelle dans le cadre d’une profession libérale ;
• Une copie du certificat d’immatriculation pour les indépendants ;
• Toute pièce permettant de justifier votre activité professionnelle.

Concernant les justificatifs de ressources, la liberté revient là encore au propriétaire d’exiger différents documents (dans la limite des pièces justificatives énumérées par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015), à savoir :

• Les bulletins de salaire des 3 derniers mois (attention aux fausses fiches de paie pour un logement) ;
• Un justificatif d'indemnités de stage ;
• Un justificatif d'attribution de bourse ;
• Un avis d'imposition récent ,année en cours de préférence (le propriétaire procédera à une vérification d'avis d'imposition) ;
• Une attestation de ressources ou les deux derniers bilans comptables pour les non-salariés ;
• Le justificatif du versement des indemnités pour les retraites, pensions et autres prestations sociales ;
• Le justificatif des derniers revenus fonciers.

Ces justificatifs permettent également au propriétaire de calculer la capacité de loyer du locataire.

Et les APL dans tout ça ?

Si le candidat a la possibilité de bénéficier des AL ou APL, il est important d’informer le propriétaire de cette aide au logement supplémentaire. Pour déterminer avec exactitude le montant de ces droits, mieux vaut réaliser une simulation sur le site internet de la CAF avant de transmettre une copie des résultats au propriétaire.

Une fois tous les points précédents validés, la location est certes en bonne voie, mais le travail n’est pas totalement terminé. Le propriétaire peut en effet exiger une garantie de paiement dans le cas où le locataire lui-même ne serait plus apte à le faire (découvrez comment vérifier la solvabilité d'un locataire). Cette caution peut alors être un parent, une personne de son entourage, mais également un organisme bancaire ou social (exemple de la garantie Visale). 

Choisir une personne physique comme caution

La caution solidaire est l’engagement que prend un tiers de payer le loyer en cas de défaillance du locataire. Parce que c’est un moyen pour le propriétaire de s’assurer de la solvabilité du candidat, le candidat à tout intérêt à dénicher une personne pouvant se porter garante.

En règle générale, les locataires choisissent un de leurs proches comme caution. Ils peuvent solliciter la personne de leur choix à condition que celle-ci réside sur le territoire français.

Opter pour une caution bancaire

Le candidat a également la possibilité de recourir à une caution bancaire. Il s'agit de contacter une banque pour déposer sur un compte bloqué plusieurs mois de loyers. Cette réserve de fonds servira ensuite à s'acquitter des éventuels impayés directement auprès du bailleur. 

Une caution bancaire rassure bien plus le propriétaire qu'un cautionnement fait par une personne physique. Toutefois, elle est coûteuse pour le locataire. En plus de la somme à déposer, il faudra aussi prévoir des frais de dossiers.

Présenter la garantie Visale

Un locataire bénéficiant de la garantie Visale n'est pas tenu de présenter une caution. Action Logement se porte garant auprès du bailleur. L'organisme à vocation sociale s'acquittera des impayés à hauteur de 36 mois de loyer.

La garantie Visale s'adresse aux :

• Jeunes âgés de 18 à 30 ans, quelles que soient leurs situations professionnelles ;
• Personnes éligibles au bail mobilité ;
• Ménages modestes accompagnés par un organisme social.

Depuis 2021, le dispositif concerne aussi les salariés de plus de 30 ans :

• Embauchés depuis moins de 6 mois (sans compter les CDI confirmé) ;
• Percevant jusqu'à 1 500€ nets par mois ;
• En mobilité professionnelle ;
•  Détenant une promesse d'embauche de moins de 3 mois. 

Les intéressés doivent déposer leurs demandes de garantie Visale directement sur le site dédié après avoir suivi les indications fournies par les responsables. 

Trouver une caution en ligne

Une dernière solution consiste à solliciter une caution directement en ligne. Des sites comme Unkle, Smart Garant, Cautioneo ou encore Garantme, proposent aujourd’hui de se porter garant en contrepartie d’un paiement récurrent (mensuel généralement) du locataire.

Dans les faits l’opération se déroule en 3 temps :

1. Le requérant transmet les documents demandés sur la plateforme ;
2. Il obtient un certificat de garantie ;
3. Il remet ce document au propriétaire bailleur.

Souscrire une assurance loyers impayés

Le cautionnement n’est pas cumulable avec la souscription d’une assurance loyers impayés. Autrement dit, le propriétaire ne peut pas demander de caution au locataire lorsque ce dernier dispose déjà d’une assurance loyers impayés (sauf pour un logement destiné à un étudiant ou un apprenti).

Hormis l'acte de cautionnement en lui-même, le locataire doit également présenter certains documents concernant sa caution. Il faudra fournir au bailleur ; 

• Une pièce d'identité ;
• Un justificatif de ressource ;
• Un justificatif de domicile.  

Rien n'empêche les locataires de présenter une copie de chaque pièce demandée. Toutefois, il faut absolument garder sur soi les documents originaux lors des visites. Effectivement, le propriétaire est en droit d'exiger la présentation de chaque pièce justificative originale. La simple vue des originaux le rassurera et lui démontre qu'il n'est pas en présence d'un faux dossier de location.

Le choix est large pour le propriétaire quant aux documents qu’il peut exiger du locataire dans le cadre d’un dossier de location. Si la sélection est vaste elle n’est cependant pas illimitée ! L’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs trace les contours du dossier de location et fixe ses limites.

L’ensemble des documents attentatoires à la vie privée du candidat doivent être exclus du dossier de location. Le propriétaire ne pourra par exemple pas demander la carte vitale, des éléments du dossier médical, un relevé de compte bancaire ou encore un extrait de son casier judiciaire.