Faut-il une facture ou un ticket de caisse pour justifier une dépense en LMNP ?

La facture 

La facture constitue la pièce la plus probante en matière de LMNP. Elle doit permettre d’identifier précisément l’opération et les parties concernées. Elle comporte notamment :

• L’identité complète du vendeur ;
• L’identité du loueur avec son numéro SIRET ;
• L’adresse du logement concerné ;
• La date d’émission ;
• La description précise du bien ou du service ;
• Le prix TTC avec la TVA applicable ;
• Un numéro unique de facture.

Ces mentions établissent le lien entre l’opération et le logement loué, et permettent de déterminer si la dépense doit être comptabilisée en charge immédiate ou immobilisée puis amortie. Elles sont indispensables pour dater précisément la mise en service d’un bien amortissable. Un ticket de caisse n'offre pas cette possibilité.

Le ticket de caisse

Un ticket de caisse constitue un justificatif simplifié qui mentionne :

• L'identité du vendeur ;
• La date et l’heure de l’achat ;
• Une désignation sommaire des articles (« divers », « outillage », « bricolage ») ;
• Le montant payé.

Il ne comporte ni les coordonnées de l’acheteur, ni son SIRET, ni l’adresse du logement loué, ni un descriptif détaillé. Sa valeur probante reste limitée aux achats clairement identifiables et immédiatement consommés.

Une facture devient indispensable dès qu’un achat répond à l'une des situations suivantes :

• Son montant est significatif ;
• Il concerne l'acquisition d'un objet destiné à durer (mobilier, électroménager, travaux) ;
• Il modifie durablement le logement ;
• Il correspond à une prestation de service ;
• Il doit être comptabilisé comme immobilisation puis amorti.

Dans la pratique, une facture est donc obligatoire pour les dépenses suivantes :

• Travaux d’entretien, de réparation ou d’amélioration ;
• Interventions d’artisans ou de professionnels (plomberie, électricité, nettoyage professionnel, diagnostics…) ;
• Achats de mobiliers durables (lit, canapé, table, matelas, penderie…) ;
• Équipements fixes ou électroménagers (réfrigérateur, lave-linge, plaques de cuisson…) ;
• Diagnostics, prestations de nettoyage ou autres services professionnels.

Lorsqu’une dépense intervient avant la mise en location, la facture doit établir clairement que l’équipement est destiné au futur logement meublé. Plus la date d’achat est éloignée de la mise en location, plus la justification doit être précise. À défaut, la dépense peut être refusée et requalifiée en dépense personnelle.

Pour les achats en ligne, le récapitulatif de commande n’a pas valeur de facture. Seul le document téléchargeable depuis l’espace client est recevable comptablement.

Enfin, pour les équipements mobiles (mobilier, électroménager, petit outillage), l’adresse du logement loué figurant sur la facture permet d’éviter toute confusion entre biens personnels et professionnels.

Dépenses courantes et achats consommables

Le ticket de caisse est admis pour les dépenses courantes, de faible montant et immédiatement consommées.

Ces achats concernent les produits d’entretien, les petites fournitures et les dépenses ponctuelles nécessaires au fonctionnement courant du logement.
Leur nature ne laisse aucun doute sur leur usage, ce qui autorise la présentation d’un justificatif simplifié.

Dépenses de faible montant 

Il n’existe aucun seuil légal imposant la facture au-delà d’un montant précis.
En pratique, la tolérance fiscale observée se situe autour de 150 € TTC :

• en dessous : le ticket de caisse est généralement admis ;
• au-dessus : une facture détaillée est attendue pour prouver la nature exacte de la dépense et son lien avec le logement.

Les paiements en espèces nécessitent une justification plus rigoureuse. En l’absence de preuve bancaire, le ticket doit être lisible, daté et correspondre à un besoin objectivement rattaché au logement meublé.

Un ticket de caisse est irrecevable lorsque :

• La désignation est trop vague (« divers », « rayon bricolage », « articles ménagers ») ;
• La dépense pourrait être dissociée de la location ;
• Le montant dépasse 150 € ;
• L’achat concerne un bien durable, un équipement fixe ou une prestation de service ;
• La transaction doit être immobilisée lors de sa comptabilisation.

Dans ces situations, les services des impôts exigent une facture complète. 

Heureusement, un ticket de caisse peut être converti en une facture complète dans la majorité des cas. De nombreuses enseignes peuvent l’éditer a posteriori sur présentation du ticket afin d'obtenir un justificatif conforme aux exigences comptables du LMNP.

Les justificatifs LMNP doivent être conservés pendant six ans, conformément à l’article L102 B du Livre des procédures fiscales. Cette durée s’applique aux factures, pièces comptables et documents permettant de prouver la réalité des dépenses déduites ou amorties.

Les copies numériques sont admises si elles reproduisent fidèlement l’original (contenu, lisibilité, date). Un document flou, tronqué ou non horodaté, peut être refusé par l'administration fiscale.

Pour faciliter les contrôles, les justificatifs doivent être classés de manière ordonnée, par exemple en regroupant :

• Les travaux ;
• Le mobilier ;
• L’électroménager ;
• Les logements (en cas de biens multiples) ;
• Les charges courantes ;
• Les acquisitions amortissables ;
• Les prestations de services.

Il est prudent de conserver la facture au-delà des six ans lorsque l’amortissement s’étale sur plusieurs années. Elle doit être conservée jusqu’à la dernière année d’amortissement pour permettre, en cas de demande de l’Administration, de justifier la base amortissable.