Comment procéder au décompte de charges du locataire ?

Le contenu

Le propriétaire d'un logement en copropriété paie des charges au syndic de la copropriété, généralement tous les trimestres.
Ces charges sont destinées au bon fonctionnement de l'immeuble.
Elles servent notamment au paiement des fournisseurs et prestataires de services.

Lorsque le propriétaire loue le bien, il fait payer, en parallèle, à son locataire des provisions sur charges mensuelles (sauf si les charges sont payées au forfait). 
Ce sont des avances en attendant de connaître le montant exact des dépenses en fin d'exercice. Elles viennent s'ajouter au prix du loyer. 

À la fin de l'exercice comptable, l'assemblée générale de copropriété approuve les comptes. Le propriétaire connaît alors le montant des charges réellement engagées pour son lot. 

Les provisions sur charges font l'objet d'une régularisation annuelle (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).

Dès lors, le propriétaire adresse au locataire un décompte de charges locatives. Ce document financier récapitule toutes les dépenses réellement engagées et le total des provisions versées par le locataire.

Les différents types de charges récupérables

On distingue trois types de charges locatives récupérables :

• Les charges de copropriété : dépenses d'entretien courant et petites réparations sur les parties communes, entretien des escaliers, ascenseurs, produits d'entretien, lampes d'éclairage…
• Les charges privatives qui se rapportent à chaque logement (services collectifs) : frais de chauffage, production d'eau chaude sanitaire et distribution d'eau, électricité, chauffage…
• Les taxes et redevances à la charge du locataire : taxe sur les ordures ménagères, taxe de balayage, redevance assainissement.

Les charges récupérables, aussi appelées charges locatives, sont strictement définies en annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Toutes les autres charges restent à la charge exclusive du propriétaire pour les locations vides ou meublées.

Le décompte de charges locatives au forfait

Les parties peuvent prévoir le forfait de charges uniquement pour les colocations ou les locations de biens meublés dont le bail a été signé après le 27 mars 2014.

S'agissant du bail mobilité, le paiement des charges au forfait est imposé par la réglementation.

Le montant du forfait est fixe. Il est mentionné dans le contrat de location signé entre le locataire et le propriétaire.

Ce dernier n'a pas à adresser de décompte au locataire lorsque les charges sont forfaitaires.

D'autre part, le paiement des charges locatives au forfait n'entraîne pas de régularisation en fin d'exercice. En effet, le propriétaire n'a pas le droit de régulariser les charges même si le montant exact qu'il a déboursé est supérieur au forfait payé par le locataire.

De même, le locataire ne peut pas réclamer la part de trop versé de charges si celles-ci sont supérieures au montant réel.

Le décompte des provisions sur charges au réel

Dans le cadre d'une location vide, le paiement des charges locatives a lieu par le versement de provisions sur charges mensuelles. 

Dans ce cas, le propriétaire procède, tous les ans, à une régularisation des charges de copropriété.

Le montant des provisions (estimation) est calculé d'après le budget prévisionnel. Celui-ci est voté tous les ans lors de l'assemblée générale de copropriété.

Il est transmis au locataire par le propriétaire bailleur.

Le calcul 

Le bailleur doit procéder tous les ans à la régularisation des charges locatives lorsque celles-ci sont payées au réel.

Le montant de la régularisation correspond à la différence entre les charges effectives et le cumul des provisions versées pour la période.

Il est préférable, mais pas obligatoire, de régulariser les provisions sur charges sur l'année civile entière. En effet, la taxe d'enlèvement sur les ordures ménagères est calculée sur l'année civile. Par conséquent, la quote-part due par le locataire sera calculée au prorata du temps d'occupation du logement sur l'année.

À la fin de l'année d'exercice :

• Si le montant des provisions versées par le locataire est inférieur au montant des charges locatives réelles, le locataire doit régler le complément.
• Si au contraire, le montant des provisions versées est supérieur aux charges réelles, le propriétaire rembourse le trop perçu au locataire.

Prenons un exemple :

Un locataire paie 200 euros de provisions mensuelles, soit 2 400 euros annuels.
En fin d'année, le montant des charges effectivement payées par le propriétaire s'élève à 2 000 euros.

Dès lors, le propriétaire rembourse au locataire la différence, soit : 2 400 € - 2 000 € = 400 €

Si au contraire, les dépenses réelles s'élèvent à 3 000 €, le propriétaire demande au locataire le complément, soit : 3 000 € - 2 400 € = 600 €

L'envoi du décompte annuel

Conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur communique au locataire, 1 mois avant la régularisation des charges locatives :

• Le décompte par nature de charges ;
• Le mode de répartition des charges entre les locataires pour les immeubles collectifs ;
• Une note d'information relative aux modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.
  Dans les immeubles en copropriété, ces modalités sont inscrites dans le règlement de copropriété. À défaut, le propriétaire indique aux locataires la clé de répartition des charges.

Le locataire dispose d'un délai de 6 mois après l'envoi du décompte pour consulter toutes les pièces justificatives.

La régularisation tardive

La régularisation doit normalement intervenir tous les ans.

Lorsque le bailleur ne procède pas à la régularisation des charges avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut lui demander d'échelonner le paiement d'un éventuel complément de charges sur 12 mois.
Le propriétaire ne peut pas refuser.

Le propriétaire est autorisé à procéder à une régularisation des charges locatives après le départ du locataire pendant une période pouvant aller jusqu'à 3 ans, même lorsque le locataire a quitté le logement.

La régularisation tardive des charges locatives est permise qu'il s'agisse d'un oubli, d'une négligence ou d'une ignorance de la part du bailleur. 

Si le locataire considère que les charges locatives sont abusives ou que la régularisation tardive est déloyale, brutale et consécutive à une faute du propriétaire, il peut saisir le tribunal pour obtenir l'annulation de cette régularisation et le versement de dommages et intérêts le cas échéant.

Lorsqu'un propriétaire refuse d'adresser le décompte de charges locatives à son locataire ou de mettre à sa disposition les documents justificatifs, le locataire peut agir en deux temps :

1 - Il lui adresse une demande formelle par lettre recommandée avec accusé de réception

Le courrier doit mentionner son obligation conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.

Voici un modèle de lettre :

2 - Si le propriétaire ne donne pas suite, le locataire peut déposer une injonction de faire.

 Cette procédure est gratuite. Elle ne nécessite pas l'intervention d'un avocat.

Le locataire remplit le formulaire Cerfa 11723 qu'il adresse au tribunal judiciaire dont il dépend.