Le calcul
Le bailleur doit procéder tous les ans à la régularisation des charges locatives lorsque celles-ci sont payées au réel.
Le montant de la régularisation correspond à la différence entre les charges effectives et le cumul des provisions versées pour la période.
Il est préférable, mais pas obligatoire, de régulariser les provisions sur charges sur l'année civile entière. En effet, la taxe d'enlèvement sur les ordures ménagères est calculée sur l'année civile. Par conséquent, la quote-part due par le locataire sera calculée au prorata du temps d'occupation du logement sur l'année.
À la fin de l'année d'exercice :
- Si le montant des provisions versées par le locataire est inférieur au montant des charges locatives réelles, le locataire doit régler le complément.
- Si au contraire, le montant des provisions versées est supérieur aux charges réelles, le propriétaire rembourse le trop perçu au locataire.
Prenons un exemple :
Un locataire paie 200 euros de provisions mensuelles, soit 2 400 euros annuels.
En fin d'année, le montant des charges effectivement payées par le propriétaire s'élève à 2 000 euros.
Dès lors, le propriétaire rembourse au locataire la différence, soit : 2 400 € - 2 000 € = 400 €
Si au contraire, les dépenses réelles s'élèvent à 3 000 €, le propriétaire demande au locataire le complément, soit : 3 000 € - 2 400 € = 600 €
L'envoi du décompte annuel
Conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur communique au locataire, 1 mois avant la régularisation des charges locatives :
- Le décompte par nature de charges ;
- Le mode de répartition des charges entre les locataires pour les immeubles collectifs ;
- Une note d'information relative aux modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.
Dans les immeubles en copropriété, ces modalités sont inscrites dans le règlement de copropriété. À défaut, le propriétaire indique aux locataires la clé de répartition des charges.
Le locataire dispose d'un délai de 6 mois après l'envoi du décompte pour consulter toutes les pièces justificatives.
La régularisation tardive
La régularisation doit normalement intervenir tous les ans.
Lorsque le bailleur ne procède pas à la régularisation des charges avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut lui demander d'échelonner le paiement d'un éventuel complément de charges sur 12 mois.
Le propriétaire ne peut pas refuser.
Le propriétaire est autorisé à procéder à une régularisation des charges locatives après le départ du locataire pendant une période pouvant aller jusqu'à 3 ans, même lorsque le locataire a quitté le logement.
La régularisation tardive des charges locatives est permise qu'il s'agisse d'un oubli, d'une négligence ou d'une ignorance de la part du bailleur.
Si le locataire considère que les charges locatives sont abusives ou que la régularisation tardive est déloyale, brutale et consécutive à une faute du propriétaire, il peut saisir le tribunal pour obtenir l'annulation de cette régularisation et le versement de dommages et intérêts le cas échéant.