La régularisation des charges locatives : obligations et procédure

La régularisation des charges locatives correspond à la différence entre les provisions sur charges versées par le locataire et les dépenses réelles engagées par le propriétaire.

Ce mode de règlement des charges appelé « au réel » est obligatoire pour les locations de biens vides. 

Le principe est le suivant : au départ, en qualité de propriétaire, vous payez vos charges courantes au syndic. Ces paiements se font généralement par trimestre. Le locataire vous verse mensuellement des provisions sur charges. Ces versements concernent uniquement des charges locatives récupérables. Leur montant est estimé d'après les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation.

Une fois par an, vous devez réaliser une régularisation des charges. Elle a lieu généralement après la réception du décompte annuel des charges de la copropriété, donc pas nécessairement à la date anniversaire du bail. Ensuite, en fonction du résultat obtenu, vous remboursez le surplus à votre locataire, ou au contraire, vous lui réclamez un complément.

Dans le cadre des locations meublées, vous pouvez également demander à l'occupant du logement :

• Le paiement des charges sous forme de provision sur charges comme en location vide, et vous obliger dans le contrat de location à une régularisation annuelle basée sur des justificatifs ;
• Ou le versement d'un forfait mensuel qui ne subira aucune régularisation, quelle que soit la différence entre les mensualités réglées et les frais réellement constatés.

Les charges récupérables sont les dépenses locatives que vous payez en qualité de propriétaire, et que vous avez le droit de vous faire rembourser par votre locataire. 

La liste des charges locatives récupérables est fixée dans l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. 

Ces charges récupérables concernent 3 catégories de dépenses :

La régularisation des charges de votre locataire s'effectue obligatoirement chaque année. 

Cependant, la loi vous accorde un délai de 3 ans pour réaliser cette formalité, et restituer le trop versé ou réclamer les sommes restant dues à votre locataire. Par conséquent, vous pouvez procéder à la régularisation des deux exercices précédents.

Les raisons admises pour une régularisation tardive sont :

• Une négligence ;
• Un oubli ; 
• Ou de l'ignorance.

Attention toutefois, car en cas de litige, le juge pourrait vous refuser ce retard de régularisation s'il estime qu'il est :

• Volontaire ; 
• Déloyal ;
• Brutal ;
• Consécutif à une faute de votre part dans l'exécution du bail ;
• Ou que les charges locatives sont abusives. 

Vous pourriez aussi être condamné à verser à votre locataire des dommages et intérêts s'il s'avère que ce manquement lui cause un préjudice.

Étape 1 : envoi du récapitulatif des charges du logement

1 mois avant la régularisation de charges, vous devez adresser à l'occupant de votre bien immobilier, un décompte de charges détaillant chaque type de dépense (eau chaude, eau froide, ascenseur, etc.).

Votre locataire peut vous réclamer l'envoi dématérialisé de ce document.

Lorsque le bien dépend d'un immeuble en copropriété, vous devez également lui adresser :

• Le mode de répartition des charges entre les locataires ;
• Et une notice d'information relative au mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Étape 2 : mise à disposition du locataire des justificatifs de dépenses

Vous êtes tenu de mettre à la disposition de votre locataire toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses effectuées (factures, contrats d'entretien, etc.). Il doit pouvoir y accéder, dans des conditions normales, pendant une période de 6 mois après l'envoi du décompte.

Vous devez aussi être en mesure de lui fournir :

• Les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ;
• Le budget prévisionnel lorsque le logement dépend d'une copropriété.

Vous n'avez cependant pas l'obligation d'envoyer ces documents à votre locataire.

Si l'immeuble est géré par un syndic de copropriété, celui-ci n'est pas tenu de mettre les pièces comptables à la disposition de votre locataire. En effet, si votre occupant désire consulter les documents, il est de votre responsabilité d'intervenir auprès du syndic pour organiser leur consultation. Sachez qu'il est possible de procéder à une régularisation des charges après le départ du locataire.

Étape 3 : calcul de la régularisation

La méthode de calcul est la suivante :

• Si vous obtenez un résultat positif : votre locataire doit vous verser un montant complémentaire.
• Si le résultat est négatif : vous devez lui restituer le surplus.

Par ailleurs, l'article 23 de la loi n° 89-462 prévoit que « lorsque la régularisation des charges n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s'il en fait la demande ». En d'autres termes, en cas de régularisation tardive, le locataire peut vous réclamer un paiement échelonné de sa dette sur 12 mois.

Régularisation postérieure au départ de l'occupant

Il est fréquent qu'un locataire quitte un logement avant la clôture des comptes de la copropriété. Il vous est alors impossible de régulariser ses charges locatives avant son départ. 

Dans un tel cas, vous pouvez conserver une partie du dépôt de garantie (20 % maximum) qu'il vous avait versé à son arrivée en attendant d'être en mesure de régulariser les comptes. 

Pour rappel, au départ de votre locataire, vous devez lui restituer son dépôt de garantie sous le délai d'1 mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui de l'entrée. Dans le cas contraire, vous avez 2 mois pour le lui restituer après déduction des coûts de réparation.

Renonciation à la régularisation après la sortie du locataire

Vous pouvez décider avec votre locataire de renoncer à la régularisation des charges récupérables pour l'année civile en cours après son départ. Alors, les provisions sur charges versées valent solde de tout compte. Vous ne retenez pas la part de dépôt de garantie autorisée par la loi.

Vous conservez néanmoins la possibilité de lui réclamer le montant des réparations ou de remise en état si des dégradations sont constatées lors de l'état des lieux de sortie.

Qui se charge de la régularisation des charges ?

Vous êtes seul autorisé en qualité de propriétaire bailleur, à réaliser les calculs de régularisation de charges locatives. Vous devez alors respecter les conditions et les délais imposés par la loi. Il convient également de fournir à votre locataire les documents justifiant vos calculs.

Il est possible de déléguer cette tâche à un comptable. 

Par ailleurs, lorsque la gestion locative de votre bien immobilier est confiée à un professionnel, celui-ci s'occupe des formalités relatives à la régularisation des charges.