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Sous quel délai effectuer la régularisation des charges locatives après le départ du locataire ?

Régularisation des charges locatives après départ du locataire

SOMMAIRE

  • Charges locatives récupérables
  • Comment régulariser et sous quel délai les charges au départ du locataire ?
  • À la fin du bail de location
  • FAQ

Ce qu'il faut retenir

Les charges locatives peuvent être payées par le locataire au forfait ou par une provision sur charges régularisée annuellement.

Il faut déterminer le montant exact des charges locatives payées par le locataire durant son occupation lors de la régularisation pour son départ.

Le propriétaire a un mois après la clôture comptable de la copropriété pour régulariser les charges.

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Qu’il s’agisse d’un logement en location vide ou meublée, le bail de location prévoit le montant des charges locatives mensuelles que devra régler le locataire en plus de son loyer. Généralement, il s’agit d’une provision sur charges calculée à partir des dépenses payées initialement par le propriétaire, mais imputables au locataire. Comment procéder à la régularisation des charges locatives après le départ du locataire ? Dans quel délai ? On vous explique. 

Rappel : quelles sont les charges locatives récupérables par le propriétaire ?

Les charges locatives qui sont ajoutées au loyer mensuel pour la location d’un appartement ou d’une maison, correspondent aux dépenses générées par le locataire pour l'usage exclusif du bien ainsi qu’à l'entretien des parties communes de l’immeuble. 

La liste des charges imputables au locataire est précisée dans le décret n°87-713 du 26 août 1987. On y trouve par exemple :

  • Les dépenses d’énergie directement utilisée par le locataire (eau froide notamment), ou réparties selon sa consommation : production d’eau chaude, chauffage collectif, etc. ;
  • Les coûts liés aux parties communes : éclairage, systèmes d'ouverture automatique, entretien des espaces extérieurs, fourniture de produits d'entretien, etc. ;
  • Les frais concernant l'ascenseur et le monte-charge de l'immeuble : entretien et maintenance, petites réparations, etc. ;
  • Les taxes et redevances : taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage et redevance sur l’assainissement.
Quelles sont les charges non imputables au locataire ?

Un propriétaire ne peut pas faire supporter au locataire tous les coûts liés au bien loué. Par exemple, les travaux de structure, les réparations dues à la vétusté du logement, les frais de gestion du syndic ou encore la taxe foncière ne sont pas des charges locatives récupérables et restent à la charge exclusive du propriétaire. De plus, les dépenses engagées dont la nécessité n'est pas justifiée ou qui ne correspondent pas aux besoins de l'immeuble peuvent être considérées comme des charges locatives abusives.

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Provision mensuelle ou charges forfaitaires : quelles sont les obligations concernant le décompte de charge ?

En tant que propriétaire bailleur, il est primordial de lister la totalité des charges liées à la location d’un bien pour définir, dès la signature du bail, un montant de charges au plus proche de la réalité :

  • Si vous optez pour des charges forfaitaires (possible uniquement en location meublée ou colocation), aucune régularisation ne pourra être effectuée et vous risquez de perdre de l’argent ;
  • En revanche, s’il s’agit d’une provision sur charges qui sera régularisée chaque année, vous éviterez les mauvaises surprises (remboursement ou appel de fonds élevés) et les litiges avec les locataires. 

De plus, le montant des charges locatives, ajouté au loyer mensuel, peut influencer sur l’attractivité du logement sur le marché locatif, il faut donc réfléchir à la combinaison loyer + charges dans sa globalité.

Comment régulariser et sous quel délai les charges au départ du locataire ?

La régularisation des charges au départ du locataire nécessite une procédure spécifique. Il faut d'abord déterminer le montant exact des charges locatives payées par le locataire durant son occupation. Ce calcul s'appuie sur les dépenses réelles engagées par le propriétaire pour les services fournis et l'entretien des parties communes, parmi d'autres éléments. Ces informations sont souvent fournies par le syndic de copropriété.

Si le locataire a payé des charges en excès, le propriétaire est tenu de lui rembourser le trop-perçu. Dans le cas contraire, si le montant des charges réelles dépasse les provisions payées, le propriétaire peut demander au locataire de compléter le montant dû.

Tout cela doit être fait dans un délai de trois ans après le départ du locataire. Passé ce délai, le droit à réclamer les charges impayées ou à rembourser le trop-perçu est prescrit.

C'est pourquoi il est essentiel pour le propriétaire d'organiser la régularisation des charges en temps et en heure, pour éviter tout conflit ou perte financière.

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Fin du bail de location : quand a lieu la régularisation des charges au départ du locataire ?

Il est très fréquent qu’un locataire quitte le logement loué avant la fin du bail, sans que le propriétaire bailleur puisse procéder à la régularisation des charges de l’année en cours. Dans cette situation, il réalise un arrêté des comptes provisoire et devra attendre le récapitulatif des charges récupérables fourni par le syndic de copropriété. 

Est-ce que je peux attendre la régularisation des charges pour restituer le dépôt de garantie ?

En matière de restitution du dépôt de garantie, le propriétaire peut effectivement attendre la régularisation des charges pour restituer l'intégralité du dépôt de garantie au locataire. 

Toutefois, avant la régularisation définitive (qui peut intervenir dans un délai assez long), le bailleur peut légalement conserver une partie du dépôt de garantie, au prorata du temps d’occupation du logement sur l’année (4 mois sur 12 par exemple), sans dépasser 20 % du montant du dépôt de garantie. 

Enfin, le propriétaire bailleur dispose d’un délai d’un mois après la clôture comptable de la copropriété pour adresser au locataire le décompte pour régulariser les charges récupérables, et le solde du dépôt de garantie.

Lorsque la régularisation des charges intervient après la fin de l’année civile suivante l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger, par lettre recommandée avec avis de réception, un paiement échelonné sur 12 mois.

Comment et dans quel délai se fait la régularisation des charges locatives ?

La régularisation concerne les locataires qui règlent, en plus de leur loyer, une provision sur charges. Une fois par an, le montant global des charges doit être ajusté en fonction des dépenses réelles constatées. 

En premier lieu, le propriétaire bailleur calcule le montant exact des charges annuelles à partir de l’arrêté des comptes du syndic et de ses documents fiscaux (avis de taxe foncière, etc.). Pour cela, il détermine et additionne toutes les charges récupérables sur le locataire, puis lui envoie une lettre de régularisation des charges, dans un délai minimum d’un mois avant la régularisation effective. 

Ensuite, le résultat est répercuté sur le loyer suivant :

  • Si le calcul fait apparaître un trop perçu, il sera déduit du montant à payer par le locataire ;
  • Si la somme des provisions ne couvre pas tous les frais payés par le propriétaire, un complément sera demandé.
Décompte de charges annuelles : obligation d’informer et de mettre à disposition les justificatifs

La lettre de régularisation des charges doit impérativement être accompagnée d’une notice d'information sur la méthode de calcul des frais liés au chauffage et à la production d'eau chaude et de l’explication du mode de répartition des coûts entre les locataires dans le cas d’une copropriété. De plus, tous les documents permettant de justifier la régularisation des charges locatives doivent mis à disposition du locataire pendant 6 mois minimum après l'envoi du décompte de charges du locataire

FAQ

Comment se passe le départ d'un locataire ?

Lorsque le locataire donne son préavis, plusieurs étapes doivent être respectées pour un départ en bonne et due forme. Premièrement, le délai de préavis doit être respecté, qui est généralement de 3 mois, mais peut être réduit dans certains cas.

Ensuite, un état des lieux de sortie est effectué. Si des réparations sont nécessaires, leur coût peut être déduit du dépôt de garantie. Le dépôt de garantie est ensuite restitué au locataire, déduction faite des sommes dues au propriétaire. 

Quel est le délai maximum pour payer les charges après le départ du locataire ?

Le propriétaire bailleur doit attendre l’arrêté comptable de la copropriété et la réception de ses avis de taxes et redevances pour effectuer la régularisation définitive des charges locatives. Au maximum, elle doit intervenir dans un délai de 3 ans à compter de la date d'envoi des comptes validés par le syndic, suivant le départ du locataire du logement. Au-delà, toute action est prescrite, qu’il s’agisse d’un complément à demander ou d’un trop perçu à reverser au locataire.

Un locataire peut-il demander la régularisation des charges locatives à son propriétaire ?

Si le bailleur ne procède pas à la régularisation des charges dans les délais ou conserve la provision retenue sur le dépôt de garantie trop longtemps, le locataire peut envoyer une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception pour lui demander de régler la situation dans un délai raisonnable. À défaut, il peut saisir la commission départementale de conciliation, voire le tribunal judiciaire pour réclamer la régularisation forcée des charges locatives.

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