Il est très fréquent qu’un locataire quitte le logement loué avant la fin du bail, sans que le propriétaire bailleur puisse procéder à la régularisation des charges de l’année en cours. Dans cette situation, il réalise un arrêté des comptes provisoire et devra attendre le récapitulatif des charges récupérables fourni par le syndic de copropriété.
Toutefois, avant la régularisation définitive (qui peut intervenir dans un délai assez long), le bailleur peut légalement conserver une partie du dépôt de garantie, au prorata du temps d’occupation du logement sur l’année (4 mois sur 12 par exemple), sans dépasser 20 % du montant du dépôt de garantie.
Enfin, le propriétaire bailleur dispose d’un délai d’un mois après la clôture comptable de la copropriété pour adresser au locataire le décompte pour régulariser les charges récupérables, et le solde du dépôt de garantie.
Lorsque la régularisation des charges intervient après la fin de l’année civile suivante l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger, par lettre recommandée avec avis de réception, un paiement échelonné sur 12 mois.