Sous quel délai effectuer la régularisation des charges locatives après le départ du locataire ?

L’aarticle 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit la régularisation des charges après le départ du locataire. Ce cas de figure est fréquent dans les copropriétés où les comptes ne sont approuvés qu'une fois par an. Le bailleur est donc contraint d'attendre la clôture des comptes pour procéder à la régularisation des charges. 

1. Attendre la clôture des comptes

Le bailleur ne peut pas procéder à la régularisation des charges tant que les charges définitives ne sont pas connues. En copropriété, le bailleur doit attendre que le syndic lui remette le relevé individuel des charges après la validation des comptes annuels.

2. Comparer provisions et charges réelles

Une fois le relevé des charges en main, il faut comparer les provisions appelées durant la période de location aux charges réelles afférentes à la même période. Ce calcul doit être précis et porter uniquement sur la période d’occupation du locataire.

3. Établir le décompte des charges

Le bailleur doit établir un décompte des charges indiquant :

• Le total des provisions versées par le locataire ;
• Le montant réel des charges calculées sur la même période ;
• La différence, soit à payer, soit à rembourser.

Ce document peut être intégré au solde de tout compte final, même après restitution des clés.

4. Régler le solde

Il ne reste plus qu'à procéder à la régularisation des charges à proprement parler. Deux situations peuvent survenir : 

Si les charges réelles sont supérieures aux provisions récoltées 

Dans ce cas, le bailleur doit envoyer une demande de régularisation au locataire, par courrier recommandé avec accusé de réception. Il est conseillé d’y joindre :

• Le détail du calcul ;
• Les justificatifs des charges ;
• Une date limite de règlement (généralement 30 jours).

Si le locataire ne se manifeste pas après la réception du courrier, un rappel peut être envoyé, voire une mise en demeure avant éventuelle saisine du tribunal.

Si les charges réelles sont inférieures aux provisions récoltées 

Dans cette situation, le bailleur doit rembourser le trop-perçu par virement ou par chèque. Il est recommandé de faire signer un reçu ou un accord de règlement pour garder une preuve en cas de litige.

Le calcul est une chose, mais la formalisation de la demande auprès de votre ancien locataire en est une autre. Pour être incontestable, votre courrier doit présenter un décompte clair et s'appuyer sur un document irréprochable.

Le bailleur est tenu de fournir un décompte par nature de charge, et sur demande du locataire, de mettre à disposition les pièces justificatives pendant six mois à compter de l’envoi du décompte.

Ces documents peuvent inclure :

• Appels de charges de copropriété ;
• Relevés de compteurs (eau, chauffage collectif) ;
• Factures et autres justificatifs de charges récupérables.

Même si le locataire est parti, cette obligation demeure en cas de régularisation tardive.

Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d’un mois après la remise des clés si aucun litige n’est constaté. Toutefois, le bailleur peut conserver 20 % du dépôt de garantie s’il justifie qu’une régularisation de charges est en attente.

Dans ce cas, il est fortement recommandé de :

• Mentionner clairement ce point dans le courrier de restitution partielle ;
• Réaliser la régularisation dès que possible ;
• Compléter la restitution ou réclamer le solde au locataire selon les résultats.

Une fois le solde des charges locatives arrêté, vous pouvez procéder à la dernière étape de la fin de location : la restitution du dépôt de garantie après déduction faite des sommes dues.

Le délai légal est de trois ans à compter de l’exigibilité des charges, selon la prescription triennale prévue par l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Cela signifie que le bailleur dispose de trois ans pour réclamer un complément de charges, à condition de pouvoir prouver leur légitimité.

Ce délai ne dispense pas d’agir rapidement pour éviter les contestations et conserver une traçabilité fiable des échanges.