Comment effectuer la régularisation des charges locatives après le départ du locataire ?

Les charges locatives qui sont ajoutées au loyer mensuel pour la location d’un appartement ou d’une maison, correspondent aux dépenses générées par le locataire pour l'usage exclusif du bien ainsi qu’à l'entretien des parties communes de l’immeuble. 

La liste des charges imputables au locataire est précisée dans le décret n°87-713 du 26 août 1987. On y trouve par exemple :

• Les dépenses d’énergie directement utilisée par le locataire (eau froide notamment), ou réparties selon sa consommation : production d’eau chaude, chauffage collectif, etc. ;
• Les coûts liés aux parties communes : éclairage, systèmes d'ouverture automatique, entretien des espaces extérieurs, fourniture de produits d'entretien, etc. ;
• Les frais concernant l'ascenseur et le monte-charge de l'immeuble : entretien et maintenance, petites réparations, etc. ;
• Les taxes et redevances : taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage et redevance sur l’assainissement.

Provision mensuelle ou charges forfaitaires : il est important de fixer le bon montant

En tant que propriétaire bailleur, il est primordial de lister la totalité des charges liées à la location d’un bien pour définir, dès la signature du bail, un montant de charges au plus proche de la réalité :

• Si vous optez pour des charges forfaitaires (possible uniquement en location meublée ou colocation), aucune régularisation ne pourra être effectuée et vous risquez de perdre de l’argent ;
• En revanche, s’il s’agit d’une provision sur charges qui sera régularisée chaque année, vous éviterez les mauvaises surprises (remboursement ou appel de fonds élevés) et les litiges avec les locataires. 

La régularisation concerne les locataires qui règlent, en plus de leur loyer, une provision sur charges. Une fois par an, le montant global des charges doit être ajusté en fonction des dépenses réelles constatées. 

En premier lieu, le propriétaire bailleur calcule le montant exact des charges annuelles à partir de l’arrêté des comptes du syndic et de ses documents fiscaux (avis de taxe foncière, etc.). Pour cela, il détermine et additionne toutes les charges récupérables sur le locataire, puis lui envoie une lettre de régularisation des charges, dans un délai minimum d’un mois avant la régularisation effective. 

Ensuite, le résultat est répercuté sur le loyer suivant :

• Si le calcul fait apparaître un trop perçu, il sera déduit du montant à payer par le locataire ;
• Si la somme des provisions ne couvre pas tous les frais payés par le propriétaire, un complément sera demandé.

Il est très fréquent qu’un locataire quitte le logement loué avant la fin du bail, sans que le propriétaire bailleur puisse procéder à la régularisation des charges de l’année en cours. Dans cette situation, il réalise un arrêté des comptes provisoire et devra attendre le récapitulatif des charges récupérables fourni par le syndic de copropriété. 

Toutefois, avant la régularisation définitive (qui peut intervenir dans un délai assez long), le bailleur peut légalement conserver une partie du dépôt de garantie, au prorata du temps d’occupation du logement sur l’année (4 mois sur 12 par exemple), sans dépasser 20 % du montant du dépôt de garantie. 

Enfin, le propriétaire bailleur dispose d’un délai d’un mois après la clôture comptable de la copropriété pour adresser au locataire le décompte pour régulariser les charges récupérables, et le solde du dépôt de garantie.

Lorsque la régularisation des charges intervient après la fin de l’année civile suivante l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger, par lettre recommandée avec avis de réception, un paiement échelonné sur 12 mois.