Régularisation des charges locatives après départ du locataire

Comment effectuer la régularisation des charges locatives après le départ du locataire ?

Qu’il s’agisse d’un logement en location vide ou meublée, le bail de location prévoit le montant des charges locatives mensuelles que devra régler le locataire en plus de son loyer. Généralement, il s’agit d’une provision sur charges calculée à partir des dépenses payées initialement par le propriétaire, mais imputables au locataire. Comment procéder à la régularisation de ces charges après le départ du locataire ? Dans quel délai ? On vous explique. 

Régularisation des charges locatives après départ du locataire

SOMMAIRE

Rappel : quelles sont les charges locatives récupérables par le propriétaire ?

Les charges locatives qui sont ajoutées au loyer mensuel pour la location d’un appartement ou d’une maison, correspondent aux dépenses générées par le locataire pour l'usage exclusif du bien ainsi qu’à l'entretien des parties communes de l’immeuble. 

La liste des charges imputables au locataire est précisée dans le décret n°87-713 du 26 août 1987. On y trouve par exemple :

  • Les dépenses d’énergie directement utilisée par le locataire (eau froide notamment), ou réparties selon sa consommation : production d’eau chaude, chauffage collectif, etc. ;
  • Les coûts liés aux parties communes : éclairage, systèmes d'ouverture automatique, entretien des espaces extérieurs, fourniture de produits d'entretien, etc. ;
  • Les frais concernant l'ascenseur et le monte-charge de l'immeuble : entretien et maintenance, petites réparations, etc. ;
  • Les taxes et redevances : taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage et redevance sur l’assainissement.
Quelles sont les charges non imputables au locataire ?

Un propriétaire ne peut pas faire supporter au locataire tous les coûts liés au bien loué. Par exemple, les travaux de structure, les réparations dues à la vétusté du logement, les frais de gestion du syndic ou encore la taxe foncière ne sont pas récupérables et restent à la charge exclusive du propriétaire. De plus, les dépenses engagées dont la nécessité n'est pas justifiée ou qui ne correspondent pas aux besoins de l'immeuble peuvent être considérées comme des charges abusives.

Provision mensuelle ou charges forfaitaires : il est important de fixer le bon montant

En tant que propriétaire bailleur, il est primordial de lister la totalité des charges liées à la location d’un bien pour définir, dès la signature du bail, un montant de charges au plus proche de la réalité :

  • Si vous optez pour des charges forfaitaires (possible uniquement en location meublée ou colocation), aucune régularisation ne pourra être effectuée et vous risquez de perdre de l’argent ;
  • En revanche, s’il s’agit d’une provision sur charges qui sera régularisée chaque année, vous éviterez les mauvaises surprises (remboursement ou appel de fonds élevés) et les litiges avec les locataires. 

De plus, le montant des charges locatives, ajouté au loyer mensuel, peut influencer sur l’attractivité du logement sur le marché locatif, il faut donc réfléchir à la combinaison loyer + charges dans sa globalité.

Comment et dans quel délai se fait la régularisation des charges locatives ?

La régularisation concerne les locataires qui règlent, en plus de leur loyer, une provision sur charges. Une fois par an, le montant global des charges doit être ajusté en fonction des dépenses réelles constatées. 

En premier lieu, le propriétaire bailleur calcule le montant exact des charges annuelles à partir de l’arrêté des comptes du syndic et de ses documents fiscaux (avis de taxe foncière, etc.). Pour cela, il détermine et additionne toutes les charges récupérables sur le locataire, puis lui envoie une lettre de régularisation des charges, dans un délai minimum d’un mois avant la régularisation effective

Ensuite, le résultat est répercuté sur le loyer suivant :

  • Si le calcul fait apparaître un trop perçu, il sera déduit du montant à payer par le locataire ;
  • Si la somme des provisions ne couvre pas tous les frais payés par le propriétaire, un complément sera demandé.
Décompte de charges annuelles : obligation d’informer et de mettre à disposition les justificatifs

La lettre de régularisation des charges doit impérativement être accompagnée d’une notice d'information sur la méthode de calcul des frais liés au chauffage et à la production d'eau chaude et de l’explication du mode de répartition des coûts entre les locataires dans le cas d’une copropriété. De plus, tous les documents permettant de justifier la régularisation des charges locatives doivent mis à disposition du locataire pendant 6 mois minimum après l'envoi du décompte. 

Fin du bail de location : quand a lieu la régularisation des charges au départ du locataire ?

Il est très fréquent qu’un locataire quitte le logement loué avant la fin du bail, sans que le propriétaire bailleur puisse procéder à la régularisation des charges de l’année en cours. Dans cette situation, il réalise un arrêté des comptes provisoire et devra attendre le récapitulatif des charges récupérables fourni par le syndic de copropriété. 

Toutefois, avant la régularisation définitive (qui peut intervenir dans un délai assez long), le bailleur peut légalement conserver une partie du dépôt de garantie, au prorata du temps d’occupation du logement sur l’année (4 mois sur 12 par exemple), sans dépasser 20 % du montant du dépôt de garantie

Enfin, le propriétaire bailleur dispose d’un délai d’un mois après la clôture comptable de la copropriété pour adresser au locataire le décompte pour régulariser les charges récupérables, et le solde du dépôt de garantie.

Lorsque la régularisation des charges intervient après la fin de l’année civile suivante l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger, par lettre recommandée avec avis de réception, un paiement échelonné sur 12 mois.

FAQ

Quel est le délai maximum pour régulariser les charges après le départ du locataire ?

Le propriétaire bailleur doit attendre l’arrêté comptable de la copropriété et la réception de ses avis de taxes et redevances pour effectuer la régularisation définitive des charges locatives. Au maximum, elle doit intervenir dans un délai de 3 ans à compter de la date d'envoi des comptes validés par le syndic, suivant le départ du locataire du logement. Au-delà, toute action est prescrite, qu’il s’agisse d’un complément à demander ou d’un trop perçu à reverser au locataire.

Un locataire peut-il demander la régularisation des charges locatives à son propriétaire ?

Si le bailleur ne procède pas à la régularisation des charges dans les délais ou conserve la provision retenue sur le dépôt de garantie trop longtemps, le locataire peut envoyer une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception pour lui demander de régler la situation dans un délai raisonnable. À défaut, il peut saisir la commission départementale de conciliation, voire le tribunal judiciaire pour réclamer la régularisation forcée des charges locatives.

Rédigé par Frédéric Raynal Logo Linkedin

Frédéric, ancien directeur des opérations d'une plateforme d'investissement, est aujourd'hui rédacteur web indépendant spécialisé en immobilier, fiscalité et finance personnelle. Il partage des contenus synthétiques et pédagogiques pour rendre des sujets parfois techniques accessibles à tous.

SOMMAIRE

Rappel : quelles sont les charges locatives récupérables par le propriétaire ?

Les charges locatives qui sont ajoutées au loyer mensuel pour la location d’un appartement ou d’une maison, correspondent aux dépenses générées par le locataire pour l'usage exclusif du bien ainsi qu’à l'entretien des parties communes de l’immeuble. 

La liste des charges imputables au locataire est précisée dans le décret n°87-713 du 26 août 1987. On y trouve par exemple :

  • Les dépenses d’énergie directement utilisée par le locataire (eau froide notamment), ou réparties selon sa consommation : production d’eau chaude, chauffage collectif, etc. ;
  • Les coûts liés aux parties communes : éclairage, systèmes d'ouverture automatique, entretien des espaces extérieurs, fourniture de produits d'entretien, etc. ;
  • Les frais concernant l'ascenseur et le monte-charge de l'immeuble : entretien et maintenance, petites réparations, etc. ;
  • Les taxes et redevances : taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage et redevance sur l’assainissement.
Quelles sont les charges non imputables au locataire ?

Un propriétaire ne peut pas faire supporter au locataire tous les coûts liés au bien loué. Par exemple, les travaux de structure, les réparations dues à la vétusté du logement, les frais de gestion du syndic ou encore la taxe foncière ne sont pas récupérables et restent à la charge exclusive du propriétaire. De plus, les dépenses engagées dont la nécessité n'est pas justifiée ou qui ne correspondent pas aux besoins de l'immeuble peuvent être considérées comme des charges abusives.

Provision mensuelle ou charges forfaitaires : il est important de fixer le bon montant

En tant que propriétaire bailleur, il est primordial de lister la totalité des charges liées à la location d’un bien pour définir, dès la signature du bail, un montant de charges au plus proche de la réalité :

  • Si vous optez pour des charges forfaitaires (possible uniquement en location meublée ou colocation), aucune régularisation ne pourra être effectuée et vous risquez de perdre de l’argent ;
  • En revanche, s’il s’agit d’une provision sur charges qui sera régularisée chaque année, vous éviterez les mauvaises surprises (remboursement ou appel de fonds élevés) et les litiges avec les locataires. 

De plus, le montant des charges locatives, ajouté au loyer mensuel, peut influencer sur l’attractivité du logement sur le marché locatif, il faut donc réfléchir à la combinaison loyer + charges dans sa globalité.

Comment et dans quel délai se fait la régularisation des charges locatives ?

La régularisation concerne les locataires qui règlent, en plus de leur loyer, une provision sur charges. Une fois par an, le montant global des charges doit être ajusté en fonction des dépenses réelles constatées. 

En premier lieu, le propriétaire bailleur calcule le montant exact des charges annuelles à partir de l’arrêté des comptes du syndic et de ses documents fiscaux (avis de taxe foncière, etc.). Pour cela, il détermine et additionne toutes les charges récupérables sur le locataire, puis lui envoie une lettre de régularisation des charges, dans un délai minimum d’un mois avant la régularisation effective

Ensuite, le résultat est répercuté sur le loyer suivant :

  • Si le calcul fait apparaître un trop perçu, il sera déduit du montant à payer par le locataire ;
  • Si la somme des provisions ne couvre pas tous les frais payés par le propriétaire, un complément sera demandé.
Décompte de charges annuelles : obligation d’informer et de mettre à disposition les justificatifs

La lettre de régularisation des charges doit impérativement être accompagnée d’une notice d'information sur la méthode de calcul des frais liés au chauffage et à la production d'eau chaude et de l’explication du mode de répartition des coûts entre les locataires dans le cas d’une copropriété. De plus, tous les documents permettant de justifier la régularisation des charges locatives doivent mis à disposition du locataire pendant 6 mois minimum après l'envoi du décompte. 

Fin du bail de location : quand a lieu la régularisation des charges au départ du locataire ?

Il est très fréquent qu’un locataire quitte le logement loué avant la fin du bail, sans que le propriétaire bailleur puisse procéder à la régularisation des charges de l’année en cours. Dans cette situation, il réalise un arrêté des comptes provisoire et devra attendre le récapitulatif des charges récupérables fourni par le syndic de copropriété. 

Toutefois, avant la régularisation définitive (qui peut intervenir dans un délai assez long), le bailleur peut légalement conserver une partie du dépôt de garantie, au prorata du temps d’occupation du logement sur l’année (4 mois sur 12 par exemple), sans dépasser 20 % du montant du dépôt de garantie

Enfin, le propriétaire bailleur dispose d’un délai d’un mois après la clôture comptable de la copropriété pour adresser au locataire le décompte pour régulariser les charges récupérables, et le solde du dépôt de garantie.

Lorsque la régularisation des charges intervient après la fin de l’année civile suivante l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger, par lettre recommandée avec avis de réception, un paiement échelonné sur 12 mois.

FAQ

Quel est le délai maximum pour régulariser les charges après le départ du locataire ?

Le propriétaire bailleur doit attendre l’arrêté comptable de la copropriété et la réception de ses avis de taxes et redevances pour effectuer la régularisation définitive des charges locatives. Au maximum, elle doit intervenir dans un délai de 3 ans à compter de la date d'envoi des comptes validés par le syndic, suivant le départ du locataire du logement. Au-delà, toute action est prescrite, qu’il s’agisse d’un complément à demander ou d’un trop perçu à reverser au locataire.

Un locataire peut-il demander la régularisation des charges locatives à son propriétaire ?

Si le bailleur ne procède pas à la régularisation des charges dans les délais ou conserve la provision retenue sur le dépôt de garantie trop longtemps, le locataire peut envoyer une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception pour lui demander de régler la situation dans un délai raisonnable. À défaut, il peut saisir la commission départementale de conciliation, voire le tribunal judiciaire pour réclamer la régularisation forcée des charges locatives.

Rédigé par Frédéric Raynal Logo Linkedin

Frédéric, ancien directeur des opérations d'une plateforme d'investissement, est aujourd'hui rédacteur web indépendant spécialisé en immobilier, fiscalité et finance personnelle. Il partage des contenus synthétiques et pédagogiques pour rendre des sujets parfois techniques accessibles à tous.