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Quelles sont les pièces à demander à un futur locataire ?

Documents dossier locataire

SOMMAIRE

  • Définition
  • Pièces à demander
  • Pièces du garant
  • Abus
  • FAQ

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Afin de garantir la solvabilité et la crédibilité de sa location, le propriétaire peut demander certains nombres de documents au candidat locataire. Preuve d'identité, attestation de domicile ou justificatifs de ressources, la législation dresse à cet effet une liste exhaustive de pièces que le locataire doit fournir au bailleur durant la visite d'un appartement pour une location. Voici les éléments clés à retenir sur le sujet. 

Qu’est-ce qu’un dossier de location ? À quoi sert-il ? 

Une fois qu'une annonce de location a été publiée et que des locataires potentiels ont manifesté leur intérêt, le propriétaire doit alors choisir parmi les candidats celui qui conviendrait le mieux. Pour prendre cette décision, ce dernier va naturellement évaluer la solvabilité du candidat, lui poser des questions lors de la visite de l'appartement pour une location, appréhender les garanties qu'il peut offrir ainsi que s’attarder sur sa stabilité professionnelle. C’est ce qu’on appelle le dossier de location

Il est compréhensible pour un propriétaire de demander certaines garanties, mais il est également important de ne pas aller trop loin. C’est pourquoi, la loi encadre le dossier de location en interdisant un certain nombre de pratiques jugées abusives. Elle établit à cet effet une liste des pièces justificatives que le propriétaire peut exiger au candidat locataire. De cette manière, la législation fournit au bailleur un guide clair quant au processus de sélection du locataire et permet par la même occasion d'apprendre à identifier un faux dossier de location.

Ce que peut demander le propriétaire au locataire 

Depuis le 8 novembre 2015, la loi a donc établi une liste des pièces justificatives que tout bailleur est légalement autorisé à demander aux candidats locataires et à leur garant. 

Un justificatif d’identité 

Le propriétaire peut tout d’abord demander au candidat locataire un justificatif d'identité en cours de validité. Pour ce faire, il a le choix entre les documents suivants :

  • Une carte nationale d'identité  ; 
  • Un passeport français ; 
  • Un permis de conduire ; 
  • Si le candidat est étranger : un document attestant de son droit de séjour (carte de séjour temporaire, carte de résident…). 

Un justificatif de domicile

Il est également permis au bailleur de demander un justificatif de domicile. À ce effet, les documents cités ci-dessous sont admis : 

  • Les trois dernières quittances de loyer ou, en cas d'absence de celles-ci, une attestation du précédent bailleur confirmant que le locataire est à jour de ses paiements (loyer et charges locatives) ; 
  • Une attestation d'hébergement sur l'honneur à titre gratuit
  • Le dernier avis de taxe foncière ou, en cas d'absence de celui-ci, le titre de propriété de résidence principale.

Un justificatif d’activité professionnelle 

Afin de justifier l’activité professionnelle du futur locataire, certaines pièces relatives à l’emploi de ce dernier peuvent également être sollicités.

Statut du locataire Pièces à demander
Pour un salarié
  • Un contrat de travail
  •  
  • Une attestation de l'employeur
Pour un stagiaire
  • Une convention de stage
Pour un commerçant 
  • Un extrait K (ou K bis) du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) de moins de trois mois
Pour un artisan
  • Un extrait D1 original du RCS de moins de trois mois
Pour un travailleur indépendant
  • Un extrait D1 original du RCS de moins de trois mois
Pour une profession libérale
  • Une copie de la carte professionnelle
Pour un étudiant
  • Un certificat de scolarité 
  •  
  • Une carte étudiante

Et pour tous les autres ? Une pièce récente attestant de l'activité professionnelle du candidat sera jugée recevable. 

Des justificatifs de ressources

Le bailleur est aussi en droit d’exiger la remise d’un ou plusieurs documents attestant des ressources du locataire. Il a notamment la possibilité de demander :

  • Le dernier avis d'imposition ; 
  • Les trois derniers bulletins de salaire ; 
  • Un justificatif relatif au règlement des indemnités de stage ; 
  • Les deux derniers bilans comptables ; 
  • Pour les travailleurs indépendants : une attestation de ressources justifiant de l'exercice en cours et délivrée par un comptable ; 
  • Une attestation justificative de paiement des indemnités de retraites, pensions, prestations sociales et familiales ou encore allocations perçues au cours des trois derniers mois ; 
  • Le dernier avis de taxe foncière ; 
  • Tout autre justificatif de revenus fonciers ; 

Le propriétaire doit aussi prendre en compte les revenus annexes du futur locataire, y compris les allocations familiales, les pensions alimentaires ou les allocations logement.

Un dépôt de garantie 

Le dépôt de garantie est destiné à protéger le bailleur contre les risques locatifs. Cela peut être en raison de loyers impayés ou encore de dégradations observées par le propriétaire au moment de l'état des lieux de sortie. 

Attention, il est important de rappeler que le dépôt de garantie n'est pas obligatoire. Sa nécessité dépend uniquement de ce qui est stipulé dans le contrat de location. 

Quel est le montant du dépôt de garantie ? 

Le montant du dépôt de garantie doit correspondre à un mois de loyer hors charges et ce conformément à l'article 22 de la loi de 1989.

Les pièces justificatives que doit fournir le garant (la caution)

Vous le savez sans doute, mais en matière de location, le candidat locataire n’est pas le seul à passer au crible. Lorsque le propriétaire exige à ce dernier la remise un garant, cela signifie qu'un de ses proches viendra directement assumer son défaut de paiement. Dans ce cas, en plus du locataire vous devrez également évaluer la solvabilité de sa caution. 

Tout comme pour le locataire, vous allez donc devoir demander au garant un minimum d’informations, à savoir : 

  • Son dernier avis d'imposition ; 
  • Un justificatif d’identité ; 
  • Ses trois derniers bulletins de salaire ; 
  • Son contrat de travail (ou autre justificatif d’activité professionnelle).

Pour évaluer la fiabilité du dossier de la caution, vous pouvez également demander d'autres documents, du moment que ces derniers entre dans la liste limitative de documents que vous pouvez obtenir du locataire et de sa caution. 

Mais qui peut se porter garant ? Dans la plupart des cas, c'est l'un des parents du locataire qui se porte "caution". Le bailleur demande alors à ce dernier de signer un acte de caution solidaire qui spécifie clairement les détails de son engagement. Cet acte garantit que le parent "caution" se porte garant du paiement du loyer du locataire.

Ce que le propriétaire ne peut pas demander au locataire

Nous l’avons vu, le bailleur peut demander un certain nombre de documents justificatifs pour évaluer la solvabilité, l'identité et l'activité professionnelle du locataire ou de son garant. Il va par la suite pouvoir choisir librement, parmi les candidats, celui dont le dossier semble le plus fiable. Mais attention, comme tout principe, il emporte aussi des limites. 

L’exclusion du motif discriminatoire 

Conformément à l'article 1 de la loi du 6 juillet 1989 qui régit le statut des locations vides et meublées louées à titre de résidence principale, il est en effet interdit de refuser la location d'un logement à une personne lorsque la décision du propriétaire se fonde sur un motif discriminatoire.  

Et selon l'article 225-1 du Code pénal, la discrimination se définit comme toute distinction faite entre les personnes physiques en raison de leur origine, sexe, situation de famille, grossesse, apparence physique, vulnérabilité économique, patronyme, lieu de résidence, état de santé, perte d'autonomie, handicap, caractéristiques génétiques, mœurs, orientation sexuelle, identité de genre, âge, opinions politiques, activités syndicales, capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français, appartenance ou non-appartenance à une ethnie, une nation, une race présumée ou une religion spécifique, que cette appartenance soit réelle ou supposée.

Les documents non autorisés dans le dossier de location

Si la législation ne spécifie pas explicitement les documents interdits, le décret énumère les documents que le propriétaire est autorisé à demander au locataire, tandis que tous les autres documents sont interdits.

Par conséquent, le bailleur ne peut pas imposer la remise de n'importe quelle pièce dans le cadre d'un dossier de location. Et parmi les pièces interdites, sont exclues : 

  • L’extrait de casier judiciaire ; 
  • Les derniers relevés de compte bancaire ; 
  • La copie de la carte vitale ; 
  • Un chèque de réservation de logement ; 
  • Un dossier médical personnel ; 
  • Un contrat de mariage ; 
  • Un certificat de concubinage ; 
  • Une autorisation de prélèvement automatique ; 
  • Un justificatif attestant de la  bonne tenue d’un compte bancaire ; 
  • Une attestation certifiant l'absence de crédit en cours ; 
  • Un relevé d'identité bancaire (RIB). 

De la même façon, en tant que locataire que faut-il regarder lors d'une visite d'appartement pour une location ? Durant une visite, plusieurs éléments sont à regarder comme l’aménagement de l'appartement, la présence de moisissure, l’agencement des pièces, l’exposition du logement, le quartier, les éventuelles nuisances sonores, etc.

FAQ

Quels documents demander à son futur locataire ?

Pour constituer un dossier de location, le propriétaire peut demander les documents suivants au futur locataire : une pièce justificative d'identité en cours de validité, un justificatif de domicile (dernière quittance de loyer, facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, attestation d'assurance logement de moins de trois mois …), un justificatif d’activité professionnelle (contrat de travail, etc.) ainsi que des justificatifs de ressources (avis d'imposition, trois derniers bulletins de salaire). Si le locataire a droit aux allocations logement, une attestation de simulation est également établie par la CAF. Enfin, si le locataire a un garant, les mêmes documents doivent être fournis pour ce dernier. 

Quels sont les documents que ne peut pas demander le bailleur ?

Certains documents comme un extrait de casier judiciaire, les derniers relevés de compte bancaire, une copie de la carte vitale, un chèque de réservation de logement, un dossier médical personnel, un contrat de mariage ou encore un certificat de concubinage ne peuvent pas être demandés dans un dossier de location. Cela signifie que le propriétaire bailleur ne peut pas exiger au futur locataire la remise d'un de ces documents. Un telle demande serait jugée illégale. 

Quelles sont les garanties demandées pour une location ?

Les garanties demandées pour une location sont de différents ordres. Il y a tout d’abord le dépôt de garantie. Il s’agit d’une somme d'argent demandée par le propriétaire au locataire lors de la signature du bail. Son montant le protégera notamment des éventuelles dégradations au moment de la sortie du locataire du logement. Attention toutefois, son montant ne peut excéder un mois de loyer maximum hors charges pour les locations vides. 

Parmi les garanties ouvertes au propriétaire lors de la mise en location de son bien il y a également assurance loyers impayés. Cette garantie est directement souscrite par le propriétaire qui met son logement en location et craint de ne pas percevoir ses loyers. Comme son nom l’indique, elle couvre les impayés de loyers et les frais de contentieux en cas de litige avec le locataire. Dans les garanties qui peuvent cette fois être souscrites par le locataire on retrouve la garantie visale (destinée aux moins de 30 ans pour garantir les loyers impayés) et la garantie locative. Cette dernière est proposée par Action Logement et permet également de couvrir le paiement des loyers et des charges locatives en cas d'impayés. 

Quels sont les documents à fournir pour louer un appartement ?

Pour louer un appartement, le locataire doit impérativement être en mesure de fournir au propriétaire les documents suivants : un justificatif d’identité, de domicile, une attestation d’activité professionnelle ainsi qu’un justificatif de ressources. 

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