Les charges locatives (ou « charges récupérables ») sont les dépenses liées à l’occupation d’un logement que le propriétaire assume et dont il va pouvoir demander le remboursement au locataire. Ces charges sont définies dans le contrat de location et sont fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987.
La régularisation des charges locatives intervient chaque année à l’initiative du propriétaire.
Ces charges seront visibles chaque mois sur la quittance de loyer que le propriétaire remet à son occupant.
La loi prévoit deux régimes pour les charges locatives : les charges au réel ou au forfait.
En bail de location vide, c’est le régime des charges au réel qui s’applique d’office, à l’exception des contrats destinés à la colocation où le propriétaire peut opter pour les charges au forfait.
Le bailleur demande chaque mois ce qu’on appelle une provision sur charges puis fait la régularisation chaque année, en fonction des coûts réels. À partir du différentiel constaté, il demande un complément au locataire ou lui rembourse le trop-perçu.
Ces charges concernent principalement les logements situés en copropriétés, où de nombreux coûts sont mutualisés comme les frais de nettoyage des parties communes, les frais d’ascenseur, ou encore le chauffage et l’eau chaude.
En bail de location meublée, le propriétaire peut opter pour le régime de récupération qu’il souhaite.
Le propriétaire estime les coûts annuels récupérables auprès du locataire et les lisse par mois. Ce montant est ensuite ajouté au loyer et précisé dans le contrat de location.
Dans cette situation, il n’y a aucune régularisation de charges à effectuer et le locataire ne peut demander de justificatifs au propriétaire.
Il est important de bien estimer le montant des charges au forfait, car une fois définies, elles ne pourront pas être révisées. Elles pourront cependant être indexées sur l’indice de référence des loyers (IRL) via une clause, comme peut l’être le loyer.
Deux textes viennent définir ce que regroupent les charges locatives.
L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 les définit dans les grandes lignes, ce sont :
Le décret n°87-713 du 26 août 1987 va, quant à lui, lister les charges récupérables de manière exhaustive :
Concrètement, si vous louez une maison individuelle, vous n’aurez que très peu de charges à récupérer, en dehors de la TEOM.
Il vous suffit d’additionner les charges de copropriété récupérables auprès du locataire (le syndic fait ce calcul pour vous) et les taxes récupérables. Si la régularisation annuelle se fait avant la date anniversaire du bail, vous faites une simple règle de trois pour obtenir le montant récupérable au prorata de la présence du locataire dans les lieux.
En copropriété, vous pouvez garder 20 % du dépôt de garantie jusqu’à 6 mois après le départ du locataire, en l’attente de la clôture des comptes. À la réception des comptes, repérez la partie récupérable auprès du locataire, votre syndic vous simplifie la tâche en effectuant le calcul.
Il vous suffira de faire une règle de trois pour calculer le montant qu’il devra vous rembourser le cas échéant, au prorata de sa présence dans le logement.
La deuxième possibilité est de vous mettre d’accord avec le locataire pour solder « à la louche » les charges, en vous fiant aux informations de l’année précédente.
Les charges de copropriété augmentent généralement chaque année, mais ce n’est pas cela qui créera un écart significatif entre la provision et le coût réel.
C’est plus souvent au niveau des coûts de chauffage – si celui-ci est collectif – que des surprises peuvent apparaître. Un hiver doux peut avoir réduit les dépenses de chauffage et vous seriez amené à rembourser un trop perçu au locataire. Au contraire, un hiver rude peut augmenter ces dépenses et il vous faudra alors demander un complément.
Oui, étant donné qu’en régime réel, il s’agit d’une simple provision mensuelle, bailleurs et locataires ont tout intérêt à faire en sorte que cette provision soit au plus proche de la réalité, à la baisse ou à la hausse.
À vous de voir si l’écart était dû à une situation exceptionnelle ou non.
On désigne par immeuble de rapport un immeuble collectif en mono-propriété. Dans ce cas-là, c’est le propriétaire qui gère en direct l’entretien et les réparations. Il peut dès lors récupérer toutes les charges listées dans le décret du 26 août 1987.
La répartition doit être équitable entre les locataires. Afin qu’il n’y ait pas de contestation, nous vous conseillons de vous baser sur la surface de chaque logement, à l’image des tantièmes en copropriété.
La loi Alur vous donne 3 ans pour régulariser les charges ; passé ce délai, toute action est prescrite.
Beaucoup de bailleurs se demandent à partir de quand court ce délai puisque les pièces justificatives ne sont pas toutes disponibles au même moment. On peut raisonnablement considérer que ce délai commence à compter de la clôture annuelle des comptes de copropriété.
Enfin, toute régularisation en retard de plus d’un an doit être étalée mensuellement sur simple demande du locataire, et ce, même si la somme en jeu est modique.
La loi stipule que vous n’avez pas à accompagner votre lettre de régularisation des charges des justificatifs, mais que vous devez seulement les mettre à la disposition du locataire. Celui-ci pourra y accéder sur simple demande.
Dans les faits, ces documents sont :
En dehors du fait que l’interlocuteur change, le changement de propriétaire n’a pas d’impact pour le locataire, en ce qui concerne la régularisation des charges locatives.
Il arrive dans certaines situations que le locataire, une fois état des lieux fait, disparaisse dans la nature. Comment faire alors pour effectuer un rattrapage de charges ?
Les mesures à adopter vont dépendre du montant de la dette.
