Combien de temps garder vos quittances de loyer ?

Outre les autres documents liant propriétaire et locataire au cours de la location, le bailleur doit également fournir une quittance de loyer à son locataire. La loi oblige le propriétaire ou le mandataire à transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande.

Ce document atteste que le bailleur a bien reçu le paiement du loyer, et est souvent utile à fins administratives ou légales. L’envoi peut être dématérialisé, par mail, et seulement après consentement du locataire, ou bien en traditionnelle version papier.

En quoi consistent-elles ? Combien de temps devez-vous les conserver et pourquoi ? À quelles sanctions vous exposez-vous si vous ne respectez pas les obligations légales ?

Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions.

La quittance de loyer : un document à conserver 3 ans

Parmi les nombreux documents relatifs à la vie de votre location, les quittances de loyer devront être conservées 3 ans après la fin du bail de location. En effet, elles certifient légalement que vous vous êtes bien acquitté de vos dus, selon les termes du contrat du bail de location.

Bon à savoir

Ce délai est valable pour une location vide, ou une location meublée ou même une colocation, tant qu’il s’agit d’une résidence principale. 

En d’autres termes, si votre bail a pris fin en date du 6 juin 2020, les quittances de loyer doivent être gardées jusqu’au 6 juin 2023.

Conserver les quittances envoyées par email ou sur papier pendant 3 ans est une obligation légale tant pour le bailleur que le locataire. Pour rappel, est considérée résidence principale un logement occupé au moins 8 mois par le locataire, un conjoint, une personne à charge, ou autre, et ce, même si l’occupant s’absente du logement quelque temps.

Exemple

Si votre bail dure trois ans et que celui-ci prend fin le 14 décembre 2021, les quittances émises pendant la durée de la location ne peuvent être détruites ou jetées qu’après le 14 décembre 2024.

Pourquoi doit-on conserver ses quittances de loyer aussi longtemps ?

Conformément à l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur et le locataire ont la possibilité de faire un procès contre l’une des parties s’il vient à constater que l’autre partie n’a pas respecté les termes du contrat de location.

À cet effet, les quittances émises pendant la durée du bail servent de documents légaux afin que l’initiateur du procès puisse jouir de ses droits de poursuite contre la partie adverse. Prenons deux exemples pour illustrer cela : 

Exemple 1 : Le locataire s’est rendu compte le 19 décembre 2019 qu’il payait des loyers qui n’étaient pas conformes à l’encadrement établi par la loi, il a jusqu’au 19 décembre 2022 pour effectuer les procédures judiciaires. Au-delà de cette date, donc à partir du 20 décembre 2022, il ne peut plus initier une procédure de justice car ce sera prescrit.

Exemple 2 : Si le bailleur a un loyer en impayé depuis le 7 mai 2019, il peut attaquer en justice son locataire jusqu’au 7 mai 2022. Après cette date, donc le 8 mai 2022, cette action sera impossible car le délai de 3 ans est dépassé.

Bon à savoir

Les principaux litiges entre bailleur et locataire concernent souvent le paiement des loyers et les charges. Généralement, le bailleur et/ou le locataire est conscient du non-respect du terme du contrat de location qu’à l’échéance du bail.

Vous avez tout intérêt à garder vos quittances de loyer durant toute la durée du bail et 3 ans suivant sa fin pour faire valoir vos droits et vous protéger en cas de litige.

En cas de non-respect de l’obligation de conservation, quelles sont les sanctions ?

Aucune sanction n’est actuellement appliquée en cas de non-conservation des quittances de loyer. Par ailleurs, en l’absence de ces documents, les deux parties ne pourront être en mesure de prouver le règlement ou non des loyers … Ce qui peut compliquer une procédure judiciaire, ou des démarches administratives. 

Si en tant que bailleur, vous avez un litige avec votre locataire, le juge réclamera les pièces justificatives relatives au bon paiement des loyers, notamment les quittances de loyer, pour jouir de vos droits de recouvrement. Supposons que vous êtes dans l’incapacité de les fournir, non seulement vous serez retenu pour le manquement à vos engagements d’émettre une quittance à votre locataire, conformément à l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, mais vous serez confronté à la difficulté de prouver que le locataire a bien payé ses loyers.

Le bailleur qui a omis de conserver ses quittances ne pourra pas prouver le bon paiement des loyers de son locataire, il fera donc face à un manque de documents relatif à ses sources de revenus au moment du contrôle de l’administration fiscale. Une situation délicate, à éviter !

L’exposition à un redressement fiscal

Un propriétaire qui n’est pas en mesure de justifier le montant de ses revenus peut s’exposer à un redressement fiscal. En l’absence de preuve des loyers perçus, l’administration pourrait conclure qu’il y a volonté de soustraire des revenus fonciers, et donc qu’il y a une fraude fiscale.

En résumé

Même si l’envoi d’une quittance de loyer n’est pas automatique, le bailleur est tenu de la fournir au locataire qui en fait la demande. Bien conserver ces quittances de loyer évitera bien des soucis en cas de litige ou de contrôle fiscal. Ces documents peuvent notamment servir de preuve en cas de procès, ou comme pièces justificatives légales pour des dossiers administratifs, ou bien prouver votre bon paiement de loyer à votre prochain bailleur (il sera également possible de rédiger une attestation de paiement du loyer).