Comment mettre en place un prélèvement automatique pour le loyer ?

La loi de 1989 encadre le prélèvement automatique du loyer

La loi du 6 juillet 1989 qui régit les rapports locatifs interdit à un bailleur d’imposer un mode de paiement unique à son locataire (article 4 c). Ce dernier doit toujours conserver la liberté de choisir son mode de règlement (virement bancaire, chèque, espèces dans la limite légale ou tout autre moyen accepté d’un commun accord).

Le prélèvement automatique du loyer ne peut donc être qu'une option. Toute clause du bail contraire à ce principe est réputée non écrite et sans effet juridique.

Mandat SEPA et loyer : l’accord écrit du locataire est obligatoire

La mise en place d’un prélèvement automatique de loyer nécessite l’accord exprès du locataire. Cet accord doit prendre la forme d'un mandat SEPA signé, annexé au bail par un avenant ou établi dans un document distinct. Sans cet écrit, aucun prélèvement ne peut être effectué légalement.

1. Obtenir un Identifiant Créancier SEPA (ICS)

Pour mettre en place un prélèvement automatique du loyer, le bailleur doit obtenir un Identifiant Créancier SEPA (ICS). Ce code unique, délivré par la Banque de France à la demande de la banque du bailleur, est indispensable pour autoriser et sécuriser les prélèvements.

Sans ICS, aucun mandat SEPA ne peut être enregistré.

2. Créer une Référence Unique de Mandat (RUM)

Chaque mandat SEPA est associé à une Référence Unique de Mandat (RUM). Ce code alphanumérique (composé de lettres et de chiffres) est distinct pour chaque locataire. Il permet d’identifier précisément l’autorisation signée et de garantir la traçabilité des opérations de prélèvement.

3. Rédiger et signer le mandat de prélèvement SEPA

Le mandat SEPA est le document central de la procédure. En le signant, le locataire autorise le bailleur à prélever directement le montant du loyer sur son compte bancaire.

Pour être valable, ce mandat doit obligatoirement mentionner :

• Les coordonnées du bailleur (identité, adresse et Identifiant Créancier SEPA) ;
• Les informations du locataire (identité et adresse) ;
• Les données bancaires du débiteur (IBAN et BIC figurant sur le RIB) ;
• La Référence Unique de Mandat (RUM) ;
• La nature du paiement (récurrent dans le cadre du loyer) ;
• La date d'établissement et la signature du locataire.

4. Enregistrer le mandat SEPA

Une fois le mandat signé, le bailleur en conserve un exemplaire et remet un double au locataire. Le document n’est pas transmis à la banque du locataire, mais uniquement enregistré par celle du bailleur pour déclencher les prélèvements.

Le locataire doit être informé du montant et de la date du premier prélèvement, ainsi que des échéances suivantes. Cette information figure généralement sur l’avis d’échéance mensuel.

Lorsque la gestion locative est confiée à un professionnel (agence immobilière ou administrateur de biens), celui-ci se charge de la mise en place et du suivi du prélèvement.

Le locataire peut à tout moment annuler ou contester le prélèvement sans consulter au préalable le bailleur.

Annuler le prélèvement automatique

Le locataire peut mettre fin au prélèvement automatique du loyer à tout moment, sans justification particulière. Pour cela, il doit :

1. Informer sa banque pour révoquer le mandat SEPA ; 
2. Notifier le bailleur par lettre recommandée pour changer de mode de paiement.

Cette révocation prend généralement effet sous quelques jours, et le loyer devra ensuite être réglé par un autre moyen accepté (virement, chèque, etc.).

Contester un prélèvement déjà effectué

Le locataire peut également contester un prélèvement déjà passé dans deux cas de figure :

• Si le montant prélevé ne correspond pas au montant convenu (par exemple, un loyer majoré à tort) : le locataire dispose d’un délai de 8 semaines à compter de la date du débit pour demander un remboursement auprès de sa banque. Ce recours est garanti par la réglementation SEPA, sans besoin de justifier le refus ;
• Si le prélèvement a été effectué sans autorisation (c’est-à-dire sans mandat SEPA signé) : , le délai de contestation s’allonge à 13 mois. Le locataire devra alors démontrer que le prélèvement a été initié sans son accord écrit.

Pour le bailleur, l’annulation ou la contestation d’un prélèvement automatique entraine un retard de paiement. Voici comment réagir selon la situation :

En cas d’annulation du mandat SEPA par le locataire

L’annulation d’un prélèvement n’exonère pas le locataire de son obligation de payer le loyer. Dès réception de la notification de révocation, le bailleur doit :

• Accuser réception de la demande et rappeler que le loyer reste dû à la date convenue ;
• Proposer un autre mode de règlement (virement, chèque, etc.) ;
• Mettre à jour, le cas échéant, l’avis d’échéance et les coordonnées bancaires dans son logiciel de gestion locative.

Aucune pénalité ne peut être appliquée pour le simple fait d’annuler un prélèvement, à condition que le loyer soit payé par un autre moyen dans les délais contractuels.

Notons que si les deux parties décident de remettre en place un prélèvement automatique, il faut obligatoirement signer un nouveau mandat SEPA. 

En cas de contestation d’un prélèvement par le locataire

Si le locataire conteste un prélèvement (par exemple, en invoquant une erreur de montant ou un prélèvement sans mandat), le bailleur doit :

• Vérifier immédiatement la conformité du mandat SEPA (existence, contenu, signature, RUM) ;
• Fournir une copie du mandat signé si la banque ou le locataire en fait la demande ;
• Rectifier sans délai toute erreur de montant, en cas de majoration injustifiée (recalcul, avoir ou remboursement partiel).

Si le bailleur ne peut pas prouver l’existence d’un mandat valide, le remboursement sera exigible de plein droit, sans discussion possible.

Si un prélèvement est rejeté en raison d’un solde insuffisant, le bailleur est en droit de relancer le paiement.

Voici les étapes recommandées :

1. Informer immédiatement le locataire du rejet constaté, par écrit (courrier ou mail) ;
2. Fixer un nouveau délai raisonnable pour le paiement du loyer (en général 5 à 10 jours) ;
3. Envoyer une mise en demeure si le loyer reste impayé après relance, en précisant qu’à défaut de régularisation, une procédure de recouvrement pourra être engagée.

Il est fortement conseillé de conserver toutes les preuves des échanges (accusés de réception, copies de mails, etc.) en cas de litige.