Quels documents le bailleur doit-il fournir au locataire ?

Quelle que soit la nature de la location, le propriétaire doit remettre au locataire plusieurs documents indispensables pour la validité du bail. Ils doivent être transmis au moment de la signature ou lors de la remise des clés.

Le contrat de location 

Le propriétaire doit remettre au locataire une copie du bail signé. Ce bail doit respecter le contrat type prévu par la loi du 6 juillet 1989, et comporter l’ensemble des mentions obligatoires (description du logement, montant du loyer, modalités de révision, dépôt de garantie, charges récupérables, durée du bail et clauses diverses). 

Afin de n'omettre aucune clause obligatoire, il est vivement conseillé d'utiliser un bail conforme téléchargeable. 

Le bail doit également être accompagné d’une notice d’information, dont le contenu est fixé par décret. Cette notice précise les droits et obligations de chaque partie, les voies de recours en cas de litige et les règles de fonctionnement de la location. 

L’état des lieux d’entrée

L’état des lieux d’entrée est obligatoire pour toutes les locations. Il doit être établi de manière contradictoire (en présence des deux parties) lors de la remise des clés.

Ce document permet de comparer l’état du logement à l’entrée et la sortie du locataire, afin d’identifier d’éventuelles dégradations. Il doit figurer parmi les annexes du bail. 

Le dossier de diagnostic technique (DDT)

Le bailleur doit remettre au locataire un dossier de diagnostic technique (DDT) comprenant :

• Le diagnostic de performance énergétique (DPE) ;
• Le constat de risque d’exposition au plomb (CREP) pour les bâtiments construits avant 1949 ;
• L’état des risques et pollutions (ERP) ;
• Les diagnostics électricité et gaz lorsque les installations ont plus de 15 ans ;
• Le diagnostic bruit pour les logements situés dans une zone d’exposition ;
• Une attestation de surface habitable conforme à la loi Boutin s'il s'agit d'une location non meublée. 

Le règlement de copropriété de l’immeuble

Si le logement est situé dans un immeuble soumis au statut de la copropriété, le bailleur doit remettre un extrait du règlement de copropriété.

Il précise la destination des lots, les règles de jouissance des parties privatives et communes, ainsi que la quote-part de charges attachée au lot loué.

L'inventaire des meubles si location meublée

Lorsque le logement est loué meublé, le bailleur doit remettre au locataire un inventaire précis du mobilier et un état détaillé des équipements présents. Ce document, daté et signé par les deux parties, doit être annexé au bail. Il confirme que le logement comporte les éléments obligatoires prévus par le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 pour permettre une occupation normale.

Autres documents à fournir au locataire

Selon la situation, le propriétaire doit également :

• Transmettre les informations disponibles concernant les équipements d’accès aux technologies de communication, comme l’antenne TV ou un raccordement à la fibre optique ;
• Fournir une grille de vétusté pour éviter les litiges sur les dégradations locatives en sortie de location ;
• Présenter les documents sur la convention ANAH ou le dispositif concerné s'il s'agit d'un logement conventionné. Ces pièces informent le locataire sur les règles applicables au logement, sur les éventuelles restrictions d’usage et sur les obligations spécifiques qui s’imposent au bailleur.

Notons que le bailleur n'a pas l'obligation de fournir une grille de vétusté. Toutefois, elle simplifie la restitution du dépôt de garantie en aidant les deux parties à chiffrer l'usure normale du logement. 

Certains documents doivent être transmis au locataire sur demande ou à échéance régulière pendant toute la durée du bail.

La quittance de loyer et le reçu de paiement

Dès que le locataire s’acquitte intégralement du loyer, il peut demander une quittance au bailleur. Ce document précise la part correspondant au loyer et celle relative aux charges. La délivrance de la quittance constitue un droit pour le locataire.

Si le locataire règle uniquement une partie des sommes dues, le bailleur doit lui remettre un reçu mentionnant les montants effectivement versés.

Les justificatifs des charges récupérables

Lors de la régularisation annuelle des charges, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire les justificatifs ayant servi au calcul des sommes récupérables (factures, relevés de dépenses, contrats d’entretien). Le locataire doit pouvoir les consulter librement et en demander copie si nécessaire.

Les documents mis à jour en cours de location

Lorsque des documents remis au moment de la signature sont modifiés en cours de location, le bailleur doit fournir la version actualisée au locataire. Il peut s'agir du règlement de la copropriété, de la convention ANAH ou d'autres pièces. 

En fin de bail, le bailleur doit transmettre au locataire les documents nécessaires pour préparer son départ et vérifier l’état du logement.

La notice d'information en cas de congé du propriétaire

Depuis l’entrée en vigueur de l’arrêté du 13 décembre 2017, tout congé donné par le bailleur pour vendre ou reprendre le logement doit être accompagné d’une notice d’information.

Cette notice rappelle les obligations du bailleur, les droits du locataire, les voies de recours et les possibilités d’indemnisation.

L’état des lieux de sortie

Le bailleur doit remettre au locataire un état des lieux de sortie établi de manière contradictoire lors de la restitution des clés. Ce document permet d’identifier d’éventuelles dégradations imputables au locataire. Il sert de base pour déterminer la part du dépôt de garantie pouvant être retenue.