Syndic de Copropriété | Définition + Rôle & Utilité + Coûts

Au sens de la loi, le syndic de copropriété est une personne physique ou morale chargée de l’administration d’une copropriété ainsi que de la gestion de ses finances. C’est la loi du 10 juillet 1965 qui vient réglementer son statut dont le syndic est le représentant légal.

Attention toutefois à ne pas confondre le syndic de copropriété avec le syndicat des copropriétaires. Ce dernier, à la différence du syndic, regroupe l’ensemble des propriétaires de la copropriété.

Chargé de l’administration et gestionnaire de ses finances, si le syndic de copropriété doit veiller au bon fonctionnement de la copropriété, en quoi consiste exactement son rôle ? Autrement dit, quelles missions quotidiennes permettent au syndic de mener cet exercice à bien ?

La gestion du budget 

Commençons par l’un des rôles les plus importants du syndic : sa compétence en matière de gestion financière. Ce dernier doit à ce titre effectuer différentes missions budgétaires comme :

• Réaliser le budget prévisionnel de la copropriété (la préparation ainsi que l’approbation par les copropriétaires) ;  
• Ouvrir un nouveau compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires (l’intégralité des sommes versées au profit du syndicat sera ensuite regroupée sur ce compte) ;
• Tenir la comptabilité courante de la copropriété ; 
• Se charger des comptes du syndicat ainsi que leurs annexes ; 
• Soumettre ces comptes au vote des copropriétaires.

La gestion administrative du syndic 

En plus de ses fonctions financières, le syndic est également chargé de suivre toute la gestion administrative de la copropriété. Cela implique notamment d’assurer : 

• La mise à jour de la fiche synthétique de copropriété : il s’agit d’un document informant les copropriétaires sur le fonctionnement général de la copropriété ainsi que l’état de l’immeuble. À noter qu’il s’agit d’un document obligatoire. Autrement dit toutes les copropriétés doivent détenir une fiche synthétique ;
• L’immatriculation de la copropriété ;
• Le suivi de la liste des copropriétaires : la mettre à jour en indiquant à chaque fois le numéro de lot, l’état civil, l’adresse exacte ;
• La convocation ainsi que la tenue des assemblées générales de copropriété ordinaires (1 fois par an) ;
• L’exécution du règlement de copropriété ainsi que les décisions prises en assemblée générale (AG) ;
• L’administration et la conservation de l’immeuble en faisant réaliser les travaux adéquats ;
• La représentation du syndicat des copropriétaires devant la justice ;
• La mise à jour du carnet d’entretien de l’immeuble : cette mesure est impérative, toute copropriété doit être en capacité de présenter son carnet d’entretien. À cet effet le document regroupe l’ensemble des informations techniques de l’immeuble ainsi que les travaux déjà réalisés sur les lieux ;
• La mise à jour annuelle des données financières de la copropriété auprès du RNC (registre national des copropriétés) ;
• La transmission de l’information des décisions prises en AG à tous les copropriétaires ;
• La gestion de toutes les archives. 

Enfin, 3 circonstances doivent impérativement entrainer la réunion des copropriétaires par le syndic en AG. Il s’agit du vote des décisions suivantes : 

1. La signature d’un contrat avec une nouvelle entreprise ; 
2. La délégation des archives à une entreprise spécialisée ; 
3. La souscription du contrat d’assurance responsabilité civile du syndicat. 

Le syndic de copropriété en ligne

Le syndic assure également un travail sur le plan virtuel. Il est en effet chargé de garantir l’accès en ligne de certains documents comme ceux relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots en copropriété. Les copropriétaires doivent ainsi pouvoir consulter ces informations à tout moment et de façon sécurisée. 

Effectivement, il est obligatoire pour une copropriété d’avoir un syndic de copropriété. La loi du 10 juillet 1985 a fixé cette règle et une copropriété sans syndic doit alors prendre des mesures urgentes et nécessaires pour en trouver un. Comment faire ? Justement, pour que les démarches soient les plus simples possibles, la loi Macron en date du 6 août 2015, permet à n’importe quel propriétaire de prendre l’initiative de convoquer une assemblée générale dans le but de proposer la désignation d’un nouveau syndic à l’ordre du jour.

La durée du mandat de syndic est décidée et votée en Assemblée générale. Le choix est libre, mais emporte tout de même une limite : le mandat ne peut pas excéder 3 ans. Il est néanmoins possible de renouveler ce mandat du moment qu’il fait l’objet d’un vote à la majorité absolue en AG. 

Quant au choix du renouvellement, il est totalement libre. Si la copropriété ne le souhaite pas et désire profiter de la fin du mandat pour changer de syndic, elle doit alors convoquer une assemblée générale. L’ordre du jour portera sur le souhait de non-renouvellement du mandat. Attention tout de même, cette demande doit être formulée dans les 3 mois précédant la fin du contrat avant de passer à la désignation d’un nouveau syndic. 

Si c’est le syndic qui ne souhaite pas poursuivre le mandat, il doit également informer les copropriétaires de son intention en AG au maximum 3 mois avant la tenue de cette AG.

Justement, cela nous amène au point suivant : la désignation du syndic. Comme vous l’imaginez, la procédure diffère selon s’il s’agit d’une nouvelle copropriété ou bien si la copropriété existe déjà. 

Si la copropriété existe déjà 

Pour désigner un nouveau syndic, l’élection doit impérativement se faire à l’occasion d’une Assemblée générale et le vote recueillir la majorité absolue des copropriétaires. 

En amont de cette désignation, deux cas de figure peuvent se présenter, à savoir :

1. Un seul syndic est présenté durant l’AG : dans ce cas pas de concurrence, le vote se fait à la majorité absolue des copropriétaires ; 
2. Plusieurs projets de syndics sont évoqués à l’ordre du jour : tous les projets ainsi que les fiches d’information de chaque syndic sont dans ce cas présentés aux copropriétaires durant l’AG suivi d’un vote de l’ensemble des copropriétaires.

Si la copropriété est nouvelle 

Lorsque la copropriété est nouvelle, les règles sont un peu différentes. C’est normal, aucun syndic n’est encore en place. Alors comment ça se passe ? Un syndic provisoire doit d’abord être désigné. Il peut l’être soit par le règlement de copropriété (dans ce cas il est rédigé par le promoteur) soit par un accord passé entre le promoteur et les copropriétaires. 

Quelles sont les missions de ce syndic provisoire ? Réunir la première Assemblée générale qui permettra ainsi d’élire le syndic officiel (toujours à la majorité absolue des copropriétaires). Même chose, l’initiative de proposer un syndic peut venir de n’importe quel copropriétaire. Ce dernier peut être élu sans concurrent ou choisi entre plusieurs syndics.

Le syndic professionnel 

Qu’est-ce qu’un syndic professionnel ? 

Passons maintenant à un autre point important en matière de syndic de copropriété : le choix d’un syndic professionnel ou bénévole. Dans la pratique, le syndic professionnel reste le mode de gestion le plus connu en France pour l’administration d’une copropriété. Concrètement, le syndic professionnel assure la gestion de la copropriété en échange du règlement de ses honoraires. 

Quant à savoir qui paie le syndic professionnel ? Et bien les copropriétaires en sont redevables et ces dépenses sont directement intégrées aux charges de copropriété. 

Quelles sont les conditions pour être syndic professionnel ? 

Pour exercer en tant que syndic professionnel, différentes conditions sont à remplir. On en dénombre aujourd’hui 3, à savoir :

1. Posséder une carte professionnelle portant la mention : syndic de copropriété délivré par la CCI (Chambre du Commerce et de l’Industrie) ; 
2. Détenir une assurance responsabilité civile professionnelle ; 
3. Disposer d’une garantie financière permettant d’assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds (notamment en cas de faillite). 

Combien coûte un syndic professionnel ? 

Le syndic est rémunéré grâce à ses honoraires. Il propose généralement un forfait annuel qui se traduit par un coût moyen par copropriétaire et par an entre 120 € et 200 €. Ce montant correspond à à peu près 10 % du prix global des charges de copropriété.

Le syndic non professionnel 

Venant en maintenant au choix du syndic non professionnel. il est tout simplement choisi par et parmi les copropriétaires. Il s’agit d’un modèle en auto-gestion. Concrètement, si vous opter pour un syndic non professionnel, deux possibilités s'offrent à vous : 

• Le syndic bénévole : dans ce cas un copropriétaire est élu en AG. Il prend le statut de syndic et exerce les mêmes tâches qu’un syndic professionnel. Ce syndic peut également être rémunéré du moment que les revenus issus du syndic bénévole restent inférieurs à ses revenus principaux. 
• Le syndic coopératif : ici c’est l’ensemble du conseil syndical qui assure la gestion de la copropriété et le président du conseil prend alors la qualité de syndic. Il agit en tant que président syndic. 

Qu’est-ce qui différencie le syndic non professionnel du syndic professionnel ? Ils n’ont ni assurance de responsabilité civile à souscrire, ni garantie financière à présenter, ni carte professionnelle à détenir. 

Pour le reste, à savoir l’administration de la copropriété, l’élection, la gestion, le rôle et les tâches du syndic non professionnel sont identiques à celle d’un syndic professionnel.

Nous avons vu toutes les possibilités existantes pour élire un syndic. Mais vous devez sans doute à présent vous demander : quel modèle choisir ? Une forme de syndic est-elle meilleure qu'une autre ? Quels sont les avantages et inconvénients d’un syndic professionnel, bénévole ou coopératif ? 

Alors, soyons clairs, il n’existe pas un modèle meilleur qu’un autre. Chaque forme de syndic présente à la fois des avantages et des inconvénients. C’est ce que nous allons voir à travers ce tableau récapitulatif :

Une fois décidé sur le syndic que vous souhaitez pour votre copropriété, l’étape suivante consiste à signer le contrat. Mais que contient ce document et quelles mentions obligatoires doivent y être intégrées ? Il faut savoir que le contrat de syndic est un contrat type qui est réglementé par la loi Alur. À cet effet, sa validité dépend essentiellement de la présence des éléments suivants :

• La durée du mandat : le contrat doit mentionner la date de début, mais également celle de fin de mission du syndic ;
• La présentation des garanties professionnelles du syndic ; 
• Les conditions de rémunération du syndic : montant des honoraires, frais annexes (frais de mutation du syndic), modalités de paiement, etc. ;
• Les conditions d’exécution de la mission : quelles sont les missions du syndic et comment doit-il les exécuter ; 
• L’organisation des réunions tenues avec le conseil syndical ainsi que la tenue des assemblées générales ;
• Les modalités pour révoquer ou démissionner de ses fonctions de syndic.

À la fin de son exercice annuel, le syndic de copropriété demander un quitus aux copropriétaires pour approuver ses missions, mais celui-ci peut être total, partiel ou refusé. Justement quelles sont les conséquences en cas de refus de quitus au syndic ?