Qu'est-ce que l'apurement des charges du locataire ?

Provisions sur charges mensuelles récupérables : quelques rappels

Les charges locatives récupérables sont les dépenses liées à la copropriété dont le propriétaire s'acquitte dans un premier temps, puis qu'il impute à son locataire. 
Elles sont payées chaque mois, en complément du loyer.

Les charges locatives sont définies dans une liste exhaustive établie par le décret n° 87-713 du 26 août 1987.
Elles comprennent notamment :

• Certaines dépenses d'ascenseur (électricité, petites réparations et lampes d'éclairage de la cabine…) ;
• L'eau froide, l'eau chaude et le chauffage collectif ;
• Les frais liés à l'entretien des parties communes (produits d'entretien, frais de personnel d'entretien…) ;
• Les dépenses d'exploitation et d'entretien des espaces extérieurs (voies de circulation, aires de jeux) ;
• La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), la taxe de balayage, la redevance assainissement.

Le propriétaire procède au calcul des charges locatives du locataire d'après le budget prévisionnel et les arrêtés de comptes des exercices antérieurs.
Le locataire s'acquitte de ce montant par le versement mensuel d'une provision sur charges. 

Apurement des charges : définition

L'apurement des charges est un calcul destiné à déterminer si les provisions sur charges versées tous les mois par le locataire correspondent aux dépenses réelles engagées par le propriétaire pour l'entretien et la gestion de l'immeuble et du lot.

Lorsque les parties ont opté pour un paiement des charges au réel, l'apurement des charges doit avoir lieu une fois par an.

L'apurement des charges d'un bien en copropriété est réalisé lorsque toutes les dépenses annuelles sont connues.

Il résulte de cette opération un solde créditeur au profit du locataire, ou un solde débiteur au profit du propriétaire.

Décompte des charges de copropriété du syndic

Le syndic doit arrêter les comptes dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice. Il convoque l'assemblée générale de copropriété annuelle. L'un des points portés à l'ordre du jour concerne la présentation des comptes par le syndic.

Ce dernier adresse aux copropriétaires le procès-verbal de l'assemblée générale, le décompte définitif des charges et les factures.

Apurement des comptes par le propriétaire

Le propriétaire dispose alors des documents nécessaires pour procéder à l'apurement des comptes et à la régularisation des charges.

Il doit aviser le locataire d'un apurement des charges au moins 30 jours avant de lui adresser le bilan de la régularisation. 
Il joint à son envoi le décompte des dépenses par nature, le mode de répartition et les conditions de calcul des coûts de chauffage et de production d'eau chaude.

Contenu d'une lettre de régularisation des charges

Dès lors, le propriétaire adresse au locataire, par courrier ou par mail, le montant issu de l'apurement des charges. Il lui communique la somme facturée au titre des provisions, le montant des consommations réelles et le résultat égal, positif ou négatif.

On distingue 3 situations :

• Les deux montants sont identiques, aucune régularisation n'est nécessaire ;
• Le calcul fait apparaître un trop versé de charges par le locataire, le propriétaire doit lui restituer la différence ;
• Au contraire, il résulte du calcul un déficit. Le locataire doit verser au bailleur le solde restant dû dès le mois suivant la régularisation.

Lorsque le bailleur dépasse le délai prévu pour la régularisation, il existe 3 cas qui lui permettent de réclamer une régularisation tardive jusqu'à 3 ans à compter de la réception du relevé du syndic :

• L'oubli ;
• L'ignorance ;
• La négligence.

Dans le cas où la régularisation n'a pas été effectuée avant le 31 décembre de l'année suivant celle où les charges sont exigibles, le locataire peut réclamer un paiement échelonné sur 12 mois du montant réclamé par le propriétaire au titre de la régularisation des charges.

Le locataire dispose lui aussi d'un délai de 3 ans pour demander au propriétaire de régulariser les charges si celui-ci ne l'a pas fait alors que les provisions versées sont plus élevées que les charges réelles.

Lorsque le locataire quitte le logement avant que le syndic procède à l'arrêté des comptes, le propriétaire est en droit de conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie.

Il peut conserver ce montant jusqu'à 3 ans.

Il doit toutefois le restituer dès que l'apurement des charges a été réalisé.