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Qu'est-ce que l'apurement des charges du locataire ?

Apurement des charges

SOMMAIRE

  • Comprendre l'apurement des charges du locataire
  • Procédure
  • Régularisation tardive des charges du locataire
  • Apurement des comptes locatifs
  • FAQ

Ce qu'il faut retenir

L'apurement des charges implique de régulariser une fois par an les paiements mensuels des charges de copropriété demandés au locataire.

La régularisation consiste à calculer la différence entre les provisions versées par le locataire et les dépenses réelles.

Les charges locatives récupérables comprennent diverses dépenses liées à la copropriété : l'eau, le chauffage, l'entretien des parties communes, etc.

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En gestion locative, lorsque vous demandez à votre locataire de payer les charges de copropriété par versements de provisions mensuelles, vous devez régulariser le montant une fois par an. Il s'agit de l'apurement des charges liées à l'entretien et à l'administration des parties communes de l'immeuble. Le syndic de copropriété vous communique le décompte annuel. Vous délivrez au locataire les justificatifs et le montant de la régularisation. Celui-ci peut être créditeur ou débiteur. 

Comprendre l'apurement des charges du locataire

Provisions sur charges mensuelles récupérables : quelques rappels

Les charges locatives récupérables sont les dépenses liées à la copropriété dont le propriétaire s'acquitte dans un premier temps, puis qu'il impute à son locataire. 
Elles sont payées chaque mois, en complément du loyer.

Les charges locatives sont définies dans une liste exhaustive établie par le décret n° 87-713 du 26 août 1987.
Elles comprennent notamment :

  • Certaines dépenses d'ascenseur (électricité, petites réparations et lampes d'éclairage de la cabine…) ;
  • L'eau froide, l'eau chaude et le chauffage collectif ;
  • Les frais liés à l'entretien des parties communes (produits d'entretien, frais de personnel d'entretien…) ;
  • Les dépenses d'exploitation et d'entretien des espaces extérieurs (voies de circulation, aires de jeux) ;
  • La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), la taxe de balayage, la redevance assainissement.

Le propriétaire procède au calcul des charges locatives du locataire d'après le budget prévisionnel et les arrêtés de comptes des exercices antérieurs.
Le locataire s'acquitte de ce montant par le versement mensuel d'une provision sur charges. 

Dans le cadre d'un bail d'habitation meublé ou non meublé, les charges locatives sont payables, au choix des parties, soit sous forme de forfait soit par le versement de provisions suivi d'une régularisation annuelle.
Par contre, s'il s'agit d'un bail mobilité, les charges locatives sont obligatoirement payées au forfait mensuel.

Apurement des charges : définition

L'apurement des charges est un calcul destiné à déterminer si les provisions sur charges versées tous les mois par le locataire correspondent aux dépenses réelles engagées par le propriétaire pour l'entretien et la gestion de l'immeuble et du lot.

Lorsque les parties ont opté pour un paiement des charges au réel, l'apurement des charges doit avoir lieu une fois par an.

L'apurement des charges d'un bien en copropriété est réalisé lorsque toutes les dépenses annuelles sont connues.

Il résulte de cette opération un solde créditeur au profit du locataire, ou un solde débiteur au profit du propriétaire.

Dans une copropriété, la clé de répartition permet de calculer le montant des charges de copropriété dû par chaque copropriétaire.

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Quelle est la procédure pour apurer les charges locatives ?

Décompte des charges de copropriété du syndic

Le syndic doit arrêter les comptes dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice. Il convoque l'assemblée générale de copropriété annuelle. L'un des points portés à l'ordre du jour concerne la présentation des comptes par le syndic.

Ce dernier adresse aux copropriétaires le procès-verbal de l'assemblée générale, le décompte définitif des charges et les factures.

Apurement des comptes par le propriétaire

Le propriétaire dispose alors des documents nécessaires pour procéder à l'apurement des comptes et à la régularisation des charges.

Il doit aviser le locataire d'un apurement des charges au moins 30 jours avant de lui adresser le bilan de la régularisation. 
Il joint à son envoi le décompte des dépenses par nature, le mode de répartition et les conditions de calcul des coûts de chauffage et de production d'eau chaude.

Le propriétaire calcule le montant des charges récupérables payées par le locataire pour l'année écoulée :

Total des charges payées sur 1 an = provisions sur charges de copropriété + taxe d'enlèvement des ordures ménagères

Il calcule la différence entre la somme des provisions versées toute l'année par le locataire et les dépenses réelles (consommations et relevé du syndic) :

Régularisation = charges réelles payées par le propriétaire - total des provisions versées par le locataire

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Contenu d'une lettre de régularisation des charges

Dès lors, le propriétaire adresse au locataire, par courrier ou par mail, le montant issu de l'apurement des charges. Il lui communique la somme facturée au titre des provisions, le montant des consommations réelles et le résultat égal, positif ou négatif.

On distingue 3 situations :

  • Les deux montants sont identiques, aucune régularisation n'est nécessaire ;
  • Le calcul fait apparaître un trop versé de charges par le locataire, le propriétaire doit lui restituer la différence ;
  • Au contraire, il résulte du calcul un déficit. Le locataire doit verser au bailleur le solde restant dû dès le mois suivant la régularisation.

Quel que soit le résultat de l'apurement des charges et de la régularisation opérée, le bailleur n'est pas obligé d'ajuster le montant des provisions aux charges réelles pour l'année suivante.

Régularisation tardive des charges du locataire

Lorsque le bailleur dépasse le délai prévu pour la régularisation, il existe 3 cas qui lui permettent de réclamer une régularisation tardive jusqu'à 3 ans à compter de la réception du relevé du syndic :

  • L'oubli ;
  • L'ignorance ;
  • La négligence.

Dans le cas où la régularisation n'a pas été effectuée avant le 31 décembre de l'année suivant celle où les charges sont exigibles, le locataire peut réclamer un paiement échelonné sur 12 mois du montant réclamé par le propriétaire au titre de la régularisation des charges.

Le locataire dispose lui aussi d'un délai de 3 ans pour demander au propriétaire de régulariser les charges si celui-ci ne l'a pas fait alors que les provisions versées sont plus élevées que les charges réelles.

Apurement des comptes locatifs au départ d'un locataire

Lorsque le locataire quitte le logement avant que le syndic procède à l'arrêté des comptes, le propriétaire est en droit de conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie.

Il peut conserver ce montant jusqu'à 3 ans.

Il doit toutefois le restituer dès que l'apurement des charges a été réalisé.

FAQ

Quand a lieu la régularisation des charges ?

La régularisation des charges intervient en principe tous les ans. Elle a lieu avant la fin de l'année qui suit la fin de l'exercice.

Comment faire la régularisation des charges ?

Pour régulariser des charges locatives, le propriétaire doit calculer la différence entre les dépenses récupérables réelles et les provisions sur charges payées par le locataire.

Comment récupérer les charges d'un locataire ?

Après avoir calculé l'apurement des charges, le propriétaire réclame le reste à charge au locataire si celui-ci n'a pas versé une somme suffisante de provision, ou au contraire il lui restitue le trop perçu si le locataire a versé une somme supérieure au montant de charges réellement engagées.

Quand se fait la régularisation des charges de copropriété ?

Pour récupérer les charges d'un locataire, le propriétaire dispose d'un délai maximum de trois ans, même après le départ définitif du locataire.

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