Comptes de copropriété et obligations du syndic | L’essentiel en 5 minutes

Les comptes de copropriété comprennent plusieurs documents financiers indispensables pour assurer un suivi rigoureux des fonds, et garantir la transparence de leur gestion.

Le budget prévisionnel  

Le budget prévisionnel anticipe les dépenses et les recettes pour l’année à venir. Il inclut notamment :

• les frais d’entretien courant (nettoyage, ascenseur, espaces verts, etc.) ;
• les travaux prévus, qu’il s’agisse de rénovations ou d’améliorations ;
• les charges courantes, comme les assurances et les honoraires du syndic.

Les comptes annuels 

Les comptes annuels recensent les dépenses et recettes réellement engagées sur une période donnée. Ils fournissent une analyse détaillée qui permet :

• de vérifier la conformité des dépenses avec le budget prévisionnel ;
• d’identifier les ajustements nécessaires pour améliorer la gestion financière de l’année suivante.

Les 4 annexes comptables

Les annexes permettent d'analyser la gestion financière de la copropriété. Elles comprennent :

• L’état financier de la copropriété : ce document récapitule les actifs (fonds disponibles, avances constituées) et les passifs (dettes, engagements financiers).
• Le compte de gestion général : il compare les charges et produits réellement enregistrés aux prévisions budgétaires.
• Le compte par clés de répartition : cette annexe détaille la répartition des charges courantes entre copropriétaires, selon les clés de répartition définies dans le règlement de copropriété (tantièmes, charges d’ascenseur, chauffage collectif, etc.).
• L’état des travaux et des opérations exceptionnelles : il recense les dépenses votées en assemblée et leur avancement (paiements effectués, soldes restants).

Le fonds de travaux 

Bien que le fonds de travaux ne soit pas un document comptable, il constitue un élément essentiel de la gestion financière de la copropriété. Instauré par la loi ALUR, il s'agit d’une réserve obligatoire destinée à :

• anticiper les dépenses importantes (travaux de rénovation, de mise aux normes) ;
• garantir la pérennité de l’immeuble en facilitant la planification et le financement des interventions nécessaires.

Les cotisations liées au fonds de travaux sont intégrées dans les annexes comptables, notamment dans l’état financier de la copropriété.

Encadré par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, est tenu de respecter des obligations précises en matière de gestion comptable et financière de la copropriété. 

Tenue d’une comptabilité séparée (compte bancaire)

Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, le syndic est tenu d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Ce compte, exclusivement dédié à la gestion financière de la copropriété, remplit deux fonctions principales :

• Recevoir les fonds des copropriétaires : appels de charges, avances pour travaux, etc.
• Régler les dépenses courantes : frais d’entretien, travaux, assurances, honoraires du syndic.

Cette obligation s’applique désormais à toutes les copropriétés, y compris les petites copropriétés, conformément à l’ordonnance du 30 octobre 2019 introduite par la loi ELAN.

Approbation des comptes de la copropriété en assemblée générale

Chaque année, les comptes annuels doivent être présentés en assemblée générale. Cette étape incontournable permet :

• Une validation collective des dépenses réalisées au cours de l’exercice écoulé ;
• Un contrôle démocratique où les copropriétaires examinent les documents financiers, et votent pour approuver ou rejeter la gestion financière de l’année passée ;
• Une préparation des budgets futurs, en tenant compte des ajustements nécessaires.

Gestion des mouvements financiers

Le syndic a également pour mission d’assurer :

• Le règlement des factures des prestataires (entretien, travaux, assurances).
• La collecte des charges auprès des copropriétaires, conformément au budget prévisionnel.
• Le recouvrement des impayés, par des relances, des mises en demeure ou, si nécessaire, par des procédures judiciaires.

Quelles sont les autres responsabilités du syndic ?

En dehors de ces obligations liées aux comptes de la copropriété, le syndic a également les responsabilités suivantes :

• Immatriculation de la copropriété au registre national des copropriétés ;
• Mise à jour du carnet d'entretien de l'immeuble ;
• Gestion des travaux votés en assemblée générale et des sinistres auprès des assurances ;
• Conservation des archives de la copropriété ;
• Faire respecter le règlement de copropriété ;
• Organisation de l’assemblée générale annuelle.

Le syndic est soumis à plusieurs obligations pour assurer une gestion transparente des comptes de la copropriété.

Transmission des documents financiers aux copropriétaires

Le syndic doit transmettre, de manière régulière, des documents financiers aux copropriétaires, notamment :

• Les relevés de charges ;
• Les rapports sur les dépenses ;
• Les comptes annuels.

Consultation des informations via un extranet sécurisé

Depuis l'entrée en vigueur de la loi ALUR, le syndic doit mettre à disposition un extranet sécurisé, accessible à tous les copropriétaires. Cet espace numérique permet de consulter :

• les comptes rendus d’assemblée générale ;
• les relevés de charges et autres documents comptables ;
• les contrats en cours (entretien, assurances ou travaux) ;
• les informations liées au règlement de copropriété.

Accès aux justificatifs des dépenses sur demande

Les copropriétaires peuvent demander à consulter les justificatifs des dépenses engagées par la copropriété, comme les factures, les contrats ou les relevés bancaires.

Le syndic a alors l’obligation de leur fournir l'accès à ces informations dans un délai raisonnable.