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Les conséquences du refus d'approbation des comptes en copropriété

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SOMMAIRE

  • Pourquoi l’approbation des comptes est importante ?
  • Un copropriétaire peut-il refuser d'approuver les comptes ?
  • Quelles sont les conséquences du défaut d’approbation ?
  • Dans quels cas demander l'annulation d’une approbation des comptes ?
  • FAQ

Ce qu'il faut retenir

Les copropriétaires peuvent refuser d'approuver les comptes remis par le syndic en présence d'incohérences, d'irrégularités ou en présence de dépenses injustifiées.

Un défaut d’approbation prolongé peut impacter la trésorerie, retarder des travaux et compliquer la vente d’un lot.

En cas d’irrégularités graves, les copropriétaires peuvent demander la révocation du syndic.

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L'approbation des comptes permet d’assurer une gestion saine et transparente de la copropriété. En présence d'erreurs ou d'anomalies, les copropriétaires peuvent refuser de valider les comptes présentées par le syndic. Cette situation n'est pas sans conséquences pour l'immeuble. Un tel refus peut par la suite engager la responsabilité du syndic et nuire à certains projets de la copropriété. 

Pourquoi l’approbation des comptes annuels est-elle indispensable en copropriété ?

La présentation des comptes par le syndic aux copropriétaires constitue une obligation légale qui a été instaurée par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967. Elle intervient généralement lors de l'assemblée générale annuelle convoquée dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice écoulé. Les comptes doivent obtenir la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés) pour être approuvés.

L’approbation des comptes annuels permet aux copropriétaires de : 

  • Vérifier les comptes, notamment les dépenses engagées au cours de l’exercice précédent ;
  • Contrôler leur conformité au budget voté par les copropriétaires en AG ;
  • Constater l'existence d'éventuelles erreurs, et demander leur correction.

Une fois les comptes approuvés, le syndic est en mesure de : 

  • Régulariser les charges en répartissant le montant restant dû selon les tantièmes détenues par chaque copropriétaire ;
  • Préparer les budgets prévisionnels selon les besoins de la copropriété ;
  • Utiliser efficacement les fonds communs. 
Attention à ne pas confondre approbation des comptes et quitus

L’approbation des comptes est une résolution obligatoire adoptée par les copropriétaires. Elle sert à valider les dépenses réalisées au cours de l’exercice écoulé ainsi que leur conformité au budget voté. En revanche, le quitus représente une décharge accordée au syndic par les copropriétaires. Cette décharge libère le syndic de sa responsabilité pour l'ensemble des actes de sa gestion passée. Elle n'est ni automatique ni obligatoire.

Un copropriétaire peut-il refuser d’approuver les comptes de la copropriété ?

Chacun des copropriétaires peut refuser d’approuver les comptes de la copropriété s’il constate des irrégularités. Toutefois, ce refus doit être légitime, et s'appuyer sur des motifs valables.

Les motifs de refus légitimes

Pour refuser d’approuver les comptes, le copropriétaire doit démontrer que :

  • Les dépenses engagées ne respectent pas les décisions votées ou qu’elles sont excessives ;
  • Des irrégularités ou incohérences apparaissent dans les comptes (erreurs comptables, manque de transparence…).

Les obligations du syndic après un refus d'approbation des comptes 

Lorsque le refus est justifié, le syndic est alors tenu de :

  • Identifier les anomalies signalées, et les corriger ;
  • Représenter les comptes pour approbation lors d'une assemblée générale ultérieure.

Il est à noter qu’une comptabilité non validée par les copropriétaires risque de ralentir la gestion financière de la copropriété.

Un défaut d'approbation ne constitue pas une contestation des comptes

Le défaut d'approbation des comptes se produit lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires ne valident pas les comptes lors de l’assemblée générale annuelle. Toutefois, même après approbation, un copropriétaire peut contester les éléments comptables présentés par le syndic ou la répartition des charges qui lui est imputée. En effet, l'article 45-1 du décret du 17 mars 1967 précise que l'approbation globale des comptes ne vaut pas l'approbation des comptes individuels de chaque copropriétaire. 

Quelles sont les conséquences du défaut d’approbation des comptes de copropriété ?

Les conséquences pour le syndic

Dans le cadre de ses missions au sein de la copropriété, le syndic engage sa responsabilité. Aussi, tout manquement peut entraîner des conséquences variables selon la gravité du préjudice :

  • Responsabilité pour faute de gestion : le syndic peut être tenu responsable pour des erreurs ou des manquements dans la gestion des comptes. Par ailleurs, en cas de préjudice, la responsabilité civile professionnelle du syndic peut être engagée ;
  • Risque de révocation : l’approbation tardive des comptes n'entraîne pas automatiquement la révocation du syndic dont le contrat reste valable. Cependant, les copropriétaires peuvent décider de ne pas renouveler le mandat du professionnel s’ils ne sont pas satisfaits.

Notons qu'un retard dans l’approbation des comptes n’empêche pas le syndic de procéder aux appels de fonds provisionnels pour l’année suivante. 

Les conséquences pour la copropriété

Un défaut d'approbation des comptes peut impacter la gestion de la copropriété et les relations entre copropriétaires :

  • Régularisation des charges impossible : sans la validation des comptes annuels, le syndic ne peut pas régulariser la répartition des charges entre les copropriétaires ;
  • Problèmes de trésorerie : ce retard peut empêcher le paiement des prestataires ou retarder des travaux indispensables, notamment lorsque le budget prévisionnel est insuffisant ;
  • Litiges lors de la vente d'un lot : dans le cas d’une vente avant l'approbation des comptes, des désaccords peuvent survenir entre le vendeur et l'acquéreur, ce dernier devant alors supporter les risques liés à une approbation ultérieure.
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Un mandataire ad'hoc peut être missionné en cas de refus de validation des comptes

En vertu de l’article 29-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1968, si les comptes de la copropriété n’ont pas été approuvés depuis au moins deux ans, le conseil syndical, ou un copropriétaire représentant au moins 15 % des voix, peuvent demander au tribunal compétent la nomination d’un mandataire ad’hoc. Depuis la loi du 9 avril 2024 (article 18), le juge peut contraindre le syndic à supporter tout ou partie des frais de l’administration provisoire, s’il constate un préjudice lié à son inaction.

Dans quels cas demander l'annulation d’une approbation des comptes de copropriété ?

Même si les comptes d'une copropriété ont été validés lors d'une assemblée générale, cette approbation n'est pas définitive. Dans certains cas, elle peut être annulée si des irrégularités sont constatées. 

Manquements aux règles de convocation

Une assemblée générale n’est valide que si les copropriétaires ont été convoqués dans les délais prévus par la loi, c’est-à-dire au minimum 15 jours avant la date de la réunion. De plus, l'ordre du jour doit clairement présenter l’état des finances de la copropriété. Il doit aussi comporter la résolution visant à approuver les comptes. Si ces conditions ne sont pas respectées, les copropriétaires peuvent demander l'annulation de la décision.

Défaut de présentation des justificatifs

Le syndic est tenu de mettre à la disposition des copropriétaires, avant l’assemblée, toutes les pièces justificatives (factures, relevés bancaires ou contrats). À défaut, il enfreint son devoir de transparence, ce qui constitue un motif sérieux pour demander la nullité.

Inexactitudes ou irrégularités des comptes

L'approbation des comptes peut être révisée si des anomalies sont constatées, notamment :

  • Des erreurs ou des omissions comptables importantes.
  • Des dépenses non justifiées ou qui ne servent pas l'intérêt de tous les copropriétaires.
  • Une répartition des charges inappropriée qui ne respecte pas les tantièmes définis dans le règlement de copropriété.

Fraude ou abus de pouvoir

Des abus de majorité peuvent survenir lorsque certains copropriétaires, grâce à un nombre de voix conséquent, valident des comptes contenant des anomalies afin de servir leurs propres intérêts. De même, toute fraude manifeste, comme la falsification de documents, la dissimulation de fonds ou la présentation volontairement biaisée des comptes, constitue un motif grave pour demander la nullité de l'approbation.

FAQ

Comment contester les comptes d'un syndic (contestation justifiée) ?

Lorsqu'un copropriétaire relève des incohérences dans les comptes annuels présentés par le syndic, il peut saisir le tribunal judiciaire dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l'AG. La contestation doit être légitime (dépenses injustifiées, frais non conformes au règlement de copropriété, etc.). Toutefois, avant toute procédure judiciaire, il est recommandé de privilégier un règlement amiable avec le syndic ou une médiation.

Quelles peuvent être les conséquences du refus de certification des comptes d'une entreprise par un commissaire aux comptes ?

Lorsqu’un commissaire aux comptes refuse la certification des comptes d’une entreprise, celle-ci peut perdre toute confiance auprès de ses investisseurs ou de ses clients. De plus, si une fraude est avérée, l'entreprise peut faire l’objet d’un signalement auprès des autorités. Les dirigeants s’exposent enfin à des sanctions légales ou financières. 

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