Quel type de bail de location choisir pour un logement de fonction ?

On distingue 3 situations :

1. L'employeur est propriétaire d'un bien immobilier qu'il met à la disposition de ses salariés.
2. L'entreprise loue un logement à usage d'habitation afin d'en faire un appartement de fonction pour ses employés. 
3. Le salarié est locataire d'un logement. Il se fait rembourser le montant du loyer par son employeur.

1- L'employeur est propriétaire du logement professionnel

Voici quelques exemples où l'employeur met un logement qui lui appartient à la disposition de son salarié :

• Un particulier loge la dame de compagnie ou la nourrice qu'il emploie dans une chambre de sa résidence principale.
• Le concierge d'un immeuble habite dans la loge détenue par la copropriété.
• Le jardinier loge dans une annexe de la résidence secondaire d'un propriétaire.

Le logement constitue ici un accessoire de travail.

Par conséquent, l'employeur ne signe pas un bail d'habitation avec l'occupant. 

Les parties signent généralement une convention d'occupation précaire. Ce type de contrat est utilisé dans le cadre d'un besoin spécifique et temporaire.

La convention est établie entre l'entreprise et le salarié. La fin du contrat de travail entraîne, de facto, la résiliation du bail.

Il s'agit d'un avantage en nature logement.

2- L'employeur n'est pas le propriétaire du bien

La société ne dispose pas d'un logement permettant de loger le salarié.

Elle va louer un bien immobilier à usage d'habitation aux termes d'un bail dûment signé avec le propriétaire bailleur. L'employeur met ensuite le bien à la disposition de son salarié au titre d'un logement de fonction.

On ne parle pas d'un avantage en nature, mais d'un avantage en espèces.

Le bail de location logement de fonction est signé entre les parties (convention tripartite), c'est-à-dire :

• Le propriétaire bailleur du bien ;
• L'employeur qui est le locataire du logement ;
• Et le salarié qui en est l'occupant.

Le propriétaire qui loue le bien à la société afin d'en faire un logement de fonction n'est pas soumis au régime de la loi du 6 juillet 1989. Par conséquent, il n'est pas tenu d'utiliser le contrat de location type imposé par la Loi Alur.

3- L'employeur prend en charge le loyer du salarié

Lorsque le bail est établi directement au nom du salarié, la prise en charge totale ou partielle du loyer par l'employeur constitue là aussi un avantage en espèces. 

Prenons un exemple :

Un salarié loue un logement moyennant un loyer de 400 €. L'employeur lui rembourse une partie de ce loyer, soit 300 euros.
Ce montant va constituer soit une prime, soit un complément de salaire. En effet, le régime de l'avantage en nature (évaluation de l'avantage au forfait notamment) ne s'applique pas dans ce cas. 

Les mentions obligatoires du bail Code civil

Le contrat de location d’un logement de fonction est un bail Code civil. Il n'est pas soumis aux règles strictes des logements à usage de résidences principales. Il n'est ainsi pas soumis à la loi 89-462 du 6 juillet 1989.

Le bailleur et le locataire peuvent convenir des termes du contrat. Toutefois, certaines informations restent obligatoires :

• L'identification des parties ;
• La durée de location du logement ;
• Le montant du loyer et ses modalités de paiement ;
• Le montant des charges locatives ;
• Les obligations du locataire (entretien du logement, respect des conditions du bail, paiement de la taxe d'habitation…) ;
• Les modalités de résiliation du bail ;
• Les conditions de renouvellement ;
• Les modalités de restitution du bien en fin de contrat.

Les conditions d'un bail de logement de fonction (loyer, durée, sous-location…)

Les normes de l'appartement de fonction

Le logement de fonction doit répondre aux mêmes normes de décence que tous les biens à usage de résidence principale. Ces normes sont définies dans le décret n° 2002-120 du 30 janvier 2002.

Par conséquent, l'appartement doit répondre à plusieurs critères, notamment :

• Présenter une superficie minimale de 9 m2 et une hauteur sous plafond d'au moins 2,20 m. ;
• Garantir la sécurité physique et la santé des locataires (clos et couvert, absence d'animaux nuisibles et de parasites…) ;
• Comporter des éléments d'équipement et de confort de base (chauffage, eau potable, installations sanitaires…) ;
• Montrer un niveau de performance énergétique minimum (étanchéité à l'air, aération correcte…).

Le dossier de diagnostic technique

Comme pour toutes locations, le propriétaire du logement de fonction doit délivrer au locataire un dossier de diagnostic technique comportant :

• Un état des risques naturels et technologiques ;
• Un diagnostic de performance énergétique (DPE) ;
• Un diagnostic amiante pour les logements dépendants d'un immeuble construit avant juillet 1997 ;
• Un constat des risques d'exposition au plomb ;
• Un rapport sur les installations intérieures d'électricité et de gaz ;
• Une note d'information relative aux nuisances sonores aériennes.

Le loyer et les charges

Dans le cadre d'un logement loué par l'entreprise, le loyer n'est pas concerné par l'encadrement des loyers prévu par la Loi Alur de 2014, même s'il est situé en zone tendue.

Le montant du loyer peut faire l'objet d'une indexation en fonction de l'évolution de l'indice de référence des loyers (IRL).

Le montant des charges locatives est fixé au forfait ou au réel.

Le dépôt de garantie

Quel que soit le type de bail (vide ou meublé), les parties conviennent librement du montant du dépôt de garantie.

Il est payé par le locataire, c'est-à-dire l'employeur. 

Au terme du contrat, le propriétaire restitue la somme versée à l'entreprise qui loue le bien.

La durée et le renouvellement du contrat de location

La durée du bail pour un logement de fonction est fixée librement entre les parties. En effet, les durées légales d'un contrat classique ne s'appliquent pas à ce type de bail. Elle peut être de un an renouvelable par période de même durée.

La durée du bail concerne l'employeur. Lorsque le propriétaire souhaite reprendre son bien, il notifie le congé au locataire à la fin du contrat ou lors de son renouvellement. Il doit respecter le délai de préavis prévu dans le bail.

Le bail se poursuit aussi longtemps que le contrat de travail du salarié au sein de l'entreprise.

Les parties peuvent, par ailleurs, convenir de signer un bail pour une durée fixe non renouvelable. C'est le cas si le salarié est embauché pour une mission de quelques mois seulement.

La sous-location

La loi n'interdit pas la sous-location d'un logement de fonction.

Elle peut cependant être exclue par une clause du bail. Elle est soumise à l'accord du propriétaire.

Le bail prend fin au départ de l'occupant

Le contrat de logement de fonction peut prévoir la résiliation du bail en même temps que le contrat de travail, soit par rupture soit par l'arrivée du terme.

À la fin du contrat de location, le locataire restitue le logement dans le même état que lorsqu'il l'a reçu. Les dégradations résultant de l'usure normale ou de la force majeure sont toutefois admises.

Le propriétaire bailleur restitue le dépôt de garantie au locataire sortant dans un délai de deux mois à compter de la restitution des clés. Il est en droit de déduire du montant les sommes qui lui restent dues, le cas échéant.

Passé ce délai, le locataire peut réclamer une indemnité représentant 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard.

Le bail se poursuit après le départ de l'occupant

Lorsque le bail le prévoit, il reste valable même lorsque l'occupant change.

C'est pratique lorsque l'employeur loue un bien pour le mettre à la disposition de ses salariés. L'accord du propriétaire peut être requis.