Qu’est-ce que le carnet d’entretien de l’immeuble en copropriété?

Le carnet d'entretien est un document qui retrace l'historique des opérations effectuées sur les parties communes de l'immeuble (cage d'escalier, ascenseur, murs porteurs, etc.). En effet, il regroupe les informations relatives à :

• La gestion et l'administration ;
• L'entretien ;
• La maintenance des équipements communs.

Lorsque la copropriété est composée de plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien peut être réalisé. En revanche, il doit comporter des chapitres spécifiques à chaque bâtiment pour une meilleure lisibilité. C'est notamment le cas lorsque les bâtiments sont gérés par des syndics différents (principaux et secondaires).

Le carnet d'entretien doit contenir des informations obligatoires ainsi que des informations complémentaires.

Les informations obligatoires du carnet type

Voici les informations qui doivent obligatoirement figurer au carnet d'entretien :

• L'adresse de l'immeuble ;
• Le nom du syndic de copropriété en exercice ;
• Les contrats d'assurance en vigueur dans la copropriété avec mention de leur date d'échéance (responsabilité civile, dommages ouvrage) ;
• L'année de réalisation des travaux majeurs et l'identité des entreprises intervenantes ( réfection de toiture, ravalement de façade, remplacement de l'ascenseur...) ;
• Le nom des prestataires assurant la maintenance des parties communes et date d'échéance des contrats ;
• Liste des travaux prescrits pour garantir la conservation de l'immeuble ainsi que son échéancier, lorsqu'un diagnostic technique global (DTG) a été réalisé ;
• Liste des travaux prévus au programme pluriannuel de travaux (PPT) et leur échéancier.

Les informations complémentaires du carnet d'entretien

En cas de vote favorable en assemblée générale, les copropriétaires peuvent demander au syndic d'inclure des éléments supplémentaires sur le carnet d'entretien. Il peut s'agir de tous documents relatifs à l'immeuble comme des études techniques ou des informations sur sa méthode de construction.

La tenue du carnet d'entretien est précieuse à plusieurs niveaux. Elle permet de :

• Renseigner les copropriétaires et futurs acquéreurs sur l'état de conservation de l'immeuble, les travaux à prévoir ainsi que le coût de ces derniers ;
• Regrouper les informations relatives à l'entretien de l'immeuble sur un même document pour un meilleur suivi des contrats de maintenance ;
• Faciliter la transmission des informations essentielles notamment lors d'un changement de syndic ;
• Prioriser les travaux à effectuer et argumenter sur leur nécessité auprès des copropriétaires ;
• Servir de preuve en cas de litige avec un prestataire, copropriétaire ou le syndic.

L'obligation de rédiger et de tenir à jour le carnet d'entretien incombe au syndic de copropriété en exercice pour le compte du syndicat. Cette obligation incombe à tous syndics de copropriété, qu'il soit professionnel ou bénévole.

Dans le cas de la nomination d'un nouveau syndic, le sortant doit transmettre le carnet d'entretien au nouveau mandataire sans délai.

Tout copropriétaire peut demander à consulter le carnet d'entretien en s'adressant au syndic. Pour simplifier le processus, de nombreux syndics mettent ce document avec accès en ligne sur l'extranet de la copropriété, au même titre que le règlement de copropriété.

Tous les candidats à l'acquisition d'un lot de copropriété peuvent également consulter ce document. Cela peut s'avérer déterminant dans la prise de décision avant la signature de la promesse de vente par l'acheteur potentiel. Dans tous les cas, la copie du carnet d'entretien doit être fournie lors de la signature de l'acte authentique chez le notaire.

En cas d'absence ou de mauvaise tenue du carnet d'entretien, le syndic défaillant encourt des sanctions. Ces dernières incluent la mise en jeu de sa responsabilité civile et le versement de dommages et intérêts en réparation.

Le conseil syndical représentant l'ensemble des copropriétaires dispose d'un délai de 5 ans pour agir en justice.

Lorsque le syndicat des copropriétaires se rend compte de l'absence de carnet d'entretien ou de son absence d'actualisation, il doit :

• Mettre en demeure le syndic en exercice pour respecter ses obligations contractuelles. Cela peut se faire directement par un copropriétaire ou par le biais du conseil syndical. Dans tous les cas, il est préférable de garder une trace ce courrier en l'adressant avec accusé de réception.
• En l'absence de régularisation sous un délai de 8 jours, il est possible d'intenter une action en justice pour contraindre le syndic à coopérer

À savoir que la défaillance dans la tenue du carnet d'entretien constitue une faute de gestion, justifiant la révocation du syndic.

Dans ce cas, le conseil syndical doit notifier au syndic sa demande de révocation pour qu'elle soit inscrite à l'ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale. Le syndic dispose d'un délai de deux mois pour convoquer l'AG. Durant celle-ci, la révocation doit être approuvée à la majorité absolue des copropriétaires (majorité de l'article 25).

Dans le cadre d'une vente, l'acquéreur peut se retourner contre le syndic lorsqu'il n'a pas pu obtenir le contrat d'entretien, afin d'obtenir des dommages et intérêts.